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1、公司行政部公關(guān)事務(wù)管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 公關(guān)事務(wù)管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)公司公共關(guān)系工作的管理，促進(jìn)對(duì)外公關(guān)工作規(guī)范化，做到熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對(duì)口接待、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理，特制定本制度。第二條公司行政部為進(jìn)行公司公關(guān)活動(dòng)的主要部門(mén)，負(fù)責(zé)公司接待費(fèi)用的審核與控制，做好用餐、住宿記錄及車(chē)輛的使用管理。月末將各單位費(fèi)用情況匯總上報(bào)總經(jīng)理。如遇重大接待工作和活動(dòng)，可由總經(jīng)辦協(xié)調(diào)若干部門(mén)共同完成工作，有關(guān)部門(mén)應(yīng)積極主動(dòng)配合。第三條公司其他職能部門(mén)的參觀介紹及公務(wù)接待活動(dòng)，由所在部門(mén)自行承辦2、，行政部予以必要的協(xié)助。第二章公關(guān)工作的要求第四條公關(guān)人員應(yīng)具備廣泛的學(xué)科知識(shí)（如公關(guān)理論知識(shí)、公關(guān)實(shí)務(wù)知識(shí)等與公關(guān)相關(guān)的學(xué)科知識(shí)）、較合理的能力結(jié)構(gòu)（如組織管理能力、語(yǔ)言表達(dá)能力和應(yīng)變能力等）、良好的心理素質(zhì)等。第五條在公司的公關(guān)工作中應(yīng)遵循一定的原則，使賓客高興而來(lái)、滿意而去。（一）平等原則。對(duì)來(lái)賓無(wú)論職務(wù)高低，都要平等對(duì)待、言行得體、不卑不亢。（二）對(duì)口原則。一般情況下，級(jí)別與權(quán)限對(duì)等，同級(jí)別接待，特殊情況可高規(guī)格接待。（三）節(jié)約原則。招待來(lái)賓應(yīng)盡量節(jié)約，不鋪張浪費(fèi)，不重復(fù)宴請(qǐng)，主方人數(shù)盡量少于賓客人數(shù)。（四）周到原則。接待程序應(yīng)銜接緊密，招待方式完善有序、熱情周到。（五）保密原則。向不3、定期來(lái)賓介紹公司情況時(shí)，應(yīng)注意保守公司秘密，回避不宜回答的問(wèn)題。第六條行政部應(yīng)根據(jù)來(lái)訪單位（團(tuán)體、個(gè)人）的要求，分情況及時(shí)處理。（一）有關(guān)單位檢查指導(dǎo)工作時(shí)，要按照事先安排的接待計(jì)劃，做好接待前的相關(guān)準(zhǔn)備工作，確保接待工作的有序進(jìn)行。（二）單位（團(tuán)體）聯(lián)系考察參觀、學(xué)習(xí)時(shí)，接待人員要問(wèn)清時(shí)間、內(nèi)容，帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)的姓名、職務(wù)，來(lái)客總?cè)藬?shù)，是否用餐等情況，報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)并按領(lǐng)導(dǎo)指示意見(jiàn)妥善安排。不能安排的，要向客人解釋清楚。（三）有關(guān)單位要求公司解決某些業(yè)務(wù)方面的問(wèn)題時(shí)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，介紹到相關(guān)部門(mén)接待。（四）凡要求會(huì)見(jiàn)公司領(lǐng)導(dǎo)的客人，要首先問(wèn)清客人姓名、工作單位和來(lái)訪意圖等情況，向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示后再4、安排。（五）如果來(lái)訪客人商洽的事項(xiàng)比較簡(jiǎn)單，所涉及的問(wèn)題都在行政部職權(quán)范圍內(nèi)，由行政部直接處理。