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1、公司用章及合同管理制度附合同預審表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司用章及合同管理制度第1章 總則第1條 為明確公司合同審批權限，規范公司合同訂立行為，加強對合同使用、制度的監督，防范和降低因合同的簽訂給公司帶來的風險，規范公司合同制定行為，加強對公司印章的管理，規范公司印章的使用及保管，特制定本制度。第2條 規范公司合同的擬定、審批及簽章工作，以符合中華人民共和國公司法和中華人民共和國合同法等法律法規及規范性文件有關規定，確保合同的順利履行，維護公司的合法權益。第3條 本制度適用于公司各類格式合同、部門合同文本2、的制定，以及對業務經辦人員與合同對方擬定的合同的會審。本制度適用于公司合同專用章、公章、法人章、財務專用章的使用、保管等。第4條 本制度所稱會審，指合同在擬稿以后、正式生效之前，由合同關鍵條款涉及的其他專業部門（如技術、財務、審計等相關部門）會同公司行政人事部對合同文本進行審核。第5條 為監督合同的有效履行，及早發現違約情況，避免或減少因違約或糾紛給公司帶來的損失，保障本公司合法權益，根據中華人民共和國合同法及公司相關規定，制定本制度。第6條 本制度適用于公司所有合同違約及糾紛情況的處理。第2章 合同授權與審批第9條 本制度所稱合同指公司與自然人、法人及其他組織設立、變更、終止民事權利義務的合3、同或協議。第10條 本制度適用于公司所有的書面合同審批，包括冠以合同、合約、協議、契約、意向書等名稱的規范性文件的審批。第11條 本制度中所稱部門指代表公司洽談、簽訂合同的各業務、職能部門。第12條 本制度中所稱業務經辦人是合同談判、簽訂及履行的第一責任人，并有責任保證合同最終文本與經各級審批后的合同文本在條款內容上的一致性。第13條 合同的主體1.訂立合同的主體必須是公司，其他部門不得以部門名義擅自簽訂合同；2.訂立合同前，應當針對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的合同；3.公司一般不與4、自然人簽訂合同，確有必要簽訂合同，應經公司總經理同意。第14條 合同應采用書面形式，緊急情況經公司總經理臨時授權時達成的口頭協議，事后應補辦書面形式的合同文本。第15條 合同對方當事人權利、義務的規定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。合同內容應注意的主要問題是： 1部首部分，注意寫明供需雙方的全稱、聯系方式和法定辦公地點； 2正文部分，注意：標的物品名稱應具體寫明牌號、商標、生產廠家、型號、規格、等級、花色、是否成套產品等；技術質量要求要明確、具體；數量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等；運輸方式及運費負責應具體明確；交（提）貨期限、地點及驗收方法應明確；價金必須執5、行現行的國家定價或國家指導價、市場調節價；違約責任有法定違約金的按規定寫明，法律沒規定或規定不具體的，應具體寫明約定的違約金數額、比例及計算方法；合同終止條件；專用合同約定的其他必要條款；3簽訂合同，除合同履行地在我主所在地外，簽約時應力爭協議合同由我方所在區、縣人民法院管轄。第16條 簽訂合同，除合同履行地在我主所在地外，簽約時應力爭協議合同由我方所在區、縣人民法院管轄。第17條 任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。 第3章 授權與審批職責第18條 合同分類。1一般性合同：合同標的在2000（貳仟6、）元資金支出或2000（貳仟）元資金收入以下的一次性合同，或短期（有效期3個月以下）合同。2重大合同：合同標的超出2000（貳仟）元資金支出或2000（貳仟）元資金收入的一次性合同，或長期（有效期3個月以上）合同。第19條 公司對外簽訂合同均由總經理或其授權代理人行使職權。第20條 總經理或其授權代理人職責。1審批公司所有格式合同和各部門的合同文本。2負責公司對外重大合同的簽章，并審核超出各部門負責人審核權限的合同。3授權業務經辦人員代表公司簽訂合同。第21條 行政部經理審核公司格式合同和各部門合同文本。