公司廣告促銷物料及贈品管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1118347
2024-09-07
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1、公司廣告促銷物料及贈品管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 廣告促銷物料及贈品管理制度目的:為加強廣告促銷物料及贈品的領用和管理,現根據公司實際情況,特制定本管理辦法。一、 廣告促銷物料及贈品需求及計劃1. 根據xx市場部提供的下季度促銷計劃(QPP)中所列的物料和贈品類型及促銷活動形式、門店的實際情況和需求量、區(qū)域的庫存情況,區(qū)域在每個季度第二個月的20日前提交該區(qū)下個季度區(qū)域物料和贈品需求量,提交表格為X-X月門店贈品POP計劃及活動反饋。2. 根據促銷活動要求、費用預算、門店過往銷售情況、區(qū)域需求量和工廠的2、庫存情況,xx市場部會安排相關物料和贈品的最終采購量,以確保有充足的庫存滿足市場的需求。3. xx市場部在活動開展的一個半月前提供該活動的區(qū)域物料和贈品分配表,將促銷物料和贈品的配額分配給各個區(qū)域。二、 工廠物料和贈品的領用1. 根據區(qū)域物料和贈品分配表所分配的配額、門店和人員(促銷員和銷售)的分布狀況以及經銷商的供貨情況,區(qū)域在收到區(qū)域物料和贈品分配表的第三個工作日內提交物料需求申請及發(fā)放表,當中清晰列明所發(fā)贈品和物料的類型、編號、數量、計劃書編號、區(qū)域負責人名稱及聯(lián)絡方式、發(fā)貨地址、收貨人名稱及聯(lián)絡方式、預計到貨日期。2. xx市場部會審核物料需求申請及發(fā)放表,并提供最終審核版本給工廠客服3、和區(qū)域。如發(fā)貨地址和收貨人資料有調整,區(qū)域需通知xx市場部和工廠客服,統(tǒng)一由工廠客服做協(xié)調。3. 工廠客服會根據審核后的物料需求申請及發(fā)放表,給到工廠訂單組作為發(fā)貨依據。如果超過一個區(qū)域的物料申請,工廠客服就會編制物料發(fā)放通知表并完成審批后給工廠訂單組作為發(fā)貨依據。4. 如果物料和贈品領用超過本區(qū)的配額,需要經xx市場經理的同意,區(qū)域才可領用。5. 工廠訂單組根據經過有效審批的物料需求申請及發(fā)放表/物料發(fā)放通知表,填寫工廠內部的發(fā)貨申請并經過工廠內部審批后,去倉庫提貨,安排隨該客戶所訂貨物一同發(fā)出。6. 工廠訂單組每天將廣告促銷物料和贈品的發(fā)貨情況通知工廠客服、區(qū)域和xx市場部,以便區(qū)域銷售及4、時安排收貨。三. 工廠庫存1. 工廠倉庫每月4號前將工廠物料庫存表發(fā)給xx市場部、品牌組、工廠客服和區(qū)域,供xx市場部分配額、訂購物料和區(qū)域領用時參考。四. 存放在區(qū)域的廣告促銷物料和贈品的管理區(qū)域負責管理存放在銷售區(qū)域的廣告促銷物料和贈品(包括存放在區(qū)域辦事處、銷售或促銷人員處及存放于客戶處屬于我公司的廣告促銷物料和贈品)。1 入庫1) 存放在區(qū)域辦事處的廣告促銷物料和贈品由辦事處人員進行驗收(如有銷售助理的辦事處,由銷售助理負責),包括對質量和數量兩方面。然后根據實收數量填寫入庫單。2) 存放在客戶處的廣告促銷物料由區(qū)域經理指定的當地銷售人員驗收。該銷售人員須及時將驗收情況反饋給辦事處,銷5、售助理根據反饋填寫入庫單。3) 存放在銷售人員處的廣告促銷物料和贈品由負責收貨的當地銷售人員驗收并填寫入庫單。4) 驗收中(及使用中)如發(fā)現廣告促銷物料存在嚴重質量問題,須立即將有問題的廣告促銷物料數量、殘次原因并提供用數碼像機所照的相片作為證明報給xx市場部,xx市場部會及時交由采購部解決。 