公司物流部運輸管理制度及操作流程24頁.doc
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上傳人:職z****i
編號:1119769
2024-09-07
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1、公司物流部運輸管理制度及操作流程編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 操作流程(軟件系統管理)一、 采購流程 采購流程遇促銷等特殊原因采購人員手工創建采購訂單系統根據安全庫存自動生成采購訂單采購負責人審批,訂單生效采購人員打印訂單,傳真至供應商供應商簽字確認,回傳采購人員定期查看未完成訂單情況,敦促供應商在訂單有效期內完成送貨如系統功能允許,可由電腦直接傳至供應商,并電話確認流程說明:1 采購訂單應包括如下信息:供應商編號/名稱、訂單有效期、商品編號/名稱、規格、數量、單價、交貨日期。2 采購訂單在系統中有3種狀態:未完2、成 ;完成 ;取消為防止缺貨情況發生,采購人員須定期查看未完成訂單的情況,敦促供應商在交貨日期前送貨。供應商的供貨是否及時,應作為對其考核的一項重要指標。完成狀態:說明供應商在有效期內送貨,DC完成入庫。取消狀態:說明供應商未在有效期內送貨,訂單失效。二、 收貨流程 收貨流程采購以書面形式確認實際收貨數量/價格 價格不符或送貨數量大于采購數量白聯每周收貨單籃聯及供應商送貨單底聯粉聯收貨員在外包裝箱上貼好貨品信息標簽,填好相關信息,將商品放入指定倉位收貨員仔細清點商品,在預檢單上填寫實際收貨數量及生產日期。對于超過保質期1/5的商品拒絕收貨系統操作員錄入實際收貨數量及批號(生產日期),打印收貨單3、一式3聯,供應商簽字確認后,在粉聯蓋收貨章商品到達,系統操作員調出相應采購訂單,與供應商送貨單核對商品品名、價格財務供應商系統操作員將收貨單白聯、預檢單及供應商送貨單底聯存檔通知采購,確認價格/數量訂單上沒有的商品拒收流程說明:1 收貨單的單號必須連續,且按順序整理歸檔。物流部負責人每月檢查文件歸檔情況;2 操作員應留存供應商的送貨單兩聯,一聯交給財務,一聯存檔;3 操作員做入庫操作時要注意核對價格,如供應商送貨單價格與系統采購訂單價格不符,應及時聯系采購人員;4 貨品信息標簽包括:商品編號/名稱、規格、起始數量、生產日期,請見附件2;5 當訂單是取消狀態時,無法完成入庫操作,須通知采購補訂單4、,或拒收貨品;6 關于系統入庫數量錯誤需修改的情況:系統操作員每日需核對當日收貨單據,發現錯誤及時更改,并讓采購通知供應商。每周與財務交接完單據后,收貨數量將無法修改。入庫數量少于實收數量,通知采購補訂單;入庫數量大于實收數量,系統內做退回供應商處理。三、 發貨流程 發貨流程 經銷商通過網絡或電話訂貨數量不符數量無誤差異統計表、白聯、運單白、藍聯每周將粉聯數據傳輸至DC系統操作員調出銷售訂單并打印,交予發貨人員發貨人員按照訂單上的批號揀選商品,并放至待發貨區。備貨完畢后簽字確認,交予操作員備貨人員打好包裝,并確保外包裝箱的安全性操作員按實際發貨數量打印銷售單,一式三聯業務部錄入銷售訂單。部門負5、責人審批,訂單生效財務經銷商/門店收到貨時,首先檢查外包裝情況,并與送貨司機當場共同清點商品數量填寫差異統計表,與送貨司機雙方簽字在銷售單、運單上簽收,留存藍聯操作員銷售單白聯與對應的銷售訂單歸檔,運單統一歸檔,并對送貨差異進行統計市內送貨與司機共同清點貨物件數,填制運單,雙方簽字,裝車、發運白、藍聯交給司機對于預付貨款業務,需再經過財務審批,訂單生效白聯經銷商/門店收到貨時,仔細清點貨物件數、檢查外包裝是否完好外地送貨按照收貨須知中的步驟處理與對應的銷售訂單一起歸檔與司機共同清點貨物件數,填制運單,雙方簽字,裝車、發運,藍聯放入包裝箱中流程說明:1銷售單單號須連續、按順序歸檔;2操作員要注意6、核對銷售單與銷售訂單實際發貨的金額,訂單完成后將不能修改;3備貨人員打包裝時要確保包裝安全,準確抄寫收貨人的姓名、地址、電話及貨品件數;4備貨時要先揀取散箱中的商品;5運輸專員要及時完成運輸統計表及運輸差異統計表;6收貨須知 