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1、公司公文種類及格式管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 公文管理制度為了規(guī)范公司公文處理程序，保證公文高效、安全、流暢運(yùn)行，特制定本條例，本條例適用于公司所屬各部門。公司辦公室是公司公文和外來公文的歸口管理部門，負(fù)責(zé)收、發(fā)文處理和文檔管理工作。第一條 公文的種類一、決定、決議類1、對重要事項或重大活動作出安排，用“決定”。2、對會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。二、通知、通報類1、適用于批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下屬單位辦理和通知有關(guān)單位了解或共同執(zhí)行的事項，用“通知”。2、表揚(yáng)批評、處分2、獎勵、傳達(dá)重要情況，用“通報”。三、報告、請示類凡上行文均使用呈批呈閱件。其中，向上級主管和部門匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”；向上級主管和部門請求批示、批準(zhǔn)，用“請示”。四、公函類對外商洽工作、詢問和答復(fù)，用“函”。五、會議紀(jì)要記錄和傳達(dá)會議議定事項和主要精神，以便在一定范圍內(nèi)貫徹與執(zhí)行，用“會議紀(jì)要”。第二條 公文的格式一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、主題詞、密級、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送機(jī)關(guān)、附注、發(fā)送范圍等部分組成。一、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類。如：公司部關(guān)于的通知。二、發(fā)文字號。（一）發(fā)文字號包括公司、部3、門字號、年號、順序號。（二）公司級文件。1、使用“上發(fā)”字的，僅限于由總經(jīng)理起草和公司辦公會確定的文件。2、使用“上（*）發(fā)”字的，特指由某一部門主辦的、涉及公司全局的或需要多個部門配合的文件可以以公司名義下發(fā)，但須由部門經(jīng)理對文件內(nèi)容進(jìn)行審核后在“審簽人”處簽字確認(rèn)。3、使用“上（*）發(fā)”字的，若為幾個部門聯(lián)合發(fā)文，則只標(biāo)明主辦部門發(fā)文字號，并由主辦部門經(jīng)理對內(nèi)容進(jìn)行審核后在“審簽人”出簽字。如財務(wù)部和服務(wù)部聯(lián)合發(fā)文，主辦單位為服務(wù)部的公司級文件發(fā)文字號為：（服）發(fā)部門xx年號2號序號公司上（三）部門文件不使用公司字號，直接由部門字號、年號、順序號組成。部門文件主要用于部門內(nèi)部管理事務(wù)，以下4、情況不得以部門文件下發(fā)：涉及規(guī)章制度類文件；涉及公司財務(wù)制度或財務(wù)規(guī)定的制定、修改的文件，需見股份公司批文，并以公司級文件形式由總經(jīng)理本人直接簽發(fā)；涉及獎懲的文件;涉及其他部門的文件。三、主題詞是公文標(biāo)題的簡縮詞，用于電腦文件的檢索。如關(guān)于春節(jié)放假的通知主題詞簡寫為“春節(jié) 放假 通知”。四、公文一律加蓋印章，并應(yīng)注明簽發(fā)人。五、加蓋印章的頁面如無正文時，應(yīng)在頁面左上方括符說明（此頁無正文）。六、公文應(yīng)注明發(fā)送范圍和印數(shù)。上行文用“報送、并報、抄報”字樣，下行文用“發(fā)送”；平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份文件，應(yīng)注明“傳閱”字樣。上行文一般只標(biāo)識一個報送領(lǐng)導(dǎo)，如需同時報送幾個上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)5、導(dǎo)，可以用并報、抄報形式。有時為了使領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間相互了解各自對某一文件的看法、意見、態(tài)度可采用傳閱方式。七、密級公文應(yīng)分別標(biāo)明“秘密”字樣，是否屬于秘密應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。八、緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。九、文件頁面標(biāo)準(zhǔn)格式（附件1-1、1-2、1-3）。第三條 行文規(guī)則一、公司各部門之間未對有關(guān)問題協(xié)商一致時，一律不得各自向下行文。二、公司各部門可以聯(lián)合行文。三、公司所屬各部門不得越級請示。四、請示的公文一般應(yīng)一文一事。第四條 部門申請“上（*）發(fā)”公文辦理程序否總經(jīng)理秘書相關(guān)部門辦公室歸檔程序用印發(fā)送簽發(fā)辦復(fù)不符合審簽擬稿擬稿人部門經(jīng)理辦公室報審初審定稿發(fā)文6、號部門經(jīng)理 第五條 起草公文要求。