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1、公司銷售產品授權申請及發貨管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章：產品發貨管理規定第一節：銷售產品發貨管理規定一、 銷售產品發貨業務要求1、 所有涉及到銷售產品發貨業務的各營銷平臺及總部的相關部門都要嚴格遵守產品發貨管理規定；2、 業務科的正常收發貨業務接單時間規定為：早8:30下午17:30；業務科在接單后2個工作日將貨發出。對于加急發貨申請接單時間規定為：早9:00下午4:00。3、 商務盤點期間不辦理發貨業務，對于特殊緊急的項目發貨，需要營銷平臺提交加急發貨單可支持發貨。4、 對滿足正常的銷售發貨業務2、的申請，不需要簽批，供應鏈商務部開辟“綠色發貨通道”，最大限度的支持銷售發貨業務；5、 銷售發貨必須具備的“二個條件”：（1） 產品備貨申請單；（2） 銷售合同和發貨信息表；6、 銷售發貨的產品必須是經質量部門檢驗合格入庫的產品；7、 嚴格按照價格表的產品型號填寫，同時在發貨信息單上務必寫明對應的備貨單號，銷售發貨的產品型號必須與備貨、銷售合同的產品型號、數量保持一致；8、 正常發貨的承諾處理時間為2個工作日，即商務接到合同管理員提交的發貨信息單，承諾最長處理時間在2個工作日內將貨發出。營銷平臺接口人務必在提交發貨信息單時要提前預留時間。9、 涉及硬件版本升級、硬件更換的銷售業務，需要發回要升3、級、更換的設備，并按銷售產品發貨的程序執行；二、 涉及到相關部門的職責定義部門職責定義產品管理中心1、對銷售產品及價格具有絕對的解釋權；2、對由于工藝更改或工藝不全、批量軟件升級、新產品生產等因素影響到正常生產計劃的下達與完成的情況，而導致供應鏈商務部發貨承諾不能履行的責任負責；3、負責對生產過程中發現的批量故障，而導致生產、商務不能按照正常的生產周期、備貨及發貨周期時間進行的情況，及時向各營銷平臺下達相關通知；4、對因加急發貨業務而違反生產工藝要求的行為的批準權；協調解決因加急業務給合同管理、供應鏈商務部、生產部門、質量部門工作順利進行帶來的困難；5、對各營銷平臺的產品質量投訴及質量問題的解4、決具有監督權；各營銷平臺1、對要求發貨的產品型號填寫的準確性負責；2、對發貨信息表、授權申請表中，所有信息的真實性與準確性負責；3、對沒有按照供應鏈商務部規定的備貨要求、發貨要求而導致發貨業務的延誤負責；4、對到貨產品無法正常使用的投訴權；合同管理1、對發貨信息表填寫要求進行審核，以保證發貨業務的順利進行；2、對滿足發貨要求的合同、發貨信息表及時下發到供應鏈商務部時間承諾負責；3、對合同中沒有經過供應鏈商務部確認的發貨時間及相關條款負責；4、負責對因為不滿足合同管理要求而申請的加急發貨業務申請的總部審批業務；供應鏈商務部1、審核銷售合同中的發貨時間及相關條款；2、對違反規定的業務有否決權及通報5、權；3、對發貨產品型號的準確性和及時性負責；4、負責對因為不滿足備貨管理要求的加急發貨申請的總部審批業務；5、對不滿足正常發貨要求的申請及時進行溝通與反饋；三、 銷售發貨業務的類型1、 正常發貨業務：在規定的接單時間范圍內，接到合同管理員下達的發貨指令，同時發貨產品滿足備貨要求，視為正常發貨業務。對正常發貨業務供應鏈商務部開辟“綠色發貨通道”，無需進行簽批，直接執行發貨程序。