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1、公司公文資料收發歸檔保管管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的和適用范圍 為了加強的公文管理，以增進公文處理的質量與效率，特制定本標準。 本標準適用于集團公司。子公司參照執行。2 職責2.1 辦公室職責 是集團公司公文收發處理的歸口管理部門。 負責來往公文的收發、拆封、登記、分發、催辦、校對、監用印、歸檔、立卷、管理等工作。 嚴格執行公文管理的各項細則，保證公文管理制度化、正規化。2.2 職能部門負責對本部門來往公文的擬稿，會簽，送批，貫徹執行等工作。認真履行公文管理的各項規定，配合辦公室做好公文管理工作2、。3 管理內容3.1 來文 登記 來文由文書拆封后，于“收文登記冊”上登記收文編號、收文日期、來文字號、附件及摘要。 分送 文書于來文首頁附“公司公文、信函處理單”，送辦公室主任或副主任簽批擬辦意見。 交辦 辦公室主任或副主任簽批擬辦意見后，由文書送達有關領導或經辦部門。催辦 來文中有規定處理期限的，辦公室應做好登記，按期催辦。 處理 有關領導或經辦部門接到來文后，要及時處理，并將處理結果記錄在處理單上。處理完畢后，應將來文及時送交辦公室。3.2 發文 發文部門擬妥文稿后，先由部門負責人簽字，送交有關領導、部門會簽，經辦公室核稿后，再送總裁或主管副總裁審批。 將由總裁或主管副總裁簽發的文稿送交3、辦公室，由辦公室處理發文。 文書根據發文稿登記發文記錄，按發文順序給定字號，送打字室打字、校對后，由監印人員用印完畢發文，填寫發文登記表。3.3 發文字號 集團范圍發文的文件：正集字號 集團公司范圍發文的文件：正集司字號3.4 主送集團范圍發文：各公司，廠：集團公司范圍發文：各公司、各委、辦、部、中心：3.5 經辦部門在處理機密文件時，必須在辦公場所處理，不得私自轉借或翻印，并應妥善保管，防止他人輕易取得和翻閱。3.6 經辦公文遇有重大足以影響公司權益的重要文件，應將正本妥為保藏，應用是給出復印件處理。3.7 經辦、核稿人員字跡應清晰可辨，不得潦草難認。3.8 處理期限文書收文，原則上隨到隨送4、，再遲應于文到一小時內送交分文。分文人員對普發性文件可根據工作量而定，對急件、電報、機密文件等應在文到一小時內分文完畢。 經辦部門處理期限.1急件、電報、機密文件于一日內處理完畢為原則。.2普發性文件一般在文到三日內處理完畢為原則。.3 來文有限定期限的，應盡可能在其限定期限內處理完畢。 監印人員原則上于當天完成用印。 會簽、主管副總裁審稿急件，應在一天內完成。普發性文件，應在三天內完成。文件歸檔，應日案日清，最遲不能逾二日。3.9 遞送 機密類文件的遞送要用專門的文件袋或文件夾遞送。3.10 歸檔公文處理完畢后，經辦人員要把有查考價值的公文原稿和有關材料整理好，送辦公室清理立卷，個人不得私自5、保存應當存檔的公文。文件處理完畢歸檔時，收發人員應檢查文件本文和附件是否完整，如有缺少，應立即追回。文件處理手續是否完備，如有遺漏，應立即退經辦部門補辦。 經辦部門因特殊情況需要留存文件原稿時，經辦公室同意后妥為保管，辦公室以文件復印件歸檔，原稿用畢后仍送辦公室歸檔并換回影本。 檔案立卷分類目錄及編號原則，由辦公室統一制定管理。 歸檔文件應以目次號順序以活頁裝訂于相關類別的檔夾內，以便查閱。 檔案管理人員應維護檔案清潔和安全，防止損壞和遺失。 辦公室根據文件的類別和內容，依照檔案保管規定，確定文件的保存年限。 每年年度屆滿時，清理公文一次，對沒有查考和存檔價值的公文，經過嚴格篩選和鑒別，列出清單，經主管領導批準后，予以銷毀。 機密文件應單獨立檔，與普通文件分開保管。3.11 調閱 各部門因業務需要調閱檔案時，向辦公室要求調閱，調閱重要文件需經主管領導批準后方可調閱。 調閱人員如需將檔案帶出檔案室，應填具“調閱單”，按期歸還。 調閱檔案只限與經辦業務有關人員，如無關人員調閱，應經檔案主管同意后方可調閱。 附加說明 本標準由辦公室提出。 本標準由企管辦歸口管理。