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1、公司備用金借款和報銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公 司 備 用 金 管 理 制 度1.目的： 為了加強各分公司備用金的管理，提高資金利用效率，有效控制資金占用，特制定本制度。2.備用金是單位內部各部門工作人員用作零星開支、業務采購、差旅費等以現金方式借用的款項。實行備用金制度有利于各部門工作人員積極靈活地開展業務，從而提高工作效率，但必須做到專款專用，不得挪用和貪污，一經發現嚴肅處理。3.本制度規定了備用金借用和報賬手續及備用金的管理要求。4.備用金借款和報銷手續4.1工作人員需臨時借用備用金時，先到財2、務部索取“借款單”，財務人員根據實際需要向借款人發放“借款單”，一式二聯。借款人按規定的格式內容填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途和借款金額等事項，需經部門經理審批簽字同意。深圳區域之外的分公司，當地財務部匯總員工的借款單及制編各項備用金的申報表，附上原始憑證統一呈報給當地負責人審批簽字同意。最后全部借款單和申報表，由深圳財務部負責人簽字批準后，方可到財務部辦理借款手續。深圳出納審核簽字后的“借款單”各項內容是否正確和完整，經審核無誤后才能辦理付款手續。4.2 專項借款人員在完成業務后應在三日內到財務部報銷。各分公司固定數額備用金用到三分之二時就要到財務部申報借款，比如行政和調度備用金是3、5000元，在用完3000元左右時就要報銷。填寫好“報銷單”上各項規定內容，并經主管經理審批后，再將“報銷單”返回深圳財務部，財務人員根據財務制度規定認真審核，審核無誤后，辦理報銷手續。4.3 借款人辦理報銷手續時，財務人員應查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。5.備用金的管理5.1 因業務原因長期借用備用金的人員可由財務部根據實際情況核定，撥出一筆固定數額的現金并規定使用范圍；使用部門必須設立專人經管定額備用金，備用金經管人員必須妥善保存支付備用金的收據、發票以及各種報銷憑證，并設4、備用金登記簿，記錄各種零星支出。5.2 財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬，按月及時清理。5.3 借用備用金的人員應及時沖賬，對無故拖延者，財務部發出最后一次催辦通知后還不辦理者，財務部將從下月起直接從借款人工資中抵扣，不再另行通知。5.4 跨年度使用備用金時，年底必須重新辦理借款手續，并沖銷年借款。6.適用范圍：集團內各分公司出納及部門經理的備用金撥付及使用。.備用金管理要求7.關于司機備用金， 每位司機1000元/人。只限于支付汽車過路過橋、停車費用報銷。司機油費由公司財務部統一辦理加油卡充值。車輛保養需提前申請（必須在4S店進行保養）。司機報銷部5、分仍由行政部簽批后，經財務經理、內部審計審核后即可以安排支付。分公司必須有分公司負責人簽批后，方可進行報銷并支付。7.關于出納備用金，只限于支付緊急情況下的現結費用，單筆低于500元以下的公司日常員工報銷等或公司一般的零星費用支出。不包含員工的福利補助、宿舍租金、水電管理費用。如果費用金額過大，超過備用金額度的，則需要報批深圳財務部，審核后撥款支付。7.關于行政備用金，只限于支付緊急單筆低于500元的行政部零星開支（不含司機及車輛開支/保姆報銷），申請時部分需有對應呈批件及附件。如快遞費報銷要附上原件。超大金額的辦公用品及耗材由采購部找供應商購買。 7.關于調度備用金用，只限于支付單筆低于500元零星現結成本的開支（不含固定或長期性合作的采購、運費等，且需計入成本工單），申請時需有相對應的工作附件。7.關于生產備用金， 只限于支付單筆低于500元以下的生產車間用品零星購買。生產部連班和晚班的餐費由財務部審核直接支付給餐飲公司。8.報銷流程:報銷人制費用報銷單或 或部門主管/經理審批出納審核財務部審計審核內部審計審核老板審批出納安排付款 注：外地分公司由分公司負責人審批 如是外地分公司，則需要相應會計審計