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1、公司金蝶K3ERP系統管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1. 目的：為了保障金蝶K/3 ERP系統在公司運營中的有效應用，使企業快速實現管理的標準化、程序化，使企業運營管理更加規范、高效，特制定本制度。2. 適用范圍：全公司納入ERP系統管理的部門和事項。3. 權責：3.1. “K3” ERP系統推行實施小組負責本制度稿的制定和修改。3.2. “K3” ERP系統推行領導小組負責本制度的審批。3.3. “K3” ERP系統各操作崗位負責執行制度。4. 定義：（無）5. 工作程序：5.1. ERP業務流程圖：圖2、示說明 圖表色別責任部門圖標說明資產管理中心流程次序從上到下、從左到右。營銷中心制造中心計劃上下業務具有承接關系，或下一個業務可由上一個業務直接下推生成。制造中心倉儲制造中心采購下一個業務必須以上一個業務的結果為基礎展開，過程要嚴格控制。制造中心生產根據業務實際由資產管理中心或制造中心采購填制下一個業務可以上一個業務結果為參考數據展開，過程給予適當靈活度。銷售訂單系統MRP運算系統MPS運算計劃管理系統自動生成委外加工任務單系統自動生成半成品生產任務單系統自動生成采購申請單系統自動生成成品生產任務單采購申請單系統自動生成投料單采購訂單生成憑證入庫核算鉤稽采購發票外購入庫單費用發票領料單半成品入3、庫委外加工出庫單出庫核算鉤稽采購發票費用發票委外加工入庫單核銷銷售出庫單銷售出庫通知單銷售發票成品入倉領料單固定資產管理銷售費用發票其它外來發票應收帳款管理應付帳款管理總帳管理期末處理結帳關帳過帳對帳5.2. ERP業務操作規程：5.2.1. 銷售管理：5.2.1.1. 跟單員將確定的訂單按獨立核算單位的不同分別錄入到各自帳套中。5.2.1.2. 對錄入的訂單，業務員、業務主管、資產管理中心要對訂單內容的正確性、訂單業務的受控性、接單過程的合法合規性進行審核。5.2.1.3. 經審核的訂單要與其它訂單信息的附件一起，及時打印、分發給相關部門人員，發現訂單錯漏后必須立即停止ERP業務流程并要及時4、反饋給營銷中心跟單員糾錯。5.2.1.4. 當出現因基礎資料缺失而導致業務無法錄入到ERP系統的情況時，操作人員應立即依照5.3基礎數據管理的規定向相關部門提出。5.2.1.5. 根據出貨計劃跟單員開出出貨通知單通知出貨，出貨通知單必須經業務員、業務主管、資產管理中心審核后才會生效。5.2.1.6. 錯誤訂單經計算后系統限定是不能刪除的，糾正時先執行訂單修改操作（只能改數量和備注），在錯誤行備注欄注明“錯誤單據作廢”讓后執行單據關閉或行關閉操作，同時在補做一張銷售訂單錄入被作廢的內容，補入訂單的表頭信息要保持與原單一致。5.2.2 計劃管理5.2.2.1. 實行生產模塊管理的帳套必須在接到訂單5、后由制造中心計劃部門進行MPS（主生產計劃）和MRP（物料需求計劃）計算。5.2.2.2. MPS和MRP運算的參數設定由系統管理員會同計劃人員按公司ERP系統管理的階段性要求進行設定，ERP系統管理員和計劃人員不得獨自修改運算參數。5.2.2.3. 計劃部門在進行MPS和MRP運算前要再次核對銷售訂單的正確性，避免錯誤訂單被運算，同時計算時先進行低位碼維護，使新生成或新變更的BOM得以自動維護；訂單被運算后訂單將因有關聯單據而無法反審核修改，因此出現錯誤訂單運算后按5.2.1.6的規定處理。