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1、公司環(huán)境工程事業(yè)部職能及郵件管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄第一章 總則1第二章 部門職能與組織機構(gòu)1第三章 日報、周報管理1第四章 出差、招待及費用報銷2第五章 部門工作對接3第六章 郵件管理4第七章 加班、請假、調(diào)休管理4第八章 任務書編寫及績效考核管理4第九章 其他5第十章 附表5第一章 總則第一條 為了加強對本部門的日常管理，規(guī)范工作流程及制度，提高工作效率，制定本辦法。第二章 部門職能與組織機構(gòu)第二條 部門職能：根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略，經(jīng)營指標，制定市場技術(shù)戰(zhàn)略，完成公司年度經(jīng)營目標。第三條 工2、作職能：儲單跟單完成訂單，包括收資、項目跟進、商務談判等等；技術(shù)方案/標書編制，技術(shù)交流并完成投標工作及后期設計、施工技術(shù)支持。第四條 組織機構(gòu)：第三章 日報、周報管理第五條 中層以下員工每天下班時及時通過釘釘APP提交工作日志，寫明當日工作內(nèi)容及需協(xié)調(diào)問題，日志接收人為綜管部：人事專員、主任，環(huán)境工程事業(yè)部：副部長、副部長助理、部門內(nèi)勤，部門內(nèi)勤當天匯總工作日志并提交部門負責人，當日未提交日志的員工扣除50元（綜管部記入工資）。第六條 周報及時提交，內(nèi)容務必如實詳細，應寫明本周工作完成情況，并與上周工作的工作計劃作對比分析，根據(jù)上周工作完成情況制定下周工作計劃，每周五下午5：00前提交到部門3、內(nèi)勤統(tǒng)一整理后提交部門負責人補充修訂，部門負責人修訂后在周六晚上8：00前交由綜管部人事專員（郭珍妮）統(tǒng)一匯總，格式參照公司周報模板。第七條 每周日晚上8點由部門助理組織召開周例會，參會人員為環(huán)境工程事業(yè)部全員，由部門內(nèi)勤通過釘釘電話會議或視頻會議發(fā)起，各員工在會上應如實匯報自己上周工作情況及問題分析，部門內(nèi)勤根據(jù)匯報形成會議紀要并于周一上午提交部門負責人修訂及批復。第八條 每周一上午9:00由綜管部組織召開公司周例會，參會人員為紫荊公司全體員工，每人應如實匯報自己上周工作情況、下周工作計劃及問題分析。第九條 周例會不得缺席，如有特殊情況應與部門負責人請假。第四章 出差、招待及費用報銷第十條 4、出差員工出差前填寫出差審批單并提交審批人審批，流程為：普通員工審批流程：部門負責人綜管部負責人總經(jīng)理（出差時間5天及以上才需到總經(jīng)理審批）；中層及以上員工：綜管部總經(jīng)理。第十一條 出差應本著節(jié)約原則，在公司允許范圍內(nèi)合理安排出差（參見出差管理制度），涉及機票且時間緊急的須經(jīng)過部門負責人批注。第十二條 出差人員回公司兩日內(nèi)必須寫詳細的出差報告并提交部門助理匯總給部門負責人，作為報銷的依據(jù)，必須說明做了什么事，見了什么人，解決了什么問題。 第十三條 出差人員回來后一周內(nèi)辦理報銷手續(xù)，貼票要求詳細參照公司制度，報銷應附上出差申請單、出差報告、住宿憑證，報銷審批流程為：部門負責人財務會計財務總監(jiān)總經(jīng)理5、出納（辦理結(jié)款），審批完后交由部門內(nèi)勤進行費用統(tǒng)計，費用統(tǒng)計應按照個人統(tǒng)計及項目分類進行統(tǒng)計，統(tǒng)計完后交由出納統(tǒng)一安排報銷。