第22條 各分管領域總監職責。1參與草擬與分管領域業務相關的合同文本。2參與行政部擬定公司7、主營業務格式合同。3審批合同的合法性、嚴密性和可行性，并提出意見。4負責各自授權范圍的合同簽訂、履行、監督工作。第23條 各部門負責人職責。1負責草擬與本部門業務相關的合同文本2協助行政部擬定公司主營業務格式合同。3初步審核業務經辦人員與合同對方商定的合同具體條款，并提出初步意見。4負責各自授權范圍的合同簽訂、履行、監督工作。第24條 行政部職責。1草擬公司主營業務格式合同或公司重大、特殊合同。2監督、指導各部門起草及修訂合同文本。3負責檢查各類合同的規范性、合理性；對公司審批或簽訂的合同負責存檔、立卷；4負責管理公司的各類合同；5配合辦理合同的報批、見證和公證等事項6配合處理合同糾紛7參與有8、關合同的談判、簽約、履行等工作。第4章 授權審批流程第25條 合同方預審階段（附：合同預審表），一般性合同，業務經辦人須提供兩個以上備選方供選擇，重大合同，業務經辦人須提供三個以上備選方供選擇，原則上，在業務談判、雙方達成一致意見后，各部門應盡可能使用公司制定的格式合同或部門合同文本。第26條 行政部草擬的格式合同應經行政部經理、分管領域總監、總經理審核批準后形成正式書面，變更程序亦同。第27條 各部門草擬的合同文本應經行政部審查/審核、分管領域總監、總經理審批，然后形成正式書面，變更程序亦同。第28條 業務經辦人員與合同對方擬定的一般性合同，須經所屬部門負責人初審、行政部審查，分管領域總監審9、批后，正式訂立合同，變更程序亦同。第29條 業務經辦人員與合同對方擬定的重大合同，須經所屬部門負責人初審、行政部審查/審核、分管領域總監、總經理審批后方能訂立正式合同，變更程序亦同。第5章 合同的會審內容及要點第30條 合同擬定。1行政部會同各部門起草公司格式合同、各部門擬定本部門合同文本以及業務經辦人與合同對方擬定合同的，分別由行政部、各部門負責人及業務經辦人負責合同在會審過程中的傳遞。2合同擬定者須按公司規定在“合同會審表”上填寫合同會審部門及人員名稱。3合同擬定者負責合同連同“合同會審表”在整個會審過程的傳遞，直到合同蓋上合同專用章后結束。第31條 合同會審主體及內容。1行政部主要負責對10、合同對方當事人身份和資格的審查及合同爭議解決方式的審核。2部門負責人主要負責對合同的合理性、規范性、經濟性等進行審查。2相關職能部門主要負責對合同標的物是否符合國家各項標準（產品質量、衛生防疫等）公司技術標準等進行審查。3財務部主要負責合同對方資信情況、價款支付等的審查。4行政部和財務部負責違約責任條款的審查，包括違約金的賠償及經濟損失的計算等。5分管領域總監主要負責對合同標的合法性、嚴密性和可行性等進行審查。第32條 合同會審要點。1合法性。包括合同的主體、內容和形式是否合法；合同訂立程序是否符合規定，會審意見是否齊備；資金的來源、使用及結算方式是否合法，資產動用的審批手續是否齊備等。2經濟11、性。主要指合同內容是否符合公司的經濟利益。3可行性。包括簽約方是否具有資信及履約能力，是否具備簽約資格；擔保方式是否可靠；擔保資產權屬是否明確等。4嚴密性。包括合同條款及有關附件是否完整齊備；文字表述是否準確；附加條件是否適當合法；合同約定的權利義務是否明確；數量、價款、金額等標示是否準確。5第6章 合同會審與管理規定第33條 參與合同會審的部門應根據會審職責安排人員按時參加會審工作。第34條 會審人員應對合同中相關內容認真仔細審查，發現疑問之處，應及時與合同擬定部門進行溝通。第35條 會審中發現合同中確有不妥之處的，應責成合同擬定部門修改或重擬，直至確認無誤。第36條 各會審部門對合同的會審12、工作時間累計不得超過2個工作日。第37條 根據法律規定及公司需要，會審通過后的合同文本應及時報經國家有關主管部門審查或備案。第38條 會審通過的合同報總經理審批后，行政部應統一進行分類連續編號，并由行政部/合同檔案管理人員專人保管，合同編號規范為：公司簡稱英文大寫簽約部門簡稱英文大寫年份合同類別簡稱及流水號。如： ABC 2011 - H0001 公司簡稱 年份 合同類別（H合作商合同）流水號（4位數）注：ABC-2011-H001表明是公司于2011年簽約的合作商0001號合同 第39條 公司對合同實行統一、基礎管理制度，合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和公司內部明確職責的憑證，行政主13、管應保守合同秘密，并及時專門歸檔。