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1、公司合同管理制度及相關(guān)部門職責編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 合同管理制度第一章 總則 第一條 為加強合同的管理，規(guī)范和約束公司的經(jīng)營行為，維護公司的合法權(quán)益，杜絕風險存在，根據(jù)合同法及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司的實際情況，特制定本制度。 第二條 公司對外發(fā)生以下業(yè)務(wù)，均須以書面形式簽訂合同。 1、對外投資（接受投資）； 2、借入（借出）款項（不含公司內(nèi)借款）； 3、分兩次以上收（付）款的單筆業(yè)務(wù)； 4、服務(wù)期限在4個月以上的單次收（付）款業(yè)務(wù)； 5、單次付款（收款）金額在10, 000元以上的生產(chǎn)經(jīng)營用原材料、機器設(shè)2、備（產(chǎn)品）采購（銷售）業(yè)務(wù)。 第三條 合同標的具備招投標條件的，一般通過招投標程序再訂立合同。 第四條 公司對合同實行專業(yè)歸口管理，法人委托書管理，合同專用章管理。 第五條 本制度適用于x公司。 第六條 本制度由總則、合同相關(guān)部門的職責、合同訂立條件、合同主要內(nèi)容、合同訂立、合同履行和評價、合同的變更解除、合同糾紛的處理、合同章及合同的管理、附則十部份組成。第二章 合同相關(guān)部門的職責 第七條 公司的合同主管部門為法務(wù)部（行政暫兼），全面負責法律咨詢、法律事務(wù)和合同管理的日常工作，其具體職責： 1、負責聯(lián)系公司聘請法律顧問，法律顧問參與企業(yè)合并、分立，投資、入股等重大合同談判、簽約的法律咨詢服務(wù)3、；負責對公司委托審查的合同提出法律意見，供決策參考：接受委托處理各類合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解，代理仲裁、訴訟案件等法律事務(wù)工作； 2、參與公司重大工程、采購及投資項目的談判；負責從財務(wù)角度對合同進行審核把關(guān)； 3、負責管理公司合同專用章，建立合同臺賬，填寫合同報表，保管合同文本、變更函件與合同有關(guān)的資料，辦理合同資料年終歸檔，建立合同檔案（合同檔案原件由行政部、財務(wù)部各執(zhí)一份）。第八條 合同承辦部門指公司內(nèi)部需簽訂合同的部門；合同承辦部門由業(yè)務(wù)對口的分管領(lǐng)導負責；承辦人指具體負責合同簽訂的公司員工。l、合同承辦部門主要職責：1.1 在授權(quán)范圍內(nèi)負責談判、簽訂合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；14、.2 依照“誰簽訂合同誰負責”的原則，對本部門所承辦簽訂合同的主體資格，履約能力的可靠性，合同內(nèi)容的合法性、嚴密性、可行性及其執(zhí)行結(jié)果負直接、主要責任； 1.3 負責按質(zhì)、按量、按時全面履行合同，避免出現(xiàn)違約給公司造成損失； 1.4 協(xié)調(diào)對方及與合同相關(guān)部門的關(guān)系。2、合同承辦人主要職責： 2.1 承辦人對客戶資信調(diào)查的真實性負直接責任； 2.2 負責本部門合同文本及相關(guān)文書的起草，送部門負責人修改，再由法務(wù)人員斟酌完善； 2.3 送相關(guān)部門會簽； 2.4 呈送分管領(lǐng)導復(fù)核審批； 2.5 及時掌握合同履行的進展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時向部門經(jīng)理匯報，并提出解決問題的意見和建議；2.6 負責保管合同文5、書及與履行、變更、轉(zhuǎn)讓、解除合同的有關(guān)文件，及時送交合同主管部門行政部、財務(wù)部歸檔。第三章 合同訂立條件 第九條 公司法定代表人對承辦人簽訂合同實行授權(quán)委托代理制度。