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1、公司綜合部公文管理規章制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 綜合部公文管理制度綜合部作為公司日常事務管理機構,也是公司總經辦，其主要職責如下：1.負責建立健全本行會議管理制度及工作流程，指導和檢查執行情況；2.負責建立健全全行公文管理制度及工作流程，指導和檢查執行情況；做好全行發文、收文和簽報的流轉工作；3.負責建立健全全行督辦管理制度及工作流程，指導和檢查執行情況；對年度重點工作、行領導批辦事項、行長（專題）辦公會議決定事項等進行督辦；4.負責建立健全全行行務信息管理制度和工作流程，指導和檢查執行情況；建立和管理好2、門戶網站和辦公自動化系統；做好重大突發事件的協調聯絡和信息報送工作；5.負責建立健全全行保密管理制度和工作流程，指導和檢查執行情況，組織確定全行保密事項；6.負責組織安排全行性工作會議、行務（擴大）會議、行長（專題）辦公會議等重要會議；7.負責管理全行行政公章和主要負責人名章，指導、監督其他印章管理；8.負責承辦上級部門轉辦的來電、來信、來函；負責聯絡、安排行領導重要外事接待；9.負責全行的對外公關宣傳工作，做好業務宣傳工作。10.負責低值易耗品的采購及日常管理；負責全行集中采購物資的管理；11.負責對外宣傳和新聞工作，負責全行危機公關管理；12.負責制訂和完善服務規范工作管理制度，建立科學長3、效的服務監督管理機制，并抓好貫徹落實；13.負責制訂后勤保障工作的規章制度并組織實施，做好后勤保障的相關工作；14.負責本部門的其他日常工作，完成領導交辦的其他任務，協助各職能部門處理全行的其他工作。1 目的為確保公司公文處理制度化、規定化，提高公文處理的質量和效率，提高綜合部工作質量，制定了綜合部公文管理相關規定。2 適用范圍本規定規定了公文的種類、格式及收、發文程序等。本規定適用于公司公文處理工作。3 組織與職責3.1 黨政綜合部是公文處理和管理的主管部門3.1.1 負責文件的印制、發放和有效版本的管理；3.1.2 負責上級文件和外單位來文來函，并根據領導批示及時組織傳閱、傳達并督促檢查落4、實情況。3.1.3 各部門、車間對黨政綜合部下發的公文進行管理4 管理要求4.1 公文主要種類4.1.1 決定：用于企業對某些重要事項或重大行動做出安排；4.1.2 決議：用于經過會議討論通過并要求貫徹執行的事項；4.1.3 意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法；4.1.4 指示：用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則；4.1.5 通知：用于傳達上級機關的指示，要求下級部門、單位辦理或需要知道的事項，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，印發本企業一些法規性文件。如用通知轉發通知，標題過長和累贅等情況下，可直接用批轉和轉發就行了；4.1.6 通報：用于表彰先5、進，批評錯誤，傳達重要情況以及需要各單位知道的事項；4.1.7 報告：用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議；4.1.8 請示：用于向上級請求指示、批準；4.1.9 批復：用于答復下級單位的請示事項；4.1.10 函：用于向有關主管部門請求批準的事項，同級機關之間或不相隸屬單位之間相互商洽工作以及企業各部門之間詢問和答復問題；4.1.11 會議紀要：用于記載和傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執行；4.1.12 布告：用于公布應當普遍遵守或周知的事項；4.1.13 通告：在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。4.2 其它形式的公文，如某些章程、辦法、規章、計劃、合同以及經過6、一定的批準手續后轉化為公文的某些簡報、調查報告、領導講話等，根據情況酌情使用。4.3 公文格式4.3.1 公文一般由文頭（發文機關全稱加“文件”二字組成）、標題、發文字號、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送、主題詞、印刷版記等部分組成。4.3.2 公文用紙一般使用紙張定量為70g/m2 的膠版印刷紙或復印紙。4.3.3 公文用紙幅面尺寸4.3.3.1 公文用紙采用GB/T 148 中規定的A4 型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。4.3.3.4 公文頁邊與版心尺寸4.3.4.1公文用紙天頭（上白邊）為：37mm1mm；公文7、用紙訂口（左白邊）為：28mm1mm；版心尺寸為：156mm225mm（不含頁碼）。4.4 公文中圖文的顏色：未做特殊說明，公文中圖文的顏色均為黑色。4.5 排版規格與印制裝訂要求4.5.1 排版規格:正文用3 號仿宋字，一般每面排22 行，每行排28個字。4.5.2 制版要求:版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。4.5.3 印刷要求:雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。4.5.4 裝訂要求公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘8、釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4 處，允許誤差4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差1mm，四角成90，無毛茬或缺損。4.6 公文中各要素標識規則本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。4.6.1 眉首4.6.1.1 公文份數序號公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。