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1、公司外事接待用車標準行為規范管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1總則Tm tt1.1為樹立公司的良好形象，擴大公司對外聯系和交流，使接待工作規范、有序，特制定本制度。Nhm xy dng hnh nh p ca cng ty, m rng lin h v giao lu i ngoi, cng vic tip i c qui phm v trnh t bin son ra bn qui ch ny. 1.2接待原則：熱情周到、講究禮儀、勤儉節約、統一協調。Nguyn tc tip i: nhit tnh ch2、u o, l ngha tinh t, thc hnh tit kim, iu tit thng nht. 1.3本制度適用于公司重大活動、會議等的接待工作。Bn qui ch ny s dng cho cng vic tip i cc hot ng, hi ngh ln ca cng ty.2管理職責Chc trch qun l2.1辦公室為公司接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協調相關部門落實接待任務，提供后勤保障。Vn phng l b phn qun l tp trung ca cng vic tip i cng ty, ph trch xp x3、p v qun l cng vic tip i, lp k hoch tip i khch n quan trng, iu tit b phn lin quan thc hin nhim v tip i, m bo cung cp hu cn.2.2公司辦公室分管領導，負責審核接待計劃、協調有關接待事項及接待費用，報總經理審批。Lnh o b phn vn phng cng ty ph trch thm duyt k hoch tip i, iu tit vn tip i v chi ph tip i lin quan, bo tng gim c ph duyt.2.3公司各部門負責本部門的接4、待工作；每月統計接待情況報辦公室登記備案；同時應完成公司安排的各項接待任務。Cc b phn cng ty ph trch cng vic tip i ca b phn mnh; hng thng thng k tnh trng tip i bo vn phng ng k.3類型與標準 Loi hnh v tiu chun3.1公務來訪：政府職能部門、行業主管部門工作人員來公司檢查工作；集團領導來公司考察調研；項目合作項目部來公司洽談工作事宜；有合作意向的投資項目部、金融機構來公司考察。 n thm cng v: b phn chc nng nh nc, nhn vin cng tc cc b5、 phn ch qun trong ngnh n cng ty lm vic kim tra; lnh o cng ty n nghin cu kho st; ban d n hp tc hng mc n cng ty m phn; ban u t d n c n hp tc, t chc ti chnh n cng ty kho st.3.2參觀來訪：政府部門來公司視察工作；外部公司參觀考察。Tham gia n thm: c quan nh nc n cng ty theo di kim tra; cng ty khc n cng ty tham quan kho st.3.3會議活動來訪6、：應邀前來參加公司會議、活動的各級領導、專家、新聞記者等。n tham d hi ngh: cc cp lnh o, chuyn gia, phng vin bo ch theo yu cu n tham gia hi ngh, cc hot ng ca cng ty. 3.4其他來訪客人。Cc khch n thm khc.3.5按接待對象級別不同和對公司業務的影響不同，分為重要來賓和一般來賓。Theo cp i tng tip i khc nhau v s nh hng n nghip v cng ty khc nhau, phn lm khch quan trng v khch thng7、 thng.4、招待原則和標準Tiu chun v nguyn tc tip i4.1參觀接待根據需要安排招待用餐；Tip i tham quan cn c vo nhu cu xp xp tip i n ung.4.2住宿標準：一般來訪客人安排公司簽訂協議的酒店普通標準間或公司專家樓客房；公司領導出面接待的外地重要來賓住宿，由辦公室根據需要安排。Tiu chun phng ngh: khch n thm thng thng b tr phng tiu chun ph thng ca khch sn k kt hp ng vi cng ty hoc phng khch nh chuyn gia8、 ca cng ty; n ca khch quan trng n thm c lnh o cng ty tip i, do vn phng cn c yu cu b tr.5用車標準Tiu chun s dng xe:5.1一般公務來訪，根據情況需安排用車的，由辦公室統一調度；Thng thng n thm cng v, cn c tnh trng cn b tr s dng xe, do vn phng thng nht iu ;5.2列入計劃的重要來賓來訪用車，公司應優先予以保證，車型、駕駛員、用車天數等內容應事先在接待計劃中明確。S dng xe cho khch n thm quan9、 trng c k hoch, cng ty phi u tin m bo ni dung cc vic nh loi xe, li xe, s ngy s dng xe, phi ghi r trc trong k hoch tip i. 6接待規格：重要來賓可安排對口業務的分管副總經理或總經理出面接待會晤；其他來賓根據情況由相關人員接待。Cch thc tip i: Khch quan trng c th b tr gim c ph trch b phn hoc tng gim c ng ra gp mt tip i; khch n thm khc cn c tnh hnh do nhn 10、vin lin quan tip i. 7計劃與準備K hoach v chun b7.1 辦公室在接到公司領導通知或相關項目部重要來訪預約時，應做書面登記。