承辦人依據(jù)經(jīng)相關(guān)權(quán)限人簽字審批后的“合同評審簽發(fā)單”代表法定代表人簽訂合同。承辦人未辦理“合同評審簽發(fā)單”對外簽訂的合同無效（其經(jīng)辦人將負全責）。 第十條 合同承辦部門對經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續(xù)。 1、“合同評審單”中的評審流程已完成； 2、依據(jù)合同性質(zhì)確定合同類別，正確使用合同示范文本； 3、對方應(yīng)具有的條件： 3.1 對新客戶（供應(yīng)商）的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證以及履約能力的有關(guān)證件經(jīng)審查合法、真實、可靠6、；對已有業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶（供應(yīng)商）應(yīng)審查其以往付款情況，以及近期經(jīng)營狀況有無負面的重大變動； 3.2 所需的生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證、產(chǎn)品合格證、計量合格證、建筑工程資質(zhì)證、裝修資質(zhì)證、物業(yè)管理資質(zhì)證、廣告許可證等相關(guān)法定證件齊備； 3.3 正式規(guī)范的委托代理手續(xù)、簽字蓋章手續(xù)、審批手續(xù)； 3.4 合同簽訂人的身份、資格，合法有效。 4、合同內(nèi)容具有合法性、嚴密性、可靠性。合同條款齊備、文字準確，風險控制到位。 第四章 合同主要內(nèi)容 第十一條 合同主要內(nèi)容包括如下八項： 1、當事人的基本情況：當事人的姓名（自然人）或名稱（經(jīng)濟組織）；法定代表人（負責人）；住所（自然人的戶口所在地或常住地址、經(jīng)濟組7、織的主要辦事機構(gòu)或主要經(jīng)營場地）；電話、傳真；營業(yè)執(zhí)照號；銀行賬號； 2、合同標的：標的是指合同各方當事人權(quán)利義務(wù)指向的對象。如買賣合同中的具體買賣的物品、工程合同中的工程范圍等； 3、數(shù)量； 4、質(zhì)量； 5、價款、結(jié)算方式和付款方式； 6、履行期限、地點和方式；7、違約責任； 8、解決爭議的辦法。第五章 合同訂立第十二條 合同訂立程序，一般包括調(diào)研準備階段和洽談簽約兩個階段。調(diào)研 準備 招標 工作合同 談判起草 合同 合同 評審合同簽字合同歸檔外部手續(xù) 對方證照復(fù)印件前期調(diào)查表公示開標會議記錄開標登記表招標工作小組名單合 同 談 判 會 議 記 錄合 同 文 本合 同 評 審 單公司相關(guān)授權(quán)8、負責人簽字（蓋章）第十三條 調(diào)研準備階段 l、訂約資格與履約能力的調(diào)查。按照對客戶資信調(diào)查的規(guī)定，對新開客戶要即時調(diào)查，長期客戶要定期考查的要求，合同正式簽訂前，對于新客戶，承辦部門需填寫“前期調(diào)查表”，對客戶資信情況做出評價，部門負責人簽字，作為審批合同的附件； 2、可行性研究。確定了目標市場與客戶關(guān)系后，應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營意圖和自身特點、市場需求制定出經(jīng)營方案。作為對外洽談、交易的依據(jù)。 第十四條 洽談簽約階段： 1、合同談判：合同談判應(yīng)由具有合同談判經(jīng)驗并具有相應(yīng)技術(shù)、經(jīng)濟和法律知識的人員負責；重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同應(yīng)由合同主管領(lǐng)導和承辦部門聯(lián)合組成談判小組。合同談判小組負責人由董事長確9、定。合同承辦部門為合同談判小組牽頭部門，負責對談判要點進行紀錄，形成“談判會議紀錄”并由談判小組成員簽字確認。 