附件1運輸差異統計表 附件3運輸統計表 附件4四、退貨流程 退貨流程 經銷商退貨送貨上門檢查外包裝白、藍聯破損/污染白、藍聯每周藍聯有差異無差異完好破損/污染完好檢查外包裝財務通知業務部與經銷商聯系拒收,退回客戶物流公司出具破損證明庫管將商品放入相應倉位,并簽字操作員物流部填寫退貨驗收單清點貨物簽收業務部受理經銷商退貨申請,創建銷售退貨單部門負責人審批,訂單生效物流部退貨7、驗收單與銷售退貨單一并歸檔QC檢查產品質量系統操作員打印銷售退貨單,交予庫管客戶認可經銷商不認可提貨流程說明:1 銷售退貨單的單號必須連續,并按順序歸檔;2 對于無法正常銷售的商品,在系統中要退入殘次品倉庫,物理庫存庫管上也要分開,留待退回供應商,再加工或報廢。退回供應商采購員聯系供應商處理退貨事宜。在系統中創建采購退貨單供應商到達倉庫,操作員打印采購退貨單,交予庫管庫管取出需退貨商品,與供應商共同清點,無誤,庫管簽字,交予操作員操作員錄入實際退貨數量,完成采購退貨單并打印,一式三聯,供應商簽字供應商財務采購退貨單按單號歸檔粉聯藍聯白聯流程說明:1采購退貨單單號須連續,并按順序歸檔;2操作員需8、仔細核對退貨數量后再做出庫,否則,完成操作后將不能修改。五、 移庫流程 分公司系統根據安全庫存自動生成移庫單分公司業務部根據促銷等特殊原因手工創建移庫單業務部負責人審批,移庫單生效操作員打印移庫單,交予庫管庫管備貨,簽字操作員完成系統操作,打印出庫單,一式三聯裝車,發運財務粉聯白聯與移庫單一起存檔分公司人員接收貨品,按市內經銷商的收貨步驟執行藍聯分公司在系統中調出出庫單,完成收貨入庫。出庫單歸檔保留移庫流程流程說明:1 所有出庫單須單號連續,順序歸檔,完成操作后將無法修改;2 分公司在收貨時,不管實際數量是否有差異,系統中一律先按出庫單的數量做入庫。實際數量差異在查明原因后做相應的處理。六、 9、生產發料及成品入庫 生產發料及成品入庫 生產部門根據生產訂單創建領料單生產部門負責人審批,領料單生效生產部打印領料單,到庫房領料庫管備料,與生產部員工共同清點,雙方簽字確認操作員調出相應領料單,按實際數量打印領料發貨單一聯。與領料單一起歸檔生產完成,庫管與生產部繳庫人員按照生產訂單共同清點成品的規格、數量,庫管簽字操作員在系統中完成收貨操作,打印生產收貨單一聯,繳庫人員簽字確認生產收貨單與生產訂單一同歸檔流程說明:1倉儲收貨員可將實際繳庫商品型號與生產訂單商品型號不符的商品或是超出生產訂單數量的商品退回生產部。七、 內部領用 內部領用 申請人填寫領用申請表總監或以上人員簽字到物流部領取用品操作10、員打印領用單,與領用申請單一起歸檔流程說明:1領用申請單 附件5八、 報損 報 損 物流部提交報損表,注明詳細原因總監或以上人員簽字批準物流部對商品進行銷毀。操作員在系統中完成操作。QC簽字確認九、 盤點流程 盤點流程 操作員打印盤點差異報告盤點前理清商品,區分出不應計入盤點數量的商品操作員錄入實際盤點數量,打印復盤點單庫房人員進行盤點,并簽字操作員打印盤點單庫房人員復盤,直至最終確認盤點數量財務部物流部負責人簽字確認財務人員監督執行注意事項:1 由物流部每月出具DC、分公司及直營店的盤點計劃,并組織實施,財務部人員進行監督;2 DC每周進行一次循環盤點,調整庫存;每月進行一次物理盤點,與財務11、庫存核對。