4.6.1.2 秘密等級和保密期限如需標識秘密等級，用3 號黑體9、字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1 字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1 行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開。4.6.1.3 緊急程度如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1 行；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1 行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。4.6.1.4 發文機關標識由發文機關全稱或規定化簡稱后面加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規定化簡稱。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm10、15mm。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居左空一字排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。4.6.1.5 公文正文主送機關名稱下一行，每段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。正文文字表達應力求簡明扼要，層次清楚。正文中的小標題順序號為：一、（一）1（1）。第一層次的小標題用3號黑體，末尾不加標點符號，第二、 三、四層次小標題末尾均須加標點符號。公文正文使用3號仿宋_GB2312體。4.6.1.6 附件公文如有附件，應當說明附件順序和名稱。在正文之下空出一行居左空兩個字標注“附件”二字，“附件”后標冒號和附件名稱。附件名稱后不加標點符號，附11、件名稱也不加書名號。以“通知”形式印發、轉發、批轉的文件不屬于附件。4.6.1.7 成文時間按神華集團公司最新規定，公文的成文日期應一律用阿拉伯數字；成文時間的標識位置見下一條。4.6.1.8 公文生效標識單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4 字；加蓋印章應上距正文2m。發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2 行，用3 號仿宋_GB2312體字，居左空1 字；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發文字號之下4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。4.6.2 主體4.12、6.2.1 公文標題必須包含“主要內容、文種”兩個要素。如：關于加強安全生產的通知。公文標題中一般不使用標點符號，只限于標題中的法規、規章及轉發文件的名稱可標書名號。標題文字過長的可多行排列，但回行時不可斷開詞意，以免出現歧義。公文標題使用二號方正小標宋體。4.6.2.2 主送機關：一般公文的主送機關應寫于標題之下，正文之前，頂格并加冒號。正式文件主送機關的全稱、規定性簡稱和同類型單位的統稱應使用統一的固定概念和序列表達，不得經常變換。標題下空1 行，左側頂格用3 號仿宋_GB2312體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。成文時間右空4 字；加蓋印章應上距正文2mm4mm，13、端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。4.6.2.3 聯合行文印章當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交14、或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。4.6.2.4 特殊情況說明公文除會議紀要外，必須加蓋印章。印章必須與正文同處一頁，不得采取標注“此頁無正文”的格式。4.6.2.5 簽發人以黨政名義印制的正式公文必須標識簽發人，簽發人的姓名平行排列于發文字號右側。簽發人姓名居右空1 字；簽發人用3號仿宋_GB2312體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。4.6.2.6 公文如有附注，用3號仿宋_GB2312體字，居左空2號字加圓括號標識在成文時間下一行。4.6.2.7 請示性公文在公文成文日期下空一行，左起空兩格標注聯系人和聯系電話。4.6.3 版記4.6.3.1 主題詞15、如需主題詞，用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號黑體字；詞目之間空1字。4.6.3.2 本部在主題詞下一行，用3號仿宋_GB2312體字標識“本部”，后標全角冒號，領導和部門間用逗號隔開，回行時與冒號后對齊，在辦存后標句號。4.6.3.3 抄送或抄報公文如有抄送或抄報，將“抄送”和“抄報”字樣置于“本部”上一行，并與“本部”對齊。4.6.3.4 印發機關、印發時間和印刷份數占1行位置，用3號仿宋_GB2312體字。印發機關左頂格，印發時間居中。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識，印刷份數頂右格。4.6.3.5 版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。416、.6.3.6 版記的位置版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。4.6.4 頁碼用4號半角阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。4.6.5 公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側。