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1、公司公文處理歸檔、保密管理制度及行文規則編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為使*公司（以下簡稱“公司”）公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，保證公文的嚴肅性，結合集團公司的實際情況，特制訂本制度。第二條 本制度適用范圍為公司及分公司、全資子公司、控股子公司；參股子公司參照本制度執行。第二章 公文的定義和種類第一節 公文的定義第三條 公文是指公司內部以及和其它組織之間為處理組織內外事務而形成的各種來往和記錄的文本。公文是傳達黨和國家的方針政策、發布和執行企業規章制度2、請示和答復問題、指導和布置及商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。公文處理工作應做到及時、準確、安全，執行有關保密管理規定，嚴格遵守國家法律法規和公司管理制度。（一）外來公文指政府部門、行業協會、上級單位等外企事業單位（轉）發給公司的公文。（二）內部公文指在公司內部使用的公文，包括公司下發的或下屬分公司下發的規章制度、計劃總結、報告、會議紀要、通知、通告、通報、任命、決定和階段性規定等等。（三）上行文是指*公司，或各下屬分公司/各職能中心向*，報送的請求指示、匯報工作、反映情況、答復詢問等所用的公文，文種有“請示、報告”。（四）下行文是指*公司，或*公司向各下屬分公司/各職能中心下發的文件3、，文種有“通知、通報、決定、批復”等。（五）平行文是指外部平級單位，或公司內部各部門間聯系業務或往來活動的知照性文件，文種有“函”。第二節 公文的種類第四條 公文種類主要有規定、決定、決議、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、意見、會議紀要等。（一）規定：為處理某種事項、開展某種工作而提出的要求、規范。（二）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或撤銷下級部門不適當的決定事項。（三）決議：適用于經董事會、總裁辦公會、總經理辦公會等重要會議討論通過并要求貫徹執行的重要決策事項。（四）通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。（五）通知：適用于批轉各部門的4、公文，轉發政府機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求各部門辦理、周知或執行的事項，任免和聘用干部。（六）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。（七）報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。（八）請示：適用于向上級單位請示或批準的事項。請示和報告要分開，請示問題應做到一文一事，報告中不得帶請示問題。（九）批復：適用于答復下級單位請示的事項。（十）意見：適用于對重要問題提出建議和處理辦法。（十一）函：適用于不相隸屬部門或單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。（十二）會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第三章 公文的管理職責第五條 公文管5、理是指公司行政公文管理。具體包括：公司下發的公文；各下屬分公司上報或下發的公文；公司各職能中心上報或下發的公文；公司及各下屬分公司對外（包括政府機關、其他事業單位）往來公文等。第六條 公司總裁辦是公司公文處理的管理部門。負責指導各職能中心和各下屬分公司的公文處理工作。同時負責建立健全公司公文管理制度，負責制度的制定、修改與實施。（一）公司總裁辦負責接收和處理公司層面的外來文件，接收和處理公司內部各職能中心和下屬分公司對領導的請示、報告，負責處理以公司名義上報、下發的公文文件。（二）公司各職能中心負責接收和處理對口相關領域的外來文件，負責處理以各職能中心名義上報、下發的公文文件。（三）公司各下屬6、分公司總經辦負責屬地地方政府相關職能部門的外來文件，負責接收、處理、宣貫和落實公司轉發的外來文件和公司下發的規章制度、工作指令、通知、通報等文件；負責處理以分公司名義上報、下發的公文文件。