第三章 操作流程(手工管理)一、 收貨流程 收貨流程 到貨后供應商出示采購訂單的傳真件系統操作員完成入庫統計表,要注意生產日期的填寫收貨員對照采購訂單及供應商送貨單完成收貨,并簽字確認在供應商送貨單上蓋收貨專用章,留存2聯,1聯存檔,1聯至財務流程說明:1系統操作員需將每日的收貨情況匯總,完成庫存統計表1入庫統計表 附件62庫存統計表 附件7二、 發貨流程 發貨流程 銷售部填寫銷售訂單部門負責人簽字預收貨款業務,須財務簽字傳真至物流部,備貨人員按照銷售訂單備貨,參照軟件系統管理的流程操作系統操作員填寫出庫單一式四聯財務出庫單一聯隨貨走,一聯存檔系統操作員完成出庫統計表及庫存統計表出庫12、單兩聯流程說明:1銷售訂單 附件8 出庫統計表 附件9 庫存統計表 附件 7第四章 運輸管理 公司必須與所有的物流服務商簽訂合同,每月對其考核,考核標準如下:考核項目計算公式達標標準滿分得分備注價格評估(25%)合同價格該公司價格/所有物流服務商平均價格1.110價格優惠措施/5返回貨款及時率規定時間內返款次數/當月應返款總次數7510通常情況5-7天返一次款運輸時效評估 (35%)準時提貨率當月準時提貨票數/當月所有發貨票數98.010準時送達率當月準時送達票數/當月總發貨票數98.015貨損貨差率當月貨損貨差金額/當月總發貨金額0.210服務水平評估 (40)在途查詢效率/8客戶投訴率客戶13、投訴次數/當月發貨總次數112 應急事件處理效率/8索賠處理情況/12總計得分說明:1 達標標準一欄內有分值的項目為硬性指標,沒達到該標準的物流服務商將停止合作;2 無硬性指標的考核項目為物流部主觀打分項目;3 A級 90分 可繼續合作B級 8089分 可繼續合作C級 7079分 暫停合作,限期整改D級 70分 終止合作第五章 部門內部績效考核物流部經理每月對本部門員工的工作績效進行考核,主要考核指標包括物流工作的效率、準確率等,其他指標請參見人力資源部的考核內容。考核標準如下:說明:1 滿分100分2 優秀 90分良好 8089分及格 7079分不及格 70分附件1:經銷商收貨須知經銷商收貨14、須知一 收貨須知1 收到貨時,須仔細清點貨物件(箱)數,包裝箱及封箱帶是否完好,方可在運單上簽收。2 若包裝箱有破損、內部液體滲露、變形的情況,應與送貨人員共同按照銷售單清點貨品明細。并讓其出具破損證明,24小時內傳真至總部。證明應包括以下內容:包裝箱損壞情況;產品名稱、數量、丟失/損壞情況。注意:證明人應為當地物流公司正式員工。二 驗貨須知1 簽收后,及時對商品進行清點,如有差異,須在48小時內向總部書面提出缺損商品的明細單,否則即視為完好收到貨品。2 經總部審核認可的缺損貨品,須盡快將損壞的貨品返回,總部收到后將補發新品。三附件2:貨物信息標簽貨物信息標簽編 號批 號名 稱收貨日期起始數量15、揀貨日期揀貨數量注:須貼在商品外包裝箱的同一方向、同一位置,以方便日常查看。附件3:運輸差異統計表運輸差異統計表發貨日期到貨 日期到貨 地點商品編號商品名稱規格差異 數量備貨人員經銷商 名稱承運人原因說明附件4:運輸統計表運輸統計表訂單日期省份城市客戶名稱銷售金額代收貨款金額發貨件數運 費發貨日期到貨日期承運人查詢電話運單號備貨 人員運單回收備注長途保險包裝提貨送貨合計附件5:領用申請單領用申請單部 門日 期申 請 人領用事由序號商品編號名 稱規格數量備 注123456789101112批準人:領用人:發貨人:附件6:入庫統計表入庫統計表入庫 日期供應商 編號供應商商品編號名稱規格數量批號單價總價備注合計附件7:庫存統計表庫存統計表附件8:銷售訂單銷售訂單客戶名稱 訂單編號地 址 訂購日期電 話 付款方式序號商品編號名 稱規 格數 量單 價折扣率折后價總金額備注123456789101112合 計制單人:銷售經理:財務部:發貨人:附件9:出庫統計表出庫統計表出庫日期收貨人商品編號名稱規格數量批號售價總金額備注合計