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1、商務會展公司內部管理制度及行政部職能職責編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: （一） 總經理及副總經理按照公司章程規定的履行職責。總經理崗位職責：1、 確立公司戰略目標和服務宗旨，制定相應的經營方針、質量方針、質量目標，并制定具體實施措施和服務質量標準；2、 審定簽署公司重大合同，審批公司財務預算、決算，控制各項開支和成本小號，提高經濟效益和社會效益；3、 聘、任公司部門經理以上職員，決定公司機構設置、員工編制及重要人事變動；4、 審定各級管理人員的職權范圍，協調管理關系，調動各級管理人員的工作積極性和主動性；5、 組織2、新項目的開發和重大活動的策劃審批；6、 須經總經理批準的其他重大事項。副總經理崗位職責：1、 協助總經理執行公司各項決議，完成總經理做出的經營計劃及總經理分配的各項具體工作；2、 督導具體業務部門的服務質量達到規定的質量目標和標準，掌握日常經營的具體情況；3、 檢查公司管理制定、崗位責任制和服務程序的落實、執行情況；4、 就總經理提出經營戰略、活動方案、項目開發等提出合理化建議，對市場進行研究并發表見解，供總經理參考。（二） 客戶部職能職責部門職能：負責公司日常的業務管理工作；公司業務經營計劃、業務管理具體制度的擬訂和實施；進行市場、客戶的信息搜集、整理以及關系維護；公司項目的對客接洽、策劃與3、實施。客戶部經理崗位職責1、 在總經理領導下，全名負責公司產品的市場開發、客戶管理和項目實施的組織工作。定期組織市場調研，收集市場信息，分析市場動向、特點和發展趨勢，制訂市場銷售策略，確定主要目標市場、市場結構和銷售方針，報總經理審批后組織實施。2、 根據公司的近期和遠期目標、財務預算要求，協調各部門的關系，提出銷售計劃編制原則、依據，組織人員分析市場環境，制定和審核銷售預算，提出年度、季度任務指標，下達銷售任務，并組織貫徹實施。3、 掌握市場動態，分析項目動態、各部門銷售成本、存在問題、市場競爭發展狀況等，提出改進方案和措施，監督銷售計劃的順利完成。4、 協調客戶部和各相關客戶及供應商的關系4、，經常保持同客戶的密切聯系，并同客戶建立長期穩定的良好協作關系。5、 經常和客戶保持聯系，掌握客戶意向和需求，并提出簽約原則的價格標準。6、 定期檢查項目計劃實施結果，提出銷售計劃調整方案，報總經理審批后組織實施。7、 定期走訪客戶，征求客戶意見。掌握其他公司銷售情況和價格水平，分析競爭態勢，調整產品銷售策略，適應市場競爭需要。8、 及時與財務及客戶經理溝通，對重點客戶信用風險進行評估，掌握客戶拖欠款情況，分析原因，負責客戶拖欠款催收組織工作，防止長期拖欠。9、 培訓下屬員工，評估員工工作。10、 制定部門工作計劃、管理制度、工作流程，并監督貫徹實施。嚴格控制銷售費用開支，規定開支范圍和標準，5、監督銷售費用的使用。11、 總經理交辦的其他事務。客戶經理崗位職責1、 開拓市場，開發新客戶，并維護長期良好的客戶關系。2、 跟進項目信息，及時與客戶溝通并適時反饋，根據客戶需求提出合理方案及預算。3、 接洽項目，并在實施項目過程中根據項目需求進行合理安排，協調各部門以及各供應商的關系。4、 把握項目資金流動情況，及時收款保證項目資金回籠。5、 嚴格執行公司內部工作流程，積極配合各部門的工作。6、 項目結束后適時回訪客戶，客觀審視項目接洽實施過程中的問題及亮點，及時與相關部門溝通，以確保日后工作開展更順暢。7、 培訓下屬員工，評估員工工作。