公司財經差旅費報銷及票據管理規章制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1121807
2024-09-07
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1、公司財經差旅費報銷及票據管理規章制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 為了進一步規范公司財務管理,充分發揮財務工作的預測、監督、控制的作用,激勵各部門增收節支,提高企業經濟效益,根據董事會精神,特制定本制度。第一章 總則第一條 公司的一切經營活動資金、資產的管理均受董事會監督,對股東負責。第二條 財務部負責公司財務資料的收集、整理、核算、統計、匯總、上報等工作,跟蹤監督各部門財務預算執行情況。第三條 公司全體財務人員要加強專業知識、技能的學習及提高,以適應國家新的法律、法規的規定和公司經營發展的需要,當好公司的管家、2、作好領導的參謀。第二章 資金管理第四條 中期、短期資金計劃管理(一)中期資金管理根據“現金為王”的原則,財務部在年初根據公司批準的財務預算報告編制資金精細化執行方案,報財務總監和公司審批后執行,確保全年現金流收大于支。(二)短期資金管理1、每月十九日公司庫房根據下月銷售任務指標,結合公司庫存情況和產品配方標準,向供應物流部提供下月物資采購量;供應物流部按制度成本標準價格計算出下月物資采購資金,并于每月20日前提交下月物資采購資金計劃報到財務部。2、營銷中心根據下月銷售任務目標,按已簽訂的合同執行條款,預計下月各項營銷費用的開支,于每月25日前提交下月資金計劃報到財務部。3、財務中心根據公司各部3、門的工作任務和實際情況,編制各部門下月度資金使用計劃。4、財務總監負責對資金計劃進行審核,呈交總經理審批,并以審批后的資金使用計劃為依據進行資金使用監督。 5、資金計劃編制要求:具體、細致,按部門分項目進行;分清資金使用的輕重緩急,按生產和銷售優先的原則將有限資金進行合理配置。 (三)資金計劃的實施 1、財務總監應對各部門的資金使用情況進行監督,量入為出、按計劃使用;對于各部門的超支項目應及時向有關部門提出意見,并有權拒絕付款。 2、對于資金計劃中沒有安排又必須要辦的事項,具體經辦部門應提出資金追補計劃報財務部備案,經總經理同意后方可支出。對未按以上程序確定的計劃外項目財務部可以拒絕支付。 第4、五條 經營性資金管理一、經營性收入管理。公司財務部負責對照經濟合同或協議監督收入的入賬。因故少收的收入必須有總經理的簽字批準。二、經營性支出管理(一)凡經濟合同、協議所應支付的款項,均按經濟合同管理資金支付報批程序申報,按本制度資金審批權限批準后方可支付。(二)經營性的臨時借款在3000元以下的(指辦理各類手續時的臨時借款),由業務所在部門負責人提出申請,對口領導簽字,由財務總監審批后借支。借款在5000元以上的由業務所在部門負責人提出申請,由總經理審批后借支。(三)經營性資金的審批程序:1、單筆5000元以下的費用,由經辦人簽字,部門負責人審查,公司對口管理領導、財務總監審核、總經理批后辦理5、。2、單筆5000元以上的成本、費用,由經辦人簽字,部門負責人審查,公司對口管理領導審核,財務總監稽核、總經理審核,董事長審批后辦理。3、公司對外的所有贈品,由經辦人簽字,公司對口領導審查,財務總監稽核,總經理審批后辦理。4、公司對外的樣品,由經辦人簽字,部門負責人審批后辦理,如樣品的價值在100元以上,還需公司對口領導審查,財務總監稽核,總經理審批后辦理。第六條 非經營性資金管理非經營性資金開支按以下審批程序執行: (一) 公司各部門的辦公用品、低值易耗品以及零星物資的采購和維修必須先由資金開支部門經辦人提前提出計劃并填報材料物資請購單,部門負責人審查、財務總監審核、總經理審批后方可購買。