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1、公司行政物資管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行政物資管理制度1、目的為規范公司行政物資管理，明確行政物資管理流程，保證公司行政物資合理配置，特制定本制度。2、范圍指用于公司日常行政辦公的非生產相關物資的采購、入庫、領用、維修、報廢、清查等一系列管理工作。適用于公司全體部門及個人。3、行政物資分類公司行政物資主要分為兩大類，分別為固定資產類和低值損耗品類。3.1固定資產（價值1000元以上），如打印機、電腦、空調、投影儀等；3.2低值損耗品（價值1000元以下）：3.2.1價值50元1000元的低值損耗品2、，如電話、傳真機、文件柜、辦公桌椅等；3.2.2價值49元以下的低值易耗品，其中包括部門所需品和個人所需品。部門所需品：傳真紙、復（寫）印紙、打印紙、墨水、膠水、訂書機、回形針、計算器、文件欄、筆筒、文件夾等。 個人所需品：簽字筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、筆記本、雙面膠、回形針、信箋紙等。4、管理部門行政部是公司日常辦公用品的管理部門，負責行政物資的管理工作。5、行政物資采購5.1行政物資采購條件5.1.1行政物資由行政人員每月5號前進行集中采購。各部門每月，填制辦公用品需求單，經本部門主管審批后遞交行政部。以 下兩種條件至少滿足一種時，應著手辦理行政物資采購相關事宜：a各部門需要而公司庫房3、沒有備存該類行政物品；b庫房該類行政物資數量低于用品需求量。5.2行政物資采購流程在滿足物資采購條件時，行政部跟據庫存記錄，提出采購申請，填寫行政物資采購申請單（詳見附件1）;5.2.2價值1000元以下的低值損耗品，由分管行政的副總經理審核；5.2.3價值1000元以上的行政物資，由分管行政的副總經理審核、總經理審定；5.2.4價值20000元以上的行政物資，由分管行政的副總經理、總經理雙審核后，經管會審定；5.2.5行政部物資管理相關人員憑審定后的行政物資采購申請單進行采購； （1）凡采用單一來源采購方式（包括定點采購）的，遵循擇優的原則，按照權限由行政部門與行政部分管副總共同確定供應商。4、（2）所采購的辦公用品到貨后，由行政人員按送貨單進行驗收，經核對（名稱、規格、數量、單價、金額、質量等）無誤后，在送貨單上（一式二聯）簽字，并逐一登記電腦中，然后將送貨聯留存歸類，另一送貨回單聯交送貨人帶回送貨單位做結算憑據。（3）付款方式，行政部收到供貨單位發票后，須與電腦中登記數據及存根的送貨單核對無誤后，填寫付款通知單，逐級審核簽字后，做好登記，最后交財務處負責支付或結算。（4）辦公用品由行政部根據各個部門所提需求進行分發，各部門登記，寫明日期、品名與數量等，另有需要時領用人要填寫領用登記表。注意事項：a、各部門每25-30號遞交辦公用品需求表到行政部。b、按照先審批后購置的原則，未經審5、批購置的辦公用品將不予報銷。c、各部門及個人領用的辦公用品（固定資產）不得挪做私用、避免浪費、 損壞和丟失。5.2.6供應商的選擇由行政部年初向三家以上供應商進行綜合比價，選擇價低質優的供應商對日常采購貨物進行供貨并簽定協議供貨合同；5.2.7行政物資一般由行政部向供應商采購，電子類行政物資（如個人計算機）,可以經行政副總同意并授權相關部門采購；5.2.8對特殊需求的行政物資由行政部進行三家以上供應商比價，選擇價低質優的供應商方能采購；5.2.9行政部應建立行政物資庫存量檔案，每月限定時間清查賬本，發現庫存物資不夠應及時添置。6、行政物資入庫6.1經檢驗合格的采購物資可以辦理物資入庫手續。