公司物資出入庫及存貨調撥管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1120216
2024-09-07
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1、公司物資出入庫及存貨調撥管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 一、 總則為更好地發揮倉庫對物資的調配功能,規范倉庫的管理程序,促進其各項工作科學、安全、高效、有序、合理的運作,確保作業合理化,特制定本制度。二、入庫管理(一)物資請購量管控1.計劃內請購:(1)各使用部門根據下月物資需求,查看系統庫存,結合采購在途量,評估流轉速率。在每月底前編制本部門的下月物資采購計劃,以貼近切實需求進行請購。(2)常規物資請購由倉庫主導,根據月平均使用量、采購周期編制常規物資備庫標準(部分專業使用物資若需擴展到常規物資標準中,由2、對應部門編制備庫標準)。(3)倉庫每月結合常規物資備庫標準及庫存余量編制常規物資采購計劃;每季度對常規物資備庫標準根據上季度的周轉情況做調整。 2.計劃外請購:各部門計劃外請購根據公司相關采購管理流程要求編制計劃外請購單,并由采購部門納入考核。 3.各部門申請物資量過大或請購后長期未使用,造成呆滯三個月以上庫存資金,超過部門呆滯庫存資金最大控制量部分,倉庫與財務提出部門批評項,扣分標準為每超過部門呆滯庫存資金最大控制量10%扣部門績效2分。(二)到貨前準備1.到貨通知,采購員接到供應商的送貨通知后,提前一天將到貨批次、到貨品種、到貨數量等有效信息通知倉庫管理員。2.倉庫管理員根據到貨信息提前做3、好到貨接收準備工作,根據物資性質整理庫存預留存儲空間。3.貨位整理要求按品種整合零散存貨點,按先進先出的原則把老庫存移至儲存前方,留出足夠空間,并在整理貨位的過程中清理貨架衛生,保持倉儲空間整潔干凈。(三)到貨驗收1.采購員接到供應商的具體送貨到達時間后,通知倉庫管理員。2.物資送達倉庫后送貨員將貨物整齊堆放到分揀區,倉庫管理員與采購員、送貨員共同確定送貨數量及包裝是否完好,來貨物資以采購部門的采購訂單為收貨依據,并在送貨單上進行簽字,將待驗收貨物拆裝擺放至各庫分揀區后整理、歸類擺放,方便驗收。3.常規物資由倉庫管理員按照采購訂單和供應商送貨單等憑證對來貨進行驗收,核對到貨物資的名稱、型號、規4、格和數量,一般物資應隨到隨驗,及時收料,大宗物資的驗收時間不超過三日;對于成套設備應以出廠說明書所列內容驗收;特殊設備和技術要求高的備品,由技術部門、請購人員、采購人員和倉庫管理員共同驗收。倉庫管理員對照采購訂單數量,清點實際送貨數量。3.物資入庫前,倉庫管理員必須對照貨物與采購訂單、送貨單所列的型號、數量或規格是否相符,嚴格檢查物資的質量、數量、品種、保質期、外包裝等;如發現型號、數量、規格不符及包裝破損的,應做好相應記錄,以下情況不得入庫:(1)來貨物資名稱、規格、型號、數量與采購訂單不符;(2)未附產品合格證、化驗單和技術資料等;(3)表面檢查發現損壞、滲漏、銹蝕或附件不全;(4)商品質5、量低劣、殘次;食品接近或超過保鮮期、變質;物資包裝破損嚴重,或者存在其他存放安全問題;(5)無采購訂單且不在采購計劃內;(6)定制不符合要求。對于驗收結果不符合標準的物資,及時通知采購聯系進行退、換貨工作。(四)到貨入庫1.驗收合格,倉庫管理員將采購訂單在XXXX中生成采購入庫單,打印并簽字辦理入庫手續,做到帳、貨相符。2.采購入庫單入庫單一式四聯,“黃聯”交給供貨商,“藍聯”交采購結算使用,“紅聯”交財務入賬,“白聯”留存,月底裝訂存檔。3.倉庫管理員根據系統生成的對應物資條碼,對需要貼條碼的物資進行貼條貼防盜磁工作。遇破損和數目有差異的物資統一整理歸類,告知采購員聯系供應商退換補發,合格物6、資根據物資屬性分類、分數目裝箱、裝袋上架,并填寫物資查存卡。4.食品、餐飲庫物資要建立健全物資查存卡,寫明物資到貨期,生產日期,保質期等信息。5.入庫完畢,倉庫管理員通知各部門申領物資。6.如遇緊急采購事項必須進行庫外現場接收,根據以下內容進行:(1)采購員接到供應商的送貨通知后,根據采購訂單編制現場使用接收單,并通知倉庫管理員、請購人員或使用人現場驗收,如驗收需技術支持則通知相關技術部門,驗收人員在現場使用接收單上簽字確認。