滿足正常發貨業務必須同時具備如下條件：1) 具備有效的合同及發貨信息表，同時ERP系統訂單已經釋放；2) 提交了備貨申請單；3) 備貨時間與數量滿足備貨要求；4) 備貨產品與發貨（合同）產品一致；2、 非正常發貨業務：在規6、定的接單時間范圍內，接到合同管理員下達的發貨指令，但發貨產品不滿足備貨要求，視為非正常發貨業務。以下幾種情況都被視為非正常發貨業務：1) 沒有提交備貨申請單；2) 備貨產品不滿足備貨時間要求；3) 在進入到發貨環節時發現備貨的產品要求與合同不符； 3、 加急發貨業務： 除了上述兩種類型之外的業務，凡是由各營銷平臺指定“加急”發貨的業務統稱為加急發貨業務。有關此類業務的操作請詳見本節的第六部分。必須由公司營銷副總裁簽字批準方可執行，并由各營銷平臺承擔相應的“加急成本”。四、 銷售發貨業務流程1、 銷售發貨業務流程步驟一：合同系統操作；合同管理員接到有效合同和發貨信息表后，做如下操作：1) 審核發7、貨信息表填寫是否齊全；對不齊全的發貨信息表及時與銷售人員溝通修正；2) 審核預付款是否到賬；沒有到賬的情況，合同管理員及時與銷售人員溝通，并告之不能發貨；否則，按照加急發貨業務進行申請。3) 進行ERP訂單系統錄入并進行釋放；4) 合同及發貨信息表復印及下發供應鏈商務部；在特殊情況下，當不滿足合同管理要求又急需發貨的業務，請各營銷平臺按照加急發貨業務進行申請。步驟二：商務接單審核；庫房管理員接到合同及發貨信息表后，進行如下條件審核：1) 查看ERP訂單是否釋放；沒有釋放的合同拒收，返回到第一步驟；2) 查看此合同是否有備貨申請單；沒有備貨申請單的合同，商務人員電話通知各營銷平臺接口人，按照備貨8、流程辦理備貨手續；走完備貨流程后，直接進入到步驟三；3) 備貨周期是否滿足要求；不滿足備貨周期的合同，待備貨周期滿足后，直接進入到步驟三；4) 發貨與備貨產品是否一致；如果合同產品與備貨產品不一致時，收，返回到第一步驟；5) 查看此合同是否有備貨申請單；沒有備貨申請單的合同，商務人員電話通知各營銷平臺接口人，做備貨申請更改，并從更改時間開始計算備貨周期，期滿后，直接進入步驟三；當審核的四個條件全部滿足要求時，直接進入步驟三；如果接到合同管理員提交的加急發貨業務申請單時，庫房管理人員直接進行步驟三的操作。步驟三：產品分撿出庫；庫房管理員對滿足發貨條件的合同進行如下工作：1) 填寫發運單，聯系發運9、公司；2) 進行備貨產品的系統消賬；3) 系統發貨出庫并打印出庫單；4) 通知庫房搬運工進行產品分撿出庫；5) 對分撿出來的產品根據出庫單貼上發運單據；6) 與貨運公司進行產品發運清點確認；上述三個步驟完成后，即完成全部銷售產品發貨工作。2、 銷售產品發貨業務流程圖特別說明：1) 備貨周期：請詳見第二章產品備貨管理規定中對備貨時間的要求及對2008年常規產品提前備貨周期表的介紹；2) 備貨時間補差：是備貨周期減去已經備貨的時間；3) 重工生產周期：見下方生產部門提供的生產周期表； 工作日常規生產重工生產軟件灌裝修改參數更換配件10臺752710臺30臺974930臺50臺121061250臺110、00臺17151217100臺200臺21五、 銷售發貨業務的時間承諾發貨類型情況定義時間承諾正常發貨業務發貨的四項必須條件全部具備時；2個工作日（正常發貨時間）非正常發貨業務沒有提交備貨申請單；備貨周期+1個工作日備貨周期不滿足要求，其他條件都滿足時；備貨周期-已備貨時間+1個工作日發貨與備貨產品型號相同，但模塊或配置口要求不同。