第十四條 費用報銷中級及以上員工統(tǒng)一由石英貼票報銷，普通員工自己貼票報銷。第十五條 招待宴請必須提前審批，審批流程為：部門負責人總經(jīng)理綜管部，標準及流程詳見公司宴請管理辦法。第五章 部門工作對接第十六條 部門與其他部門重要工作對接必須使用部門聯(lián)系函，聯(lián)系函擬好后必須交由部門負責人修訂及批復，由部門內(nèi)勤統(tǒng)一發(fā)至各個部門內(nèi)勤，由內(nèi)勤與上級反饋并協(xié)調(diào)。第十七條 其他部門日常臨時需我部門交辦事宜，需在每周周例會上提出，由部門負責人統(tǒng)一安排到工作計劃中，如遇特別緊急需我部門及時提供6、技術(shù)支持事宜，需及時發(fā)聯(lián)系函給我部門負責人，由部門負責人統(tǒng)一安排，經(jīng)營班子安排工作，被安排員工須抄送說明一份給部門負責人，嚴禁越級匯報。第十八條 所有部門聯(lián)系函由部門內(nèi)勤統(tǒng)一匯總歸檔，函件編號由部門內(nèi)勤統(tǒng)一管理，發(fā)函前從部門內(nèi)勤那取得編號并備案。第六章 郵件管理第十九條 公司日常郵件往來全部用公司企業(yè)郵箱，對外技術(shù)交流及方案必須用公司郵箱，設計技術(shù)方案的須有技術(shù)負責人確認后統(tǒng)一發(fā)出，部門內(nèi)勤備案。第二十條 重要郵件應發(fā)給部門內(nèi)勤備案，部門內(nèi)勤應起到督促作用。第二十一條 郵件發(fā)出應注明主題、言語正式、具體事宜分點列出。第二十二條 緊急郵寄發(fā)出應注明對方答復時間，并打電話確認對方是否收到郵件。第七7、章 加班、請假、調(diào)休管理第二十三條 日常工作提高工作效率，部門提倡“高效率，少加班”，重要工作需加班可填寫加班申請單報由部門負責人批復，交由綜管部存檔。第二十四條 如有重要個人事宜，請假、調(diào)休應提前申請，必須提前安排好手頭工作，申請流程為：部門負責人綜管部部門負責人。第八章 任務書編寫及績效考核管理第二十五條 部門負責人每月月初1號應編寫并提交部門工作任務書至綜管部，同時把部門月度工作任務書下達至個人，各員工圍繞部門月度工作任務書填寫個人工作任務書并匯總給部門內(nèi)勤，由內(nèi)勤統(tǒng)一匯總給綜管部，作為3月份個人的績效考核依據(jù)。第二十六條 個人工作任務書的評分分權(quán)由各個員工根據(jù)工作重要性進行分解。第二十8、七條 部門員工每月月底應完成本月工作任務書的總結(jié)，即在月初提交的工作任務書上填寫實際工作完成情況并自評，統(tǒng)一交由部門內(nèi)勤匯總，內(nèi)勤匯總后交由部門負責人評分，部門負責人在每月月底最后一天完成任務書評分后交由綜管部。第二十八條 部門工作任務書作為部門負責人個人績效的考核依據(jù)，因此部門負責人不需填寫個人任務書。第二十九條 內(nèi)勤應在月底完成部門工作總結(jié)的編寫，主要圍繞部門任務書完成情況進行編寫，交由部門負責人修訂后提交到綜管部存檔。第九章 其他第三十條 各員工任何費用報銷單提交出納前應提交給部門內(nèi)勤進行費用統(tǒng)計，差旅費統(tǒng)計應按照個人費用統(tǒng)計及項目費用進行統(tǒng)計，出差人必須協(xié)助內(nèi)勤完成費用統(tǒng)計。第十章 附表附表一：部門聯(lián)系函發(fā)文字號：-01密級及保密期限： -主送：綜合管理部緩急：常規(guī) oo緊急 oo特急抄送：行文部門：環(huán)境工程事業(yè)部行文日期：擬稿人： 簽發(fā)人：關于XX的申請 綜合管理部：此函盼復