(6、二)公司的教育經費等活動活動經費、職工福利費支出由財務總監審核、總經理審批后支付。(三)年度預算范圍內其它各類管理費用的開支按經辦人申報,部門負責人審查,公司對口領導審核,財務總監稽核,總經理審批的程序辦理(如超出年度預算金額的管理費用無論金額大小都必須由董事長審批后支付)。(四)凡涉及到經營、管理環節中的臨時請工,一律報行政部審查、總經理審批后方可請工。(五)公司對外的各種贊助、捐贈以及對與經營無關的借款,由承辦單位直報總經理批準后支出。公司財務應建立贊助、捐贈臺賬。(六)員工突遇災害事故,生活極其困難,需向財務借款的,由員工所在部門會同工會調查屬實后,報總經理批準后董事長簽批借支。第三章 7、資產管理第七條 固定資產管理一、 屬于固定資產的實物,財務部和各部門要建立固定資產臺賬,定期進行固定資產清查,保證賬簿記錄與實物相符。二、 公司各部門,對固定資產要專人管理、維護;確需專業人員維護、維修的,由部門負責人報請公司對口領導批準后再進行維護、維修。三、 公司各部門保管和使用的固定資產、低值易耗品每半年清理一次,年終進行清產核資。在年終進行清產核資時,對固定資產的核銷、升降值處理由公司相關部門、財務部經理、財務總監和股東代表一道開展評估、核銷工作。四、在清產核資時,對核銷物品要逐件登記,相關人員簽字;對升降值物品按當時市場價格以及物品的功能作用,綜合評估出現值。五、固定資產的核銷、物品8、降值處理的報批程序按固定資產所在部門申報、財務部經理審查、財務總監審核、法定代表人審批的程序辦理。六、固定資產外借,由部門負責人報請總經理批準后方能借出。總經理的批示留存物品保管人員處,以備檢查。七、公司每年的財務決算報告,應報明固定資產原值和現值。所有者權益的數據,應以現值為準。八、對于外借物品不能收回、丟失、失竊或管理不善引起物品變質不能使用的,按本制度規定的違反財經紀律的相關條款處理。九、公司的所有設備,公司財務部要建立數量和使用情況的臺賬。第八條 流動資產管理一、存貨的管理按公司庫房管理制度執行。二、應收應付款管理(一)凡公司發生的以貨幣方式完成的應收、應付款行為的資金,包括經營性資金9、非經營性資金、各類行政收費、銀行借款等均納入應收應付款管理,財務中心、營銷中心、供應物流部、市場部等必須保證應收款不失效。(二)公司所有款項均應通過公司銀行存款戶頭進出。特殊情況需收支現金的,應由資金使用單位與財務人員一起共同辦理。(三)公司財務中心負責下列資金的清理、回收、支付、交納:1、向國家交納的各種稅金;2、向當地政府職能部門交納的各項行政事業性收費;3、向銀行借款與還款(含利息);4、非經營性支出應收回的資金;5、其他屬于財務部門直接借出或直接收回的資金。(四)公司營銷中心負責下列資金的清理、回收、支付、交納:1、銷售貨款回籠以及每次、每月對各大商超入庫驗收單與公司財務開據的送貨單10、中的收款聯的勾單對賬工作;2、各類直營商超固定費用以及促銷費、廣告費、物流運輸費等。3、其他屬于營銷中心直接借出或直接收回的資金。4、廣告策劃、設計制作等發生的所有款項。5、簽訂合同或協議時列明應由公司銷售部支付的各種保證金或定金;6、其他屬于銷售部直接借出或直接收回的資金。(五)公司供應物流部負責下列資金的清理、回收、支付、交納:1、各類生產用設備器具、原輔材料、包裝物等所有購進物資的款項;2、簽訂合同或協議時列明應由公司供應物流部支付的各種保證金或定金;3、其他屬于供應物流部直接借出或直接收回的資金。(六)公司各營銷中心、供應物流部、銷售部負責清理、回收和償付的資金,主要是各類經營性資金。