其他條件都滿足時；重工生產周期+1個工作日特別說明：1、 時間承諾是以接到上一個步驟滿足要求的相關單據或指令開始計算；2、 如果發貨需求中存在兩種以上的產品型號時，由于不同的產品型號和數量備貨周期不同。所以，如果各營銷平臺接口人沒有特殊說明時，供應鏈商務部按照最長的11、備貨周期時間統一進行發貨。六、 加急發貨業務1、 各營銷平臺對加急發貨業務的承諾由于加急發貨業務會影響到正常排單業務的順利進行，同時會非計劃的占用相關部門的各種資源，產生管理成本，所以，為降低管理成本，控制加急發貨業務的發生是每一個營銷平臺負責人義不容辭的責任。為此，在提出加急發貨業務的申請前，各營銷平臺必須對如下要求進行承諾：1) 主動控制本營銷平臺業務范圍內加急發貨業務的發生；2) 接受加急發貨業務而引起的資源耗費與占用的具體費用化管理規定；3) 同意財務定期將其確認的加急發貨業務數量與費用化金額，從營銷平臺費用中扣除；4) 在特殊業務情況下，授權各營銷平臺負責人自本規定發布之日起到年底止12、，享有6單免責加急發貨業務的審批權，但此6單免責加急業務只適用于不符合備貨管理要求中的“備貨產品不滿足備貨時間要求”和“到發貨環節時發現備貨的產品要求與合同不符（型號相同，功能或配置口不同）”條件的使用；5) 對于超出加急發貨產品范圍的產品要求加急發貨時，供應鏈商務部有權拒絕受理；如果受理則按照5000元/單的標準扣除申請營銷平臺的費用；6) 加急發貨業務費用表：引發加急發貨的原因具體情況費用（元）/單不符合合同管理要求沒有生效的合同；沒有準合同；5000預付款未到賬2500不符合備貨管理要求沒有提交備貨申請單2000備貨產品不滿足備貨時間要求1000到發貨環節時發現備貨的產品要求與合同不符（13、型號相同，功能或配置口不同）1000不符合合同管理要求，同時不符合備貨管理要求在不符合合同管理要求中的一項的同時，也不符合備貨管理要求中的任意一項不符合項的費用之合特別提醒：1、只要合同中存在上述任意一條不符合項，即為不符合相關要求的合同；2、如果到發貨環節發現備貨產品與合同不符，且非同型號產品時，此現象按照“沒有提交備貨申請單計算；例如：備貨的是天闐NS200但合同要出NS500；或備貨的是NS200但合同要出AIO300等現象。2、 加急發貨業務的相關規定1) 申請接收部門：對于不滿足合同管理要求的加急發貨業務，請提交給計劃財務部的合同管理員；對于不滿足備貨管理要求的加急發貨業務，請提交給14、供應鏈商務部的計劃管理員；對于既不符合合同管理要求又不符合備貨管理要求的申請，請提交計劃財務部的合同管理員。2) 審批要求：a) 加急發貨業務必須由各營銷平臺的負責人審核同意，不得授權他人簽字；b) 加急發貨業務必須由供應鏈總監簽字同意；c) 計劃財務部與供應鏈商務部業務操作審批人為財務總監；3) 時間承諾：a) 合同管理員與供應鏈商務部的計劃管理員必須在接到加急發貨業務申請單后的半個工作日內，完成公司內部的審批跑簽工作；b) 各位審批人必須當場進行審批確認和簽批；如果審批人不在公司必須電話確認后c) 生產部門接到加急生產任務單后，必須啟動加急生產流程，確保加急產品在半個工作日內入庫；d) 供15、應鏈商務部必須承諾產品入庫當天以加急發貨形式進行發貨；e) 發運方式默認為最快的方式；4) 其他要求：a) 一份加急發貨業務申請單只能對應一個合同，其相關信息與合同保持一致；b) 合同管理人員必須在收到正式加急發貨業務申請和發貨信息單后，第一時間提交給商務復印件，庫房管理人員憑以上當局對產品進行系統出庫處理。