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公司客戶管理制度
公司客戶管理制度.docx
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上傳人:職z****i 編號:1120227 2024-09-07 16頁 26.05KB

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1、公司客戶管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: XXXXXX有限公司客戶管理制度第一章 總 則第一條 為規范本公司客戶管理,理順客戶管理工作程序、明確管理標準與職責,促使公司經營規模不斷擴大,保障公司良性發展,特制訂本制度。第二條 本制度適用于公司客戶的管理,各部門必須嚴格執行。第二章 管理機構與職責第三條 公司業務部負責公司客戶的歸口管理,主要履行以下職責:(一)負責公司及各業務單位客戶管理日常工作的組織與開展,貫徹執行本細則,對公司各業務單位客戶管理工作進行指導、檢查與考核。(二)負責建立公司重點客戶檔案,對各2、業務單位客戶檔案管理進行檢查,定期收集、更新客戶信息,確??蛻魴n案信息的完整。(三)負責落實客戶需求,與各業務單位溝通、協調資源配置工作,與生產單位溝通、協調,確??蛻粜枰漠a品保質、保量、及時供應。(四)負責公司市場調研、回訪方案的制定,安排客戶走訪,收集、處理、反饋客戶建議及意見。(五)負責公司外部網站相關產品價格、市場信息的發布,進行網站維護與更新工作。(六)負責公司產品營銷策略制定及渠道管理等相關工作。(七)負責產品售后問題和其他服務投訴的受理,協助調查、核實索賠和用戶反饋等工作。(八)負責組織召開客戶座談會、交流會等活動,組織重要客戶來訪接待,進行重點客戶日常關系維護,協調、穩定企業3、與客戶關系。(九)根據客戶實際業務情況進行創新客戶服務。第四條 公司財務部(以下簡稱“財務部”)主要職責:(一)負責公司產品銷售、售后產品質量問題(退換貨)相關財務手續的辦理,對客戶貨款以及退款環節提供服務。(二)負責對客戶在核對賬務、查詢明細中提供服務。(三)負責公司外部網站財務制度、資金流轉過程中相關信息的發布、維護、更新等工作。(四)負責制定相關價格政策,為客戶提供財務政策解讀。第五條 公司技術部(以下簡稱“技術部”)主要職責:(一)負責公司產品售后質量問題處理等環節提供技術支持。(二)負責在公司新產品推廣中,向客戶提供相關技術指導和服務。(三)負責公司外部網站中與產品相關的技術應用等信4、息的發布和更新維護等工作。第六條 公司品質部(以下簡稱“品質部”)主要職責:(一)負責組織、協調、處理產品售后質量問題,制定并落實改進措施,滿足客戶需求。(二)負責產品售后質量問題投訴的處理。第七條 公司行政部(以下簡稱“行政部”)主要職責:(一)負責公司客戶管理實施細則的修訂與完善。(二)負責制定與完善與客戶管理相關的各項工作流程、制度。(三)負責客戶管理工作標準與流程的監督檢查,及時發現問題、總結經驗,完善服務管理機制、改進服務工作流程、提高服務效率。(四)負責公司外部網站涉及客戶服務信息的綜合管理工作。(五)接受和處理客戶投訴,及時向相關部門反饋并跟蹤處理進程;(六)負責各業務單位客戶服5、務工作質量的考核與評估;監督、維護本細則,確保嚴格執行。