一、起草必須使用辦公室統(tǒng)一的文件格式。二、公文簽發(fā)涉及公司全局性重要文件由總經(jīng)理簽批，辦公室下發(fā)。涉及某一方面工作的部門文件由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如涉及其他部門，以公司級文件下發(fā)。三、凡以“上（*）發(fā)”字號發(fā)出的公文，必須報辦公室審核。審核的重點(diǎn)：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表達(dá)、文種使用、格式等是否符合本條例的有關(guān)規(guī)定。各部門發(fā)出的公文由部門經(jīng)理審核，報辦公室備案存檔。四、公文用印應(yīng)填寫用印登記，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后，辦公室方可辦理。部門自行用印，應(yīng)建立登記制度，辦公室將隨時不定期進(jìn)行檢查。五、傳遞秘密公文時，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。第六條 收文處理程序7、。歸檔程序來函簽收拆封登記收發(fā)室行政助理公司領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門登記擬辦分類批辦部門經(jīng)理公司處理來文程序應(yīng)注意：一、公文的收發(fā)、傳閱登記制度由辦公室統(tǒng)一制定，并隨時抽查各部門執(zhí)行情況（收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等）。二、對需要催辦的文件，要建立嚴(yán)格的登記制度。承辦部門必須在規(guī)定的時間內(nèi)將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發(fā)文部門復(fù)命。三、公文辦理完畢，主辦部門應(yīng)將公文處理情況和結(jié)果書面向主管領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)。四、各部門凡需由總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽批的公文，一律由辦公室呈報，其處理程序見“第六條 收文處理程序”。第七條 公文立卷、銷毀。一、與公司經(jīng)營活動有關(guān)的上級機(jī)關(guān)來文，重要會議文件資料，經(jīng)濟(jì)活動中的合同、協(xié)議、8、公司文件、部門文件等一切重要文件均應(yīng)歸檔。二、公司各相關(guān)單位應(yīng)在當(dāng)年三月三十日前，將上年度應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料收集整理后，向辦公室集中移交。三、辦公室收到各單位交來的歸檔文件、資料后，采取年度組織機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容的分類編目方法，進(jìn)行整理立卷。四、沒有存檔價值和存查必要的公文，應(yīng)由辦公室列出清單，征求業(yè)務(wù)部門意見后，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)即可銷毀。對于批準(zhǔn)銷毀的文件，要指定專人（兩人以上）監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀文件清冊上簽名。附件1-1：公司級文件格式秘密等級緊急程度#有限公司文件標(biāo)題字號：小初號黑體字，紅色。發(fā)文字號：4號仿宋GB2312字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識：年份應(yīng)標(biāo)全稱，序號不編虛位（9、即1不編為001）不加“第”字。如果是某部門主辦的公司級文件，在上和發(fā)之間加入帶括號的部門簡稱。空一行關(guān)于的決定公文標(biāo)題：用3號仿宋GB2312體加深，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。標(biāo)題中除引號“ ”和書名號 外，一般不使用其它標(biāo)點(diǎn)符號。空一行、：主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用4號仿宋GB2312體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。（空一行）附件：1.2.（空一行）年月日時間：領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期，用大寫數(shù)字將年、月、日標(biāo)全 （加蓋公章）公文正文：為小4號仿宋GB2312字體，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，10、第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。頁碼：阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3，居中。