商務公司商品盤點差異化處理流程制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1122000
2024-09-07
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1、商務公司商品盤點差異化處理流程制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 一、 目的 1、加強對商品的庫存管理,及時發現商品管理存在的問題并處理,保障在庫商品的安全與完整。 2、及時核查在庫商品數量、品質狀況,及時發現與修正帳實不符的現象,及時發現與處理不良 品,分析庫存狀況和庫存管理存在的問題以引起公司高層的重視。二、盤點分類 盤點按照時間可分為日盤點、月度盤點、年終盤點、不定期盤點、抽盤。所有盤點工作應以不影響正常業務開展為前提。1、 日盤點: 指倉庫管理人員每天業務結束后,對所保管貨物進行自盤,如發現盤點差異,應及時2、查找原因。2、月度盤點: 在盤點月度業務結束后開始盤點到次月業務開始前結束,由財務、物流共同參與對各倉庫在庫商品進行盤點,每月須無條件進行一次。3、年度盤點 全國統一組織,每年年末或年初進行,由財務、物流共同參與對各倉庫在庫商品進行清點核查。4、 不定期盤點: 由于倉管或其他相關人員產生人事變動,或其他特殊原因需要臨時進行的盤點,盤點由財務人員和物流具體負責,程序可按月盤點程序進行。5、 抽盤:1)在月度盤點的基礎上,財務人員應建立庫存商品不定期盤點機制;。2)每次抽盤時的具體客戶名稱、貨品種類可由抽盤人員臨時決定,且不得事先通知相關倉管人員;3)抽盤人員、倉管人員應在抽盤結果上簽字。抽盤人員3、應根據抽盤結果編制抽盤說明并郵件主送合資公司總經理、財務、商務、物流人員;三、盤點職責權限1、物流部門負責倉庫及商品的整理,單據的整理、檢查、傳遞,商品盤點的初盤,盤點差異的原因分析、查找、確認。2、財務部門負責盤點的組織、實施,盤點前數據、單據的處理盤點過程的監督、檢查、復盤、盤點結果復核、確認、差異 查 找協助,對盤點結果責任落實的監督跟進。3、商務負責盤點結果的錄入、復核。4、銷售及其他人員,根據盤點計劃的安排參與初盤、復盤或其他工作。四、成立盤點領導小組1、盤點小組總指揮:市級自有平臺或合資公司總經理2、盤點小組組長:財務負責人3、盤點小組組員:銷售、財務、商務、物流等參與人員。五、盤4、點小組長工作職責1、負責盤點制度的宣導、培訓、實施,盤點計劃的制定。2、負責盤點工作的督促與檢查。3、協調、解決盤點中出現問題。4、審核盤點結果,跟蹤盤點責任的落實,對盤點工作總結并提出獎罰方案。 5、派有關人員監督辦理商品、材料、物資移交手續。6、安排其他盤點事項。五、盤點時間、范圍規定1、月度盤點時間由市級自有平臺或合資公司總經理根據實際情況自行確定、執行,要求每月必須對庫存貨物全盤一次;2、實物負責人、物流負責人、平臺負責人離職或離任交接時,必須進行離職或離任盤點;六、盤點操作規定1、盤點前準備1)盤點小組長于盤點日前5天發布盤點計劃。2)盤點日前4天物流開始整理商品堆放及標識;不需要參5、加盤點的分開存放。3)盤點前3日向上游和下游客戶發送盤點通知,確保盤點日停止收發貨。4)盤點前2日完成盤點培訓工作。5)盤點前1日處理完在途物流單據、在途商品。6)盤點前將所有未錄入的出貨、進貨、庫存調撥、在途單據清理完畢。7)所有單據錄入系統并記賬;如確實不能錄入的,整理好單據以做盤點數據調整還原用。