5) 驗收中發(fā)現數量與物料需求申請表申領數量不符合,區(qū)域須立即和工廠客服部聯(lián)系并解決。6) 為了更有效管理物料,用作賣贈活動用的價值較高的贈品和物料,原則上不允許區(qū)域存放在經銷商處,應結合就近的原則存放到辦事處或公司人員處,具體的存放地點區(qū)域應根據參與活動的門店和人員的分布情況而定。7) 根據工廠訂單組6、提供的發(fā)貨情況,區(qū)域銷售知道贈品到達經銷商處,應第一時間安排贈品運送到區(qū)域指定的地方(辦事處或公司人員處)。運送的方式建議有以下兩種:i. 卸掉運給經銷商的成品后,繼續(xù)要求運輸商把贈品運到指定地址(辦事處或公司人員處),費用歸到工廠運輸成本處。此要求區(qū)域需在填寫物料需求申請表時需注明,以便工廠協(xié)調。ii. 如運輸商不方便把贈品運到指定地址,銷售可自行安排車輛運送該批物料和贈品,以及時運走并便于公司人員領用和派發(fā)。產生的運輸費用入促銷費用里面的其他費用類別,并走相關的費用申請和核銷的流程。2 領用1) 存放在辦事處或客戶處的廣告促銷物料領用都需要填寫領用單,領用單上注明是需要辦事處還是其他存放地7、領取,由區(qū)域經理審批。如區(qū)域經理出差在外,可電郵同意并指定人員(銷售助理)代簽。2) 銷售助理根據有效審批的領用單安排發(fā)放,領用人員需要簽名確認。3) 對于存放在客戶處的廣告促銷物料,可以由申請的銷售人員委托銷售助理代為填寫領用單。審批完成后,銷售助理通知該銷售人員可以領用。4) 對于存放在辦事處價值較高的贈品和物料,區(qū)域可根據之前分配好的各門店的配額,銷售助理填寫好領用單,領用人簽名后,一次性領用后分發(fā)給促銷人員使用,由促銷人員做好保管。5) 如存放在公司人員處的贈品,促銷員領用時需填寫好領用單并給到銷售助理處。6) 促銷員每次派發(fā)完贈品后,需在促銷活動贈品派發(fā)登記表中做好登記并每周把資料提8、交給負責管理促銷贈品的銷售主管,該 主管要抽查登記表的內容并核對贈品發(fā)放的數量是否與領用數量相符,贈品發(fā)放數量需在區(qū)域匯報促銷活動進度的報表中反饋。如部分門店的贈品派發(fā)進度不理想,銷售主管可以在門店之間做贈品配額的調整。3 臺帳1) 區(qū)域須建立臺帳,根據審批有效的入庫和領用單據,及時記錄廣告促銷物料的進、出、存情況。4 盤點1) 每月第一個工作日區(qū)域銷售助理需對存放于辦事處的廣告促銷物料的庫存進行盤點。2) 盤點后需要在區(qū)域物料庫存表簽名、存檔。3) 存放在客戶處的廣告促銷物料由指定的銷售人員每月盤點、填寫的區(qū)域物料庫存表反饋給區(qū)域銷售助理。4) 如實際盤點數與臺帳數有差異,需要通知區(qū)域經理,9、進行原因查找和復核。5) 如有需要報廢的廣告促銷物料,由銷售助理列出清單物料報廢單,交區(qū)域經理、xx市場部審批后處理。5 庫存1) 每月底區(qū)域銷售助理需要匯總編制本區(qū)域區(qū)域物料庫存表,并結合月初的盤點數據,分別列出存放在區(qū)域各辦事處、存放在客戶處的全部廣促品和贈品的使用情況。2) 區(qū)域每月7日前把區(qū)域物料庫存表報送給:區(qū)域經理、xx市場部、銷售運作部。附表:附表1: X-X月門店贈品POP計劃及活動反饋附表2: 區(qū)域物料和贈品分配表附表3: 物料需求申請及發(fā)放表附表4:物料發(fā)放通知表附表5: 入庫單附表6: 領用單附表7:促銷活動贈品派發(fā)登記表附表8:報廢單附表9: 區(qū)域物料庫存表附表10: 工廠物料庫存表文件起草人:_ 日期:_姓名: 李燕婷 xx市場經理 文件審核人:_ 日期:_姓名: 陳士杰 市場總監(jiān)