8、 客戶部經理交辦的其他事務。客戶主任崗位職責1、 6、配合客戶經理進行客戶關系維護，協助客戶經理完成項目實施執行過程。2、 嚴格執行公司內部工作流程，積極配合各部門的工作。3、 及時與各類供應商聯系，定期或不定期更新項目相關價格及內容等信息，適時更新資料庫。4、 負責客戶檔案的建立及日常維護。5、 負責案例更新及資料庫管理。6、 自覺提高自身素質，加強各項業務能力，以得到不斷提升。7、 客戶經理交辦的其他事務。（三） 行政部職能職責部門職能：負責公司日常的行政、人事及財務管理工作；公司人事、行政及財務制度的制訂與實施；成為其他部門的日常供應保障系統及督導系統；公司資金管理、稅收管理、財務檢查、審計等。行政部經理崗位職責1、 負責本部門日常工作的組7、織實施，完成公司下達的責任目標和質量目標；2、 主持制訂公司各項管理規章制度；3、 負責具體組織質量監督體系的實施、位置和改進工作；4、 協調平衡各部門的關系；5、 負責公司人事、行政、后勤、財務管理；6、 負責組織員工崗位應知應會培訓工作；7、 負責公司對外行政、接待工作；8、 負責制訂公司發展計劃；9、 總經理交辦的其他事務。辦公室主任崗位職責1、 辦公室日常工作的組織實施；2、 公司資料文檔的管理工作；3、 公司內部制度及辦公室規章制度的制定；4、 公司對外聯系、聯絡、組織工作；5、 公司內部會議的安排、主持、記錄工作；6、 公司物品采購、倉庫管理及日常后勤工作；7、 行政部經理交辦的其8、他工作。人事主管崗位職責1、 據上級有關文件精神和公司領導的意圖起草和修改公司人事管理的有關規定；2、 根據人事規定負責辦理干部、員工、臨時工的調入、招聘、招收、試用、簽訂合同、調出、辭退的各項手續；3、 入住申報暫住員工暫住戶口的申辦暫住證工作；4、 按上級要求做好各種人事統計報表，及時準確掌握干部、職工的變化情況；5、 負責公司管理人員的績效考核，并定期向行政部經理及和總經理報告；6、 負責人事檔案資料的充實歸檔和轉入轉出的傳遞工作；7、 行政部經理交辦的其他工作。財務主管崗位職責1、 制報表及財務報表說明，對各項業務波動較大的項目要加以分析，提出建議；2、 按照全國統一會計科目，進行會計9、的賬務處理；3、 按照財務制度，每十五天為一期編制會計記賬憑證；4、 根據各部門考勤表、考核表等，計發當月工資、獎金；5、 按照國家稅收規定，負責管理接收工作；6、 嚴格按照財務制度的要求，認真做好記賬憑證的稽核，組織會統表的編審工作，保證財務決算的正確、及時、真實，為領導提供可靠的經營管理資料；7、 及時掌握流動資金使用和周轉的情況，定期向行政部經理匯報工作；8、 行政部經理交辦的其他工作。（四） 活動部職能職責部門職能：負責公司日常的行政、人事及財務管理工作；公司人事、行政及財務制度的制訂與實施；成為其他部門的日常供應保障系統及督導系統；公司資金管理、稅收管理、財務檢查、審計等。活動部經理10、崗位職責1、 組織安排下屬員工配合客戶部進行項目實施及方案提供，并將工作細分化。2、 與各級供應商保持穩固良好的長期合作關系，并及時采購更新相關價格及信息。3、 根據市場需求，定期或不定期提出新的方案及產品，報總經理審批后組織推廣實施。4、 配合各部門，嚴格控制成本，督導下屬員工進行策劃以及項目實施。5、 培訓下屬員工，評估員工工作。6、 制定部門工作計劃、管理制度、工作流程，并監督貫徹實施。嚴格控制銷售費用開支，規定開支范圍和標準，監督銷售費用的使用。7、 總經理交辦的其他事務。設計組崗位職責1、 負責公司日常宣傳、策劃設計制作、公司展覽會議布置；2、 廣告平面設計、制作及其它圖文處理；企業11、宣傳資料的設計、制作與創新。