8)盤點開始時停止所有商品的進出庫動作,保證庫存處于靜止狀態。9)如果客觀上無法解決的盤點當日出入庫,入庫可以先收貨暫不入庫單獨存放,出庫做好登記暫不做系統出庫,盤點結果根據登記表進行還原,盤點工作完成后再做系統單據。2、盤點過程1)正式盤點前總指揮或組長組織動員會,布置盤點工作及重點事項安排。6、2)盤點前在WMS建立盤點單,發起盤點,然后用手持掃描每個儲位的所有商品,在手持輸入盤點數量和效期,并選擇好商品狀態,如是網頁版WMS,從WMS系統中分項目導出盤點表進行盤點。總指揮或組長檢查完倉庫整理是否合格后決定開始盤點,網頁版WMS系統需發放盤點表和盤點用筆(需要回收)。3)商品盤點須按項目及類別組織盤點,實物負責人不得參與本人負責商品的復盤。4)盤點時必須按商品的陳列、堆碼的順序,由左至右、由上至下依次進行,不得跳盤。網頁版所有參與盤點的人員須在盤點表上進行簽名確認。手持版盤點需完成系統線上審核。5)網頁版WMS盤點如果商品有實物而盤點表上無數據的,則在盤點表下方按盤點表格式登記,如果7、盤點表上有數據,但無商品實物的,則盤點表實盤數欄必須寫“0”,不得留有空白。6)任何人不得擅自修改盤點數據,如需改動,需經盤點人和復盤人簽名確認。初盤人使用藍色或黑色筆,復盤人使用紅色筆。3、盤點后措施1)手持盤點,盤點結束后系統會立即生成盤點差異表,網頁版WMS盤點結束,由物流人員將盤點表制作成EXCEL版本,經盤點人員簽名確認EXCEL表格數據無誤后,導入WMS系統,進行提交生成盤點差異,任何個人擅自修改盤點數據視為舞弊行為。2)盤點日后五個工作日內物流負責人把審批后的盤點結果、改善方案及責任落實方案上報物流平臺運營中心倉儲部,同時抄送380財務中心,如果不能按時上報,將對物流負責人進行處8、罰;如果有客觀原因需要重新盤點的需以正式的郵件向物流平臺運營中心倉儲部申請并同意后方可進行。3)盤點結果盈虧金額計算口徑以項目為基礎匯總,如果一個人負責幾個項目或幾個負責一個項目,以責任范圍為計算口徑,口徑內的盈虧可以相互抵消計算。七、商品、材料、物資移交盤點1、員工因工作變動、辭職、辭退離開原工作崗位的,都應對員工自己經手的商品或材料、物資或本組共同經手的商品或材料、物資辦理移交手續。2、移交人應當對倉庫或分店有關商品的其它手續辦理清楚,如在運輸途中的商品、借貸、材料等用書面確認的形式進行移交。3、所有的商品、材料、物資移交都要交接雙方當事人及其上級簽字確認,如是市級平臺總經理或合資公司總經9、理離職或崗位異動交接由盤點小組負責監交。4、移交盤點工作與庫存商品、材料、物資的盤點流程一樣,移交盤打印一式三份,經移交人、接交人、監交人簽字后各執一份,監交人一份報380財務中心。八、盤點差異處理1、差異處理流程2、盤點差異確認: 常見差異原因分類:1)管理不善,造成貨物殘損,短少;2)因系統單據未完成造成的貨物盤虧,盤盈;3)由于操作不仔細,造成貨物發竄,產生盤虧盤盈。4)入庫數據不準確,送貨單與系統訂單入庫單據不一致。3、由市級自有平臺或合資公司物流及財務、商務人員查明當月的盤點差異原因,排除系統及單據未完成等非物流因素造成的差異最終生成盤虧盤盈單交當地財務填寫單價(以采購平均價為準),10、確認盤虧盤盈金額。4、市級自有平臺或合資公司倉管員把盤點差異金額交當地公司財務、商務及總經理簽字確認。5、市級自有平臺或合資公司負責人對盤點差異進行確認,根據差異給出處理意見。6、倉管員把盤點差異確認金額表格以掃描件及電子版形式發給物流平臺運營中心倉儲部。7、倉管員對盤點單據按月存檔管理。