6.6、2行政物資入庫流程6.2.1采購來的行政物資交給物資管理相關人員管理；6.2.2物資管理人員再次清點購銷合同和行政物資采購申請單上所列各項指標，對照質量和數量；6.2.3清點無誤后根據入庫物品、時間、型號等填寫行政物資入庫明細表（詳見附件2）同時備份存檔。6.3行政物資入庫要求拒絕不合格或手續不齊全的物資入庫，杜絕只見入庫單不見實物的現象； 入庫時，行政部相關人員必須查點物資的數量、規格型號、合格證件等項目，如發現物資數量、質量不合格時，不得辦理入庫手續；6.3.3如有多領的行政物資需要退庫時，必須由物資管理員填寫物資入庫單，辦妥手續后方可入庫；人員離職時，由物資管理員將分派給個人的行政物資收7、回入庫，如物資回收時因保管、使用不當或故意損壞造成損失，由使用者酌情賠償。7、行政物資領用7.1行政物資領用依據7.1.1被規劃為公司固定資產的行政物資，在員工入職時按各崗位、職級等對應標準領用，原則上不再增補，若破損、殘舊需更換的必須向行政部提出申請；低值損耗品的領用可依據歷史記錄(如以過去半年耗用平均數),經驗法則(估計消耗時間)設定領用頻率，并可隨部門或人員的工作狀況隨時調整發放頻率，同時低值損耗品的領用實行以舊換新原則，但純消耗品不在此列；7.2行政物資領用流程行政物資由領用人填寫行政物資領用申請單（詳見附件3），由部門負責人簽字確認后方可領用；7.3行政部將行政物資領用申請單附著在行8、政物資出庫明細單后存檔，按照物資領用單上所列名目向領用人發放行政物資。7.4行政物資領用要求 本著節約與自愿的原則，可不領用或少領用的應盡量節約；需要以舊換新的行政物資，如發生遺失，更換時視具體情況給予一定經濟賠償； 新入職職員到職時如需要領行政用品的,由人力資源部按流程統一向行政部提出行政用品申領要求；物品領用后，遵從誰領用，誰管理的原則。個人物資由申請者個人負責，部門物資由該部門負責人負責，具體界定范圍參考本制度第三條；7.4.5領用的行政物資嚴禁個人帶回家使用；8、行政物資報修8.1行政物資的報修條件以下兩種條件同時滿足可將損壞物資交至行政部聯系維修，其中屬個人物資由個人提出報修申請，部9、門物資由該部門負責人申請。8.1.1價值為50元以上的低值損耗品或固定資產；8.1.2物資在正常工作當中由于自然磨損等原因造成非人為損壞；8.2行政物資報修流程8.2.1損壞物資為電腦、傳真機等電子產品，由物資使用人先行聯系系統集成部技術人員進行初期檢查、維修、調試；8.2.2經系統集成部調試確定為發生嚴重損壞的行政物資，由物資使用者向行政部提出維修申請，并填寫行政物資報修申請單（詳見附件5），按照物資采購相應審批標準由相關負責人審核、審定；8.2.3行政部憑審定通過的行政物資報修申請單聯系維修單位維修，并將申請單存檔；8.2.4修理完畢后由管理員歸還使用人員，并做維修記錄，物資使用者在記錄單10、上簽字；8.2.5維修時如需更換零部件需報修人員按照物資采購流程和物資領用流程辦理相關手續。8.3行政物資報修要求8.3.1由于使用不當等個人原因造成物資損壞的，也可報行政部維修，但產生費用須個人承擔；把個人辦公物資借給他人而造成損壞的，維修費用由借出者個人承擔；8.3.3行政部作維修記錄時必須將行政物資報修申請單附在維修簿上存檔，以便公司日后的物資清查管理。9、行政物資報廢9.1行政物資報廢條件以下兩種條件同時滿足可辦理行政物資報廢：9.1.1被劃分為公司固定資產的行政物資；使用期滿并喪失使用效能或由于各種原因造成損壞且無法修理或無維修價值。9.2行政物資報廢流程9.2.1物資損壞部門負責人11、向行政部提出物資報廢要求；9.2.2由行政部人員填寫行政物資報廢申請單（詳見附件7），詳細填寫物資分類號，編號，名稱，規格型號，單價，數量等資料；9.2.3行政部將申請表交至行政部負責人處組織相關人員進行初審，并提出報廢初審意見，有再利用價值的交還報修人員，無再利用價值的交由分管行政副總經理審核，并作報廢處理；9.2.4行政部人員根據行政物資報廢申請單所列名目，向部門收回報廢物資；9.2.5行政部人員憑行政物資報廢申請單到財務處銷賬，做到帳、物同時注銷。