（四）各職能中心和下屬分公司根據業務需要，設置專職或兼職行政文員，負責各類制度、公文等信息的傳遞、接收、處理、跟進落實和編號保管存檔等工作。第四章 公文格式第七條 公文一般由版頭、秘密等級、緊急程度、發文單位、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、主題詞、抄送單位和印發份數等部分組成。（一）版頭發文單位全稱用套紅大字居中印在公文首頁上部。（二）發文字號由發文單位代字、發文年度和發文7、順序號組成，標注于版頭下方居中。聯合發文一般只標明主辦單位的發文字號（公司、各職能中心和下屬分公司發文代字規范見附件一）。公文應在發文字號右側標注“簽發人”，“簽發人”后面標注簽發人姓名，發文字號的標注放在左側。（三）標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。標題除法規、規章名稱加書名號外，一般不使用標點符合。（四）主送單位主送單位指公文的主要受理單位，置于標題之下，正文之上，起頭頂格。主送單位名稱應為全稱或規范化簡稱、統稱，排列順序力求相對統。向上請示、報告公文，一般只有一個主送單位，不宜多頭主送，以免責任不明。如需同時送其他單位，可用抄送形式。（五）正文正文是公文主體部分。要求情8、況確實、觀點明確、文字精煉。正文起于主送機關名稱下一行，字體采用4號仿宋體。字距、行距要清晰。頁面四周要留出適當空白，上頁邊距為2厘米，下頁邊距為2.6厘米，左、右頁邊距各為2.7厘米。（六）附件對正文具有補充、說明性的附加文字材料，應當置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后發文日期之前注明附件順序和名稱。附件順序使用阿拉伯數碼，附件名稱后不加標點符號。（七）發文單位標注在正文下面偏右。要寫全稱，并加蓋單位印章。（八）成文日期一般署會議通過或者領導人簽發日期，聯合行文署最后簽發機關領導人的簽發日期。會議紀要以會議通過日期為準。成文日期使用漢字，并標明年、月、日，零寫為“”。（九）印章除會9、議紀要外，公文應當加蓋發文機關印章。用印應當上不壓正文，下壓成文日期。（十）主題詞上報公文應當注明主題詞。標注在發文日期和印發說明之間，并按照規定標引，最多不超過五個。（十一）印發說明公文的最后組成部分。包括印發范圍和公文印數。（十二）用紙及裝訂公文用紙采用國際標準A4紙張（長297毫米，寬210毫米）。裝訂時，公文紙右側與下邊對齊，統一在左側裝訂，訂2顆訂書釘，書釘位置距左側邊沿1CM和距上、下邊5CM的交匯處。張貼公文用紙大小視實際需要而定。第五章 行文規則第八條 行文原則（一）依據隸屬關系行文：一般情況下，下級單位不得越級行文，尤其不應越級請示問題。因特殊情況必須越級行文時，應當抄送被越10、過的上級單位。（二）依據職責范圍行文：完全屬于職責范圍內的事項，可直接行文；屬于職責范圍之內，但涉及其他部門職責的事項，應與涉及部門協商一致，進行會簽。（三）不相隸屬機關的行文規則：行文雙方的關系基本上是對等的；雙方公文效力的登記應是對等的。（四）涉密公文的行文規則：“明來明復，密來密復”；主件和附件的秘密等級一致。（五）上行文的行文規則：請示類公文應堅持“一文一事”制度，避免“一文數事”，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送下級機關；“報告”中不得夾帶請示事項。（六）公司各職能部、各下屬分公司可以聯合行文。（七）各職能中心可根據領導授權，向下屬分公司行文。（11、八）正式公文須以“紅頭文件”上報。如以“白頭文”形式上報，原則應提前征得收文部門的同意。第九條 不能行文的幾種情況：（一）不能對領導者個人行文（特別是請示、報告，不能出現領導姓名）。（二）各職能中心內部之間的工作往來一般不行文。（三）個人講話一般不以正式文件的形式印發。（四）相關部門就有關問題未協商一致時，不能各自行文。（五）能用簡報、電話、便函等形式解決的事宜盡量不正式行文。第六章 公文處理第一節 收文處理第十條 收文處理指對公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第十一條 簽收、登記。為保證公文辦理的準確、及時、安全和可追溯，對收到的各級公文、各類文字12、材料、各種信件等，須進行簽收、登記。第十二條 分發、擬辦。（一）總裁辦收文：首先由總裁辦主任閱簽，根據來文的內容和公司領導分工等情況，分發給相關的領導或部門。