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1、公司行政部門基礎工作規范制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行 政 管 理 制 度第一章 辦公室管理一、 辦公室環境維護公共辦公區域的良好環境是每位員工的職責與義務。管理部將遵循以下三點對此工作做全面監督和管理：每位員工均應將本人工作場所的任何物品區分為有必要與沒有必要的，除了有必要的留下來，其它的都清除掉。把留下來的必要用的物品依規定位置擺放，并放置整齊，加以標示。將各人工作場所內各個地方清理干凈，保持整潔、亮麗的環境。二、 工作紀律上班時間不準大聲喧嘩、不準打瞌睡，吸煙需到室外。工作時應注意提高工作效率，盡量減2、少私人電話及聊天。工作時間嚴禁看與工作內容無關的書報雜志、收發私人郵件、玩電子游戲、查閱與工作內容無關的Internet站點等。未經批準不得私自將與工作內容無關的軟盤、光盤、VCD等帶入公司并利用公司電腦使用，以防止公司網絡感染病毒。員工應注意環保和節約，盡量不使用一次性茶具。下班前每位員工均須關閉電腦后方可離開，最后離開公司的員工應確保門、窗、燈均關閉。三、 休息室為營造一個良好、高效的工作氛圍，公司現增開休息室一間，軟件開發部人員工間可根據自己的需要（在保證工作進度的前提下）隨時到休息室休息，每次以不超過半小時為限。公司所有員工均可在下班后到休息室看書報雜志或進行棋類游戲，但休息室內禁止吸3、煙或進行賭博性質的游戲。四、 辦公用品每周三下午根據各部門的辦公用品申領單（須由部門主管簽字）統一領取文具，其他時間如急用可根據實際情況領用。領用數量由管理部根據實際情況控制，每月月底由管理部結算出各部門費用，交至各部門主管和財務，以便核算費用成本。員工離職前必須歸還所領用的全部辦公用品（低值易耗品除外），并由管理部人員簽字后方可辦理離職手續。各部門可在下月預算中制定所需購買的辦公用品，預算批準后由管理部統一購買。特殊物品管理部無法采購的，可授權有關部門代購，所購物品交管理部登記入帳。管理部有權檢查各部門領用的辦公用品的使用情況，如發現浪費可對有關人員進行處罰。管理部應定期檢查文具用品的庫存量4、，對日常必需品、不易采購品或用量大者應酌量庫存，以備不時之需。耐用性辦公用品的報廢、遺失，需填寫報廢申請單或遺失說明，說明物品使用時間、目前使用狀況、丟失過程，經公司辦公會議批準后方可作報廢或遺失處理。如借用辦公用品，需填寫借用申請單，用畢須立即歸還。五、 宣傳品公司宣傳品（包括統一印制的一般業務資料、手提袋、文件夾、信封等）由管理部統一訂購或向廠家索取。在使用前應填寫領用申請單，在分發時應注意節約，不得將公司宣傳品私自占為己有或挪作他用。六、 名片公司名片由管理部按固定格式統一印制，印制前須填寫名片印制申請單，經部門主管和總經理簽字。任何部門或個人不得擅自印刷或使用未經公司批準的名片。七、 5、公告欄公告欄是作為公司宣傳及介紹企業文化、公司動態、公司信息等的媒體，目的是促進公司內部信息的溝通。各部門員工如有信息需張貼在公告欄上，應經部門主管簽字認可，交由管理部張貼。管理部統一負責張貼及到期布告的摘除。公告欄中發布的信息在張貼于公告欄之時，應同時在公司內部網站發布。八、 介紹信員工因工作需要開具介紹信應先填寫介紹信申請單，經部門主管審核，由管理部辦理。第二章 前臺管理一、 考勤1、 考勤制度：工作時間：公司實行五天工作制：周一至周五為工作日；周六、周日和國家法定節假日休息。每天工作時間為：上午：8：30-12：00 下午：13：00-17：302、 請假：員工請假需事先填寫請假申請單（6、急病除外），請假2日以內的報本部門主管批準，請假2日以上的報總經理批準；休年假等一周以上的假期需提前一個月申請，由部門主管和總經理批準；部門主管或項目負責人請假需由總經理批準。 請假申請單在獲得部門主管或總經理簽字后，交前臺備案并在月末統計考勤時體現。3、 遲到、早退、曠工：上午8：30-9：00、下午1：00-1：30到崗的計為遲到（特殊原因或事先申請的除外）；上午早于12：00、下午早于5：30離崗的計為早退（特殊原因或事先申請的除外）。每月遲到、早退超過三次（含三次）者，公司將給予書面警告，并扣發工資50元。遲到、早退超過半小時的計為曠工，連續曠工三日以上（含三日）或一年中曠工累計五日的7、，公司將給予除名的處理并有權拒發當月工資。曠工將按其曠工小時數以200%的比例扣發當日工資。4、考勤管理：公司考勤由每月1日計至每月30日或31日。考勤員由前臺兼任，由管理部管理。員工因工外出不能按照正常工作時間出勤時，需及時通知前臺，前臺在獲得該員工部門主管證明后，可按正常出勤處理。員工在工作時間外出，需告知部門主管；下班前不能返回公司的，需提前與部門主管說明。