第40條 公司由行政主管/主辦存備份合同或復印件，包括與有關的文書、圖表、傳真件等，其他部門不得擅自保管合同。如因工作需要可采取借閱方式，不得擅自復印。 第41條公司各部門都必須認真落實合同基礎管理工作。具體如下： 1指定專門的部門和人員負責合同的基礎管理工作，并不定期檢查其工作情況 2建立合同檔案；3建立合同管理臺帳。各部門應根據合同的不同種類，建立合同的分類臺帳和總臺帳。臺帳的主要內容包括：序號、合同號、合同名稱、甲乙方、經手人、簽約日期、合同標的、合同金額、簽約部門、簽約時間、履行期限、是否履行及備注等。臺帳應按時間順序填寫，做到準確、及時、完整。第7章14、 公司印章的使用與管理第41條 公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章由公司行政部統一印制，并指定專人保管。第42條 公司印章的使用范圍1公章的使用范圍：以公司名義發出的信函、公文、介紹信、證明或其他公司材料；2合同專用章的使用范圍：僅限用于有關合同的簽訂；3財務專用章的使用范圍：財務報表，銀行結算業務等財會業務；4法人專用章：法定代表人的個人章，僅限用于法定代表人的簽名。第43條 公司因業務發展需要使用相關印章，業務經辦人需填寫“用印/章審批單”，由部門以上級別負責人初審，各分管區域總監復審，相關文件須經行政部及核查，報總經理或其授權人簽章核準，行政部登記備案（附件：證照、印章使用登記表）15、后，方可用印。第44條 行政部/印章管理人員對用印范圍和用印手續嚴格審查，并對用印情況進行登記，不得為以下情況提供用章：1未經編號的合同；2缺少審核及報簽文件的合同、文件；3屬于代簽但缺少授權委托書的合同、文件。第45條 原則上，合同專用章不得攜帶外出使用，確因工作需要，必須帶合同專用章到異地使用的，應經總經理/總經理委托人批準，必須由辦理人和行政人事部人員二個人同去，不得一個人單獨帶章外出；若行政人事部人員無法陪同，由行政人事部指定公司其它部門人員陪同并到印章管理員處辦理借用手續。第46條 公司對外重要的資料或是證明必須交行政人事部一份原件留底，其它次要的對外資料或是證明文件行政部認為需要的16、留復印件或掃描圖片一份。第47條 已蓋章的資料和文件，若不能使用或是不能執行，必須交回行政人事部，并予銷毀。 第8章 公司印章的保管第48條 印章使用后，印章管理人員應及時收回印章。第49條 未經領導批準，不得將印章交給他人保管。印章管理人員因故臨時請假/休假，應經總經理批準后指定臨時保管人員，并做好交接記錄。第50條 公司相關印章應存放在配鎖的辦公抽屜/柜里，節假日放在安全處，并貼封條，重新使用時應先驗鎖和封條。第51條 公司印章內容需要變更時，應停止使用并交綜合管理部予以封存或銷毀。第52條 公司印章散失、損毀、被盜時，印章管理人員應及時報告領導予以處理，同時，登報掛失作廢。第53條 廢止17、的印章保存10年。第54條 對于違反本規定，給公司造成損失的，應當依法追究其法律責任。第9章 合同的履行第55條 合同依法成立，即具有法律約束力。與合同相關的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則，嚴格執行合同所規定的義務，確保合同的實際履行和全面履行。第56條 與合同相關的部門應加強對有關合同履行的動態監督，對合同履行過程中的各個環節包括簽約、交貨、驗收到結算及時跟蹤、管理。各部門負責人及簽約人應隨時了解、掌握本部門所簽訂合同的履行情況，發現問題及時處理。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，應追究有關人員的責任。第57條 合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規定為準。沒有合同條款18、或法律規定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續為準第10章 合同違約處理第58條 合同簽訂后進入執行階段，業務經辦人員應隨時跟蹤合同的履行情況，發現合同對方可能發生違約、不能履約或延遲履約等行為的，或公司自身可能無法履行或延遲履行合同的，應及時報告領導處理。