3、 加急發貨業務的統計與核算方式1) 每個月末統計上報一次；每季度末確認一次，核算一次，扣繳一次；2) 核算依據是審批后的加急發貨業務申請；3) 供應鏈商務部季度末向各營銷平臺負責人提供加急發貨業務明細表，各營銷平臺負責人簽字確認后，將其回傳供應鏈商務部。第二節：銷售產品授權申請的相關規16、定一、 銷售產品授權申請的要求1、 供應鏈商務部授權申請業務接單時間規定為：早9:00下午16:00；2、 申請銷售產品授權時，必須按照不同產品授權的技術要求，提供相應的文檔；3、 必須認真填寫授權申請表上的相關信息，對于銷售產品授權申請不需要簽批，只要核實信息正確，就可以在規定時間內提供授權。二、 銷售產品的授權分類根據產品授權的實現方式，分為：批量生產時直接制作授權、銷售成立后進行申請、產品備貨時進行申請、產品安裝后進行申請四大類型。1、 批量生產時直接制作授權為第一類，其包括的產品有：天闐網絡版及管理版系列產品；2、 產品備貨時進行許可證申請為第二類，其包括的產品有：天清漢馬系列產品；317、 銷售成立后進行申請為第三類，其包括的產品有：天玥互聯網系列產品、天珣內網管理版系列產品；4、 產品安裝以后進行申請第四類，其包括的產品有：天鏡系列產品、天珣主機版系列產品、WEBKEEPER產品、天闐主機版產品；上述四種類型的授權，第一類在產品發貨時，產品本身就攜帶；第二類在產品發貨時，由供應鏈商務部直接提供給各營銷平臺的接口人；本節主要針對第三、四類產品授權申請的流程及時間承諾進行規定。特別說明：第四類產品在沒有申請正式授權之前，通常情況下產品可以使用一個月。也就是說，產品安裝以后的一個月內，各營銷平臺的接口人要及時向供應鏈商務部提交授權申請單，以保證產品不間斷使用。三、 銷售產品授權申18、請的業務流程與時間承諾1、 業務流程步驟一：商務接單審核；供應鏈商務部人員接到授權申請表后，對下列信息進行核實：1) 合同信息是否準確；2) 不同產品需要提供的信息，按照授權申請信息規格表要求進行核實；步驟二：生產制作或向合作廠家制作；生產人員或合作廠家到供應鏈商務部下達的生產任務單或授權申請單后進行生產；步驟三：發送授權并進行歸檔；供應鏈商務部人員接到生產完畢的產品授權后，郵件發送，并進行歸檔；2、 銷售成立后授權申請的業務流程圖3、 時間承諾授權類型產品及情況時間承諾第三類授權天玥互聯網系列產品、天珣互聯網系列產品、天珣內網管理版系列產品； 2工作日第四類授權天鏡系列產品IP地址集中提供的19、情況、天鏡系列產品IP地址分散提供但數量500以內、天珣主機版系列產品、WEBKEEPER產品、天闐主機版產品；1工作日天鏡系列產品IP地址分散提供且數量在500以上的情況；2工作日以上特別說明：上述時間承諾，只針對售后第一次正常授權申請及因為供應鏈商務部或生產部工作失誤造成授權不能正常使用的時間承諾；如果因為客戶原因導致第一次申請的授權無法正常使用或銷售人員及各營銷平臺商務接口人員的原因所至，需要進行第二次申請時，授權申請時間不進行承諾。四、 授權申請產品信息規格表此表包括了目前公司所有需要授權申請的產品，及在授權時需要提供的相關信息的情況。此表存放在NOTES/北京總部/商務部/產品相關規20、范/*發貨管理規定上，當產品的授權形式發生變化，或發布新產品時，由供應鏈商務部及時進行維護，并郵件通知。