第八條 公司物控部(以下簡稱“物控部”)主要職責:(一)負責公司產品發運及倉儲環節業務的組織與開展,及時辦理相關手續,進行信息反饋,對客戶產品發運及倉儲環節提供相關服務。(二)負責公司外部網站與物流、倉儲相關信息的發布、維護、更新等工作。第三章 客戶管理的主體與對象第九條 客戶管理的主體:業務部為公司客戶管理的責任主體,公司各業務單位為本單位或本區域內客戶管理的責任主體。第十條 客戶管理的對象,包括:公司主營業務客戶、非營業務性服務商與潛在客戶等。第十一條 客戶分級管理標準(一) 公司將客戶分為VIP客戶、重點客戶、一般客戶、儲備客戶共四6、個層級。1、VIP客戶包括年交易額在50萬以上且付款信譽良好的客戶的客戶。2、重點客戶主要包括年交易額在10萬-50萬之間的客戶。3、一般客戶指年交易額在10萬以下的客戶。4、儲備客戶即與公司有意向進行業務往來的客戶以及市場潛力較大的待開發用戶。(二)銷售部、財務部、技術部、行政部為評定、分級客戶的日常管理單位。(三)享受優惠政策范圍:通過全面綜合考評,且經公司總經理辦公會批準同意的VIP客戶、重點客戶。享受優惠政策的內容:產品資源保障、價格優惠、不貼息收取銀行承兌匯票。經公司總經理辦公會通過,還可適當給予其他優惠政策。(四)本制度涉及客戶分級標準均參照本條款規定。第四章 客戶接待、日常溝通與7、關系維護第十二條 客戶接待(一)公司各業務單位為客戶來訪接待的承接單位。(二)客戶實施分類管理,按層級劃分為:VIP客戶、重點客戶、一般客戶。(三)客戶接待標準1、VIP客戶來訪接待。(1)VIP客戶董事長或總經理來訪。來訪信息由各業務單位收集后報總經理辦公室;接待方案由業務部制定,公司辦公室審核,報公司領導審批;根據客戶需要代訂住房;一般由業務部負責人接送站,特殊情況可由公司領導接送站;座談需安排專項會議,由公司領導主持,業務部相關負責人參加,其他參會人員由公司領導確定,并根據客戶意見安排其他領導參加;公司主管領導出面宴請,公司其他領導酌情參加。宴會由業務單位負責組織工作,公司辦公室配合。(8、2)VIP客戶部門經理來訪。來訪信息由業務單位收集后報公司主管領導;接待方案由業務單位制定,報主管領導審批;根據客戶需要代訂住房;出行時根據人數和實際情況安排車輛;座談會須確定專門會議室,由業務部相關領導主持,其他參加人員由業務單位確定,根據客戶意見安排公司領導參加;宴請客戶由業務部安排,公司領導酌情參加。(3)VIP客戶部門經理以下人員來訪。來訪信息由業務部收集;接待計劃由業務部制定;根據客戶需要代訂住房;接送站由業務部自行安排;業務部自行安排車輛,車輛不夠或需要支持,公司辦公室配合;客戶來訪時的座談方式由業務部自行確定;宴請客戶由業務部自行安排。2、重點客戶來訪接待。(1)重點客戶董事長、9、總經理來訪接待。來訪信息由業務部收集后報公司辦公室;接待方案由業務部制定,報主管領導審批;根據客戶需要代訂住房;由業務部領導或銷售員接送站;出行時根據人數和實際情況安排車輛;談會須確定專門會議室,由相關業務單位領導主持,其他參加人員由業務單位確定,根據客戶意見安排公司領導參加;宴請客戶由業務單位安排,公司領導酌情參加。(2)重點客戶部門經理及以下人員來訪。來訪信息由業務部收集;接待計劃由業務部制定;根據客戶需要代訂住房;接送站由業務部自行安排;業務部自行安排車輛,車輛不夠或需要支持,公司辦公室配合;客戶到公司時,銷售部提前打印電子屏歡迎標語;客戶來訪時的座談方式由業務部自行確定;宴請客戶由業務10、部自行安排。