公司接待工作管理制度及流程附申請單.doc
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上傳人:職z****i
編號:1118516
2024-09-07
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1、公司接待工作管理制度及流程附申請單編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 一、目的第一條 為樹立公司的良好形象,擴大公司對外聯系和交流,使接待工作規范、有序,特制定本制度。第二條 接待工作的原則是:熱情禮貌、服務周到、厲行節約、對口接待,嚴格標準、統一管理第三條 本制度適用于公司重大活動、會議及日常等接待工作。二、管理職責第四條 總經辦為公司接待工作的歸口管理部門,負責接待工作的安排和管理,擬定重要來賓的接待計劃,協調相關部門落實接待任務,提供后勤保障。第五條 公司總經辦分管領導,負責審核接待計劃、協調有關接待事項及接待費2、用,報總經理審批。第六條 公司各部門負責本部門的接待工作,總經辦每月統計匯總接待情況報總經理審閱。三、類型與標準第七條 本辦法所指接待對象,按來訪事由不同,主要分成以下幾種類型:(一)公務來訪1、政府職能部門、行業主管部門工作人員來公司檢查工作;2、項目合作洽談工作事宜。(二)參觀來訪1、各級黨政機關領導來公司視察工作;2、各地機關、企事業項目部來公司參觀考察;3、購房客戶參觀考察。4、招商VIP客戶的來訪。(三)會議活動來訪應邀前來參加公司會議、活動的各級領導、專家、新聞記者等。(四)其他來訪客人。第八條 按接待對象級別不同和對公司業務的影響不同,分為一級(省、市、區政府部門、重要客戶)、二3、級(分管公司直轄部門、業務合作單位、招商VIP客戶)、三級(公司各部門業務客戶)。第九條 接待標準:(一)餐飲標準(不包含酒水);1、一級接待標準為:100150元/人。陪同人員:總經理、副總經理、總經辦經理2、二級接待標準為:50-80元/人。陪同人員:副總經理、總經辦經理、相關部門經理3、三級接待標準為:30-50元/人。陪同人員:相關對口的部門經理及人員(二)煙酒標準:1、一級接待標準為:酒水300-500元/瓶;香煙70-80元/包2、二級接待標準為:酒水100-200元/瓶;香煙40-50元/包3、三級接待標準為:酒水80-100元/瓶;香煙20元/包(三)住宿標準:1、一級接待標準4、為:400-500元/人;2、二級接待標準為:250-350元/人;3、三級接待標準為:100-150元/人。第十條 用車標準:(一)一般公務來訪,根據情況需安排用車的,由總經辦統一調度;(二)列入計劃的重要來賓來訪用車,公司應優先予以保證,車型、駕駛員、用車天數等內容應事先在接待計劃中明確。四、計劃與準備第十一條 總經辦在接到公司領導通知或相關項目部重要來訪預約時,應做書面登記。對重要來賓接待,須在詳細了解接待要求的基礎上擬定接待計劃,排出日程安排表,報總經理審定后及時通知相關部門和領導;對一般來賓酌情安排業務對口部門接待。第十二條 公司各部門在接到重要來訪預約后,須填寫接待申請單由部門領導5、及分管領導和董事長簽字,報總經辦。對時間緊迫的臨時重要接待任務,可事先在電話中請示分管領導,并經董事長同意,在完成接待后補辦手續。第十三條 重要來訪接待計劃應載明以下內容:(一)接待類別:公務來訪、參觀、參加會議或其他。(二)來賓基本情況1、來訪項目部名稱、領導姓名、職務等;2、來訪具體時間、人數,當地陪同來訪的領導和人數;3、來訪的目的和要求;4、在本地逗留的天數。(三)具體接待安排1、明確主要接待的部門,相關配合的部門,接待人員分工及職責,出面接待的領導和陪同人員;2、參觀線路或洽談、舉行活動的場所;3、費用預算。第十四條 重要接待計劃還應考慮以下內容:(一)是否安排車輛接送;(二)是否需6、要會場布置,包括花卉、煙茶、音響設備、投影設備、領導席卡、橫幅等;(三)是否制作歡迎牌、指示牌;(四)是否安排禮儀;(五)是否需要邀請新聞媒體和草擬新聞稿;(六)是否安排攝影攝像;(七)是否需要準備公司宣傳資料; (八)是否宴請,包括宴請時間、地點、參加人員、標準; (九)是否安排住宿,是否在房內放置鮮花水果;(十)是否安排游覽、購物、娛樂;(十一)是否需要贈送禮品;(十二)其它需要說明的事項。第十五條 對重要參觀來訪,主要接待部門應按計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所。確定來賓訪問路線并檢查相關設施,確保電梯安全完好,環境、樓道、洗手間清潔,歡迎牌的設置和內容正確,攝像機、7、照相機電源充足。第十六條 對重要公務來訪或會議來訪,主要接待部門應根據計劃和來賓要求,提前預訂好來賓下榻的賓館;根據計劃預訂宴請的酒店;依據所定用餐標準,安排迎合來賓地方口味的飯菜及煙酒、飲料;根據計劃確定游覽路線、購物商場、娛樂項目;定制的禮品要保證質量。第十七條 對大型會議或活動的來訪接待,主辦部門應事先準備公司簡介等相關資料;檢查會場水電、桌椅、投影儀、音響等設施;安排禮儀人員,準備簽到冊、名片盒等。第十八條 總經辦按接待人數調度安排接待所需車輛,并留有余地;須保證車輛清潔,安全性能良好。五、行為規范1、儀表:面容清潔,衣著得體。2、舉止:穩重端莊,從容大方。3、言語:語氣溫和、禮貌文雅8、。4、態度:誠懇熱情,不卑不亢。5、迎接來賓時:要注意把握迎候時間,提前等候與公司門口或車站機場,接待人員引見介紹主賓時,要注意順序。6、接受名片時:要以恭敬的態度雙手接受,默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時:通常走在客人的右前方,不時左側回身,配合客人腳步,轉彎處伸右手示意,并說“這邊請”。8、 進電梯時:要告訴客人上幾樓,讓客人先進、先出。9、座談時:客人落座后,要以雙手奉茶,先客人,后主人,先領導,后同事。10、送客時:根據身份確定規格,若送至公司門口、汽車旁,招手待客人遠去,方可離開。第十九條 接待中涉及機要事務、機密文電、重要會議,要特別注意保密;接待中既要熟練介紹公司情況,又要9、注意內外有別,嚴守公司商業機密;對不宜攝影攝像的場合,應向參觀人員說明。第二十條 接待中應厲行節約,精打細算,不擺闊氣,不講排場,不奢侈浪費。六、接待費用第二十一條 公司各部門的接待費用在公司業務費中列支。接待人員于完成接待任務后3天內,按財務報銷流程報總經理審批。七、附 則第二十二條 本制度由總經辦負責解釋和修訂。第二十三條 本制度自印發之日起施行。附件:接待申請單日期:申請部門經辦人接待單位名稱接待事由來客級別來客人數陪同人員領用煙酒瓶酒, 包煙分管領導意見董事長審批意見具體安排用餐地點餐費預算煙酒預算費用合計備注:一級接待標準為:100150元/人;酒水300-500元/瓶;香煙70-80元/包二級接待標準為:50-80元/人;酒水100-200元/瓶;香煙40-50元/包三級接待標準為:30-50元/人;酒水80-100元/瓶;香煙20元/包