相關技術部門根據分管物資的特性,檢驗采購物資質量是否合格,并在現場使用接收單上簽字確認。(2)庫外現場收貨物資在驗收后由采購管理員提交采購訂單、倉庫管理員根據現場使用接收7、單、采購訂單生成入庫單,打印并簽字辦理入庫手續,保證賬實一致。7.若倉庫管理員因工作失誤,出現貨物與單據不符等問題所造成的經濟損失由倉庫管理員承擔。(五)貨物存放保管1.存貨的儲存保管,原則上應根據物資的屬性、特點和用途規劃設置倉庫,并根據倉庫構造劃區分工,合理、有效地使用倉庫面積,存放時應考慮其忌光、忌熱、防潮等因素,妥善存放。2.倉庫管理員對所經管的物資,以有利于先進先出的作業原則分別決定儲存方式及位置。3.凡周轉量大的物資用落地堆放方式,周轉量小的用貨架存放方式。落地堆放以分類和規格的次序排列,推行五五堆放,做到過目見數,貨號明顯,成行成列,整齊化一。上架的以分類號定位編號。4.物資分區8、分類碼放,庫內進出道要暢通,便于物資出入,保證整齊有序。堆碼原則及要求如下:(1)保證貨物不變形,且能確保人員、貨物及設備的作業安全。 (2)方便管理人員收發、盤點和維護,便于裝卸搬運作業。(3)輕啟輕放,大不壓小,重不壓輕;標志直觀清晰,標簽朝外;應包裝完好,標志清楚。(4)四角落實,整齊穩當;通道寬度適當,方便作業。(5)對不同品種、規格型號、批次及不同生產企業的貨物分開堆碼。碼垛間距為10公分。為保證“先進先出”的方便,要按進貨先后的順序堆碼。5.對于貨物入庫,倉庫管理員安排入庫物資的貨位,監督入庫物資的搬運工作,并按照采購入庫單編制查存卡,記錄該貨位物資的品名、規格型號及數量到貨期等9、信息。三、領用出庫及存貨調撥管理倉庫管理員有責任在物資到貨入庫后第一時間通知請購人,按照“先進先出”,“有據可依”的原則出庫,避免物資無故滯留積壓,阻礙周轉率的提高,降低資金利用率。(一)領用出庫1.各部門在XXXX提交出庫申請單寫明領用存貨名稱、數量、出庫類型,并提交部門審批。2.倉庫管理員根據審核后的出庫申請單,生成材料出庫單。倉庫管理員按先進先出原則清點物資,雙方共同核對數量,驗收無誤后分別在材料出庫單上簽字,辦理物資出庫手續。材料出庫單一式四聯,第一聯倉庫留存,第二聯交財務部作為倉庫明細賬的記賬憑證,第三聯使用部門留存,第四聯配送留存。(二)商品調撥1.各部門在XXXX提交轉庫申請,寫10、明領用商品名稱、數量、出庫類型、出庫倉、轉入倉,提交倉庫管理員審批。2.倉庫管理員根據庫存情況以及發貨標準審核轉庫申請,系統生成調撥出庫單并打印單據,憑單據備清商品,倉庫配送員攜帶調撥出庫單配送至需求商業點,雙方在調撥出庫單上簽字確認。3.各倉庫管理員有義務保證商品周轉品質,對整箱出庫商品,統計商品整箱包裝數,通知調撥負責人,避免零散發貨及因商品外包裝在配送過程中積壓碰傷,影響售賣。4.各庫管員、配送員在依據單據備料發貨時,嚴格按照五核對原則進行,一對“商品名稱”,二對“商品編碼”、三對“商品條碼”,四對“發料數量”,五對“收貨倉”,做到無錯單,無錯品,保質保量的完成每一單配送任務,形成對商品11、備料過程的控制。4.在物資發料過程中,倉庫管理員與配送員對接,在備好商品、核對好調撥出庫單后,配送員在出庫單上簽字確認接收;到達送貨地點與收貨人員核對商品規格數量后,各收貨員簽字確認收貨,以加強商品發貨對接管控工作。5.門店如商品過季、退換貨原因調貨回總倉庫,調撥出庫單審批完后根據倉庫規定時間統一調回。6.食品餐飲庫物資保質期分類建檔,根據入庫時填制的查存卡信息,實時排查有無臨近保質期物資。具體標準參照臨近保質期食品管理制度。(三)出庫賬務處理1.凡貨物的出庫,必須有材料出庫單方可進行出庫操作。2.領用申請審批過程如遇審批人因出差或其他情況無法進行審批時,審批權限應臨時授權他人,以免影響貨物領12、用。3.倉庫管理員月底將材料出庫單及其他出庫單的財務聯傳遞至財務部。(四)借調管理1.倉庫物資借調必須填寫物資借調申請單,經部門經理以上審批,并在規定時間內歸還。外借時間在3天以內的物資由部門經理審批;7天以內由分管領導審批,7天及以上由總經理審批。外借物資的遺失、損耗或報廢由經辦人負責。