前臺應做好每日出勤的監督，每月1日將上月考勤表報各部門主管、管理部。二、 長途電話及傳真1、 長途電話管理員工因工作需要打長途電話，須先至前臺填寫長途電話登記表后方可使用。每月由前臺根據長途電話清單結出費用明細，分攤至各部門。2、 傳8、真管理公司傳真統一由前臺發送。員工應將所發文件附填寫清楚的公司統一傳真封面交前臺發送，發送后由前臺保存其傳真封面備查。每月由前臺結出費用明細，分攤至各部門。收到傳真后，前臺用電話通知收件人取件，傳真未注明收件人的，根據其內容詢問有關部門，務求盡快將傳真送達收件人。三、 接待制度1、 訪客接待對于有預約的客人，在確認了公司名稱姓氏之后，引領至有關部門或會議室。如所約見人不在，應告知來客詳細原因，請他（她）等候或留言；如約見人此刻正開會，應及時告知，并請客人等候。 對于沒有預約的客人，應先確認公司名、來客姓名、職務及來意，根據實際情況請有關人員接待或請其再約時間。幾批客人同時到來時，原則上公平地按9、到達的先后順序來受理。對預約時間較前的客人安排見面，對其他客人講清情況。2、 電話應答接聽電話應首先說：您好，博惠思華（外線）或您好，XXX（內線）。如所找人未在辦公室，前臺或距電話最近者應代接電話，并禮貌地詢問對方姓名、單位、電話、事宜，并做書面記錄以便轉達。第三章 工作餐管理一、 訂餐制度公司在工作日為每位員工提供標準為8元的工作午餐一頓，由管理部負責實施。管理部負責選定送餐公司，每天統計實際份數，每月統計工作餐數量及金額，于月底進行各部門費用分攤，并與送餐公司結帳。管理部根據當日考勤統計訂餐份數，員工如當日不在公司用餐或外出均需提前通知管理部，以免多訂或少訂。員工因加班需就餐的，按工作餐10、標準執行，開具發票后實報實銷。二、 用餐時間午餐時間為12：00-13：00，中午用餐不得早于12：00，下午上班時間不得遲于13：00，否則按遲到、早退處理。用餐完畢后，管理部人員負責監督、管理用餐場所的整潔。三、 誤餐統計員工因工作需要未在公司用餐并事先通知管理部的（招待客戶除外），誤餐費可在工資中補發。員工因工作需要在外用餐，事后需填寫誤餐補貼申請單，經部門主管簽字后交前臺進行誤餐統計，于月底交至管理部以便在工資中結算。第四章 文檔管理一、文檔的管理公司文檔由管理部統一進行管理和保存。員工如需使用可到管理部登記借用，并做到用后及時歸還。二、公司文件格式的規定 對公文類文件（除合同外）的格11、式定義如下： （1）文頭文件名稱：發文字號由發文部門代字、年號、文件順序號三部分組成。（2）正文文件正文名稱。正文：文件的內容。發文部門名稱：發文日期：要求使用年月日全稱。（3）文尾 主題詞：列出文件關鍵詞。報送、發送及存檔部門名稱。對事務文書類文檔格式的定義：計劃、總結等不需要歸檔，可以不設編號和格式的限制，如有必要歸檔的文件可在確定后再做修正。會議記錄、規章制度和技術資料保持統一的格式，但要加入年號及文件編號以便統一管理。介紹信、證明信采用統一的標準格式，但也要加入文件編號以便日后查詢。傳真封面要有固定的格式（由管理部提供并備案），但由于不需歸檔，所以不用編號。 考核表有自己固定的項目、格12、式和編號。三、文檔歸檔保存辦法對于公文類文檔，由管理部統一管理。包括對每一種公文類文檔編號的管理和文檔的整理。各部門在撰寫公文類文檔時，應向管理部索取編號并按照規定的格式撰寫，經批準后的公文應盡快到管理部備份，以便日后查閱。對于事務文書類文檔，有如下規定：公司規章制度、公司會議記錄由管理部統一編號和管理。計劃、總結和傳真由個人掌握，一般情況下公司不作統一保存。介紹信和證明信的出具和存檔由管理部統一管理。考核表由管理部統一編號和管理。普通技術資料由管理部統一收檔管理，并建立借閱制度。注意保密。第五章 印鑒管理一、 公司級印鑒為公司章、財務專用章、合同專用章3種共3枚。蓋章均須先填寫蓋章申請表，經13、審批后辦理。二、 公司公章為公司行使法定職權的印鑒憑證。公司章的使用范圍為：以公司名義上報有關單位的請示、報告和其他文件；以公司名義對外發出的重要公函和重要文件；以公司名義報有關單位的重要文件；以公司名義與有關同級單位的聯合發文，加蓋公司印章需經總經理的審核和授權。三、 財務章的使用范圍為支票等財務用途。詳見財務制度。四、 公司合同專用章的使用范圍為以公司名義簽訂的協議、合同。加蓋合同印章需遵守下列制度：100萬以下（不含100萬元）的采購合同需經總經理審批并報董事會備案。100萬元以上（含100萬元）的采購合同需經董事會批準。20萬元以下（不含20萬元）的銷售和技術服務合同需經總經理審批備案。20萬元以上（含20萬元），300萬以下（不含300萬元）的銷售和技術服務合同需經總經理審批并報董事會備案。300萬元以上（含300萬元）的銷售和技術服務合同需經董事會批準。各種協議的簽署均需通過總經理的審核和授權。