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公司契約合同規(guī)范及控制管理制度
公司契約合同規(guī)范及控制管理制度.doc
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上傳人:職z****i 編號(hào):1118838 2024-09-07 11頁(yè) 51KB

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1、公司契約合同規(guī)范及控制管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 合同管理制度1、目的為規(guī)范公司合同的管理,防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn),避免失誤,有效維護(hù)公司的合法權(quán)益,特根據(jù)中華人民共和國(guó)合同法及相關(guān)法律的規(guī)定,結(jié)合本公司的實(shí)際情況,制訂本制度。2、定義及適用范圍2.1定義本公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所涉及的產(chǎn)品銷(xiāo)售、設(shè)備原材料采購(gòu)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、項(xiàng)目合作等合同(協(xié)議)的談判、訂立、履行和管理。2.2適用范圍本規(guī)定適用于公司所有合同(協(xié)議)的管理。3、職責(zé)權(quán)限公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)管理部、副總經(jīng)理、總經(jīng)理負(fù)責(zé)合同的審批,總經(jīng)辦負(fù)責(zé)各類(lèi)合2、同的歸檔管理工作。4、規(guī)范與要求4.1訂立合同(包括協(xié)議,下同),必須遵守國(guó)家的法律法規(guī),遵循公平和誠(chéng)實(shí)信用原則。4.2訂立合同,不得有損國(guó)家、社會(huì)公共利益和本公司的合法權(quán)益;不得與資信不佳,不具備履約能力的主體訂立合同。4.3公司對(duì)外的一切交易、合作行為,除即時(shí)結(jié)清的外,都必須訂立書(shū)面合同。4.4合同依法成立即具有法律約束力,必須嚴(yán)格遵守,全面履行。4.6合同的訂立4.6.1訂立合同前,經(jīng)辦人員及所在部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格審查訂立合同的對(duì)方當(dāng)事人的下列情況:A、是否領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照,是否具備法人資格;B、經(jīng)營(yíng)范圍和經(jīng)營(yíng)方式,是否取得相關(guān)資質(zhì)證書(shū)或許可證;C、履約能力和信用程度。D、經(jīng)辦人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集對(duì)3、方當(dāng)事人加蓋鮮章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、工商年檢記錄、資質(zhì)證書(shū)或許可證復(fù)印件備查(如系自然人應(yīng)收集身份證復(fù)印件)。與相關(guān)資質(zhì)在有效期內(nèi)的同一對(duì)方當(dāng)事人再次訂立相同標(biāo)的的合同可省略此項(xiàng)程序。4.6.2訂立合同的對(duì)方當(dāng)事人如委托代理人訂立合同,必須出具由對(duì)方當(dāng)事人的法定代表人簽發(fā)、并加蓋有法人印章的授權(quán)委托書(shū)(自然人委托代理人,應(yīng)有自然人簽字認(rèn)可的授權(quán)委托書(shū)和自然人的身份證復(fù)印件)。公司經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查授權(quán)委托書(shū)載明的授權(quán)事項(xiàng)和范圍并收集備案。4.6.3凡是本公司作為一方主體的合同,除政府部門(mén)、金融機(jī)構(gòu)等有專(zhuān)門(mén)要求的外,原則上應(yīng)由本公司經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)草擬合同。4.6.4合同內(nèi)容的約定應(yīng)當(dāng)明確、具體,應(yīng)充分考4、慮維護(hù)本公司的合法權(quán)益,并具備可操作性。4.6.5在特殊情況下,如確需使用格式合同,經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查格式合同的內(nèi)容表述是否準(zhǔn)確,條款是否完備。