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1、公司公文簽收及閱批管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司文件管理制度1總則為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。2文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。3收文的管理31公文的簽收311凡來公司公啟文件（除公司領(lǐng)導訂啟的外）均由收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）后分別交辦公室機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均要注意檢2、查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。312對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。32公文的編號保管321辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導親啟文件，公司領(lǐng)導啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。322本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。33公文的閱批與分轉(zhuǎn)331凡正式文件均需分別由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱3、簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。332一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。333為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。34文件的傳閱與催辦341傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。34、42閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。343閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。344文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機要秘書，切忌橫傳。345辦公室機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。346按照閱文范圍，離、退休干部，一般由5、有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。4發(fā)文的管理41發(fā)文的規(guī)定411全公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。412各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司字發(fā)文。413對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領(lǐng)導分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導批準簽發(fā)。42發(fā)文的范圍421凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍6、。422公司下發(fā)文件主要用于：公布公司規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項；公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；其他有關(guān)公司的重大事項。423公司上行文、外發(fā)文主要用于：對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。424在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導批準后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用7、公司文件發(fā)布。425凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡寫名義用工作簡訊發(fā)會議紀要。426各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查），不用公司名義發(fā)文。5文件的立卷與歸檔51文件的歸檔范圍511凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：上級機關(guān)來文，包括上級對公司報告、申請的批復(fù)；公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；經(jīng)理辦公室、總務(wù)會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會8、議記錄等；有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結(jié)果；參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等；上級機關(guān)領(lǐng)導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料；反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導工作等的音像攝制品；公司日志和大事記；公司向上級請求批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。512業(yè)務(wù)部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。52立卷要求521文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。522立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。523要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。524上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。6文件的銷毀61對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，公司機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。62經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由公司機要秘書和正（副）主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。