2、合同起草：合同起草原則上由承辦部門的談判人員或談判小組負責，必要時可由律師根據(jù)談判要點起草和修正。合同起草應(yīng)做到標的明確、平等互利、內(nèi)容齊全、條款完備、責任明確、風險控制到位。 3、合同評審：合同承辦部門的承辦人員應(yīng)填寫“合同評審單”， 將合同文本、合同對方資料、招標相關(guān)資料送至相關(guān)要限人評審，必要時還須提供合同簽訂背景情況說明。若評審人提出有需要修改的地方，應(yīng)由承辦人修改后重新執(zhí)行修改、復(fù)審及完善。 3.1合同金額評審人權(quán)限，合同總價在300，000元以下的總經(jīng)理為最終評審人；10、合同總價超過300，000元的，董事長為最終評審人； 3.2合同條款評審人分為專業(yè)評審人和一般評審人兩種。一般評審人根據(jù)合同金額確定最終評審人（評審小組人員由董事長選定）； 工程類合同 本制度所稱建設(shè)工程指建筑工程、設(shè)備安裝工程、基礎(chǔ)設(shè)施工程（供水、供電、煤氣燃氣、供暖、通訊、智能化、小區(qū)配套、環(huán)境工程、公建）等； 工程合同由工程部負責起草、談判。建設(shè)工程合同條款的起草應(yīng)參照建設(shè)工程施工合同示范文本（GF-91-02 01）(工商同字(19 91)第83號）及建設(shè)工程價款結(jié)算暫行辦法（財建2004 369號）。建設(shè)工程合同及合同預(yù)算須送造價審計部、財務(wù)部審核；工程合同需經(jīng)工程師（質(zhì)量、工期、形11、象進度等技術(shù)部分）、預(yù)算師（合同價款、計價方式、費用、經(jīng)濟簽證等）、財務(wù)經(jīng)理（付款方式）進行專業(yè)評審后，方可提交合同承辦部門的分管副總（就合同條款的合法性、完整性負第一責任）、總經(jīng)理、董事長進行一般評審。工程類合同評審附屬文件包括：施工圖、預(yù)算書、招標文件、投標文。合同對方應(yīng)提供施工資質(zhì)證復(fù)印件。 3.3合同均需財務(wù)經(jīng)理進行專業(yè)評審后，提交合同承辦部門的分管副總（就合同條款的合法性、全面性）、總經(jīng)理、董事長、進行一般評審。4、合同定稿：合同由承辦部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導根據(jù)評審意見定稿。若評審人會簽的有“需修改”意見，則需重新修改和評審。對于評審意見無法達成一致同意的，為不耽擱時間將由合同金額最終評12、審人直接定稿（附公司文件號 ）。歷次“合同評審簽發(fā)單”作為最新“合同評審簽發(fā)單”的附件，合同承辦部門不得廢棄。 5、簽字蓋章：定稿的合同，承辦人可憑“合同評審單”簽字，并持“合同評審單”申請加蓋合同專用章。公司合同一律蓋“合同專用章”，凡申請蓋公章的，須由合同專用章保管人簽字同意。6、合同原件資料歸檔：所有合同一般公司留存兩份。7、外部有關(guān)手續(xù)：法律法規(guī)規(guī)定需經(jīng)專門機關(guān)批準的合同，合同簽訂后應(yīng)由承辦部門辦理審批手續(xù)；凡國家規(guī)定需經(jīng)有關(guān)部門登記或備案的合同，必須向規(guī)定的部門申請登記或備案；凡按有關(guān)規(guī)定必須鑒證的合同，必須申請鑒證；法律規(guī)定或合同約定進行公證的合同必須進行公證。第六章 合同履行和評13、價 第十五條 合同的履行階段 1、承辦部門負責組織、協(xié)調(diào)合同規(guī)定的公司義務(wù)的全面履行，督促檢查、驗收、確認合同對方義務(wù)的履行。合同承辦人應(yīng)將合同的履行情況及時向董事長匯報； 2、合同簽訂后，承辦部門應(yīng)在2日內(nèi)將合同文本復(fù)印件送達與履行合同有關(guān)的部門并將合同義務(wù)分解落實； 3、對應(yīng)驗收的標的物，應(yīng)由有關(guān)部門驗收后簽署驗收證明。