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1、農業科技公司公文行文規則格式規范管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、總 則 為滿足工作需要，規范公文寫作、借閱管理，特制訂本制度，詳細內容如下：二、適用范圍：本制度適用于昆明xx農業科技公司（以下簡稱公文管理制度）三、定義：公文是指公司在實行管理過程中所形成的具有法律效力和規范體式的公務文書。常用公文一般包括以下幾種：決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位和人員；通告：適用于向一定范圍內公布應當遵守或周知的事項；通知：適用于批轉下級單位的公文，轉發上級單位和不相隸屬單位的公文，發布規章，2、傳達要求下級單位辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項，任免和聘用干部；通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況；報告：適用于向上級部門匯報工作、反映情況或問題、提出意見或建議、答復上級領導的詢問或要求時所使用的陳述性公文，著重于匯報工作，不一定要求上級答復；請示：適用于向上級單位請求批示、批準；函：適用于不相隸屬單位之間的商洽工作，征求意見、詢問和答復意見等；批復：適用于答復下級單位請示事項；擬辦：下級或有關部門對某一個問題提出辦理意見，提交領導審閱，由領導做出決定;批辦：上級或領導機構對某一個問題提出明確辦理意見，轉交下級或有關部門執行;會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定3、事項。四、公文格式規范及行文規則 4.1公文格式 4.1.1公文一般由標題、發文號、簽發人、主送部門、正文、附件、印章、發文時間、抄送部門、附注等部分組成。文件起草時需遵循公文格式和行文規則。4.1.2公文標題：準確簡要地概括公文的主要內容及公文種類，原則上不用標點符號，但標題中的法規名稱需加書名號。4.1.3文件發文號及發文編號：公司發文號（由綜合部進行管理）：xx字2015X號；xx函字2013第X號；公司發文編號：XXXX（公司字母簡寫）XXXX（部門字母簡寫，如綜合部）ZHB（文件）2015-001（發文年號-發文編號）。4.1.4如需加蓋印章，蓋印位置應在成文時間中上方，上沿不壓正文4、，底邊在成文時間之下。4.1.5如有附件，應在正文之后，發文部門印章之前并注明附件名稱和順序。4.1.6發文部門應寫全稱或規范化簡稱。4.1.7文件落款時間以領導簽發日期為準，任免文件以審批通過日期為準。4.1.8發文范圍應在公文中予以明確。 4.2格式規范（模版見附件1）4.2.1 發文字號（3號仿宋-GB2312）。4.2.2“簽發人”（ 3號仿宋-GB2312），領導姓名（3號楷體-GB2312）。4.2.3 標題（2號宋體）。4.2.4 主送機關（3號仿宋-GB2312）。4.2.5 正文（3號仿宋-GB2312）。 第一層 一、（3號方正黑體或仿宋-GB2312）。 第二層 （一）（5、3號楷體-GB2312或仿宋-GB2312）。 第三層 1、（3號仿宋-GB2312）。 第四層 （1）（3號仿宋-GB2312）。4.2.6 附件和附件內容（3號仿宋-GB2312）；附件在正文下空1行，左空2字標識“附件”后標全角冒號和名稱。（如：“附件：1.XXXXXXXX”）4.2.7 發文機關署名和成文日期（3號仿宋-GB2312，數字為宋體阿拉伯數字）。4.2.8 “主題詞”（3號黑體），主題詞內容及詞目（3號宋體）。4.2.9 報送、印發機關及印發日期（4號仿宋-GB2312）。4.2.10 公文用紙采用A4型紙，尺寸：210mm297 mm。