第59 針對合同對方違約的情形，可采取以下措施處理。1要求合同對方繼續履行合同。繼續履行合同是違約對方必須承擔的法律義務，也是本公司享有的法定權利。不論違約對方是否情愿，只要存在繼續履行的可能性，本公司就有權要求違約對方繼續履行原合同約定的義務。2要求合同對方支付違約金。合同對方違約的，本公司可按照合同約定要求19、違約對方支付違約金。3要求定金擔保。合同對方違約，本公司可按照合同約定及中華人民共和國擔保法向對方收取定金作為債權的擔保。違約對方履行債務后，可將定金抵作價款或者收回，違約對方不履行約定債務的，無權要求返還定金。4要求賠償損失。合同對方因不履行合同義務或者履行合同義務不符合約定，給本公司造成損失的，本公司有權提出索賠，具體賠償金額可由業務經辦部門會同行政部與合同對方協商確定。第60條 公司自身違約的，業務經辦部門或人員應與合同對方協商解決辦法，將解決辦法以書面形式上報總經理，經批準后承擔相應責任、履行有關義務。第11章 合同糾紛處理第61條 合同履行過程中發生糾紛的，業務經辦人員應在規定時效內20、與合同對方協商談判，并及時報告主管領導。第62條 經雙方協商達成一致意見的，雙方簽訂書面補充協議，由雙方法定代表人或其授權人簽章并加蓋單位印章后生效。第63條 合同糾紛經協商無法解決的，應依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。第64條 公司行政部會同相關部門研究仲裁或訴訟方案，報總經理批準后實施。第65條 糾紛處理過程中，公司任何部門或個人未經授權，不得向合同對方做出實質性答復或承諾。 第12章 附則第66條 本制度由公司行政部制定并負責解釋。本制度報總經理辦公室審議批準后生效。合同簽訂流程 總經理財務/營運總監選擇合同標的物的合作者分管領域總監合同協議對方部門負責人/經辦人調查擬簽約對象資格，填21、寫“合同預審表”提供資料調查擬簽約對象的法律資格、資信狀況協商具體條款，擬定合同文本，填寫“合同會審表”審核審核確定擬簽約對象名單雙方進行業務談判簽定合同/申請用印審核審核 部門步驟合同方預審階段（調查擬簽約對象資格）確定擬簽約對象業務談判/會審，并簽訂合同行政部負責人相關部門負責人審核審核審核審核合同解除/變更流程總經理財務/營運總監訂立合同分管領域總監合同協議對方部門負責人/經辦人履行中發現合同條款欠妥協商變更或解除合同簽訂合同變更或解除的書面協議審核審核提出變更或解除合向合同對方提出變更或解除合同保管合同變更或解除的書面協議及資料審核審核 部門步驟提出變更或解除合同申請變更或解除合同保管22、協議及資料行政部主管相關部門負責人審核審核申請變更或解除合同審核審核審核達成合同變更或解除的協議用印/章審批流程總經理用印申請各分管領域總監（營運、銷售）印/章保管人經辦人資料/文件未使用或是不能執行審核加改印/章，并登記、備份 部門步驟提交用印/章申請資料/文件使用未使用/執行文件銷毀行政部負責人部門負責人填寫“用印/章審批單”附相關用印文件/證明資料審核審核回收并銷毀審核資料/文件使用/執行附件1合 同 會 審 表 年 月 日合同名稱：合同編號：合同簡述甲方 乙方丙方丁方對方公司的資料：營業執照 組織代碼證 國/地稅證 法人身份證 其它 經辦人：合同期限：長期 短期起止時間： 年 月 日至23、 年 月 日合同金額/標的 元合同總份數 份留取份數 份審批部門審批意見經辦部門主管意見接辦日期辦畢日期經辦人相關職能部門（ 部）主管意見接辦日期辦畢日期經辦人分管領域總監意見接辦日期辦畢日期經辦人行政部意見接辦日期辦畢日期經辦人財務部/運營副總監意見接辦日期辦畢日期經辦人總經理意見接辦日期辦畢日期經辦人附件2 合 同 預 審 表 年 月 日合同名稱：合同方簡述第1選擇 方第2選擇 方第3選擇 方第4選擇 方第5選擇 方對方公司的資質資料：營業執照 組織代碼證 國/地稅證 法人身份證 其它 經辦人：部門負責人：合同期限：長期 短期起止時間： 年 月 日至 年 月 日合同金額/標的簡述審批部門審批意見行政部意見接辦日期辦畢日期經辦人分管領域總監意見接辦日期辦畢日期經辦人財務部/運營副總監意見接辦日期辦畢日期經辦人總經理意見接辦日期辦畢日期經辦人附件3 證照、印章使用登記表日期證照、印章名稱發送部門辦理事項用印/章審批單號行政部審批使用人簽字