第二章：產品備貨管理規定一、 產品備貨的管理要求1、 各營銷平臺接口人必須向供應鏈商務部提前提交備貨單，以保證備貨的產品能夠在既定時間范圍內出貨；2、 供應鏈商務部的備貨接單時間規定為：早9:00下午17:30；3、 各營銷平臺可以通過“授權書”的形式，授權備貨申請單的簽批權；4、 各營銷平臺取消備貨的簽批權，不得進行授權，必須由各營銷平臺負責人簽批；5、 備貨周期在2008年常規產品提前備貨周期表的基礎上，每晚提交一天，備貨周期增加一天；6、 對于在提交試用轉銷售發貨之前，營銷平臺接口人一21、定要依照備貨周期表的產品供貨周期，正常提交備貨申請單。即要進行試用轉銷售發貨前提是要先行按照周期備貨才能給予發貨。同時在備貨申請單備注里標注：試用轉銷售。如不滿足備貨周期，按照加急發貨處理。7、 備貨申請單中產品型號嚴格按照價格表的產品型號填寫，且與銷售發貨合同中的產品型號保持一致；8、 對于備貨期達到5個月的備貨產品，是在預計發貨日內沒有正常發出的產品，屬于超期備貨，已經嚴重影響到公司的庫存周轉。對于超期5個月的備貨明細，由商務部每周郵件反饋給平臺接口人，并默認作超期備貨取消，同時營銷平臺承諾接受相關經濟處罰；9、 各營銷平臺負責人要嚴格控制“備貨取消”，對發生備貨取消業務而導致各種資源的占22、用和消耗的情況，承諾接受經濟處罰的措施，并同意處罰金額從各營銷平臺的費用中扣除。10、 對于“備貨取消”，針對公開發布產品，給予營銷平臺每季度5臺的免責。對于免責的“備貨取消”，可不做扣款。受控產品、與超期備貨取消沒有免責。二、 備貨申請單1、 定義在備貨周期表的基礎上，提前提供即將銷售發貨的具體相關產品信息的單據。各營銷平臺已經確定在某個時間范圍需要銷售發貨的產品信息時，為了能在規定時間，快速辦理發貨業務，通過備貨申請單形式，預留出可能出現的重工生產周期時間、生產周期時間、采購周期時間等時間因素，已滿足正常發貨業務的要求。2、 備貨申請單的相關要求1) 備貨申請單起始日的計算：從接到符合備貨23、要求的備貨申請單的當天計算為生效日；2) 備貨有效期限：從申請日起到預計到期日內有效（如遇節假日不順延）；3) 備貨發貨提醒：商務人員在每周一通過郵件形式，給營銷平臺接口人發送本周預計發貨的產品明細和預計發貨產品的庫存情況，方便營銷平臺接口人及時辦理發貨手續；如有備貨不能在預計發貨時間辦理發貨，必須在規定時間通過郵件明確該單的計劃發貨時間，以便商務按照時間調整配貨。如沒有辦理發貨，且沒有確認預計發貨時間，在貨源緊缺的情況下，商務會優先辦理郵件確認過的備貨。4) 備貨保留：截止預計到期日期，所備產品尚未發貨時，各營銷平臺接口人員可以通過郵件或在備貨申請單上簽字確認的形式對該項備貨予以保留，保留時24、間從申請日計算最長不得超過150天；5) 更改備貨：如果同型號產品變更配置口或增減功能模塊時，按照標準備貨周期減去已經備貨時間，與重工生產周期最長的時間點進行計算；如果變更的是非同型號產品，變更后按照更改日期重新計算備貨周期；6) 取消備貨：針對常規產品，在備貨單提交2個工作日后，進行的備貨取消。各營銷平臺接口人員可以通過郵件或在備貨申請單上簽字確認的形式對該項備貨進行取消；7) 超期備貨取消：對于提交備貨申請單日起計算，累計5個月尚未提請銷售發貨的,系統自動取消備貨。日期從提交備貨單日開始算起。對于超期5個月尚未銷售發貨的備貨申請單，由商務每周發郵件給營銷平臺接口人，抄送給平臺負責人，并經過25、平臺商務郵件確認后，進行系統備貨取消操作，并做備貨取消記錄考核。8) 申請公司：務必選擇和明確申請公司，如無選擇明確，提交的備貨申請單為無效備貨。