4.2.11 公文頁邊與版心尺寸：公6、文用紙抬頭（上白邊）：37mm（含頁眉）。公文用紙訂口（左白邊）：28mm。版心尺寸：156mm225 mm。4.2.12 正文一般每面排22行，每行28個字。行距為1.5倍行距,字距為標準。4.2.13 頁碼使用4號半角白體阿拉伯數字標識，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。4.2.14 未作特殊說明，公文中圖文顏色均為黑色。 4.3行文規則和打印格式4.3.1行文規則：4.3.1.1符合公司規章制度和有關規定，如提出新的政策規定，應加以說明。4.3.1.2情況真實，內容全面，觀點明確，表達規范，條理清楚，層次分明，文字精煉，書寫工整，標點正確，篇幅簡短。4.3.1.3準確填寫人名、地名、數7、字及引文，時間具體到年、月、日。公文引用需先引標題，后引發文字號；引用外文需注明中文含義。4.3.1.4公文中的數字，除部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語及有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其余均應使用阿拉伯數字。在同一公文中，數字的使用應前后一致。4.3.1.5行文應當確有必要，注重效用。4.3.1.6文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。4.3.1.7“請示”應當一文一事；“報告”不得夾帶請求事項。4.3.1.8文件打印前需認真校對。4.3.2打印格式4.3.2.1公文用紙使用標準A4型紙。4.3.1.2字體規范整齊、勻稱美觀。4.3.1.3文字排版規范整齊、8、勻稱美觀；文字一律采用黑色，從左向右橫排。五、收發文管理工作程序 5.1收文管理工作程序 5.1.1收文處理程序：收文登記擬辦批辦分辦承辦催辦注辦傳閱歸檔 5.1.2收文與登記：凡從外部送達公司的文件，包括上級來文、內部來文、其它來文（傳真、信函和其它文字材料），一律由綜合部專職人員負責簽收，并根據文件內容對其進行整理登記，填寫收文登記表（見附件2）；其它部門收到或外出帶回的文件，需在收到文件一個工作日內將文件送至綜合部統一整理登記后再分發至相關領導、部門；綜合部收到文件后須在一個工作日內完成整理登記。 5.1.3擬辦與批辦：綜合部應根據所需辦理文件的內容和性質，及時提出擬辦意見，填寫收文處理9、單（見附件3）并移交需審批部門審批。若內容涉及多個部門，應確定一個主辦部門；若文件設密，則直接交給負責人（董事會文件交給董事長助理直接報董事長）后決定審批意見。 5.1.4分辦與承辦：經最終審批部門審批后的文件，需及時分發需要承辦的部門，承辦部門接文后填寫收文處理單，在2個工作日內答復辦理結果，不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍內或不適宜由本部門處理的公文，應迅速返回綜合，并說明理由。需轉交的文件，承辦部門應在收文處理單中簽字后留存文件復印件一份，并按審批意見辦理。 5.1.5催辦與注辦：對限期辦理的重要公文，綜合管理中心行政部需登記備案并及時檢查催辦，文件停留不得超過12小時，急件急時處10、理，不得積壓。已結辦文件，綜合管理中心行政部在收文處理單中簡要注明辦理結果，每月末匯總文件處理情況。（如有總經理出差期間，急需處理的文件，總經理助理可將文件以短信形式發總經理進行簽批，待總經理回復后助理可用鉛筆在文件上注明總經理簽批的日期、時間及總經理簽批情況，并可通知文件所屬部門（公司）先執行文件所述內容，等總經理回公司再進行文件補簽。） 5.1.6傳閱：定期的資料性文件，由綜合部填寫收文處理單后發送至相關人員傳閱。 