對屬于董事長、黨委書記或總裁審批權限的事項，簽發給董事長、黨委書記或總裁；對于來文內容不能明確對應領導班子成員分工的，分發給董事長或總裁確定。對于只涉及公司有關職能部門管理權限的事項，簽發給該部門負責人直接閱知并辦理。（二）職能中心收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執行。只涉及職能工作的交主管副總裁審批。（三）總經辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執行。13、只涉及分公司的事項，由總經理審批。第十三條 批辦。公司領導在批閱文件時，應簽署明確意見，并寫上姓名和審批時間。批辦完成直接退往總裁辦，不得將文件直接交給承辦部門或原報送部門。總裁辦應根據領導的批示、意見內容進行登記后，再轉送承辦部門處理。第十四條 承辦。承辦部門收到交辦的公文后，應及時辦理，辦理結果應及時報送給本事項的主管領導，并將相關材料存檔。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的事項，應當及時將來文退還給總裁辦，并需附上說明。對內容、形式要件不齊全等不符合相關要求的公文，承辦部門可退還給總裁辦。第十五條 催辦。總裁辦對需要辦理公文的承辦情況要隨時進行督促檢查。緊急或重要的公文應當及時14、重點催辦，一般公文應當定期催辦，做到件件有結果，并及時向有關領導反饋。第十六條 各職能中心和下屬分公司收文辦理流程（一）職能中心收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執行。只涉及職能工作的交主管副總裁審批。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執行。（二）總經辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執行。只涉及分公司的事項，由總經理審批。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執行。第二節 發文處理第十七條 發文處理指以公司名義制發公文的過程，包括擬稿、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。第十八條 擬稿。非部門業務范圍的綜15、合性重要文件，由公司總裁辦擬稿；內容屬各職能領域業務范圍內的文件，由各職能中心擬稿；內容屬分公司職能領域和部門內部業務范圍內的文件，由各下屬分公司擬稿；相關公司部門聯合行文，由主辦部門擬稿。擬稿的基本要求：（一）要符合國家的法律法規和方針政策及有關規定；符合公司的章程及有關規定；（二）文稿必須情況確實、觀點明確、表達準確、結構嚴謹、條理清楚、文字精煉、字詞規范、標點正確，篇幅力求剪短；（三）公文的文種應當根據行文目的、發文公司的職權和與主送公司的行文關系確定；（四）公文內容一般由份號、秘級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日16、期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關、印發日期、主頁碼等18項要素組成。第十九條 審核。以公司名義發文的由總裁辦主任核稿；以各職能中心名義發文，由職能中心總監核稿；以分公司名義發文，由分公司總經辦主任核稿；相關公司部門聯合行文，由主辦部門負責人或公司主管領導核稿。核稿的重點是：（一）是否需要行文，是否符合國家的法律法規和方針政策及有關規定，與其它有關公文有無重復或矛盾；（二）是否完整準確地體現了發文意圖，政策是否保持連續性，提法是否同已發布的有關公文相銜接，提出的措施和辦法是否切實可行；（三）是否與有關部門協商，涉及其他公司或部門的問題是否協商一致；（四）文字表達、文種使用、公文格式等是否17、符合公文規定的要求。第二十條 會簽。聯合行文的公司部門應予會簽，再送有關領導簽發。第二十一條 簽發。以公司名義行文，由董事長或總裁簽發；以公司各職能中心名義行文，由主管副總裁簽發；以董事長或總裁名義行文，由其本人簽發；以各下屬分公司名義行文，由各下屬分公司總經理簽發，特殊行文上報公司簽發。第二十二條 編號。以公司名義對外發文由總裁辦統一編寫發文字號；以分公司名義對外發文由分公司總經辦統一編寫發文字號。經辦公室編號后的文稿，采用A4國際標準的正式紅頭文紙印制、蓋章后發送。