公文如有附件，在正文下空一行，左空2個字符，用小4號防宋字體標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識要一致。如無附件，在正文下空一行，標(biāo)注日期，加蓋公章。公章必須加蓋在正文頁上。距最后一行正文不超過2mm-4mm，用印必須清晰、端正。（此外，頁面邊距為上下各1.5cm,左右各2.5cm）主題詞小4號黑體字： 小4號仿宋體字，詞目之間空1字發(fā) 送：、 小4號仿宋GB11、2312字，詞目間頓號 校 對： 小4號仿宋GB2312字#有限公司 年月日印發(fā)小4號仿宋GB2312字制文時間，數(shù)字小寫附件1-2：部門主辦的公司級文件格式秘密等級緊急程度#有限公司文件標(biāo)題字號：小初號黑體字，紅色。發(fā)文字號：4號仿宋GB2312字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識：年份應(yīng)標(biāo)全稱，序號不編虛位（即1不編為001）不加“第”字。帶括號的*為主辦部門的部門簡稱。空一行關(guān)于的決定公文標(biāo)題：用3號仿宋GB2312體加深，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。標(biāo)題中除引號“ ”和書名號 外，一般不使用其它標(biāo)點(diǎn)符號。空一行、：主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空一行，左側(cè)12、頂格用4號仿宋GB2312體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。（空一行）附件：1.2.（空一行）年月日時間：領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期，用大寫數(shù)字將年、月、日標(biāo)全 （加蓋公章）公文正文：為小4號仿宋GB2312字體，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。頁碼：阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3，居中。公文如有附件，在正文下空一行，左空2個字符，用小4號防宋字體標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件13、的序號和名稱前后標(biāo)識要一致。如無附件，在正文下空一行，標(biāo)注日期，加蓋公章。公章必須加蓋在正文頁上。距最后一行正文不超過2mm-4mm，用印必須清晰、端正。（此外，頁面邊距為上下各1.5cm,左右各2.5cm）主題詞小4號黑體字： 小4號仿宋體字，詞目之間空1字發(fā) 送：、 小4號仿宋GB2312字，詞目間頓號 校 對： 小4號仿宋GB2312字#有限公司 年月日印發(fā)小4號仿宋GB2312字制文時間，數(shù)字小寫附件1-3：部門文件格式秘密等級緊急程度#有限公司部文件*發(fā)年份號 簽發(fā)人：發(fā)文字號：文件頭用黑體，小初字，間距一經(jīng)固定，不得改動。4號仿宋GB2312字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識14、：年份應(yīng)標(biāo)全稱，序號不編虛位（即1不編為001）不加“第”字。*為部門簡稱，如“服發(fā)”。 空一行關(guān)于的決定公文標(biāo)題：用3號仿宋GB2312體加深，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。標(biāo)題中除引號“ ”和書名號 外，一般不使用其它標(biāo)點(diǎn)符號。空一行、：主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用4號仿宋GB2312體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。（空一行）附件：1.2.（空一行）年月日時間：領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期，用大寫數(shù)字將年、月、日標(biāo)全 （特殊情況需加蓋公章）公文正文：為小4號仿宋GB2312字體，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。結(jié)構(gòu)層次序15、數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。頁碼：阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3，居中。公文如有附件，在正文下空一行，左空2個字符，用小4號防宋字體標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識要一致。如無附件，在正文下空一行，標(biāo)注日期，加蓋公章。公章必須加蓋在正文頁上。距最后一行正文不超過2mm-4mm，用印必須清晰、端正。（此外，頁面邊距為上下各1.5cm,左右各2.5cm）主題詞小4號黑體字： 小4號仿宋體字，詞目之間空1字發(fā) 送：、 小4號仿宋GB2312字，詞目間頓號 校 對： 小4號仿宋GB2312字#有限公司部 年月日印發(fā)小4號仿宋GB2312字制文時間，數(shù)字小寫