九、獎懲制度1、處罰1)經公司相關部門調查,確認為異常原因的直接責任人,根據差異產生種類確定處罰措施,處罰比例參照下表:差異金額直接責任人責任人上級合資公司物流負責人合資公司負責人2000元以內100%0%0%0%2001元5000元80%20%0%0%5001元10000元60%25%10%5%10001元11、20000元50%20%15%15%20001元以上由380運營中心、省區與各市級自有平臺或合資公司協商給出處理意見2)對于沒有按時組織進行盤點的或未認真行駛職責,提報虛假盤點數據的市級自有平臺或合資公司,一經發現對當地的財務經理處以1000元/次罰款;3)對于因其他原因影響盤點進行,造成數據不準,盤點計劃未完成的,對相關責任人處以1000元/次罰款;4)說明:a.如責任人上級為市級自有平臺或合資公司物流負責人,則對市級自有平臺或合資公司物流負責人的處罰標準為責任人上級與市級自有平臺或合資公司物流負責人處罰金額之和。 b.賣場空退造成的庫存差異需要及時處理并且找到相對應的業務負責人簽字確認,否12、則視為物流管理造成的盤虧。出現串貨可盤盈盤虧互抵,互抵之后產生的盤虧需要物流相關責任人承擔責任。c.庫存管理過程中破損標準(賣場退貨除外,但需要有業務的簽字確認):奶粉及酒類產品零破損率,日化及食品類產品萬分之三破損率(當月進貨價值來計算),超過此標準為異常,物流需承擔責任。2、獎勵1) 物流異常發生后,市級自有平臺或合資公司物流人員因搶救及時,減少或避免了公司損失的,對相關人員進行獎勵,獎勵額度按避免的損失額度的比例計算,1000元以內獎勵50%元;1000元-5000元,獎勵40%;5000元-20000元,獎勵30%;20000元以上獎勵20%但最高不超過10000元。2)物流在庫存管理13、過程中,每半年時間為截止,如每半年度未出現任何庫存差異,可實施獎勵,獎勵標準如下表:平臺業務規模(萬元/月)獎勵標準(元)受獎人500萬以內 1000物流團隊501萬-1000萬2500物流團隊1001萬-2000萬4000物流團隊2000-3500萬6000物流團隊3501萬以上10000物流團隊3)在本制度執行前3個月,對嚴格按時組織完成盤點的市級自有平臺或合資公司,當地財務經理給予500元/月的獎勵十、考核1、目標 庫存準確率達到99.99%以上2、定位1)將盤點工作定為省區“一把手工程”,由省區總經理主導執行,并對結果負有主要責任。2)省區總經理定為負責人,省區物流負責人定為責任人。314、操作要求 每月市級自有平臺或合資公司必須進行一次全盤,對盤點差異三天內查找出原因。于次月10號將盤點表和盤點差異處理意見報至物流平臺運營中心倉儲部。4、執行細則1)市級自有平臺或合資公司總經理根據各平臺實際運營情況確定具體盤點時間。2)省區物流負責人做好盤點前的相關準備,配合財務開始月度盤點工作,確保盤點工作近期順利完成。3)對盤點差異進行復盤,找出差異原因,開成盤點報告。4)物流平臺運營中心倉儲部對各地差異原因匯總分析,形成操作注意事項,每月發至各省區做為運作提醒,進行循環改善。 5、考評管理:1)盤點準確率計入各省級物流負責人的月度考核中,相關考核項權重提升為15%,得分指標:標準100%,每降低萬分一,扣3分,如準確率為99.66%以下則為0分; 2)省區物流負責人須不定期對市級自有平臺或合資公司盤點進行核查,對不按要求執行的市級自有平臺或合資公司,省區物流負責人須對市級或合資公司物流負責人在績效考核給予評級“C”或以下處理。 3)對管理失職、操作失職的人員嚴格按照本制度進行處罰。