第三章公關(guān)工作的內(nèi)容第七條xx引入：（一）由行政部對(duì)來(lái)訪人員進(jìn)行登記，包括來(lái)訪單位名稱、人數(shù)、車(chē)牌號(hào)碼、需要拜訪部門(mén)等。（二）按照登記資料通知被訪部門(mén)，確定被訪部門(mén)可以接待時(shí)方可迎客引入。（三）被訪部門(mén)確定引導(dǎo)人員進(jìn)行接待，引導(dǎo)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生。（四）引導(dǎo)過(guò)程中如有來(lái)客提出辦理限制事宜，須婉言解釋。第八條入座洽談：被訪單位根據(jù)來(lái)客的級(jí)別和人數(shù)確定洽談地點(diǎn)并確定陪同人員。為使洽談順利進(jìn)行，應(yīng)做好如下準(zhǔn)備工作：（一）通用備品：煙及配套用品、水及水具、雜志、便箋及鉛筆等。5、（二）特殊備品：速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等。（三）環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)：物品擺放整齊，且表面無(wú)灰塵；地面干凈無(wú)臟物，空氣流通清新；室溫適度，燈光合適。（四）其他資料或設(shè)備的準(zhǔn)備。第九條參觀介紹：由被訪部門(mén)或相關(guān)被授權(quán)人員帶領(lǐng)客人參觀公司，原則上在公司會(huì)客室以煙茶招待，無(wú)特殊情況不安排宴請(qǐng)，如有宴請(qǐng)需要，應(yīng)填寫(xiě)公關(guān)接待申請(qǐng)表等相關(guān)表格，交由行政部主管審核同意后，由接待人員全力做好配合工作。（一）團(tuán)體或個(gè)人來(lái)訪參觀，須請(qǐng)示總經(jīng)辦批準(zhǔn)。（二）參觀介紹以不涉及公司經(jīng)營(yíng)機(jī)密為主導(dǎo)思想，極力推銷(xiāo)公司經(jīng)營(yíng)與技術(shù)優(yōu)勢(shì)。（三）非經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)不準(zhǔn)入室參觀和拍照生產(chǎn)場(chǎng)所。（四）參觀進(jìn)行時(shí)，原則上拜訪人員和介紹者6、在先、陪同人員在后。（五）參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力工作，不與參觀人員交談，如有必要可禮貌示意。第十條公關(guān)接待：公司公關(guān)接待堅(jiān)持分級(jí)限標(biāo)的原則，由行政部統(tǒng)一安排在指定飯店、賓館就餐或住宿，根據(jù)來(lái)訪客人的級(jí)別和事務(wù)的輕重緩急，安排相應(yīng)接待標(biāo)準(zhǔn)。宴請(qǐng)應(yīng)嚴(yán)格控制，確需用餐招待的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可安排。（一）接待規(guī)格的分級(jí)1xx接待：市縣領(lǐng)導(dǎo)，兄弟單位、協(xié)力單位、業(yè)務(wù)單位的副總以上領(lǐng)導(dǎo)，公司領(lǐng)導(dǎo)的重要客人或外賓的接待，由公司領(lǐng)導(dǎo)參加，陪同人員由公司領(lǐng)導(dǎo)指定，招待地點(diǎn)在公司簽約的高檔酒店或公司領(lǐng)導(dǎo)另行安排的酒店。2高級(jí)接待：市縣相關(guān)職能部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人，兄弟單位、協(xié)力單位、業(yè)務(wù)單位的部門(mén)負(fù)責(zé)7、人及普通客戶的接待，由公司領(lǐng)導(dǎo)指派專人陪同，原則上不超過(guò)三人，招待地點(diǎn)在公司指定的普通酒店。3普通接待：其他供應(yīng)外協(xié)單位、中間商及客戶派到公司學(xué)習(xí)的一般人員接待標(biāo)準(zhǔn)為普通接待（工作餐）。（二）貴賓接待由行政部擬定接待方案，并全程做好事務(wù)性工作，其他部門(mén)予以全力配合。