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1、公司ERP流程配套分包合同維護(hù)管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1目的和適用范圍1.1目的為規(guī)范ERP系統(tǒng)分包合同的更改、新增操作，方便集團(tuán)公司各級(jí)用戶使用和查詢ERP系統(tǒng)的合同主數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)資源統(tǒng)一、共享，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于各類用戶的分包合同需要ERP系統(tǒng)進(jìn)行更改、新增時(shí)提出申請(qǐng)的所有部門，對(duì)合同的相關(guān)信息進(jìn)行歸口管理和審批的業(yè)務(wù)或職能部門，歸口進(jìn)行主數(shù)據(jù)維護(hù)的部門，以及所有參與上述工作的員工。2職責(zé)2.1申請(qǐng)的提出當(dāng)存在有下列情形時(shí)，營(yíng)銷部及相關(guān)經(jīng)營(yíng)單位必須提出申請(qǐng)對(duì)合同主數(shù)據(jù)進(jìn)行更改2、新增。2.1.1當(dāng)新增的集團(tuán)公司與相關(guān)經(jīng)營(yíng)單位之間的分包合同需要進(jìn)入ERP系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)時(shí)由營(yíng)銷部及相關(guān)經(jīng)營(yíng)單位填寫分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)（創(chuàng)建）申請(qǐng)表。2.1.2當(dāng)集團(tuán)公司與相關(guān)經(jīng)營(yíng)單位之間的分包合同因涉及到合同條款的要素（例如合同的帳號(hào)、合同中產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、交貨期等）發(fā)生變化時(shí), 營(yíng)銷部及相關(guān)經(jīng)營(yíng)單位填寫分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)（修改）申請(qǐng)表。2.1.3當(dāng)集團(tuán)公司與相關(guān)經(jīng)營(yíng)單位之間的分包合同因?yàn)樘厥庠颍ɡ绾贤犊顩]有到位等）需要對(duì)帳戶進(jìn)行凍結(jié)時(shí)，財(cái)務(wù)部或營(yíng)銷部及相關(guān)經(jīng)營(yíng)單位均可以向ERP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)維護(hù)員報(bào)送相應(yīng)的主數(shù)據(jù)維護(hù)（凍結(jié)）申請(qǐng)表，但必須通知其余相關(guān)部門。2.2申請(qǐng)表相關(guān)數(shù)據(jù)的完善2.23、.1申請(qǐng)部門的申請(qǐng)表格交ERP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)維護(hù)員后，由主數(shù)據(jù)維護(hù)員對(duì)照表格判斷是否有另外的數(shù)據(jù)需要其他部門進(jìn)行完善時(shí)，由系統(tǒng)主數(shù)據(jù)維護(hù)員將相應(yīng)表格分發(fā)至相關(guān)部門。營(yíng)銷部及相關(guān)經(jīng)營(yíng)單位對(duì)分包合同主數(shù)據(jù)的一般和基本視圖進(jìn)行完善。2.2.3財(cái)務(wù)部對(duì)分包合同主數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)成本視圖進(jìn)行完善。2.3分包合同主數(shù)據(jù)的維護(hù)分包合同主數(shù)據(jù)的維護(hù)只能由ERP系統(tǒng)的分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)員進(jìn)行相應(yīng)的更改、新增和凍結(jié)，ERP系統(tǒng)的分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)員必須憑各部門審批簽字蓋章的申請(qǐng)才能進(jìn)行維護(hù)，數(shù)據(jù)不完整不得維護(hù)。3工作程序3.1正常維護(hù)流程和處理時(shí)間規(guī)定由申請(qǐng)部門的主數(shù)據(jù)歸口管理人員根據(jù)需要填寫表格，經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，通4、過OA系統(tǒng)將表格發(fā)送給分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)員，同時(shí)還必須用電話通知主數(shù)據(jù)維護(hù)員接收；主數(shù)據(jù)維護(hù)員必須在接到表格的4小時(shí)內(nèi)對(duì)表格進(jìn)行處理，需要其它部門完善相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)，通過OA系統(tǒng)將表格轉(zhuǎn)發(fā)給其他部門的分包合同主數(shù)據(jù)歸口員，同時(shí)用電話另行通知；其他需要對(duì)主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表上相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行完善或?qū)徟牟块T在接到ERP系統(tǒng)的分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)員轉(zhuǎn)發(fā)的表格后必須在4小時(shí)內(nèi)處理完表格并轉(zhuǎn)回ERP系統(tǒng)的合同主數(shù)據(jù)維護(hù)員；ERP系統(tǒng)的分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)員在接到相關(guān)部門轉(zhuǎn)回的表格后必須在4小時(shí)內(nèi)處理完畢并通知主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表提出部門。3.2因特殊情況的合同主數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí)間規(guī)定當(dāng)因法律糾紛或合同內(nèi)部人員變更原因需要變更或5、凍結(jié)分包合同主數(shù)據(jù)時(shí)，為了不給公司造成損失，提出申請(qǐng)部門必須在申請(qǐng)表上標(biāo)明（緊急處理）字樣，各處理環(huán)節(jié)必須在兩小時(shí)之內(nèi)處理完畢。同時(shí)提出部門必須另外發(fā)函通知相關(guān)部門。3.3其他規(guī)定3.3.1為了使分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)員能夠有針對(duì)性地聯(lián)系各相關(guān)部門的人員，各相關(guān)部門必須將分包合同主數(shù)據(jù)的處理歸口一個(gè)崗位負(fù)責(zé)，并明確主管領(lǐng)導(dǎo)，分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)員只同歸口人員進(jìn)行聯(lián)系。3.3.2為了避免同一分包合同重復(fù)編碼，減少不必要的檢查工作，分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表提出人員必須反復(fù)對(duì)系統(tǒng)分包合同信息進(jìn)行檢查，查看所需維護(hù)的分包合同信息在系統(tǒng)中是否已經(jīng)存在。分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)員對(duì)檢查的分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表的結(jié)果6、及處理時(shí)間進(jìn)行登記，作為對(duì)申請(qǐng)表提供數(shù)據(jù)的相關(guān)部門人員的考核依據(jù)，相關(guān)人員對(duì)分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)員的處理時(shí)間進(jìn)行記錄，同樣可以檢查分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)員的工作效果。4考核辦法4.1處理時(shí)間超時(shí)考核分包合同主數(shù)據(jù)的處理部門必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)處理完規(guī)定的業(yè)務(wù)，沒有按期完成，每次扣歸口人員50元，扣處理部門分管領(lǐng)導(dǎo)20元，月累計(jì)達(dá)到3次或3次以上按每3次另扣責(zé)任部門200元。4.2對(duì)申報(bào)不實(shí)的考核分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)部門所報(bào)需要增加的新分包合同，如果被系統(tǒng)管理員查出不是新分包合同而退回的情況達(dá)到提出部門申請(qǐng)表格時(shí)，第一次扣責(zé)任人20元，扣責(zé)任部門50元，第二次加倍扣款，并將相關(guān)記錄作為業(yè)績(jī)考核依據(jù)。4.3對(duì)維護(hù)員維護(hù)數(shù)據(jù)輸錯(cuò)的考核ERP系統(tǒng)分包合同主數(shù)據(jù)維護(hù)員錄入錯(cuò)誤，每條記錄扣50元。