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1、商業集團公司信息終端管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 信息終端管理制度一、目的信息資產是集團固定資產的重要組成部分，相比較于其他資產類別，在使用和管理要求上具有特殊性。為規范信息資產的使用行為，在總部固定資產管理制度框架下特制訂此制度。二、適用范圍XX總部、下屬獨立公司。三、管理角色與職責1、直接責任人資產使用人為直接管理人，對資產實行完全的管理責任。使用中應主動避免資產損壞風險并且一旦由于保管不善造成資產損壞或遺失，按照相關制度進行賠償。2、間接責任人 資產使用人的部門負責人和各中心兼職資產管理員為間接管理2、人。負責對資產使用人的使用行為進行監督，出現違規行為必須及時制止。當資產由于人為原因造成損壞或遺失，承擔間接管理責任和區域責任制（辦公或其他公共區域內的無主設備由其距離最近的部門負責人承擔臨時保管和損壞、遺失賠償責任，確認無人使用后2個工作日內歸還至信息倉庫）。3、資產管理部門： IT總部數據中心地區管理部資產管理組是信息資產的直接管理部門，負責對直接責任人、間接責任人落實該制度的情況進行監督、檢查，出具相應的管理規定和依據該制度出具處理意見。四、信息終端使用與管理規范1、資產使用行為規范為避免信息資產的使用風險，針對資產的直接責任人（即使用人，下稱使用人）的使用行為進行明確的規范，內容如下：3、 （1）員工必須遵守信息資產的業務辦理規范，按總部信息終端配置標準和業務辦理規范辦理資產領用、歸還等業務，業務辦理規范詳見下文。（2）使用人自將設備實物領出信息倉庫的同時，即開始承擔直接保管責任和損壞、遺失的賠償義務。自設備歸還至信息倉庫的同時，該責任和義務即隨實物轉移至接收人。（3）一旦辦理資產領用后，領用資產嚴禁借他人使用。如因辦公需要，任何資產使用人的變動，必須提前完成資產轉移或者調撥流程。 （4）辦公信息終端僅限于在總部園區內使用，由于工作需要需帶離園區，在帶離前和帶回后通過自由流程向資產管理部門進行報備。（5）確保在安全的環境下使用，避免設備進水、摔落、屏幕劃傷等人為損傷。（6）確保4、設備內配件完好，嚴禁私自拆卸。（7）保持設備干凈、清潔定期對臟污進行清理，嚴禁在設備上黏貼不干膠、卡通貼畫等裝飾物。（8）嚴禁私自撕毀資產卡片號。（9）原則上每名員工只能參照總部信息終端配置標準申請1臺辦公設備，如因辦公需要，申請超標準的設備或多臺設備，均必須完成超標申請流程。超標申請需求必須真實，虛假申請一旦發現員工本人和其部門負責人均將承擔相應的責任。設備使用期間違反上述行為規范，將參照本制度第五章的相關規定進行處罰。2、業務辦理規范信息資產業務是指當員工出現工作調動、離職或新員工入職，涉及信息終端使用需求變更時，必須按照規定辦理相關的資產變更業務。流程要求如下：（1）新員工、實習生電腦領5、用代領人收到短信通知后，2個工作日內需要到信息倉庫辦理領用，超過領用期限，信息倉庫將進行拆機處理。信息倉庫將按照總部信息終端配置標準配發對應崗位員工的辦公信息終端，如果配發的標準不滿足需求，領用后再完成相應的線上流程新領設備。總部信息終端配置標準詳見附件。（2）離職部門負責人提交離職申請流程后，員工即可到信息倉庫辦理離職歸還手續。員工到信息倉庫歸還設備前，須登錄資產管理平臺對個人名下設備與實際使用設備進行自查，確保帳實一致。如果出現差異，及時聯系財務規劃中心資產管理部進行核實并處理。歸還的設備要求無人為損傷，各配件完好、無人為污漬，如有違反參照使用行為規范進行處理。部門負責人負責監督離職員工在6、最后工作日內歸還所使用的辦公信息設備。最后工作日前未歸還信息設備，按照本制度第五章相關規定對部門負責人進行處理。