接待人員要準(zhǔn)確掌握領(lǐng)導(dǎo)或來(lái)賓乘坐的交通工具、抵離時(shí)間、來(lái)訪目的、規(guī)格、規(guī)模、意愿等，選擇安排參觀項(xiàng)目、確定活動(dòng)內(nèi)容，擬定接待方案，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并且提前通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)和人員做好接待準(zhǔn)備。1每次接待前，由司機(jī)和接待人員組成的接待小組要及時(shí)召開(kāi)接待前任務(wù)分派會(huì)，做到分工明確，對(duì)整個(gè)接待考慮周全仔細(xì)，尤其做好收尾工作。2接待人員以8、及接待司機(jī)必須攜帶通訊工具，確保溝通及時(shí)、暢通，做到賓客的隨時(shí)出行，司機(jī)和車(chē)輛要提前在門(mén)口等候。3接待人員應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的膳食喜好有所了解，并且做好記錄。4接待人員按已批準(zhǔn)接待方案所制定的接待標(biāo)準(zhǔn)提前申請(qǐng)接待費(fèi)用，并保留好所有相關(guān)票據(jù)，做到帳目清晰，無(wú)遺漏。接待工作完成后，接待人員要及時(shí)到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，結(jié)清借款。（三）接待營(yíng)銷(xiāo)客戶和一般的賓客，由對(duì)口職能部門(mén)主管與相關(guān)人員陪同，確因工作需要招待重要客人，各相關(guān)部門(mén)可請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)出席。陪餐人數(shù)一般控制在2-3人。（四）凡普通接待，中午一律不準(zhǔn)飲酒；其他招待外來(lái)人員的用餐場(chǎng)合，陪餐人員必須飲酒的，必須適量，不得因酒誤事或損害公司形象。第四章公關(guān)工作的9、管理第十一條各類公關(guān)工作由行政部首先了解來(lái)訪者目的和要求，擬定接待日程及內(nèi)容，報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，通知對(duì)口部門(mén)承辦。第十二條對(duì)直接來(lái)訪的人員，各部門(mén)應(yīng)先報(bào)行政部做出安排后接洽，一般不準(zhǔn)擅自接待。特殊情況應(yīng)在接待后及時(shí)將來(lái)訪情況、接待內(nèi)容報(bào)行政部備案。第十三條行政部對(duì)各類接待工作登記造冊(cè)，包括來(lái)訪者單位、姓名、人數(shù)、時(shí)間、內(nèi)容、接待部門(mén)等。第十四條來(lái)賓在公司內(nèi)的各種活動(dòng)均須接待部門(mén)派員陪同，不得使其擅自活動(dòng)。重要的場(chǎng)所未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)不得參觀。第十五條記錄好來(lái)訪者的姓名、職務(wù)、通訊地址及一些基本情況，以便加強(qiáng)聯(lián)系。第十六條未經(jīng)許可，來(lái)賓不得在公司內(nèi)攝影、攝像等。來(lái)賓如需索取有關(guān)資料，須經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)10、導(dǎo)同意，不得私自贈(zèng)送。第十七條接待過(guò)程中如遇有非權(quán)限內(nèi)的事務(wù)，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，來(lái)不及逐級(jí)請(qǐng)示時(shí)可直接請(qǐng)示總經(jīng)理。第十八條用于公關(guān)接待的茶葉、水果、飲料、煙酒、禮品等由行政部每月按照庫(kù)存和使用評(píng)估后適量實(shí)時(shí)采購(gòu)，接待部門(mén)需填寫(xiě)領(lǐng)料單經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后領(lǐng)取使用。第十九條除貴賓接待和高級(jí)接待，其他接待原則上不安排禮品配送。如有特殊需要，由接待部門(mén)提前向行政人事部提交申請(qǐng)，總經(jīng)理審核同意后方可領(lǐng)取。第二十條用餐或住宿的接待審批：（一）公司用餐或住宿的接待費(fèi)用實(shí)行提前申請(qǐng)、定額審批的原則。