4.7 行文規定4.7.1 企業的行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。4.7.2 向上級機關行文應當主送一個上級機關，如需要其他相關的上級機關閱知，可以抄送。不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題，因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越級17、的上級機關，一般用請示、報告、函等文種。4.7.3 向下級部門行文，一般用指示、指令、決定、決議、批復、通知、通報、通告、函等文種。如是重要行文，應當同時抄送直接上級機關。4.7.4 向同級機關和不相隸屬的單位和部門發的文件，主要用函。4.7.5 凡屬于行政職責范圍內的工作，以行政名義行文；內容以黨政工作為主，則以黨委名義行文；若黨組織建議與同級行政部門聯合行文，其內容既涉及黨群工作又涉及行政工作，可以聯合行文。4.7.6 各部門、車間需報送能源公司的請示性公文，一律先報送黨政綜合部核稿（如有不符合報送要求的公文，黨政綜合部予以退回）。4.7.7 行政公文不得對黨的組織作指示、交任務。4.7.18、8 各部門、車間沒有發文權利，必須交黨政綜合部統一編號、發文。4.7.9 發上級機關的來文，如無具體貫徹意見，可原文翻印下發，不必另外行文。4.8 公文處理程序一般包括簽收、登記、批辦、承辦、傳閱、催辦、收集等。4.8.1 簽收。收到有關公文并以簽字或蓋章的方式給發文方以證據。簽收公文應當逐件清點，如發現問題，應當及時向發文機關查詢，并采取相應的處理措施。急件應當注明簽收的具體時間。4.8.2 登記。登記文件應將收文號、來文機關、文件標題、密級、發文字號、緩急時限、件數、收文時間以及處理情況逐項填寫清楚。4.8.3 擬辦。文書工作人員將收進的文件經過登記以后送黨政綜合部負責人批分后，注請有關領19、導、有關部門或承辦人員辦理。4.8.4 批辦。主管領導在閱讀文件的基礎上，針對文件提出的問題和要求，簡明扼要的提出處理意見，明確指定承辦部門和承辦人。4.8.5 承辦。主管部門對需要辦理的公文進行處理，凡屬本部門職權范圍內可以答復和辦理的事項，應直接答復和辦理；凡涉及其他部門業務和事項，主辦部門要主動會同有關部門協商辦理；凡須報請上級機關審批的事項，承辦部門應當提出處理意見并代擬文稿，一并送請上級機關審批。4.8.6 傳閱。4.8.6.1 嚴格按照規定范圍和領導批辦范圍組織傳閱，不能隨意擴大和縮小傳閱范圍。4.8.6.2 嚴格傳閱登記手續，隨時掌握文件方向，避免漏傳、誤傳和延誤。4.8.6.320、 文件要通過文書人員分別遞送給每個應閱讀人員，不能由應閱人員自行橫傳。4.8.6.4 文書人員應對退回的傳閱文件進行檢查。一查傳閱人是否閱過并標明了閱完時間；二查傳閱人有無指示意見；三查傳閱文件有無缺損。4.8.7 催辦。黨政綜合部對公文的承辦情況全程督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個環節。對緊急和重要公文應當及時催辦，對一般公文應當定期催辦，并隨時或者定期向黨政綜合部負責人反饋辦理情況。4.8.8 收集已處理完畢需立卷歸檔或保存一定時間的文件，文書人員做好回收工作。4.9 發文處理程序一般包括擬稿、會稿、審核、簽發、繕印、用印、分發、收集等。4.9.1 擬稿。擬稿應做到以下幾點：4.9.1.21、1 符合國家法律、法規，符合黨和政府的方針政策及有關規定，符合企業的實際情況。4.9.1.2 情況確定、觀點明確、表述準確、結構嚴謹、條理清楚、層次分明、文字精練、標點正確、篇幅簡短。4.9.1.3 人名、地名、數字、引文要準確。引用公文應先引用發文機關、標題，后引文號。4.9.1.4 公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。4.9.2 會簽部門會簽及領導審簽過程中，文稿如有修改，由擬稿部門按修改意見修改后，將原文稿及修改后的文稿電子版一并交綜合組。文件正式印發前，擬稿部門必須進行校對并簽字，否則22、不予印發。附件及圖紙由擬稿部門自行印制。4.9.3 核稿文件草稿在送交公司總經理最后審批簽發前，應由黨政綜合部負責人對文稿進行審核。審核要把好五關：4.9.3.1 行文關。確定是否需要行文，以何名義行文；4.9.3.2 內容關。審查文稿觀點是否正確、是否符合實際，提出的綜合辦法、措施是否明確具體、切實可行；4.9.3.3 政策法規關。審查文稿內容是否符合黨和國家的現行方針、政策、法律、法規，與本企業已經發布，仍在執行的規定有無矛盾；4.9.3.4 文字關。審查文稿結構是否條理清晰、簡明扼要、合乎邏輯；用詞是否準確、精練；句子是否符合語法；標點符號、數字數量、人名、地名、專用術語等是否正確、規定23、；4.9.3.5 體制格式關。審查公文格式是否符合規定；擬定的公文標題能否概括文件內容；文種是否恰當；主送機關是否正確；抄送機關有無遺漏等。4.9.4 簽發。需要審簽或簽發的公文，領導出差時，由擬稿部門向有關領導電話匯報，領導同意后可先行發文，之后補簽。4.9.5 編號。文稿經*簽發后，應進行發文登記和編號。登記時應首先檢查簽發手續是否完備，文件有無遺漏，主、附件是否齊全。發文登記表應包括以下內容：日期、編號、主送單位、抄送單位、標題、主辦部門、主辦人、份數、主題詞等；4.9.6 用印；4.9.7 分發。根據分發范圍分發到各組，并填寫文件發放清單。所有上報的文件使用原件，不得使用復印件；4.924、.8 收集。發文資料收集范圍包括：文件正文、文件底稿、文件附件、領導批示等。5 執行與檢查5.1 公文辦理完畢后，應當根據檔案工作管理規定和其他有關規定，及時立卷、歸檔和銷毀。個人不得保存應當歸檔的文件。5.1.1立卷要根據發文機關、內容時間、名稱等文件特征，按照公文保存價值和歷史聯系分類整理，保證立卷公文齊全、完整。正確反映企業的主要工作情況。絕密文件不能復制。機密、秘密文件經綜合組負責人批準可以復制，復制文件應視原文一樣管理。5.1.2 立好的案卷，應寫上標題，編寫案卷目錄，并按照有關規定定期向檔案部門移交。移交案卷時，應履行移交手續。5.1.3 沒有存檔價值和存查必要的公文，經過鑒定和領導批準，可定期銷毀。實行二人監銷制度。