3、 協助其他部門人員對設計及美學方面的工作順利完成；4、 協助網頁設計人員對公司網站風格的把握，色調搭配，布局合理性，圖片整理、企業徽標處理等等； 5、 公司其他PC及MAC設計文件的使用，修改、數碼照相處理、公司市場活動宣傳品配合；6、 建立規范以保持設計執行高品質、高可靠性和高安全性標準；7、 按照現有規范及組織實際狀況，確定并執行質量和安全標準；8、 與協作方溝通，保證各類平面項目的質量極其時間的把握，成功的驗收。9、 負責設計控制的執行和維護，不斷改進設計水平，以達到公司日益發展的要求。10、 利用自身的行業背景和知識，在設計和制作上有效的控制成本。11、12、 活動部經理交辦的其他事務。商旅組崗位職責1、 負責對外接待、安排旅游散客、收報計劃、旅游安排等。2、 廣泛收集不斷變化的旅游市場信息和同行相關動態，對其他旅行社推出的常規、特色旅游線路認真分析，更好的策劃出本公司旅游方案。3、 不斷的修改、制定和完善本公司的旅游線路及行程安排，制定適合當前旅游市場需求和滿足客人需求的旅游線路和適當的價位。4、 對相關的交通、導游服務、住宿、餐飲、購物、娛樂等活動，要盡可能考慮周到，確保接待的質量，提高公司的聲譽。5、 對每次的酒店預訂信息要確保準確無誤，及時下單與財務部確認。6、 每個旅游行程結束后，對司機和導游的報賬要嚴格把關，與財務部仔細核對每一項賬目，13、確保準確無誤。7、 要及時與供應商溝通，按日、月、季掌握成本及報價，同時通知公司其他同事，確保對外報價的統一性、可靠性、及時性和準確性。8、 要時刻與其他業務部門加強聯系，及時了解、掌握、分析反饋的信息，然后進行消化、吸收和落實。二、公司內部流程（一）業務的流程管理1、在項目信息獲取初期，由客戶部人員與客戶聯系洽談相關業務合作事宜。通常就工作內容，公關創意方向，活動制作項目，項目選擇、價格、付款方式等內容進行商討。2、 客戶部人員再將客戶談判的結果向客戶部經理及總經理匯報后進行提案工作。3、 活動部人員根據客戶部提案的需要，向客戶部提供提案需要的相關資料數據。4、 客戶部人員向客戶提交提案，并14、經過與客戶的商討，對提案進行再三修改后，得到客戶的確認。5、 客戶部人員再與客戶聯系，商討簽訂合同的具體事宜并經客戶部經理及總經理同意并授權后簽訂合同，內容報相關部門后執行。6、 簽訂合同后，將合同文本交由財務登記、存檔，并通知財會主管。7、 財務負責應收應付款項的落實，客戶部人員負責催款、落實合同規定合作事宜，并將情況反饋給客戶。8、 項目執行前期，項目負責人應根據合同內容，制作執行表等一系列相關項目信息表格，并分派給相應部門及人員，進行統籌安排。9、 項目執行前期，由項目負責人根據項目預算向財務填寫借款單支取備用金，并根據實際情況分派到各個分項負責人。10、 項目執行中期，所有參與執行的人15、員在執行期間，每日活動結束后由項目負責人主持召開總結小會，匯總當日項目進展及費用收支明細情況，并及時安排調整次日工作。11、 項目負責人在項目執行過程中，須每日與客戶對清當日賬單，并以書面形式讓客戶簽字確認賬單。12、 項目執行結束后，所有參與執行人員將賬目匯總至項目負責人，由項目負責人負責整理賬單與客戶再次核對確認，并催收尾款。13、 項目負責人在與財務報賬的同時，將項目相關的所有電子版及打印版等資料匯總，并轉交辦公室主任歸類存檔備案。14、 客戶部負責人在合同執行完畢后對客戶進行追蹤服務，了解客戶的滿意成都及其它需求，并將結果以書面形式上報總經理。15、 定期或不定期召開項目總結會，各相關人員結合自身情況做總結，并匯總成文存檔。