A、格式合同的表述不準(zhǔn)確、條款不完備或者有損本公司利益,經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)條款進(jìn)行修改、增加相關(guān)的內(nèi)容,或者草擬補(bǔ)充協(xié)議予以完善。B、格式合同空白處如未填寫(xiě)內(nèi)容,應(yīng)劃斜線(xiàn)予以填充,以防止合同內(nèi)容被偽造或篡改。4.6.6合同內(nèi)容必須具備標(biāo)的(指貨物、原輔材料、設(shè)備、工程項(xiàng)目、勞務(wù)等)、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者酬金、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、稅費(fèi)、履行的期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的辦法等主要條款;并盡可能的訂立擔(dān)保條款(定金、保證或抵押等)。4.6.7合同應(yīng)當(dāng)單獨(dú)5、或同時(shí)明確約定以下違約責(zé)任條款:A、合同中應(yīng)當(dāng)約定“要求違約方繼續(xù)履行,違約方應(yīng)當(dāng)采取必要補(bǔ)救措施”;B、合同中應(yīng)當(dāng)約定“要求違約方賠償損失”;C、合同中應(yīng)當(dāng)約定“違約方應(yīng)當(dāng)支付的違約金數(shù)額或比例”。4.6.8應(yīng)盡可能地約定與標(biāo)的相關(guān)的著作權(quán)、專(zhuān)利權(quán)、商標(biāo)權(quán)(含計(jì)算機(jī)軟件)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸本公司所有。4.6.9涉及商業(yè)秘密的合同,應(yīng)當(dāng)訂立保密條款,約定雙方應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的保密責(zé)任。4.6.10合同應(yīng)當(dāng)明確約定解除合同的條件:A、一方違約,影響合同目的的實(shí)現(xiàn);B、其他解除合同的條件。4.6.11合同應(yīng)當(dāng)約定解決爭(zhēng)議的方式:A、雙方協(xié)商;B、提起訴訟。在合同中應(yīng)當(dāng)約定向本公司所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟6、。4.6.12合同的生效條件A、 合同必須由雙方當(dāng)事人的法定代表人或其授權(quán)代表簽字,并加蓋合同專(zhuān)用章或行政公章。B、合同在送審、蓋章前應(yīng)當(dāng)有經(jīng)辦人簽字。4.6.13對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行修改、增刪,應(yīng)在修改、增刪處加蓋雙方當(dāng)事人印章進(jìn)行確認(rèn)。4.6.14所有合同應(yīng)當(dāng)約定由本公司保存的文本原件不少于貳份。4.6.15兩頁(yè)(含兩頁(yè))以上自行裝訂的合同,應(yīng)當(dāng)加蓋騎縫章。4.6.16合同談判的重要事項(xiàng)應(yīng)形成文件記錄,作為合同附件。4.7合同的審查4.7.1合同必須嚴(yán)格實(shí)行審查制度。A、各職能部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的合同進(jìn)行審查,并對(duì)其他部門(mén)擬送審的相關(guān)合同進(jìn)行專(zhuān)業(yè)預(yù)審。B、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)送審合同中的付款方式、付7、款期限等與財(cái)務(wù)有關(guān)的條款進(jìn)行審查。C、總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)送審合同中的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、條款是否完備及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密義務(wù)等事項(xiàng)進(jìn)行審核。D、重要合同需交顧問(wèn)律師進(jìn)行法律審核并簽署意見(jiàn)。 4.7.2 合同經(jīng)最終審定后,由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)委托人簽署。4.7.3合同蓋章人應(yīng)當(dāng)檢查送審合同是否具備合同審批表和印章使用申請(qǐng)表。4.8合同管理4.8.1公司實(shí)行合同職能部門(mén)、總經(jīng)辦二級(jí)合同管理負(fù)責(zé)制。4.8.2職能部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)合同的起草、審查、訂立、履行以及合同文本的管理負(fù)直接責(zé)任。