信息倉庫每月將梳理離職流程提交后超1月未歸還信息設備的離職人員，梳理情況將定期通過郵箱反饋至其部門負責人，部門負責人負責在2個工作日內需落實其資產情況并進行回復。（3）借用只允許集團內部臨時借用，借用時間不能超過1個月。如有特殊情況完成相應的續借手續。固定資產借用需求必須真實有效并提供必要的說明文件或附件，如項目使用需上傳項目經理提交的項目立項流程，截圖中需包括項目名稱、項目編號、項目開始結束時間、參與項目的人員明細。借用人對所借用資產負有管理責任和賠償義務，借用電腦的使用規范和領用7、資產一致。申請人所借用的設備仍必須滿足總部信息終端配置標準，如有特殊需求需審批部門簽批同意。借用信息資產應該在到期前進行歸還，如有特殊情況需要及時聯系資產管理專員辦理相關延期手續。超期未歸還信息倉庫將安裝本章第五章的相關規定進行處罰。（4）調動員工公司間的崗位調動時必須以總部信息終端配置標準為依據，達到電腦更換條件時才能夠進行更換。員工跨公司間的崗位調動，在崗位調動前必須將電腦歸還至信息倉庫后再按新公司的規定辦理領用手續。（5）報廢用戶憑IT幫客的鑒定單提交資產報廢申請，流程流轉至資產管理專員時提交信息內部領用申請。在領用新電腦的同時歸還報廢電腦，電腦報廢前必須將重要文件進行銷毀。（6）更換除8、崗位調整之外需要更換現有物資的使用需求，必須以總部信息終端配置標準為依據，達到電腦更換條件時才能夠進行更換。3、資產管理要求 （1）盤點制度信息資產的盤點采用自盤和統盤的方式。自盤包含個人自查、部門自盤、中心自盤三個方面。統盤主要是指年度集團范圍內的統一盤點。個人自查個人自查是指使用人在日常使用期間，除要按照本制度對設備本身承擔管理職責和賠償義務外，還必須關注資產管理平臺中個人名下與在使用設備的一致性。要求使用人在日常使用中即有資產管理的責任意識，原則上每周進行自查，發現差異及時反饋至財務規劃中心資產管理部。無論是在財務抽盤、年度大盤、辦理資產相關業務過程中發現資產差異的，地區管理部會聯合財務9、針對差異進行調查，由于個人自查不到位或者本人已經發現有差異但未反饋的，參照本制度第五章的相關規定進行處罰。部門自盤部門自盤是指由部門負責人組織部門內的員工對自己所使用設備與資產管理平臺名下資產的一致性進行檢查，部門負責人應承擔組織、監督、檢查的職責并具備極強的資產管理意識。原則上部門負責人應每月組織部門內員工對資產進行檢查。無論是在財務抽盤、年度大盤、辦理資產相關業務過程中發現資產差異的，如果經查實部門內員工資產差異是由于自盤不到位或者本人已經發現有差異但未反饋的，部門負責人承擔連帶的管理責任，參照本制度第五章的相關規定進行處罰。中心自盤中心自盤是指由各中心兼職資產管理員組織的中心內員工對自己10、所使用設備的盤點，原則上每季度組織盤點一次，中心第一負責人監督其落實，要求每季度舉行一次。發現差異及時查明原因，并反饋至財務規劃中心資產管理部。如果由于自盤不到位或者發現資產差異未及時反饋造成的，除差異本人承擔主要責任以外，其部門負責人、中心第一負責人承擔連帶管理職責，參照本制度第五章的相關規定進行處罰。集團年度統盤集團年度統盤是指由財務規劃中心資產管理部組織指定相關人員，對集團總部的資產情況進行的統一盤點。集團年度統盤是檢查個人自查、部門自盤、中心自盤落實情況的總要手段。 （2）區域責任制區域責任制是指部門負責人對距離其辦公地點最近的無主資產負有管理責任，一旦發現應及時歸還信息倉庫，部門負責11、人對責任區域內的無主資產承擔和自己使用的資產相同的管理職責和賠償義務。（3）低值易耗管理責任制資產的直接使用人除對固定資產本身具有直接管理責任外，還對資產使用配套的相關低值易耗品有直接保管責任。出現損壞、遺失，按低值易耗的采購價格進行賠償。