11、在辦理這類應收應付資金時,按下列規則辦理:1、事前簽訂合同或協議的,按合同、協議的約定執行;2、事前沒有簽訂合同或協議的,在回收或償付資金時,應補簽合同或協議,對不簽合同列支的款項必須事前經總經理書面批準;3、凡工程項目資金,承接項目的公司沒有合同或協議的,公司財務部要拒絕承辦,并直報總經理處理。(七)公司財務中心、營銷中心、供應物流部、市場部在辦理上述應收應付款項時,應以正式發票入帳。(八)對于逾期未收回的資金,公司財務部每月作一次清理,書面匯總上報總經理,總經理應以指令性目標下達回收資金任務并納入績效考核;凡連續三次被法定代表人以指令性目標考核尚未收回資金的部門負責人,視為不作為,按本制度12、規定的不作為辦法處理。第四章 差旅費報銷的管理第九條 差旅費報銷的具體規定(一)費用報銷制度出差費用明細標準級別區域交通費用住宿 補貼生活 補貼市內車費補補貼 合計飛機火車輪船汽車總監一般地區特批硬臥二等倉實報銷1604030230省會城市特批硬臥二等倉實報銷2005040290沿海城市特批硬臥二等倉實報銷2406050350部門經理/大區經理 一般地區特批硬臥二等倉實報銷1203020170省會城市特批硬臥二等倉實報銷1604030230沿海城市特批硬臥二等倉實報銷2005040290區域經理一般地區特批硬臥三等倉實報銷1202010150省會城市特批硬臥三等倉實報銷1403020190沿海13、城市特批硬臥三等倉實報銷1504030220業務代表/市場部專員/銷售助理/行管后勤 一般地區特批硬臥四等倉實報銷1002010130省會城市特批硬臥四等倉實報銷1203010150沿海城市特批硬臥四等倉實報銷1303020180(二)差旅報銷細則:1、出差申請人必須憑公司相關管理制度規定之審批人簽批的出差申請單方可出差。2、出差指超出該業務機構設置城市所轄城區,凡在所轄城區內辦事,不得報銷任何費用;駐外機構常駐人員在所住城市,不報銷住宿費和生活補貼。3、凡連續坐車12小時以上,可報生活補貼40元,晚間(晚8:00-早晨6:00)坐車6小時以上,可購同車次的臥鋪票,可報夜間補貼40元/天。每天14、生活補貼只能報銷其一,不能重復報銷。凡可坐臥鋪而坐硬座的,夜間4、駐外人員回公司(大區、辦事處)或統一組織到外地開會、培訓、辦事等,由公司(大區、辦事處)統一提供食宿的培訓、開會等,其期間不報銷生活補貼及住宿費及市內交通補貼;同性別兩人以上出差需兩人合并住宿,按職位較高者標準報銷住宿補貼(高管除外)。5、所有人員出差,必須附出差地的住宿發票、當地交通費發票(出租車票),方能享受住宿補貼、交通補貼,住宿標準內據實報銷,住宿發票后面必需注明住宿點的電話,財務可進行核實;帶車(隨車)出差的市內交通費補貼不予報銷,只報銷出差期間過路過橋費,油費不予報銷,其費用計算在各區域當月車輛使用費中;訂票費、送票15、費一律不予報銷。7、凡上午10:00以前回到駐地的出差人員,當天的生活補貼和交通補貼不予報銷,凡下午12:00以后離開駐地,其當天生活補貼按50%報銷,下班后離開駐地的,其當天無生活、交通補貼。8、出差如無權享受乘座飛機的,如需乘座,以簽呈形式報總經理審批同意后,方可乘座并報銷費用;未批準的按同期火車乘坐標準加夜間補貼標準報銷9、凡同一次出差的,同一項目補貼可以平衡報銷。10、隨同正副董事長出差,乘坐交通工具和住宿與領導分不開的人員,按特殊情況處理。11、趁出差之便,回家探親和辦私事,未申報請示的其有關費用均由個人自理。其繞道和在家期間一律不報銷出差伙食補助費、住宿費和市內交通費。12、凡屬公16、司指定陪客前往外地考察參觀者,其各項開支不受本辦法限制,陪同賓客出差的人員,如果在食住行方面已享受公費者,均不再享受住勤及補助。13、凡被外單位和個人邀請到外地考察參觀,或業務跟單的人員,其食宿費已由對方負擔的,均不再享受補助費。