3、 備貨取消率的統計與核算方法1) 備貨取消費用表：備貨取消費用表產品類別備貨取消類型備貨取消說明罰款額度常規產品（公開發布產品）備貨取消針對常規產品，在備貨單提交2個工作日后進行的備貨取消。50元/臺重復備貨針對常規產品，對于同一項目同一產品進行重復性備貨。100元/臺備貨變更-增加數量對已經提交的備貨單，因項目需求增加備貨數量。無備貨變更-減少數量對已經提交的備貨單，因項目需求減少備貨數量。50元/臺備貨變更-型號重工針對常規產品，在備貨單提交26、2個工作日后,對已備貨的同一款產品進行的備貨變更-型號重工。無備貨變更-型號變更針對常規產品，在備貨單提交2個工作日后,對已備貨的產品變更為另一系列產品的備貨變更-型號變更。50元/臺超期備貨取消常規產品，對于超期5個月的備貨尚未銷售發貨的,系統自動取消備貨。日期從提交備貨單日開始算起。100元/臺受控產品以及天鏡便攜版備貨取消針對受控產品，在備貨單提交2個工作日后進行的備貨取消。500元/臺重復備貨針對受控產品，對于同一項目同一產品進行重復性備貨。800元/臺備貨變更-增加數量對已經提交的備貨單，因項目需求增加備貨數量。無備貨變更-減少數量對已經提交的備貨單，因項目需求減少備貨數量。500元27、/臺備貨變更-型號重工針對常規產品，在備貨單提交2個工作日后,對已備貨的同一款產品進行的備貨變更-型號重工。無備貨變更-型號變更針對常規產品，在備貨單提交2個工作日后,對已備貨的產品變更為另一系列產品的備貨變更-型號變更。500元/臺超期備貨取消受控產品，對于超期5個月的備貨尚未銷售發貨的,系統自動取消備貨。日期從提交備貨單日開始算起。500元/臺2) 考核期限為：每個月末統計上報一次；每季度末確認一次，核算一次，扣繳一次；3) 無論是“超期備貨默認取消”還是“備貨取消”都將計入各營銷平臺備貨取消考核中， 4) 備貨取消的計算：所有備貨取消的計算，是依照平臺郵件確認的的備貨取消臺數計算。每取消28、一臺，即按照備貨取消費用表進行計算，得出相關費用。營銷平臺每季度享有5臺的“備貨取消”免責（受控產品與超期備貨取消不享有免責）；5) 商務人員每月向營銷平臺接口人郵件反饋備貨取消匯總記錄，同時每月向供應鏈上級上報備貨取消匯總記錄；在季度末各營銷平臺負責人統一進行簽字確認后，將其回傳供應鏈商務作為扣繳依據。三、 2008年常規產品提前備貨周期表此表包括了目前公司所有公開發布的產品，每一位業務人員都可以根據“你是否按照規定時間進行了備貨”和“你的客戶是否按照規定要求支付了預付款”進行發貨時間計算。此表存放在MIS/部門共享文件/供應鏈商務部/上，當某產品面臨的市場情況發生了變化，或銷售策略發生了變29、化時，由供應鏈商務部及時進行維護，并郵件通知。四、 對備貨環節中出現的意外情況說明如果在產品備貨環節中出現意外情況時，供應鏈商務部會根據產品管理中心出具的有關通知，及時與各營銷平臺的接口人員確定可能影響到的備貨申請單的情況。在產品備貨環節中出現如下情況時，被視為備貨環節中的意外情況：1、 發現產品批量硬件故障現象；2、 發現產品嚴重的軟件故障必須對所有庫存產品進行升級；3、 所有由于研發部門提交的產品生產變更，需要對庫存重新版本升級和產品重工而影響到正常發貨的產品備貨；4、 所有受控產品的備貨；五、 了解產品備貨的商務操作的流程圖1、 滾動備貨計劃的商務操作的流程圖2、 備貨申請的商務操作的流程圖附件一：2008年常規產品提前備貨周期表（2Q新價格發布進行調整）附件二：加急發貨業務申請表附件三：加急發貨產品表附件四：授權申請表附件五：授權申請產品信息規格表附件六：備貨申請單