由相關部門保存原稿及一份正式文件，翌年交本單位檔案室存檔。第二十三條 繕印。以公司名義行文，由公司總裁辦和各職能中心分別負責打18、印；以各職能中心名義行文，由各職能中心負責打印；以各下屬分公司名義行文，由該分公司總經辦負責打印。第二十四條 用印。以公司及公司各職能中心名義行文，由公司人力中心負責蓋章；以董事長名義行文，由其本人簽章；以各分公司名義行文，由各分公司總經辦負責蓋章；同時各用印和印章管理部門做好用印審批程序和嚴格管理。 第二十五條 發送。以公司名義行文，由公司總裁辦文員和各職能中心文員負責發送；以公司各職能中心名義行文，由各職能中心文員負責發送；以各下屬分公司名義行文，由各下屬子公司總經辦文員負責發送；對于實效性較強的如會議紀要等公文，應當及時發送并抄送相關所有參會人員。 第二十六條 督辦。公司總裁辦、各職能中19、心與各下屬分公司總經辦有權力和責任對文件所載內容的執行情況予以催辦、監督，而且有義務適時予以提醒，提供必要的幫助，并將事情進展狀況以口頭或書面方式匯報上級領導，以保證有關公司、部門、人員依照指示按時、按質、按量完成任務，為下一步工作提供條件。第二十七條 備案。為使發文有備可查，公文的發送必須登記備查，所有以公司名義下發的正式公文均由各相關職能中心進行備案，以下屬分公司部門名義下發的正式公文均由分公司總經辦進行備案。第二十八條 公文的發文流程：（一）公司公文簽發流程：編制（文件起草部門）部門外會簽（可缺省）審核（各職能中心總監/總裁辦主任）會審（主管副總裁會審）審批（董事長/總裁）編號下發（總裁20、辦/各職能中心）備案（總裁辦/各職能中心）。（二）各下屬分公司總經辦公文簽發流程：編制（文件起草部門）部門外會簽（可缺省）審核（分公司總經辦主任）會審（副總經理會審）審批（總經理）編號下發（總經辦）備案（總經辦）。各下屬分公司下發公文，必須同時抄報公司董事長/黨委書記/總裁/副總裁/總裁辦主任及業務相關部門，以便協辦或查考。第二十九條 應充分利用電子信息網絡，對普發或轉發類的公文實行網上處理。在辦理過程中，各職能中心、各下屬分公司總經辦應指定專人及時登錄，確保及時收取公文。第七章 公文的歸檔和銷毀第三十條 公文由辦公室或專職人員統一收發、歸檔和銷毀。 第三十一條 歸檔。公文辦理完畢后，應根據有21、關規定，及時立卷歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。各職能中心和各下屬分公司負責本部門文件的立卷和歸檔。公文歸檔，應根據其相互聯系、特征、年度、機構、問題等分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，以便于保管和利用。第三十二條 借閱。已歸檔的文件、資料為中心檔案資料，查閱時按照中心檔案借閱制度規定執行。未立卷歸檔的文件材料由部門文書人員保管。查閱一般的文件、資料，由保管人員負責辦理；凡屬涉密文件、資料，須經本部門經理批準后方可查閱。第三十三條 翻印。上級單位的公文，除絕密級和注明不得翻印的以外，經總裁辦主任/總經辦主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。公文復印件作為正式22、公文使用時，應當加蓋印章。第三十四條 銷毀。不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀公文，應進行登記，有專人監督，保證不丟失、不漏銷、不誤銷。銷毀秘密公文，應進行登記，由二人監銷。 第三十五條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。第八章 公文的保密第三十六條 公文處理工作須嚴格執行公司有關保密規定，確保公司機密安全。第三十七條 公文拆啟和傳送由專人負責，總裁辦、各職能中心、各下屬分公司總經辦指定一人負責此項工作，其他人不得私自拆啟或橫向傳遞。第三十八條 公文的閱讀要限定范圍，除各部門主要負責人外一般只限于責任人。需傳閱的文件，應按主管領導的批示傳閱，其他人不得擅自閱讀。第三十九條 注意公文的安全性。公文處理完之后，應即時送轉或清繳；未處理完的要放在安全的地方，不得隨處擱置；注明屬“機密”級以上的文件要妥善保管。第四十條 各類文件的草稿和需清理的文件，應及時銷毀。第四十一條 傳送密件，送件人必須用檔案袋將文件密封后，送達收件人簽收。第四十二條 收發者不得閱讀與自己工作無關的公司公文。第九章 附則第四十三條 本制度由總裁辦負責擬訂、修訂和解釋。第四十四條 本制度自發布之日起施行。