五、違規行為及處罰規定1、個人使用違規行為處罰規定（1）員工在信息倉庫未按秩序辦理相關的資產業務，第一次將在集團內進行通報處理，兩次及以上每次通報人事負激勵20元。(2) 在個人使用的信息設備上黏貼不干膠、卡通貼畫或不愛惜設備，出現腳印、油污等非正常使用造成的污漬，責令責任人清理干凈恢復原狀，并負激勵50元。如果需要維修商恢復，責任人還必須承擔相應的維修費用12、。（3）員工在未報備的情況下將設備私自帶離公司，第一次進行通報處理，兩次及以上負激勵20元。（4），設備進水、摔落、屏幕劃傷等人為損傷責令責任人修復，如果需要維修商恢復，責任人還必須承擔相應的維修費用；如果設備無法修復，按照公允價值進行賠償。（5）設備遺失，按照公允價值進行賠償。（6）員工私自撕毀資產卡片號，第一次進行通報處理，兩次及以上負激勵50元。（7）私自拆卸、替換配件，責令其恢復原狀，如果需要維修商恢復，費用由責任人承擔，并在集團內進行通報處理。（8）將個人設備在未完成線上流程的情況下私下與他人交換、或借他人使用，第一次進行通報處理，兩次及以上負激勵50元。（9）在進行超標申請的期間，13、違背真實需求、謊報數據，當事人與部門負責人負激勵20元并在集團內進行通報處理。2、違反業務要求的行為處理（1）離職員工，未在最后工作日歸還所使用的信息終端，對其部門負責人負激勵50元，并進行通報處理。（2）借用資產超期信息倉庫通過短信通知后仍未歸還未歸或辦理延期手續，對其員工本人及部門負責人負激勵30元并進行通報，仍未歸還按資產的公允價值變賣給員工，價款在工資中進行扣除。（3）離職、調動、更換歸還到信息倉庫的設備，有非正常使用造成的污漬，責令責任人清理干凈，如果需外部單位進行清理，責任人還需承擔清理費用。另外，歸還的信息倉庫有人為損壞或配件遺失，如果需要維修商恢復，費用由責任人承擔，并在集團內14、進行通報處理，無法修復的按設備的公允價值進行賠償。（4）報廢的設備責任人在歸還至信息倉庫前或者在拷貝資料后，必須將重要資料進行刪除。如果造成資料泄露造成公司損失，視其損失大小追要求責任人進行賠償。（5）員工在信息倉庫辦理相關資產業務時，不按秩序協助資產管理專員做好配件回收工作，對責任人負激勵10元作為處罰。3、違反管理要求的行為處理（1）員工在使用電腦期間，每周需要對名下資產與資產管理平臺進行核查，不一致的及時溝通財務規劃中心資產管理部進行處理。經核實，由于責任人未及時自查造成的差異，對其本人和部門負責人負激勵10元/次并責令改正。（2）部門自盤要求部門負責人在每月開展一次，盤點結果及時反饋至15、中心兼職資產管理專員。經檢查部門負責人未按要求開展自盤工作，對部門負責人負激勵10元/次并責令改正。（3）中心自盤要求由各中心兼職資產管理員組織、中心第一負責人監督每季度組織一次，各中心資產管理員協調財務規劃中心資產管理部對差異情況進行處理。經檢查各中心未按要求開展自盤工作，對中心第一負責人負激勵30元/次并責令改正。（4）距離無主資產最近的部門負責人對該資產具有保管責任和賠償義務與個人資產一致。如確認無人認領，該部門負責人及時歸還至信息倉庫。發現部門負責人對距離其最近的無主資產不管不顧，對其進行負激勵20元并進行通報。4、低值易耗賠償方案資產的直接使用人除對固定資產本身具有直接管理責任外，還對資產使用配套的相關低值易耗品有直接保管責任。出現損壞、遺失，按低值易耗的采購價格進行賠償。主要的低值易耗品賠償價格如下：商品名稱賠償價格鼠標40鍵盤35VGA線20電源線8內存條DDR3 8g345內存條DDR3 4g200蘋果網絡轉接器340手繪板2900耳機PLANTRONICS C310 BLACKWIRE380一拖二電源線15MAC MINI轉接頭150移動硬盤3T1050筆記本電源適配器240AVAYA1608電源適配器(代用）60 在上述清單外的設備，按我司供應商采購報價進行賠償。