5.1.7收文、傳閱工作要求5.1.7.1堅持急件先送、急事先辦原則；5.1.7.2對所有文件、資料，綜合部專人登記、保管，做到規范化、制度化；5.1.7.4文件在傳遞時需做好11、登記；5.1.7.5各部門所承辦的文件、資料需妥善保管，不得丟失，并按相關檔案管理制度進行歸檔；5.1.7.6所有收文均應在綜合部進行登記。外出開會帶回的文件，需在完成工作匯報或傳達后及時交綜合部登記、存檔，不得滯存；5.1.7.7嚴格執行保密規定，所有重要文件及資料不得隨意放置，不得私自帶至公共場所；5.7.7.8所有收文只能在文件涉及的相關部門進行傳閱，其它部門如需借閱，需按相關檔案管理制度要求辦理。 5.2發文管理工作程序 5.2.1發文處理程序:擬稿核稿會簽校對打印簽發用印登記分發歸檔等環節 5.2.2擬稿：擬稿分以下三類：5.2.2.1方針政策性公文，以公司名義行文，由主辦部門經辦人12、擬稿，部門負責人審核；5.2.2.2公司多部門聯合發文，主辦部門應與相關部門會商后，確定行文名義，由主辦部門經辦人擬稿，經主辦部門、相關部門負責人審核；5.2.2.3部門職責范圍內的日常業務工作發文，由主辦部門經辦人擬稿，部門負責人審核。 5.2.3核稿：綜合部負責在文件未送審前，依據公文基本要求，對文件的體式、內容等進行全面審核。 5.2.4會簽：需會簽的公文，由綜合部報至相關部門進行會簽。 5.2.5校對：文件簽發前，需由核稿人員進行仔細校對，確定后填寫發文審批單（見附件4）。校對工作以文件定稿為基準，進行認真仔細審核（包括標點符號等細節）。 5.2.6打印：文件印制原則上需雙面打印。印制13、過程須做到：5.2.6.1必須以經簽發后的定稿為依據，忠于原稿，不得隨意改動，確需改動的應報簽發人批準，重新審核；5.2.6.2注意排版藝術，版面安排美觀大方；5.2.6.3注意保密，文印人員不得讓他人隨便翻閱文稿。對印制的底板、廢頁等做好處理，防止泄密；5.2.6.4打印完畢后需進行最后一次校對。5.2.7用?。汗耐瓿捎≈坪?，按格式標準及相應印鑒管理規定用印。5.2.8登記：發文前，綜合部應填寫發文登記表（見附件6）。5.2.9分發：需要在一定范圍內周知或共同執行的事項，由綜合部將公文發放（文本或電子郵件）到各相關部門對接人處，接收人填寫發文登記表進行簽收確認，并在相關范圍內進行傳閱周知。14、5.2.10歸檔：綜合部及其他檔案管理負責人應按照檔案管理相關規定對發文進行歸檔處理。六、文件報批程序：6.1 報批文件：各部門需上報公司審批的合同、資金申請、招標、結算、設計、營銷等各類文件。6.2 需上報公司審批的文件，須經綜合部統一報至董事會，由董事會進行整理登記后按各部門進行流轉。6.3各類上報文件，應正確使用各部門名稱；注意上報文件數據及文字描述的準確性；附件：1：文件模板2：收文登記表3：收文處理單4：發文審批單5：工作聯系函 6：發文登記表MEMO:文件致： 自： 抄送： 日期： 主題： 頁數：共 頁 政策號： 文件緊急等級： 緊急文件 普通文件 收文登記表收文日期來文單位發文人15、來 文 編 號份數文 件 名 稱（內 容 摘 要)收文（移交）部門文件屬性(原件、復印件)收文人簽字文件流向123456收文處理單文件名稱文件編號（文號）日期來文單位 （部門）文件類型外來 內部密級/緩急文件內容綜合部意見直接部門意見分管副總意見總經理意見承辦 辦理結果會簽（傳閱）注辦意見 注：本表格與處理文件一并存檔發 文 審 批 單標題文號文件內容擬稿部門擬稿人主送抄送部門經理意見綜合部意見分管副總意見總經理意見注:與修改文件一并存檔發 文 審 批 單標題文號文件內容擬稿部門擬稿人主送抄送部門經理意見綜合部意見分管副總意見總經理意見注:與修改文件一并存檔工作聯系函編號： 總頁數：( )頁 發件單位： 簽發人： 收件單位： 收件人： 電話： 電子郵件：主題： 發 文 登 記 表編號日 期文件內容摘要及頁數文件屬性（原件、復印件）發文號發送部門送達方式經辦人簽 字備注月日