5.2.2.4. MPS運算后在MPS維護界面對生成的計劃訂單進行審核、投放；投放后對生成的生產任務單6、進行確認、下達，任務單未完成，但因故不需要再生產的，則對該生產任務單采用手工結案。5.2.2.5. MRP運算同5.2.2.4的操作方法。5.2.3 采購管理5.2.3.1. 物料計劃人員（或承擔物料計劃的倉儲管理或采購人員）以系統自動計算生成的物料采購申請單為基礎，依據實際需求修改后提出物料申請，經核準審批后提交采購。5.2.3.2. 采購人員依據采購申請單下推生成采購訂單，采購訂單可根據與供應商的協商情況作適當修改，經核準審批后打印出并傳真給供應商。5.2.3.3. 物料入倉后，采購人員根據外購入倉單下推生成采購發票，并填制相應的費用發票。直接到財務報賬的費用由財務填制相應的費用發票，經審7、核后由資產管理中心核算員鉤稽。5.2.4 倉儲管理5.2.4.1. 辦理物料外購入庫手續時，倉管人員由采購訂單下推生成外購入庫單，并以此檢查采購的物料和數量是否符合采購訂單要求。對實際入倉數量超過采購訂單需求的，其差額在系統設置允許范圍的，必須經相關領導批準，補錄采購訂單將差額錄入系統；對沒有采購訂單的物料，倉管人員不得受理，并及時將相關情況向上級匯報。5.2.4.2. 車間選擇生產任務單或委外加工任務單下推生成領料單或委外加工出庫單，領料單或委外加工出庫單的物料品種及數量，由系統根據MRP運算自動生成的投料單反映出來。a) 在全面實施ERP計劃控制之前，車間可在允許的范圍內修改系統生成的領料8、單或委外加工出庫單上的數量。b) 未實施計劃控制的帳套，由車間提前開出手工領料單據交倉庫備料，倉庫根據車間的領料單在ERP系統中錄入領料單或委外加工出庫單。c) 錄單時要在“成本對象”欄注明成品品名，在表頭“領料用途”欄錄入*訂單編號，以便財務進行成本核算。5.2.4.3. 對于同種材料不同長度、面積的鋼材未按照BOM規定的混用現象，鑒于工廠實際生產活動中的要求，在月底需要進行對同種材料不同長度、面積的物料進行核對盤點，對總長度、面積帳實一致的直接由倉庫分別以紅字、藍字領料單作調帳處理；對總長度、面積帳實不一致的按盤點規定辦理。5.2.4.4. 實行生產管理模塊控制的帳套半成品和成品的入庫必須9、由生產任務單或委外加工任務單下推生成產品入庫單或委外加工入庫單，對生成的單據可依據實際入庫數量進行修改，對數量不足任務單要求數量但因客戶同意無須再生產的要進行手工關閉生產任務單或委外加工任務單的操作。未實行生產管理模塊的帳套在手工錄入產品入庫單或委外加工入庫單時，必須錄入*訂單編號。5.2.4.5. 要求銷售出庫單必須由發貨通知單生成，數量可以根據實際出貨情況進行修改，特殊情況下需要通過其它方式生成銷售出庫單的，必須經相關財務人員同意并告知ERP系統管理員。5.2.4.6. 內部領用或免費提供給客戶的物料，或不同核算單位之間的物料調撥須填制其它入庫單或其它出庫單，以便于報表歸集和財務核算。5.10、2.4.7. 實行批次管理的物料，入庫和出庫時必須錄入批次號，否則單據不能保存。5.2.4.8. 對委外加工的業務，倉儲或采購人員要對每次收發委外加工物料進行核銷業務的處理，以正確反映實際存放在供應商的物料數據。5.2.5 財務核算管理5.2.5.1. ERP 系統財務核算操作遵循國家財務法令法規、地方和行業規定以及公司各項財務制度規定，采用公司制定的符合本企業實際運作的會計方法。5.2.5.2. 根據公司規定的各獨立核算單位，ERP系統采用多帳套獨立核算，各獨立核算單位間調撥均作往來核算，以正確反映各單位經營結果。