4.8.3合同簽訂后,經(jīng)辦人應(yīng)將合同原件或復(fù)印件分送財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦歸檔。4.8.4總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對(duì)本公司的所有合同進(jìn)行統(tǒng)一登記編8、號(hào)建立合同檔案,保管合同訂立及履行過(guò)程中的有關(guān)資料,建立合同管理臺(tái)賬等綜合管理。4.9合同的履行4.9.1凡簽訂生效的合同應(yīng)當(dāng)自覺(jué)地按約定全面、及時(shí)履行。4.9.2合同經(jīng)辦人應(yīng)與對(duì)方當(dāng)事人密切配合,要求對(duì)方按約定全面履行義務(wù),遵循誠(chéng)實(shí)信用原則,根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密義務(wù)。4.9.3合同生效后,如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行地點(diǎn)等內(nèi)容沒(méi)有約定或者約定不明確的,合同經(jīng)辦人須及時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理匯報(bào),并簽訂補(bǔ)充協(xié)議,應(yīng)注明補(bǔ)充協(xié)議與原合同具有同等法律效力;如遇可能給公司造成損失的緊急情況,合同經(jīng)辦人除及時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理報(bào)告外,應(yīng)同時(shí)采取有力和可行的措施防止擴(kuò)9、大損失。4.9.4合同經(jīng)辦人應(yīng)熟悉合同內(nèi)容,熟悉公司工作計(jì)劃進(jìn)度,根據(jù)公司工作計(jì)劃進(jìn)度積極與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)調(diào),跟蹤合同執(zhí)行情況,及時(shí)調(diào)整并作出相應(yīng)的變更。4.9.5如按約定解除合同,應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知對(duì)方當(dāng)事人。通知方式應(yīng)當(dāng)選擇書(shū)面形式,并采用“特快專(zhuān)遞”的送達(dá)方式。4.9.6嚴(yán)格禁止“先履行,后補(bǔ)簽合同”的行為。4.9.7合同經(jīng)辦人應(yīng)與財(cái)務(wù)部配合,嚴(yán)格掌握合同付款進(jìn)度,嚴(yán)格按合同約定及時(shí)向?qū)Ψ酱呤諏?duì)應(yīng)收賬款。4.9.8合同經(jīng)辦人應(yīng)密切關(guān)注合同對(duì)方的情況變化,一旦對(duì)方出現(xiàn)價(jià)格調(diào)整、支付變化及異常情況,合同經(jīng)辦人必須及時(shí)上報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理,及時(shí)采取有效措施,對(duì)合同的履行作出調(diào)整,維護(hù)公司利益。4.10、9.9合同的異議和默認(rèn)。公司各職能部門(mén)和經(jīng)辦人在執(zhí)行合同過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出書(shū)面異議,并要求對(duì)方當(dāng)事人在約定期限內(nèi)進(jìn)行答復(fù),否則視為同意我方處理意見(jiàn);反之如果收到了對(duì)方當(dāng)事人的異議后,應(yīng)及時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理匯報(bào)以便作出處理意見(jiàn)。4.10重大合同訂立與披露4.10.1除受贈(zèng)現(xiàn)金資產(chǎn)之外,下列合同應(yīng)提交股東大會(huì)審議:A、合同涉及的資產(chǎn)總額占公司最近一期審計(jì)總資產(chǎn)的50%以上;B、合同的成交金額(包括承擔(dān)的債務(wù)和費(fèi)用)占公司最近一期審計(jì)凈資產(chǎn)的50%以上,且絕對(duì)值超過(guò)500萬(wàn)元人民幣;C、合同產(chǎn)生的利潤(rùn)占公司最近一個(gè)會(huì)計(jì)年度經(jīng)審計(jì)凈利潤(rùn)的50%以上,且絕對(duì)金額超過(guò)30萬(wàn)元人11、民幣;D、合同標(biāo)的在最近一個(gè)會(huì)計(jì)年度相關(guān)的主營(yíng)業(yè)務(wù)收入占公司最近一個(gè)會(huì)計(jì)年度經(jīng)審計(jì)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的50%以上,且絕對(duì)金額超過(guò)500萬(wàn)元人民幣;E、合同標(biāo)的在最近一個(gè)會(huì)計(jì)年度相關(guān)的凈利潤(rùn)占公司最近一個(gè)會(huì)計(jì)年度經(jīng)審計(jì)凈利潤(rùn)的50%以上,且絕對(duì)金額超過(guò)30萬(wàn)元;F、連續(xù)12個(gè)月內(nèi)購(gòu)買(mǎi)、出售重大資產(chǎn)超過(guò)公司最近一期經(jīng)審計(jì)總資產(chǎn)30%的事項(xiàng)以及變更募集資金用途事項(xiàng);G、所有擔(dān)保合同。