14、沿海城市指:深圳、廣州、珠海、汕頭、廈門、福州、上海、杭州、溫州、寧波、大連、青島、濟南、煙臺、威海、東營、海口、北海、北京。在沿海地區所屬市、縣出差報銷標準也可按沿海城市標準報銷。 第五章 其它費用的報銷的管理 第十條、 采購費用報銷的具體規定(一)小額采購及辦公用品采購必須有庫管或行政人事部開具的驗收單據才能報銷。(二)大額采購必須簽訂采購合同,報銷時憑采購17、合同、品質部驗收單據及庫管的入庫單據方可報銷。 第十一條、會議費用報銷的具體規定 會議費用必須申請部門提前申請,部門負責人簽字,總經理審批,報銷時憑申請單及票據報銷。 第十二條、工程建筑費用報銷的具體規定 (一)工程建筑必須簽訂合同,竣工時由項目負責人驗收簽字,報銷時憑合同、驗收單據、建筑方收款單報銷。 第十三條、運輸費用報銷的具體規定 (一)委托方代理人開好承運單(即時承運單與長期承運單)。 (二)貨物到后,同收貨人開好收貨通知單,貨物損失按承運協議規定照價賠償。 (三)經辦人填好付款憑證,由承運人簽字,部門經理核對,報銷總經理審批,由財務部核對。 第十四條、業務招待費用報銷的具體規定 (一18、)業務招待的審批程序 業務招待是指因工作需要而在公司食堂以外進行的招待。業務招待費用必須提前申請,1000元以下的業務招待費由各中心審批,1000元以上的必須由總經理審批,5000元以上的費用必須由董事長核準,報銷時憑申請單及票據報銷。 (二)招待標準 1、招待一般來賓來客,每席餐費不超過300元(含酒水等),酒水標準白酒控制在100元/瓶以下,住宿按150元以下標準執行。 2、招待政府部門正股級以上副局級(含副局級)以下干部、客戶部門經理級別人員,每席不超過500元(含酒水等),酒水標準白酒控制在100元/瓶以下。住宿按200元以下標準執行。 3、招待政府部門正局級及分局一把手、客戶總經理級19、別每席不超過800元(含酒水),酒水標準白酒控制在300元/瓶以下,住宿按300元以下標準執行。 4、招待政府主要領導及政府部門關鍵領導、客戶副董事長以上以及需要特殊公關的客戶及領導,招餐費每席不超過2000元(含酒水),酒水標準白酒控制在800元/瓶以下,住宿按500元以下標準執行,其它費用不超過1000元/人。 第十五條 其它費用報銷 (一)各項獎勵費用報總經理審批。(二)特殊情況超出本制度范圍的費用報銷由部經辦審核后,報總經理審批,財務部方可予以報銷。(三)廠區生產員工用餐按照每頓7元的標準,管理人員按照每頓10元的標準,廣元市區辦公人員用餐每頓不超過12元的標準。 (四)費用預借 1、20、因公借款,包括采購物資借款、差旅費借款、處理工傷事故及解決公司公務需要借款等。借款程序是:借款人填制借款單,寫明借款理由,部門經理簽字或部經辦主管批審。 2、員工因私事借款應控制在500元/月(特殊情況下,控制在工資50%以內)借款人填寫借款單,寫明借款理由,部門經理簽字,由總經辦核批,出納核借; 3、未經總經理審批,財務不能為外單位人員墊資、借款、擔保,一經發現應追究責任者的經濟責任。 4、財務堅持“前款不清,后款不借”的原則,借款人履行借款審批手續后,由財務經理審核,會計制單后出納方可付款。特殊急需情況下,權責人電話通知可以支款,后補手續,事后最晚次日補辦手續。 5、以上借款實行誰簽字誰負21、責原則,兩人以上簽字的由經辦人承擔70%,30%由其他人平均承擔。逾期未還的,由財務在相應責任人工資中扣還。 第十六條、費用報銷日常控管 (一)財務部在核付過程中,若出現與制度規定不符的,必須拒付。并退回由當事人(包括部經理)交權責人重新核實。否則追究財務經理責任。 (二)費用報銷程序 經辦人持有效憑證 部門經理簽字 財務部門審核 財務部核對。 