對重要來賓接待，須在詳細了解接待要求的基礎上擬定接待計劃，排出日程安排表，報總經理審定后及時通知相關部門和領導；對一般來賓酌情安排業務對口部門接待； Vn phng khi nhn c thng bo ca lnh o cng ty hoc n thm hn trc quan trng ca cc ban ngnh lin quan, phi lm ng k vo s. tip i khch n quan trng, cn lp k ho11、ch tip i trn c s tm hiu k yu cu tip i, lp ra bng b tr nht trnh, bo tng gim c ph duyt sau kp thi thng bo b phn lin quan v lnh o; i vi khch n thng thng b tr tip i hp l vi b phn chc nng tng ng;7.2公司各部門在接到重要來訪預約后，須填寫接待申請單報辦公室，并協助擬定接待計劃。需公司領導出面、辦公室協調的重要接待一般應提前2天告知辦公室；對時間緊迫的臨時重要接待任務，可先在電話中請示，并經總經理同意，在完成接待12、后補辦手續。Sau khi nhn c hn n thm quan trng ca cc b phn cng ty, cn in vo “n xin tip i” bo vn phng, v h tr lp k hoch tip i. Nu cn lnh o cng ty ng ra tip i, vn phng iu tit tip i quan trng thng thng phi thng bo trc 2 ngy cho vn phng; i vi nhim v tip i quan trng tm thi thi gian gp, c th yu cu trn in thoi v c13、 tng gim c ng , sau khi hon thnh tip i b sung th tc sau.7.3重要來訪接待計劃應載明以下內容：K hoch tip i n thm quan trng phi ghi r ni dung di y: 接待類別：公務來訪、參觀、參加會議或其他。Loi hnh tip i: n thm cng v, tham quan, tham d hi ngh hoc ci khc.來賓基本情況：包括來訪項目部名稱、領導姓名、職務等；來訪具體時間、人數，當地陪同來訪的領導和人數；來訪的目的和要求；在本地逗留的天數。Thng tin c bn ca khc14、h n: bao gm tn ban ngnh n thm, h tn lnh o, chc v; thi gian c th n thm, s ngi, s ngi v lnh o i cng khch n thm; yu cu v mc ch n thm; s ngy li cng ty.7.4具體接待安排B tr tip i c th明確主要接待的部門，相關配合的部門，接待人員分工及職責，出面接待的領導和陪同人員；Ghi r b phn tip i ch yu, b phn phi hp lin quan, phn cng v chc trch nhn vin tip i, lnh o 15、ng ra tip i v nhn vin i cng;參觀線路或洽談、舉行活動的場所； L trnh tham quan hoc m phn, a im cho cc s kin;7.5重要接待計劃還應考慮以下內容： K hoch tip i quan trng cn phi xem xt nhng ni dung di y:是否安排車輛接送 C b tr xe a n khng;7.5.2是否需要會場布置，包括花卉、煙茶、音響設備、投影設備、領導席箋、橫幅等； C cn phi b tr hi trng khng, bao gm hoa, tr thuc, thit b m thanh, 16、thit b hnh nh, gh ngi lnh o, bng zn.;7.5.3是否制作歡迎牌、指示牌；C cn bin cho n, bin ch th;7.5.4是否安排禮儀；C cn b tr nghi thc;7.5.5是否需要邀請新聞媒體和草擬新聞通稿； C cn mi tin tc truyn thng v d tho thng co bo ch.7.5.6是否安排攝影攝像；C cn b tr camera chp nh7.5.7是否需要準備公司宣傳資料； C cn chun b ti liu tuyn truyn cng ty;7.5.8是否宴請，包括宴請時間、地點、參加人員17、標準； C cn mi tic, bao gm thi gian, a im, ngi tham d, tiu chun yn tic.7.5.9是否安排住宿，是否在房內放置鮮花水果；C cn b tr ch ng, c cn hoa ti v hoa qu trong phng;7.5.10是否安排游覽、購物、娛樂；C cn b tr i tham quan, mua sm, vui chi;7.5.11是否需要贈送禮品。C cn tng phm7.6其它需要說明的事項Nhng vn khc cn ni r7.6.1對重要參觀來訪，主要接待部門應按計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤18、時間及場所。確定來賓訪問路線并檢查相關設施，確保電梯安全完好，環境、樓道、洗手間清潔，歡迎牌的設置和內容正確，攝像機、照相機電源充足。i vi n tham quan quan trng, b phn tip i chnh phi theo k hoch thng bo lnh o gp mt, ngi thp tng, xc nh thi gian v a im gp mt. Xc nh ng l trnh n thm ca khch v kim tra bin php lin quan, m bo cu thang an ton, mi trng, hnh lang, nh v sinh 19、sch s, t bin cho n v ni dung chnh xc, my nh, camera y in ngun.7.6.2對重要公務來訪或會議來訪，主要接待部門應根據計劃和來賓要求，提前預訂好來賓下榻的賓館；根據計劃預訂宴請的酒店；依據所定用餐標準，安排迎合來賓地方口味的飯菜及煙酒、飲料；根據計劃確定游覽路線、購物商場、娛樂項目；定制的禮品要保證質量。i vi n thm cng v quan trng hoc n thm hi ngh, b phn tip i ch yu phi cn c k hoch v yu cu khch n, t trc phng khch sn cho20、 khch n; cn c k hoch t trc tic nh hng; theo tiu chun n qui nh, b tr thc n, ru thuc v nc ngt ph hp vi khu v ca khch n; cn c k hoch xc nh l trnh tham quan, ca hng mua bn, cc mc vui chi; qu tng phi m bo cht lng.7.6.3 對大型會議或活動的來訪接待，主辦部門應事先準備公司簡介等相關資料；檢查會場水電、桌椅、投影儀、音響等設施；安排禮儀人員，準備簽到冊、名片盒等。