涉及分廠未能采用ERP系統的，其之間調撥在系統內也作往來核算，在合并時財務通過11、手工調整來剔出由此產生的資產和損益。5.2.5.3. 財務人員要認真核對采購發票各項內容防止出現差錯，要做好各往來應付款項的核對，及時協同相關部門處理錯漏。對與采購相關的費用，采購人員或財務核算員要及時填寫費用發票，費用發票要與相關的采購發票進行鉤稽處理，以確保存貨核算的正確性。5.2.5.4. 財務核算員要及時處理當天單據，對相關單據進行審核（參見5.2.1.2和5.2.1.5），根據銷售出庫單填制銷售發票。5.2.5.5. 財務在存貨核算時要對物流單據進行檢查監督，查出錯漏并督促相關操作人員糾正。a） 對已結帳后發現的問題，核算員要提出調帳報告，經資產管理中心經理批準后在系統“期初余額調整12、”等功能界面調帳。b) 期末盤點按財務制度執行，確認盤盈盤虧的，財務將簽字審核的盤點表交由倉庫輸入ERP系統內，財務在系統內確定單價。5.2.5.6. 財務核算員根據財務規定和ERP系統操作順序進行財務核算工作。5.2.6 系統管理員管理5.2.6.1. ERP系統管理員和公司網絡管理員按本規定要求維護ERP系統，保障系統運行順暢。5.2.6.2. ERP系統管理員負責解決或與金蝶顧問聯系解決ERP操作系統自身的技術問題，并根據ERP系統使用狀況，對相關操作人員進行指導、培訓工作。5.2.6.3. 隨著公司對ERP系統完善和功能的增強，根據項目實施的進度和深度配合公司金蝶K/3 ERP項目組的13、實施工作。5.2.6.4. 公司ERP項目管理參見金蝶“K3” ERP系統推行暫行管理辦法。 5.3. 數據安全管理5.3.1. 帳套備份：為保證數據的安全，確保使用帳套不被破壞，根據實際工作要求，每周五或周六下午17：00系統重新啟動后，由系統管理員或指定的管理人員執行帳套備份操作；當需要對ERP系統數據庫進行操作時或執行其他不可逆轉操作前，操作人員必須報告ERP系統管理員先進行完全帳套備份。備份帳套文件名為工廠簡稱加日期，除特殊要求的帳套外，備份帳套保存期不超過一個月。5.3.2. 日志備份：為了有效追溯在ERP系統里的錯誤操作和非法操作情況，系統實施日志管理，當日志記錄達到一定量時，需要14、引出記錄數據保存在設定的文件夾內備查，同時清除系統內的記錄。5.3.3. 密碼管理：為了維護業務流程各職能崗位權責的獨立有效性，防止其他人員誤用、盜用本崗位操作權限，各崗位ERP系統操作人員必須設定開機密碼、個人進入帳套密碼。a） 開機密碼及用戶名必須在ERP服務器上注冊后才能與服務器相連，改動開機密碼及用戶名前必須先告訴系統管理員同時在服務器里修改。 b) ERP操作人員請長假或離職時必須同時將開機密碼和個人進入帳套密碼同相關人員辦理交接手續。5.3.4 權限管理：根據各崗位業務需要，系統管理員初步設定各崗位的權限，并通過一定時間的調整后，系統管理員將各崗位已設定權限表提交給各部門主管確認并15、存檔。經確認的各崗位權限的變更需由各部門主管提出書面申請方可更改。離職人員在ERP內的名稱需在其業務處理完畢后及時禁用。5.3.5 業務操作要求及單證管理5.3.5.1. 公司使用ERP系統管理的部門業務必須按照規定的流程采用ERP單據運作，禁止背離ERP工具而采用原來的模式。自本制度執行之日起，除確需保留的手工單據外，如車間開具的領料單、原生產任務單可作為ERP系統領料單銷售訂單的附件使用，其它單據不再作為有效單據使用。5.3.5.2. 修改單據必須先在系統內修改后再打印出來，手工直接在打印單據上的修改內容無效。5.3.5.3. 