4.10.2下列合同應(yīng)當(dāng)及時(shí)披露:A、合同涉及的金額占公司最近一期經(jīng)審計(jì)總資產(chǎn)的10%以上;B、合同的成交金額(包括承擔(dān)的債務(wù)和費(fèi)用)占公司最近一期經(jīng)審計(jì)凈資產(chǎn)的10%以上,且絕對(duì)金額超過(guò)500萬(wàn)元人民幣;C、合同產(chǎn)生的利潤(rùn)占12、公司最近一個(gè)會(huì)計(jì)年度經(jīng)審計(jì)凈利潤(rùn)的10%以上,且絕對(duì)金額超過(guò)100萬(wàn)元人民幣;D、合同標(biāo)的在最近一個(gè)會(huì)計(jì)年度相關(guān)的主營(yíng)業(yè)務(wù)收入占公司最近一個(gè)會(huì)計(jì)年度經(jīng)審計(jì)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的10%以上,且絕對(duì)金額超過(guò)1000萬(wàn)元人民幣;E、合同標(biāo)的在最近一個(gè)會(huì)計(jì)年度相關(guān)的凈利潤(rùn)占公司最近一個(gè)會(huì)計(jì)年度經(jīng)審計(jì)凈利潤(rùn)的10%以上,且絕對(duì)金額超過(guò)100萬(wàn)元人民幣。4.11合同糾紛的處理4.11.1如合同對(duì)方當(dāng)事人違約或終止合同,經(jīng)辦人員或部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取有效措施控制和減少本公司的損失,同時(shí)及時(shí)報(bào)告上公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理。4.11.2經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理授權(quán)以公司名義致函對(duì)方當(dāng)事人,要求承擔(dān)違約責(zé)任、賠償經(jīng)濟(jì)損失。4.1113、.3經(jīng)辦人員收集與履行合同有關(guān)的證據(jù)(含合同原件、往來(lái)函件、電報(bào)、傳真、圖片、照片及其他相關(guān)的資料),送交總經(jīng)辦,征詢(xún)法律顧問(wèn)意見(jiàn),報(bào)總經(jīng)理視其情況進(jìn)行處理。4.12合同紀(jì)律禁止公司員工向合同對(duì)方提供任何形式的利益或者收受合同對(duì)方任何形式的利益,否則自行承擔(dān)相應(yīng)的全部法律責(zé)任。5、違規(guī)責(zé)任5.1因不了解對(duì)方資信、履約能力而輕率簽訂合同,合同條款的約定存在明顯瑕疵,或者違反合同管理規(guī)定,給公司造成不良社會(huì)影響或經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。5.2因故意、重大過(guò)失或違法訂立合同,給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失的,視情節(jié)追究責(zé)任人員的責(zé)任;構(gòu)成犯罪的,移送司法機(jī)關(guān)處理。5.3因未嚴(yán)格履行審查程序,隨意簽署意見(jiàn)或蓋章,致使有明顯瑕疵的合同訂立的,視情節(jié)追究責(zé)任人員的責(zé)任。5.4因歸檔不及時(shí)或保管不善造成合同及相關(guān)資料遺失的,視情節(jié)追究責(zé)任人員的責(zé)任。6、附則6.1本制度由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。6.2本制度施行后,凡既有的類(lèi)似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。6.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。6.4附件合同審批表合同審批表合同名稱(chēng)簽署時(shí)間 年 月 日合同編號(hào)合同金額 大寫(xiě):合同內(nèi)容簡(jiǎn) 述經(jīng)辦人員部門(mén)審核財(cái)務(wù)審核法律審核公司分管領(lǐng)導(dǎo)審 核總經(jīng)理審批
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