i vi tip n n hi21、 ngh ln hoc s kin, b phn ch o phi chun b cc ti liu lin quan n gii thiu cng ty; kim tra cc thit b nh m thanh, my ghi hnh, in, nc hi trng; b tr nhn vin l nghi, chun b t di, hp danh thip.7.6.4辦公室按接待人數調度安排接待所需車輛，并留有余地；須保證車輛清潔，安全性能良好；公司車輛應服從辦公室的統一調度。Vn phng cn c s ngi tip i b tr iu ng xe c cn thit, v c d22、 phng; phi m bo xe c sch s, tnh nng an ton tt; xe cng ty phi phc tng theo s iu ng thng nht chung ca vn phng.8行為規范Quy tc ng x8.1接待禮儀L nghi tip i:儀表：面容清潔，衣著得體；Nt mt: khun mt sch s , qun o gn gng舉止：穩重端莊，從容大方；C ch: vng chc oan trang, thong th ho phng言語：語氣溫和，禮貌文雅；Li ni: li ni nh nhng, l php lch s態度：誠懇熱情，23、不卑不亢。Thi : nhit tnh chn thnh, khim tn lch s.8.2接待程序中要注意把握迎候時間，提前等候于公司門口或車站機場；接待人員引見介紹主賓時，要注意順序；接受名片時，要以恭敬的態度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中；過走廊時，通常走在客人的右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸右手示意，并說“這邊請”；客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，再主人，先領導，后同事；送客時根據身份確定規格，若送至大門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。Trong trnh t tip i phi ch nm bt thi gian cho n, i trc cng cng 24、ty hoc sn bay nh ga; khi nhn vin tip i gii thiu khch mi tham d, phi ch tun t; khi tip nhn danh thip, phi gi thi cung knh hai tay tip nhn, sau khi c xong trnh trng t vo trong ti o; khi qua hnh lang, thng thng i bn trc tay phi ca khch, thng quay ngi sang tri, phi hp bc i cng vi khch, ch vng quay gi ta25、y phi ch th, v ni “mi i bn ny”; sau khi khch ngi xung, phi dng hai tay bng tr, a khch trc, sau n ch, lnh o trc, sau ng nghip; khi tin khch cn c thn phn xc nh cch thc, nu a n cng chnh, ng cnh xe vy tay, khch i xa mi c di i.8.3接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意保密；接待中既要熟練介紹公司情況，又要注意內外有別，嚴守本項目部商業機密；對不宜攝影攝像的場合，應向26、參觀人員說明。Trong tip i lin quan n s v b mt, in tn b mt, hi ngh quan trng, phi c bit ch bo mt; trong tip i phi gii thiu thnh thc tnh trng cng ty, cn phi ch khc bit trong ngoi, nghim tc tun th b mt ca ban ngnh ; i vi trng hp khng c quay camera chp nh, phi ni r vi nhn vin tham d.8.4 接待中應厲行節約，精打細算，不擺闊氣，不講排場27、，不奢侈浪費。Trong tip i phi thc hnh tit kim, tnh ton chi tit, khng th hin, khng sa hoa, khng lng ph. 9接待費用與信息反饋Chi ph tip i v phn hi tin tc9.1公司各部門的接待費用在公司業務費中列支。接待人員于完成接待任務后3天內，按財務報銷流程報總經理審批。Chi ph tip i ca cc b phn cng ty lit k trong chi ph nghip v cng ty. Nhn vin tip i sau khi hon thnh nhim v tip i ni28、 trong 3 ngy, thanh ton theo lu trnh ca ti v bo tng gim c ph duyt.9.2接待人員應及時撰寫重要來訪信息稿交辦公室；將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息交有關部門。Nhn vin tip i phi kp thi vit thng tin n thm quan trng giao cho vn phng; tng hp chnh sa thng tin c c khi giao lu vi khch n, a ra nhng thng tin c gi tr i vi cng ty giao cho b phn lin quan.10 B sung附則10.1 Bn quy ch ny do VP tng hp khi tho, ngi ph trch thm duyt.本制度由綜合辦公室起草，負責人審核。10.2 Bn quy ch ny do hi ngh ban tng gim c thm duyt thng qua thc hin.本制度由總經理辦公會審議通過后實施。10.3 Bn quy ch ny do VP tng hp chu trch nhim tp trung, gii thch.本制度由綜合辦公室歸口、解釋。