第六章 費用報銷簽字程序第十七條、費用的報銷按照相關制度執行;第十八條、費用報銷的簽字流程:所有員工的費用報銷必須在一個禮拜之內完成簽字審批程序,具體簽字流程為:1、單張票據在1000元以下的費用報銷簽字,由經辦人簽字,部門負責人審查,財務部門審核,公22、司對口管理領導審批,財務部經理核實后辦理。2、單張票據在10005000元的費用報銷簽字,由經辦人簽字,部門負責人審查,公司對口管理領導審核,財務總監稽核、總經理審批、財務部核對后辦理。3、單張票據在5000以上的費用報銷簽字,由經辦人簽字,部門負責人審查,公司對口管理領導審核,財務總監稽核,總經理審核、董事長審批、財務部核對后辦理。第七章 財務資料、票據管理第十九條 會計憑證、會計賬簿、會計報表和其它會計資料必須真實、準確、完整并符合會計制度的規定。 第二十條 財務人員辦理會計事項必須填制或取得原始憑證,并根據審核的原始憑證編制記賬憑證。第二十一條 支票由出納保管。公司的財務印鑒章、網上銀行23、的密鑰由財務總監保管。公司在銀行的印鑒片留公司財務公章、法定代表人私章。會計憑證、會計賬簿、會計報表和其它會計資料由公司財務經理保管。第二十二條 每月末公司財務經理要與出納核對貨幣資金余額,每季度末進行一次現金盤點,財務總監要參與監督盤點。第二十三條 原始憑證入賬的程序:按第二章、第三章資金、資產管理的程序辦理入賬。第二十四條 各類財務資料和報表的報送程序和時間。一、公司的結賬日統一確定為每月的30日。1日及以后發生的所有業務均應歸集到下月。成本核算員每日下午下班前向財務部長報當日庫存電子臺賬;各營銷中心負責將各直營商超的驗收單于每月30日下午下班前最后一次全部傳遞到財務部;供應物流部、生產部24、的所有單據于每月30日下午下班前最后一次全部傳遞到財務部;庫房的出、入庫單于每月28日下午下班前最后一次全部傳遞到財務部;各營銷中心的所有單據于每月25日下午下班前最后一次全部寄出(以當地郵局郵戳日期為準)。二、財務部經理每周五上午報送資金周快報表,每月30日前向財務總監報送經濟合同電子臺賬,5日前向財務總監報送各類內部報表。三、經財務總監審核后的各類財務和制度成本報表在每月6日前報正副董事長、公司總經理、公司各中心總監。四、每季度末30日前財務總監應向正副董事長、公司總經理、公司各中心總監報公司財務分析。第八章 財務檔案管理第二十五條 每年財務決算以后,財務部門應清理各類財務資料,建立財務檔25、案;一、進入財務檔案管理的資料必須齊全、完整、真實,必須裝訂成冊、立卷;二、各類合同、協議、原始憑證、票據,是經營活動的真實記錄,不得遺失。三、財務檔案的日常管理按公司檔案管理辦法執行,其中需借閱財務檔案的,須報請總經理批準。第九章 所有者權益報告制度第二十六條 公司每年末向董事會作財務決算報告時,在報告經營實績的同時,要報告當年所有者的權益資產、對外借款的年末余額;一、公司提出的所有者權益資產報告,要建立在年末真正進行清產核資的基礎上,不得以賬對賬地提出報告;二、當年所有者權益增加和損益的事項,應逐項說明原因,不得作出籠統解釋。三、財務部未向股東會報告所有者權益,即視為不作為行為,按本制度規26、定的不作為辦法處理。第十章 違反財經紀律的處理第二十七條 公司法定代表人、總經理、各中心在管理生產業務、管理公司資產和經營性資金中,給公司造成2萬元以上損失的(自然災害原因除外),由副董事長提出,交董事會討論,決定其處理意見。第二十八條 公司財經紀律。公司各部門、員工有下列類別所含行為之一者,按違反財經紀律處理:一、公司通過的相關制度規定(含本制度)中認定有過失行為、玩忽職守行為、不作為行為的;二、在材料、設備采購和各項業務談判、各項經營活動中損害公司利益或為個人撈取好處的;三、在本職工作中利用職務之便侵占、損害所有者個人權益和員工權益的;四、財務人員在履行工作職責中出現差錯的。第十章 附則 第二十九條、本制度從2014年01月01日起頒布執行。