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1、公司業務臺賬及庫存工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 臺賬及庫存管理制度第一章 總則第1條 為規范公司的存貨購銷存業務，防范因存貨管理不規范給公司帶來經營風險及其經濟損失，確保公司資產的安全與有效，特制定本制度。第2條 本制度適用于涉及公司存貨采購、存貨驗收、存貨確認、存貨保管、存貨發出、存貨賬目、存貨盤點等業務的相關事項。第3條 本制度中的存貨是指公司為滿足日常經營活動需要，外購持有以備出售的商品以及提供勞務過程中需耗用的材料、物料等。第二章 存貨的采購第4條 相關部門根據部門工作的需求向行政人事部提出存2、貨采購計劃。1. 相關部門對于預算內存貨采購項目，應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續。2. 相關部門對于超預算和預算外存貨采購項目，應由具備相應審批權限的人員審批后，再行辦理請購手續。1）采購金額大于【】元，由_審批。2）采購金額在【】元（含）【】元（含），由_審批。3）采購金額小于【】元，由_審批。第5條 行政部根據存貨采購計劃，歸類匯總平衡現有庫存存貨后填寫“存貨請購單”。第6條 采購專員應根據“存貨請購單”所列示的內容，編制一式多聯、預先編號的“存貨訂購單”提交采購經理審批，采購經理審批后上報總經理審批。第7條 采購專員根據審批后的“存貨訂購單”向供應商詢價、比價，選擇供應商，提交行政3、人事部審核后再由總經理審批。第8條 行政人事部經理在總經理授權下，與供應商簽訂采購合同。第9條 采購專員根據已簽訂的采購合同補充完善訂單中的相關內容。其正聯留存，副聯送交公司財務部備查。第三章 存貨的驗收入庫及確認第10條 采購專員負責貨物跟催，接到貨物后，按照采購訂單上的內容逐一進行核對，單據與貨物是否一致，交貨期與訂單交貨期是否一致，貨物數量是否準確。第11條 行政人事部根據合同的約定以及貨物的實際特點，進行質量檢驗，行政人事部出具“質量檢驗單”。第12條 采購專員在清點核對貨物時出現問題以及貨物存在質量問題的，采購專員應根據合同規定及貨物的實際情況提出具體的解決方案，提交行政人事部經理和4、總經理審批。第13條 采購專員與供應商就具體問題協商后，進行退換貨處理。第14條 驗收合格的貨物，由行政人事部編制一式多聯的“入庫單”辦理入庫手續。第15條 行政人事部根據相關采購合同、“存貨訂購單”核對“入庫單”、供應商發票等單證的正確性，確定無誤后編制“付款憑單”送交財務部。第16條 財務部審核“付款憑單”、“入庫單”、供應商發票等單證無誤后，編制記賬憑證，確認記錄存貨及相關負債等。第四章 存貨的保管第17條 行政人事部對存貨進行驗收入庫，根據存貨的屬性、尺寸等的不同安排存放場所。第18條 行政人事部對入庫的存貨建立存貨明細臺賬，詳細登記存貨類別、編號、名稱、規格型號、計量單位、數量等內容5、，并定期與財務部就存貨品種、數量、金額等進行核對。第19條 行政人事部要做好在庫存貨的保管工作，每日巡查和定期抽檢在庫存貨的狀況。第20條 對代管、暫存的存貨，應單獨存放和記錄，避免與本公司存貨混淆。第21條 對于進入倉庫的人員應辦理進出登記手續，未經授權人員不得接觸存貨。第五章 存貨的發出第22條 相關部門根據已經審批簽訂的合同中的相關條款，編制發貨通知單送交行政人事部。第23條 行政人事部核實相關部門部簽發的發貨通知單，根據規定的品種、數量、時間等要求備貨，并據此編制一式多聯的“出庫單”，一聯行政人事部留存，一聯送交財務部作為依據。第24條 財務部對提交的各項單據進行審核，審核無誤后允許發6、貨。第25條 行政人事部調整賬卡，核銷存貨，并進行復核，復核無誤后，進行發貨。第六章 存貨的賬目管理第29條 存貨賬目的范圍包括入庫單、出庫單、存貨臺賬等。第30條 所有出入庫物資，均需按品種登記入庫單和出庫單，并將收、發數量登記后結出余額，隨時與實存數量進行核對，并做到賬實相符。如有不符，應查明原因，及時糾正處理。第31條 行政人事部對入庫存貨建立存貨臺帳，詳細登記存貨類別、編號、名稱、規格型號、數量、計量單位等內容，并定期與財務部就存貨品種、數量、金額等進行核對。第32條 存貨臺賬記錄應有合法依據，憑證必須完整無缺，記賬時應遵守以下記賬規則。1入庫單記“收入”，出庫單記“發出”，相關資料作7、為其附件，分別順序編號，作為記賬索引號，按月裝訂成冊，以便日后查詢。2賬頁不準撕毀，遇有改錯，可以劃紅線加蓋私章訂正。賬面記錄，嚴禁挖、補、刮、擦和使用涂改液。3賬面記錄采用永續盤存制，每次發生增減變動，及時計算結存余額。4啟用賬簿，應在賬簿封面載明企業名稱、年度，在啟用頁內載明賬簿名稱、啟用日期，由記賬人員簽名或蓋章，并加蓋公章。5調換記賬人員時，應注明交接日期，并由移交人、交接人簽名或蓋章。第33條 存貨臺賬是記錄實物的收入、發出、結存情況的重要賬冊，必須按品種、規格登記，妥善保管，年終裝訂成冊，至少保存五年。第34條 存貨臺賬不得隨意修改，如確需修改存貨臺賬，應當經有效授權批準方可進行。第35條 行政人事人員應每日及時登記臺賬，并每月定期同財務部會計核對出、入庫單和明細賬、臺賬，確保賬實相符、賬賬相符。附：存貨請購單時間物品名稱數量領用部門領用人備注質量檢測單序號品名規格型號單位數量檢測意見請購單號入庫單申購部門名稱申請時間入庫物品物品名稱型號數量價格購買時間財政部審核單行政部審核領導審批出庫單申請部門名稱申請時間申請物品物品名稱型號數量價格物品用途財務部審核行政部審核領導審批