接待部門(mén)填寫(xiě)公關(guān)接待申請(qǐng)表，注明接待對(duì)象、接待事由和就餐、住宿的人數(shù)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）公11、關(guān)接待費(fèi)用的審批權(quán)限：1公關(guān)接待費(fèi)用金額200元（含）以下的由行政部主管批準(zhǔn)。2公關(guān)接待費(fèi)用金額200-500元（含）由副總經(jīng)理批準(zhǔn)。3公關(guān)接待費(fèi)用金額500元以上的由總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）行政部依據(jù)申請(qǐng)表的信息核定接待標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一安排就餐或住宿地點(diǎn)。（四）接待部門(mén)憑總經(jīng)理簽字后的申請(qǐng)表，按行政部核定的接待標(biāo)準(zhǔn)，可在財(cái)務(wù)部申請(qǐng)貴賓接待800元、高級(jí)接待500元、普通接待200元的預(yù)支費(fèi)用。（五）就餐或住宿結(jié)束后，接待負(fù)責(zé)人需憑賓館酒店的發(fā)票、賬單和公關(guān)接待申請(qǐng)表到財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)，缺一不可。（六）如遇緊急情況需先安排賓客就餐的，可直接電話請(qǐng)示公司副總及以上級(jí)別的負(fù)責(zé)人，餐后按以上審批程序補(bǔ)辦公關(guān)接待申請(qǐng)表12、，經(jīng)電話同意的領(lǐng)導(dǎo)簽字后交行政部登記，否則一律不得辦理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。第五章公關(guān)費(fèi)用的使用第二十一條住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：（一）安排賓客住宿時(shí)，原則上應(yīng)在與公司簽有合作協(xié)議的賓館或酒店訂房。特殊情況可在其他賓館訂房，但不應(yīng)超過(guò)規(guī)定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。（二）貴賓接待：300元/天以上套房住宿；高級(jí)接待：200-300元/天標(biāo)間或單間住宿；普通接待：200元/天以下標(biāo)間或單間住宿。第二十二條用餐費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：（一）貴賓接待（含隨行人員，下同），每人每餐80-120元；高級(jí)接待每人每餐50-80元；普通接待每人每餐20-50元；接待經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來(lái)的一般工作人員，以工作餐為準(zhǔn)。宴請(qǐng)貴賓等級(jí)的人員時(shí)，酒水費(fèi)用可另計(jì)，其他宴請(qǐng)13、標(biāo)準(zhǔn)含酒水消費(fèi)。（二）以上標(biāo)準(zhǔn)只針對(duì)午餐和晚餐，早餐應(yīng)按以上標(biāo)準(zhǔn)的四分之一范圍內(nèi)控制。（三）由公司高層領(lǐng)導(dǎo)出面宴請(qǐng)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)不受以上限制，原則上由行政部統(tǒng)一辦理。用餐結(jié)束后的其它招待項(xiàng)目，經(jīng)報(bào)批后的總開(kāi)支應(yīng)按以上招待級(jí)別，分別控制在500元、200元、100元之內(nèi)。第二十三條公關(guān)接待費(fèi)用若超出其接待等級(jí)限額的20%以內(nèi)，則報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理后，才可報(bào)銷(xiāo)；超出其接待等級(jí)限額20%以上的，由接待負(fù)責(zé)人自行承擔(dān)。第二十四條公司內(nèi)部一般工作人員因公在外用餐每人每次不超過(guò)20元，出差在外需接待用戶或其他業(yè)務(wù)用餐及住宿，需致電向總經(jīng)理提出申請(qǐng)，按接待等級(jí)的相關(guān)限額執(zhí)行，并在回到公司的一周內(nèi)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)，辦理費(fèi)用報(bào)14、銷(xiāo)。