各崗位業務操作必須遵循嚴謹、細致、主動、及時地原則，確保本崗位16、業務能正確、及時地流向下個環節；各崗位對上環節要起到跟催、監督的作用，對下環節要起到跟蹤、服務的關系。各崗位職員要做到今日事今日畢，確保系統即時數據的正確性。5.3.5.4. 各業務環節的單據制單、核準、審核審批、分發、存檔管理按公司相關流程文件執行。5.3.5.5. 為保證各崗位的業務操作不受系統的站點限制影響，操作人員業務操作完畢后要立即退回到主控臺界面，不可繼續停留在各業務模塊界面，造成一個崗位站點在浪費，而另一個崗位要處理業務卻沒有站點的情況。5.4. 金蝶K/3 ERP系統設備設施管理5.4.1. 公司所有的金蝶K/3 ERP系統設備設施管理遵循關于電腦、郵箱、網絡資源及病毒防范的管17、理規定要求，確保設施設備的財產安全和使用安全。5.4.2. 行政中心網絡管理員、電工負責日常ERP系統設備設施的維修保養，確保設備設施的正常使用。5.4.3. 為保證ERP服務器工作順暢，系統管理員或網絡管理員于每日下午17：00時定時重新啟動服務器以清理服務器內存；于每周日晚20：00至周一8：30關機以保養服務器。5.4.4. 除ERP系統管理員、網絡管理員日常管理以外，未經公司董事長或總經理授權許可，公司任何人禁止操作服務器，經授權操作服務器人員必須有網絡管理員或ERP系統管理員陪同，并遵循網絡管理員和ERP系統管理員的要求。未經ERP系統管理員同意，任何人不得進行針對ERP系統數據庫的18、操作。5.5. 基礎數據管理5.5.1. 本公司物料編碼的編制、變更管理、物料基礎信息管理參見物料編碼管理辦法。5.5.2. 供應商、客戶、職員資料的新增、變更、刪除禁用管理5.5.2.1. 提出資料新增、變更、廢止申請：各部門對供應商、客戶、職員資料提出新增、變更、刪除禁用的申請時，部門相關人員書面提出，并填寫好相關信息資料。發現系統信息錯漏需要變更的，由發現部門直接提交申請給系統管理部門辦理。5.5.2.2. 申請事項的審核、確認：申請部門主管對本部門提出的申請負責審核批準，并簽字確認。5.5.2.3. 新增、變更、廢止事項執行：系統管理部門接到經申請部門主管審核批準的申請后要及時錄入系統19、。系統管理部門對申請部門的申請有疑問的，先與該部門主管或以上人員溝通協商。屬于對系統數據安全性有危害的新增、變更等方案系統管理部門可以拒絕采用。5.5.2.4. 財務部門補充新增物料相關屬性資料：由于基礎資料的財務內容基本平穩，一般不會變動，系統管理部門在新增、變更后要以郵件的方式通知負責該廠的財務人員，檢查相關財務數據是否需要補充、修訂，并及時回復系統管理部門。5.5.3. BOM表新增、變更、刪除禁用管理5.5.3.1. BOM表新增及審核確認：技術部門對新產品按ERP系統的格式要求建立新增產品的BOM表，BOM表按照公司ISO文件要求進行審核、歸檔、發放。緊急開發產品的BOM表要在一個工20、作日內完成編制審核工作。5.5.3.2.ERP系統BOM表錄入：技術部門（或文控）要將編制審核完成的BOM表于完成當天分發給ERP系統管理部門錄入系統數據庫內。5.5.3.3. ERP系統BOM表變更、刪除、禁用：系統內已存BOM的修訂變更、刪除禁用都必須由技術部門提出申請經部門主管審核后并交給系統管理人員，由系統管理人員負責變更或刪除。5.5.3.4.ERP系統BOM表維護：技術部門為ERP系統BOM表日常維護的責任部門，系統管理部門負責配合BOM表的輸入工作（也可指定技術部安排專人）。6. 支持性文件：6.1.物料編碼管理辦法6.2.關于電腦、郵箱、網絡資源及病毒防范的管理規定6.3.金蝶“K3” ERP系統推行暫行管理辦法