2.借調出庫必須由經辦人與倉庫管理員共同清點所借物資,確定物資完好無誤后領用。歸還時由倉管員核查所借物資完好后進行單據核銷。3.借用人因崗位調動或離職時,必須歸還所借物資,借用物資的正常損耗或報廢應及時辦理出庫手續。4.倉庫對借用物資建立結用臺賬,對超出借用期限的物資,倉庫必須及時催辦,催辦還未歸還的由倉庫上13、報批評項,由人力資源部作相應處罰。四、存貨盤點管理(一)盤點計劃制訂與審批1.公司每月末結賬前,對所有存貨進行盤點。如遇倉庫相關人員離職或調動等特殊事項時,由交接人及時進行存貨交接及盤點。2.每月底由財務部會計編制盤點計劃,確定盤點的時間、范圍、方法、盤點人員、盤點順序、注意事項等,經財務部經理審核確認后即可執行。(二)盤點前準備1.盤點前,倉庫管理員將所有出入庫及調撥單據錄入XXXX,保證所有單據進行系統錄入處理。2.一旦進入盤點,盤點記賬前不允許商品入庫、返庫、調撥等所有能夠更新庫存的系統操作。3.盤點前要進行必要的物資整理,同一類別的物資存放在同一個區域內,按規律有序堆放,歸類到相對應的14、編號貨架,以便于盤點,保證商品盤點數據的準確性。(三)執行盤點盤點時停止系統進出庫操作后,倉庫管理員在系統制成盤點單。盤點人員進行盤點,核對存貨名稱、規格型號、存放地點和使用狀態等,記錄實盤數量,并在盤點單上進行標注,注明損壞不能使用的存貨。盤點完成后,參與盤點人員在盤點單上簽字,并對其中丟失、損毀存貨、盤盈存貨查明原因,落實責任人并在盤點表“備注”欄內說明。(四)盤點差異的處理倉庫主管對發生的存貨盤盈、盤虧或損毀分析原因,分清責任,照價進行賠償,妥善處理。五、存貨報損及退貨管理1.倉庫存貨損耗統一每月報損一次。月末倉庫管理員集中檢查清理存貨,對損壞物資整理并填制紙質倉庫存貨報損處理申請表,經15、采購員現場檢查后,確認實際報損部分以及可退換給供應商部分。2.經采購員確認的報損部分,由倉庫管理員編制系統報損申請單,經采購員和財務部會計審批后,由申請部門經理、分管領導、總經理按權限逐級審批。已確認報損的存貨分類整理,每月集中進行處理。3.倉庫存貨報損處理申請表根據其金額大小審批程序如下:單據參考成本總價200元以下,報損由申請部門經理審批;單據參考成本總價500元以下,報損由申請部門經理和分管副總經理審批;單據參考成本總價500元以上,報損由部門經理、分管副總、景區總經理逐級審批。4.報廢存貨如有變賣價值,由倉庫管理員填寫報廢物資處理申請表,經經XXXX、計劃財務部、相關技術部門鑒定、總經16、理室確定處置辦法后,屬固定資產由公司資產管理員集中變賣處置;其他物資由倉庫集中變賣處置。預計回收價值1萬元以上,應提供三家以上比價回收報價,經公司資產管理員起草合同或協議,按合同審批流程辦理。處置后,財務部會計根據審核后的物資報廢處理申請表、合同等有效憑據進行賬務處理。若已辦報廢且無變賣價值,由倉庫管理員對報廢物資整理并填制紙質物資報廢處理申請表,經部門、財務現場檢查后,確認報廢后辦理報廢手續。由倉庫落實拆損、銷毀處理,固定資產通知財務監銷并簽字;其他通知原使用地點監銷并簽字。5.經采購員確認的可退貨部分,各商業點、酒店等相關部門將可退貨項列出,制作系統調撥單(備注為退貨物資)調入“待處理庫”17、。倉庫管理員憑借采購員已核簽紙質存貨報損處理申請表,清點報損物資后接收調入“待處理庫”,并歸類整理需退貨物資,通知采購員辦理退貨手續。采購員根據待處理庫存貨臺帳,辦理退貨手續。 附件一:倉庫物資借調單附件二:倉庫物資報損處理申請表附件三:倉庫報廢物資處理申請表附件一:物資借調單申請日期申請部門使用人物資名稱規格型號數量單位使用地點備注借調原因歸還日期歸還鑒定完好 損壞(按比例賠償 全額賠償)部門經理分管領導XXXX總經理備注:外借時間3天以內由部門經理審批,7天以內由分管領導審批,7天以上由總經理審批附件二:倉庫物資報損處理申請表年 月 日序號物資編碼物資名稱規格型號單位數量入庫價總金額原因處理方式(采購員)采購員確認: 部門經理確認: 倉庫管理員:附件三:倉庫物資報廢處理申請表申請部門: 申請人: 申請日期:序列名稱編號品牌/型號規格數量單位啟用日期報廢原因備注12345678部門意見: 計劃財務部: 技術部門意見: 總裁室意見: 倉庫實物處理方式: