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1、公司集團請款報銷程序與管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: （一） 請款單證規定：A 采購類：1. 原紙請購時應提交的各種單證：訂購單、進倉單、對賬單、發票、過磅單、賬款差異分析表、退貨單（若有退貨）；2. 輔料（含辦公用品）請款時應提交的各種單證：請購單、訂購單、進倉單、對賬單、發票，其中煤、淀粉、硼砂、片堿還需附有過磅單、退貨單（若有退貨）；3. 設備請款時應應提交的各種單證：請購單、訂購單（或合同復印件）、驗收單、發票。4. 要求以上單證齊全，若請款時尚缺某一單證，應用聯絡單說明缺何種單證；5. 以上所有單2、證均要有相關經辦授權人簽名；保證所有單證金額、數量的正確性：1) 請款單：要求內容填寫正確，完整，字跡清楚。2) 請購單（外協單）：需要有公司按相應授權中及權限人審批簽字同意； 請購單應詳細描述擬請購物品的規格、型號、質量要求、要求達到的性能指標、具體用途及交貨期等； 外協單內容若是委外來廠維修、基建等不需將物品帶出場外的，則應詳細描述擬外協項目地點、內容、達到要求（驗收標準）、完成時間及費用； 外協單內容若是需將物品帶出場外加工或是我司提供原料、成品、半成品等，則應詳細描述擬外協項目費用、運輸方式及其費用歸屬、品質標準、明確相關消耗指標等；同時要求運送外出加工物品開具送貨單，送腳背委托單位簽3、收交回開單單位（倉庫）；加工完畢進廠后，經驗收合格重新辦理入倉手續； 申請報支外協加工費用時，應附有以上“外協加工單”、運送外出加工物品開具“送貨單”經驗收合格重新辦理入倉手續“入庫單”； 3） 訂購單：詳細描述擬請物品的標準單位價格、數量、金額，需要有公司按形影授權終極權限人審批，且訂購數量及金額應應小于或等于請購單上的數量及金額。 4）進倉單：須有倉管員、品管及業務經辦人簽字。原紙類統一用藍聯，輔料及辦公用品統一用綠聯； 5）過磅單：過磅單背面均應有保安、倉管員簽名，以示對過磅單數據真實負責。 6）驗收單：對于外購設備、配件及外協加工項目等金額達到符合規定的必須辦理對該物品外協加工項目的結4、果確認、判定是否符合要求，并經按相應權限審批簽字。 所有外購機器設備、配件單項價值在500元（含）以上均需填寫“驗收單”；所有外修機械設備及配件、基建維修等，單項價值在100元（含）以上均需填寫“驗收單”； 特殊機械設備、大型建設工程等需要著呢功夫專業部門驗收方可使用的，除自身且也的“驗收單”外，還應出具政府專業部門驗收報告。 7）對賬單：除當月可結款或零星費用外，所有請款均應提供供需雙方對賬單確定請購對賬單，及應予請購單、訂購單、進倉單一一核對。 大型建設工程應提供雙方工程造價結算書，標明項目總造價、工程增減量，經雙方公司蓋章確認； 8）發票：所有請購，外協項目原則上均應開具增值稅專用發票，5、發票金額及數量及供應商均應與以上各種單證相符，無法提供增值稅專用發票或無正式發票的均應事先報公司總經理或財務經理審批后送財務備案，否則無法提供增值稅專用發票或無正式發票一律不予付款。 9）賬款差異分析表：詳細描述各項差異情況（格式見附件）； 10）凡涉及采購進料品質不良扣款、特采扣款、外協項目不符合要求扣款等扣款項目，均應有供應商書面確認，以避免發生糾紛，同時請款應將上述書面確認單附在請款單之后；品管部在發生上述情況發出書面通知供應商同時抄送財務一份；6.以以越安全庫存請購的，對單月申請請購量但月份批次送貨，跨越請購單尚未送貨的或為送完，未送請購量自動無效，不能要求繼續送貨；B:費用及其他類：6、1. 市內交通費：報支應在公司規定的時間內報支，預期沒有正當理由原則上不予報支；在報支時應填寫“市內交通明細表”；請款單經其部門主管及其助總審批后，在規定時間內送交財務；2. 出查查旅費：應在出差后兩天內辦理出差報銷手續，列明出差費用明細，具體出差費用標準，按出差管理規定標準辦理（“出差管理規定”另行制定）；請款單經其部門主管及助總審批后，在規定時間內送交財務；逾期沒有正當理由原則上不予報支；3. 行政公務車報支過路過橋費、停車費的應填寫“車輛費用明細表”（格式見附件）；4. 車隊貨車報支過路過橋費、停車費的，應填寫每部車輛“車輛費用明細表”，同時車隊主管應將各部門車輛從公司到各家客戶送貨所必7、經路線所經過的收費站站點、收費標準金額陳列一覽表，送財務備案，財務據之為報銷審核標準；5. 車輛油費應統一由公司辦理加油卡，統一到指定的定點加油，每月報支油料款時，應附上每部車的“車輛百公里友好明細表”，具體油耗考核管理規定由車隊制定；6. 由公司承擔的車輛養路費、運管費、季檢費、年檢費，統一由車隊陳列標準一覽表，送財務備案，財務部財務據之為報銷審核標準；7. 因公務需要，請客人到食堂用餐或招待飲料或外出請客人用餐，均應填寫“客餐申請表”，按公司授權相應由權限審批人審批，報銷時據之為報銷憑證之一；客人到公司食堂用餐或備用飲料具體業務阿布“食堂客餐管理規定”（HX-WI-AD-06）執行；8. 8、報支水、電費時除提供增值稅發票外，還應提供公司內部各分表的用水用電情況分析表及總表與外部收費總表差異分析表；9. 確因公需要配備通訊工具所報支通訊費用，應事先報備每月費用報支標準，超支部分由使用人本人承擔；10. 政府行政事業單位收費（如：排污費、資源費、商檢費、鍋檢費、進口報關等）均應出示收費文件標準或事先包皮標準；11. 其他零星發生費用報支的，均應在開支前提出書面申請，列明預計列支明細、標準，報公司授權相應有權限審批人審批后，財務方可給予報支。（二） 請款時間的規定：所有支出項目均應在當月內報支，不允許跨越請款或超期限請款；1. 采購類：1） 原、輔料原則上實行集中采購，要求實行月結形式9、付款：輔料類（含辦公用品）采購經辦人應于次月5日前將上月所有供應商為我公司供貨按結賬賬期進行對賬，根據上述要求的相關單證收集齊全，并填寫完整請款單，按請款單上注明的相應順序及審批權限后，于次月10日送交財務部審核； 原紙類采購經辦人應與當月30日之前將當月供應商為我公司供貨按結賬賬期進行對賬，并根據對賬結果通知供應商開具增值稅發票，于當月30日之前送達我公司，以利認證申報抵扣，并根據上述要求的相關單證收集齊全，并填寫完整請款單，按請款單上注明的相應順序及審核權限審批后，于次月3日前送交財務審核。2） 設備采購請款時間：具體經辦人應于設備到貨后，積極組織有關人員進行安裝調試；設備到貨7天內具體經10、辦人根據上述要求的相關單證收集齊全，并填寫完整請款單，按請款單上注明的相應順序及權限審批后，設備到貨10天內送交財務部審核；3） 零星采購、現金采購應按每周一次對當周采購單據收集，于當周周六填寫完整請款單，按請款單上注明的相應順序及審批權限后，提交財務審核，逾期無正當理由的，不予請款或該款項由相關責任人承付；4） 卻又正當理由暫無法收集齊全相關單證的，也應按時填寫完整請款單，同時以聯絡單的形式注明尚缺何種單據、何因尚缺、預計何時能收集齊全，按請款單上注明的相應權限有審批后，按上述相關規定期限內隨附請款單一起報送財務部；5） 對款項由部分或全部已預付的，在填寫請款單時，應在請款單的第一聯（黃聯）11、下方支付明細欄上填寫何時支付，每次支付金額、付款方式，請款經辦人；2. 費用及其他類：1） 出查查旅費應在出差回來后2天內出差人填寫完整請款單，按請款單上注明的相應順序及權限審批后，于出差回來后5天內送交財務審核，逾期無正當理由的，不予請款或該款項由相關負責人承付；2） 市內交通費、過橋費、停車費、現金支付油費、餐費及其他零星發生費用報支一律以10天為報銷周期，即每月1-5、11-15、21-25日為前十天內所發生的費用報銷期，經辦人填寫完整請款單，按請款單上注明的相應順序及權限審批后，交財務審，逾期無正當理由的，不予付款或該款項由相關責任人承付；3） 專項費用、大額支出項目等應在業務發生完畢12、之后3天內，業務經辦人應填寫完整請款單，按請款單上注明的相應順序及權限審批后，于業務發生完畢后5日那日送交財務審核，逾期無正當理由的，按專項費用、大額支出項目的10%進行罰款或其他的相關規定處理；4） 財務會計對于接收到請款部門交來的請款單，應在5天內審核完畢，審核無誤的單證轉送公司授權審核人審核，公司授權審核人應在6天內審核完畢，最終送呈總經理審批；（三） 請款單上各職能填寫及審批的內容及分工： 1. 經手人：應認真收集以上請款要求的各種單證，并在規定期限內完整地填寫請款單上的各要素，認真核對供應商所送之物品與我司入庫的物品數量、單價、金額明細是否一致，做到單單相符（送貨單與入庫單）、單表相13、符（入庫單與對賬明細表）、對賬明細表與系統（PACK）相符；價格與訂貨單相符；2. 主管欄：1） 復核其所管轄部門經熟人所經辦事項、填寫請款內容、單證收集完整性、準確性、真實性；2） 復核采購供應商是否列為我司考核合格的供應商；3） 核對單價，進行性價比，以取得物美價廉采購方案；3. 助總：審核經辦人、主管所復核內容的基礎上，應對該分管業務內所發生費用是否為必要開支及標準的確認；4. 會計：1） 復核請款經手人所經辦事項、填寫請款內容、單證收集完整性、準確性2） 復核報支請款所附送的發票的合法性及請款金額的準確性；3） 復核報銷是否復核相關規定；5. 審核欄：1） 復核以上各職能人員所審核的內14、容；2） 復核所報支項目發生業務的真實性及費用支出的合理性；3） 復核所報支項目發生業務開支的必要性；4） 有權要求所報支項目發生開支提出進一步補充說明6. 總經理：對以上各項報支項目做出終極審批；（四） 付款：1. 屬于預付款，應憑合同或工程合同單位或外協單的復印件及經審批后的結款單送交出納付款（比照結款制度相關規定辦理）2. 長期合作供應商（月結）請款方式上實行按月付款，統一由資材集中送交審批，送交審批同意支付貨款后，交財務部統一安排付款。3. 零星供應商或其他特殊情況需付款的，原則上每周二、四為送交審批請款時間，經審批后交財務統一安排付款。4. 現金支付：1） 各部門現金借款或現金報銷的15、，財務部統一安排在每周二、四下午13：0017：00，每周六8：0017：00；2） 需領用較大金額的部門（指10，000元以上含），應在辦理請款審批手續后，至少提前一個工作日通知財務，一邊財務做好備款準備。3） 要求支付現金或現金已付要求沖賬，均要求提供供應商出具已收到的憑據，（如開發票時，注明現金收訖或現金收款收據并加蓋公章）4） 現金借款單財務部已登記入賬后，經辦現金還款或沖賬的，統一由出納開具收款收據，匯集憑之沖抵借款人借款額；5. 銀行支付：1） 款項通過銀行支付的，具體經辦人應提供收款單位：收款單位名稱（全稱）、開戶行、收款銀行賬號；2） 具體經辦人對提供收款單位資料應準確無誤；否16、則款項發生錯誤造成公司損失的應由具體經辦人承擔；3） 除月結付款外的零星轉賬付款，財務部接到審批完整的付款通知單后，下午（當日15：00前接單）次日（當日15：00后接單）統一安排開具支票并送交公司統一加蓋銀行印鑒，定為每周一、三、五下午對外轉賬時間；4） 無法辦理“公轉私”業務（公司賬戶款項直接轉入私人賬戶）；6. 匯票支付：1） 對于收款單位同意接收銀行承兌匯票的，具體經辦人應提前3個工作日以上通知財務，以便財務做好開具銀行承兌匯票或背書轉讓工作；2） 對于本公司自行開具銀行承兌匯票的，具體經辦部門應積極配合財務做好收集開具銀行承兌匯票的相關資料（如：合同資料等）3） 對于已開好銀行承兌匯17、票或背書轉讓工作完成的，轉交給收款單位，要求收款單位一律開具收據（內容應詳細注明銀行承兌匯票票面各要素）加蓋公章或財務專用章，以證明該銀行承兌匯票已收到；4） 如收款單位要求我司代辦將銀行承兌匯票郵寄，則要求收款單位一律開具代辦委托書并申明責任自負；5） 以上收據、委托書等相關證明均為有效的原件；7. 各部相關部門沒有按上述要求時間內辦理好手續的，付款時間自然順延至下一個付款周期。（五） 其他：1. 以上那個規定有不詳之處，可參照已有相關規定執行，已已有規定相沖突的一律以本規定為準。關于報銷管理制度的補充規定為了進一步完善請款報銷程序，提高工作效率，特就發票及請款單送交到財務部的期限做如下補充18、規定：1. 原紙類：發票及請款單必須在當月26日至月底之間交到財務部；2. 輔料類：1）實行月結形式付款的：與各供應商對賬截止到當月月底，次月10前各輔料的發票及請款單必須交到財務部。2）零星采購的：必須zai 發票記載日期起（發票沒有日期的以進倉單日期計算）7日內將請款單交到財務部；3. 固定資產：在安裝調試完畢并達到我司使用要求或合同之規定后，具體經辦人根據相關要求收集齊全請款用的單證，請款單及發票應在發票記載日期起10天內或貨到10天內送交到財務部。以上三項沒有按規定辦理的，則該供應商貨款在原付款日期的基礎上向后順延一個月再支付。但應取得發票并請款而沒有將請款單送交財務的，或雖然取得發票19、但超過請款期限10天沒有送交財務部的，財務部有權拒絕支付貨款。因此造成的負面影響和損失由相關部門責任人負責；4. 費用類：所有費用類的開支必須按公司制度執行，即先有費用申請單再按公司批準的額度內開支。如發票上有日期的，請款時間以發票上記載的時間起10日內將請款單送交到財務部；發票上沒有日期的以費用申請單上日期起10日內將請款單送交到財務部；若確因工作原因需向公司借款的，則以借款單上日期起10日內將請款單送交到財務部，否則，財務部不受理此項費用的保險請款等，屬于借款開支而沒有按規定請款沖賬的，則財務部在沒有收到該員工還款前不再對該員工借支任何款項，并責成其盡快辦理相關請款報銷手續，超過以上規定期限仍不辦理的，財務部將不予受理，其借款由財務直接在其工資中扣除。此規定由XX年8月1日起執行。XXXXX有限公司XX-7-19