對驗收不合格或與合同規(guī)定不符的標的物，應(yīng)由承辦部門在即日提出書面意見，按國家規(guī)定或合同約定的時間向?qū)Ψ教岢霎愖h，盡快采取適當措施解決； 4、凡不按合同規(guī)定的結(jié)算方式辦理收款和支付手續(xù)的，財務(wù)部有權(quán)拒絕辦理。財務(wù)部經(jīng)理應(yīng)隨時督促合同承辦部門保障合同雙方如約履行合同； 5、合同14、承辦部門應(yīng)定期對到期合同履行情況進行檢查。問題較大的應(yīng)書面上報董事長。 第十六條 總結(jié)評價階段 合同承辦部門要對重大合同的履行情況按進行總結(jié)，分析執(zhí)行結(jié)果，評價合同伙伴，總結(jié)經(jīng)驗教訓。第七章 合同的變更、解除 第十七條 合同雖已簽訂，但發(fā)現(xiàn)顯失公平、重大誤解或?qū)Ψ接衅墼p行為，嚴重損害公司利益的，合同承辦部門應(yīng)及時與對方協(xié)商變更或解除合同，并以“工作審批單”逐級審批匯報，申請采取合法有效的措施，制止危害行為的發(fā)生，必要時可請求仲裁機構(gòu)或人民法院予以變更或撤消。 第十八條 對于工程類合同在執(zhí)行過程中涉及經(jīng)濟簽證的，合同承辦部門應(yīng)根據(jù)明確的修改圖紙，則按圖紙計算變更工程量；如無明確圖紙須進行現(xiàn)場丈量15、確認，并繪制圖紙或拍照錄像，以保存第一手原始資料。 第十九條 經(jīng)雙方協(xié)商變更、解除合同的內(nèi)容，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，簽訂的補充協(xié)議按正常合同依本制度的規(guī)定辦理手續(xù)，作為原合同的附件進行管理。第八章 合同糾紛的處理 第二十條 合同違約必須依法承擔違約責任。對方違約要按規(guī)定索取違約金，如造成經(jīng)濟損失還應(yīng)索取賠償金；我方違約或給對方造成經(jīng)濟損失應(yīng)由承辦部門查清原因，以“工作審批單”形式逐級審批后按規(guī)定辦理違約金和賠償手續(xù)。 第二十一條 發(fā)生合同糾紛后，承辦部門應(yīng)首先及時與對方協(xié)商解決。因?qū)Ψ截熑我鸬募m紛，應(yīng)堅持原則，保障我公司合法權(quán)益不受侵犯；因我公司責任引起的糾紛，應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益，主動承擔責任，16、并盡量采取補救措施，減少我公司損失；因雙方責任引起的糾紛，應(yīng)實事求是，分清主次，合情合理解決。對于雙方經(jīng)協(xié)商達成一致意見時，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，簽訂的補充協(xié)議按正常合同依本辦法的規(guī)定辦理手續(xù)，作為原合同的附件進行管理。 第二十二條 發(fā)生合同糾紛協(xié)商不成時，承辦部門應(yīng)于三個工作日內(nèi)以“工作審批單”形式上逐級審批，并在法定代表人的授權(quán)下配合律師向有管轄權(quán)的仲裁機構(gòu)申請仲裁或向法院起訴，任何部門不準私自對外委托有關(guān)部門或個人處理糾紛（對外發(fā)布消息對口統(tǒng)一）。第九章 合同的管理第二十三條 法務(wù)部作為合同的主管部門，合同的具體份數(shù)按實際情況確定，但我公司至少留存兩份原件，合同管理部門行政部一份、承辦部門財務(wù)部一份。并抄送一份至承辦部門。 第二十三條“合同評審單”原件、合同評審附件資料、法定代表人授權(quán)委托書原件、合同附屬資料、公司內(nèi)部招標評審資料以及變更合同的往來函件，保存在財務(wù)部。合同承辦部門轉(zhuǎn)交財務(wù)部時，應(yīng)填寫“合同移交登記表”。 第二十四條 合同保管人員按照合同主管部門的要求對生效的合同統(tǒng)一編號、在合同首頁加蓋序號印章、填寫“合同情況登記表”、裝訂歸檔。如需調(diào)閱，根據(jù)權(quán)限調(diào)用。第十章 附則 第二十五條 本制度由法務(wù)部負責解釋、修訂、監(jiān)督執(zhí)行。第二十六條 本制度由董事長簽批，自頒布之日起執(zhí)行。