3、一般客戶董事長、總經理、部門經理及以下人員來訪。來訪信息由業務部收集;接待計劃有業務部制定;根據客戶需要代訂住房;接送站由相關部單位自行安排;業務部自行安排車輛,車輛不夠或需要支持,公司辦公室配合;客戶來訪時的座談方式由業務部自行確定;宴請客戶由業務部自行安排。(四)各部門參照此標準制定本部門具體接待細則。第十三條 客戶日常溝通(一)公司領導、業務部負責人、銷售業務人員為客戶日常溝通的責任人。(二)溝通形式:為保證公司客戶服務系統正常運行,及時了解客戶需求,以便向客戶提供優質服務,公司內部、公司與客戶間必須保持溝通渠道,可采用走訪、電話、QQ、電子郵件及專題會議等各種形式。(三11、)溝通頻率:根據客戶界定等級,應確保以下頻率進行溝通。1、業務部銷售員每日利用網絡隨時發布產品、銷售、市場等各種信息,與客戶進行相關問題討論;對當日的產、銷、運行進行溝通,同時對市場價格等用戶關心的問題進行交流;2、業務部負責人與VIP客戶、重點客戶每周至少一次電話溝通,與一般客戶每月至少一次電話溝通,了解情況并解決問題;3、主管業務副總每月至少一次與VIP客戶電話溝通;4、總經理根據副總經理溝通情況,每月至少一次有選擇的與VIP客戶電話溝通。第十四條 客戶關系維護(一)每年重要節日或活動的定期與不定期的客戶走訪與溝通。(二)每年組織至少一次訂貨會或交流會,與客戶溝通交流,現場聽取意見、建議,12、解決問題。(三)參加客戶單位裝置投產、產品下線、成立周年xx等重大活動。(1)對于VIP客戶單位舉辦的活動,安排公司領導或業務部相關領導參加,禮品由公司辦公室組織采購;(2)其余客戶單位舉辦的活動,由相業務部領導或銷售員參加,禮品由相關業務單位請示主管領導后辦理。(四)節假日電話、郵件、xx等方式進行慰問。(五)客戶xx調查:每半年進行不少于一次客戶滿意率調查,包括質量、價格、基本服務等產品使用情況的意見與建議,于每年7月31日和次年元月31日前完成調研形成“客戶xx調查表”,匯總后報送業務部;銷售部進行整理,對存在問題進行分析,確定改進方案,并報送公司領導審批、實施。第五章 客戶投訴、回訪第13、十五條 客戶投訴(一)業務部為受理公司客戶投訴的責任單位,按照“誰提供服務(產品),誰受理投訴”的原則,負責調查、索賠核定和客戶溝通反饋工作。質量監督部負責產品質量投訴的受理,落實責任、進行意見反饋。(二)客戶投訴處理的流程:1、受理投訴:與客戶溝通,了解客戶需求,提供權限內服務。2、處理投訴:(受理單位)確定投訴類型、填寫 “投訴受理單”、傳遞主管部門(主管部門)確認責任單位及處理時限、報主管領導審批(責任單位)進行原因分析、制定并落實整改措施,完成投訴處理3、跟蹤投訴:(業務部)跟蹤從最初投訴受理、投訴處理、投訴者滿意的全過程,(責任單位)與客戶聯系、對客戶整改效果進行評價。(三)客戶投訴14、處理的要求1、客戶投訴的受理單位應將客戶投訴的內容、調查與處理情況、客戶結果確認與反饋形成記錄。2、受理單位應將處理進程與結果按照投訴性質,每周不少于2次反饋主管業務部門、客戶。3、各項服務投訴需進行現場處理的,根據事件性質與緊急程度,從接到投訴受理單起,省內不超過48小時、省外不超過72小時。(四)對索賠或初估理賠金額較大、或社會影響重大的投訴,報送公司總經理辦公會進行調查處理;如形成訴訟糾紛,則由相關人員按照法律程序處理。第十六條 客戶回訪(一)公司業務部為客戶回訪的執行主體。(二)回訪應根據客戶需求,進行基本服務與增值服務的改進,回訪形式可以采用電話、短信、電子郵件、現場走訪等方式。