9.3行政物資報廢要求9.3.1為保證物資經常處于良好狀態和賬實相符，除因無法妥善存放的物資專項報廢外，物資報廢每年年終進行一次；9.3.2固12、定資產報廢必須由相關領導、專業人員、行政部人員、財務人員等相關人員會同鑒定，按照物資報廢流程嚴格執行；9.3.3因個人或部門保管、保養不善造成的物資報廢，應由個人或部門負責人寫出詳細報告并根據損失程度承擔經濟賠償；9.3.4報廢物資一經批準報廢，必須將實物交回行政部處理，不得隨意丟棄；9.3.5凡有修舊利廢價值的，應充分實現其再利用價值，進行物資維修工作，不得隨意做報廢處理。10、行政物資清查10.1行政物資清查條件公司應對價值100元以上的行政物資做定期清查核算。10.2行政物資清查流程在行政物資清查工作開始之前，由行政部負責人布置清查工作，確定清查范圍、時間和應達到的要求；10.2.2行政13、部相關人員從臺帳上將所有符合清查條件的行政物資與實際物資進行核對，并跟據行政物資領用申請單、行政物資入庫明細單和行政物資出庫明細單做具體校對，同時行政部人員應停止行政物資的收發活動，將物資分類擺放有序，嚴禁實物流動； 物資清查中發現帳實不符，應及時查明原因，以書面形式給出相應處理意見，并按照價格根據物資采購報批標準上報相關負責人審核、審定；10.2.4由審定人確定差異處理決定和對相關責任人的處置決定。10.3行政物資清查要求10.3.1行政部負責人每季季末進行行政物資清查，每年年末會同物資使用部門、財務部等部門進行年度盤點，并將工作記錄裝訂成冊保管存檔；清查過程中要分配專人負責清點、專人負責記14、錄、專人負責監督。清查過程中，除了要保證清點數量準確外，還要關注各類行政物資的價值有無減損、有無超儲積壓、浪費等現象；10.3.3清查過程中如有固定資產需作報廢處理的，必須按審批程序經相關領導審核批準后才可處理，否則一律不準自行調整；10.3.4清查中若遇固定資產缺失或質量上的問題（如超期、老化、變質或損壞等），應及時用書面的形式向相關領導匯報，如因臺帳管理人員等由于疏忽等自身原因造成公司固定資產帳實嚴重不符，須視具體情況給予經濟處罰。 11、附 則11.1行政物資管理嚴格按照本制度執行，責任落實到崗位，失責將按相關制度懲處。11.2本制度的修訂及解釋歸屬行政部。 11.3本制度簽發之日起生效15、 附件：1、行政物資采購申請單2、行政物資入庫明細單3、行政物資領用申請單4、行政物資出庫明細單5、行政物資報修申請單6、行政物資報廢申請單7、行政物資采購流程圖8、行政物資入庫流程圖9、行政物資領用流程圖10、行政物資報修流程圖11、行政物資報廢流程圖12、行政物資清查流程圖以下無正文附件1：行政物資采購申請單申購部門： 年 月 日物資名稱參考型號及規格庫存采購數量預計單價預計使用年限采購用途 審核人意見審定人意見備注附件2：行政物資入庫明細單 采 購 日 期入 庫 日 期入 庫 物 品 清 單序 號物 資 名 稱 型 號 及 規 格數 量單 價采購人簽字物資管理員簽字附件3：行政物資領用明16、細單領用日期領用人出 庫 物 品 清 單序 號物 資 名 稱型 號 及 規 格數 量單 價部門負責人簽字物資管理員簽字附件3：行政物資出庫明細單出庫日期出 庫 物 品 清 單序 號物 資 名 稱型 號 及 規 格數 量單 價物資管理員簽字附件5：行政物資報修申請單申請部門申請人申請日期申請內容物資名稱型號及規格損壞原因行政部負責人審核人審定人備注附件6：行政物資報廢申請單申請部門： 年 月 日財產編號物資名稱單 位數 量單 價金 額型號及規格類別號財產號生產廠家出廠年月使用人使用年限使用部門負責人意見物資現狀及報廢原因檢測單位意見技術鑒定情況鑒定人：行政部負責人意見審核人意見審定人意見附件7：附件8： 附件9：附件10：附件11：附件12：