第六章公關(guān)費(fèi)用的監(jiān)督第二十五條公關(guān)接待費(fèi)用的使用遵循勤儉節(jié)約，效能優(yōu)先的原則，能免則免，能省則省。所有員工一律不準(zhǔn)使用公款大吃大喝。第二十六條公關(guān)接待費(fèi)用的使用嚴(yán)禁超支，超出部分不能報(bào)批的由接待負(fù)責(zé)人自行承擔(dān)。第二十七條公關(guān)接待費(fèi)用的使用只限于招待來(lái)賓用餐、住宿、娛樂(lè)、購(gòu)買(mǎi)禮品，不得挪作他用。第二十八條公關(guān)接待的規(guī)格由行政部負(fù)責(zé)核定，應(yīng)根據(jù)賓客的身份和人數(shù)嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)確定招待規(guī)格，控制好費(fèi)用額度。第二十九條公關(guān)接待費(fèi)用由財(cái)務(wù)室在年度預(yù)算中按照公司實(shí)際情況計(jì)算出年度總額，將其分解到各部門(mén)使用，財(cái)務(wù)部按照?qǐng)?bào)銷(xiāo)程序認(rèn)真把關(guān)，嚴(yán)格接待費(fèi)用定額管理制度。第三十條各部門(mén)在公關(guān)招待中不許弄虛作假，瞞報(bào)多報(bào)15、，按照相關(guān)限額使用招待費(fèi)用，若發(fā)現(xiàn)在申請(qǐng)或報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中有造假行為，發(fā)現(xiàn)一次則扣罰部門(mén)負(fù)責(zé)人或接待負(fù)責(zé)人200元，發(fā)現(xiàn)兩次則扣罰500元，發(fā)現(xiàn)三次者公司將直接開(kāi)除。第七章公關(guān)車(chē)輛的使用第三十一條公關(guān)車(chē)輛屬公司的固定資產(chǎn)，由行政部統(tǒng)一管理。第三十二條各部門(mén)因公關(guān)接待需要用車(chē)的，應(yīng)提前填寫(xiě)車(chē)輛使用派出單，將出車(chē)的時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、事由及注意事項(xiàng)寫(xiě)清楚，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，交行政部。第三十三條行政部在確定其不與其他用車(chē)事項(xiàng)沖突后，方可予以安排。第三十四條若發(fā)生緊急情況需要用車(chē)，可直接聯(lián)系行政部主管，公司車(chē)輛有閑余時(shí)方可派車(chē)。第三十五條車(chē)輛司機(jī)在公關(guān)接待出車(chē)時(shí)，必須保持與公司的聯(lián)系通暢，保證隨身通訊設(shè)備的正常使用。第三十六條車(chē)輛司機(jī)應(yīng)文明開(kāi)車(chē)，遵守交通規(guī)則，嚴(yán)禁危險(xiǎn)駕車(chē)、疲勞駕車(chē)、酒后駕車(chē)，第三十八條本制度由行政部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。由此發(fā)生事故或損壞車(chē)輛的，由司機(jī)負(fù)責(zé)賠償損失。第三十七條公關(guān)接待出車(chē)前，司機(jī)應(yīng)檢查車(chē)輛情況，確保水、電、油及其他性能處在正常狀態(tài)，保證油量充足。第三十八條貴賓接待時(shí)，應(yīng)按照賓客的抵離時(shí)間予以接送，并在其隨時(shí)需要出行時(shí)安排等候；高級(jí)接待時(shí)，在車(chē)輛閑余時(shí)根據(jù)實(shí)際情況可接送賓客；普通接待時(shí)，原則上不派出車(chē)輛進(jìn)行公關(guān)接待。第八章附則第三十九條本制度由行政部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。第四十條本制度中未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行彈性操作。第四十一條本制度經(jīng)董事長(zhǎng)審核批準(zhǔn)簽字后執(zhí)行。