(三15、)不同類型的客戶進行不同頻次的回訪,回訪頻次要求如下:1、對當年投訴的客戶實現100%回訪;2、VIP客戶:公司主管副總、相關負責人進行全面客戶現場回訪每年不少于1次;董事長、總經理每年至少1次有選擇的進行現場回訪;3、重點客戶:相關負責人每年至少1次現場回訪;4、一般客戶:相關負責人每年至少1次有選擇的進行現場回訪;對沒有現場回訪,分管業務人員兩年至少1次現場回訪5、對于客戶臨時提出的需求或某階段客戶集中反映需要解決的問題,可安排臨時客戶回訪計劃,報公司領導審批后實施。(四)回訪內容:1、詢問客戶對公司產品和服務的建議與意見;2、跟蹤客戶對前期投訴事項的處理進程、結果及客戶xx評價;3、宣傳16、公司近期與客戶相關的產品、政策與制度等;4、了解客戶的未來發展、潛在需求,需要公司支持的發展建議。(五)回訪工作總體效果評估:業務部每季度根據跟回訪結果、效果評估對客戶回訪工作做總體評估報告,報告內容包括:1、根據年度計劃進度本階段回訪工作落實情況;2、本階段回訪工作的主要成績;3、回訪過程中所遇到的尚未解決的問題;4、后期工作需改進之處,并提出意見和建議。第六章 客戶服務的管理第十七條 業務部負責公司產品售后服務效果進行指導、評價與考核。品質部負責公司產品售后質量問題的處理,按照公司相關程序進行產品售后質量問題的時處理。第十八條 客戶服務的原則(一)遵守國家法律、法規及公司各項規章制度。(二17、)為客戶著想,本著努力滿足客戶的合理要求的原則(三) 工作人員言行應符合公司文化的各項要求。(四) 嚴格遵守公司保密規定,尊重客戶的保密要求,不得泄露客戶保密資料。第十九條 服務工作的要求:(一)工作人員應如實將客戶投訴向公司有關部門報告,不得隱瞞、隱匿、銷毀投訴舉報信息。(二)工作人員必須熟悉本崗位業務知識及規范,具備相關業務技能。(三)工作人員在客戶服務中實行“首問負責制”。1、“首問負責制”,即在辦公場所和公務處理過程中,首先受到客戶來訪或咨詢的工作人員或部門,要負責給客戶所需的指引、介紹或答疑等服務。2、服務對象,包括,前來公司辦事、來訪、來電、咨詢、投訴的客戶。3、執行要求,對客戶提18、出的咨詢、投訴和業務辦理事項,無論是否屬于本部門工作范圍,必須向客戶指引、介紹或答疑,不得以任何借口推諉、拒絕或拖延處理時間。4、首問負責部門或工作人員,對于現場能處理的,應當場解決;對不能當場處理或不屬于職責范圍內的,必須向對方說明原因、或將來人指引到相關部門、或聯系相關部門給予解決、或轉告有關電話等。5、工作人員應按照工作標準與時間節點完成相應的服務工作;如遇特殊情況,無法及時處理的,工作人員必須經處理方案及預計解決日期答復客戶,并征得客戶諒解、確保落實。第七章 客戶檔案管理第二十條 客戶檔案信息,包括:客戶公司營業執照、稅務登記等法人資質材料;客戶聯系方式包括電話、聯系人、郵箱等;客戶公司信用狀況及簡單的生產情況等。第二十一條 客戶資料管理(一)業務部負責公司VIP客戶、重點客戶資料的收集、整理與歸檔,對客戶資料管理工作進行檢查,確保檔案管理規范。(二)客戶資料是公司市場管理與合同評審的重要參考依據,也是公司的重要保密資料,業務部要有完善的查閱程序。業務部負責人要做好保密工作,對客戶資料進行查閱要有相關程序、記錄,并確??蛻魴n案及時更新,持續完善。
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