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1、圖書公司倉庫管理制度及業務操作流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 加強倉庫管理，規定倉庫管理業務操作，特制定本規定，倉庫管理人員必須嚴格按此規定進行業務操作:一、收貨管理。收貨就是圖書購進部門接收發貨單位所發圖書并清點入庫的整個過程。圖書收貨包括以下步驟:1、倉位安排。此項工作后由倉庫主管具體負責。倉庫主管應根據春、秋兩季不同品種、不同數量和業務采購部門的進貨計劃，提前安排好圖書擺放倉位，設計好倉庫圖書擺放的示意圖，做好收貨前的準備工作。倉庫安排應做到有計劃，有安排。避免臨時亂擺亂放的現象發生。2、收貨登記。該工作2、由倉庫主管確定專人負責實施，主管對其工作要進行監管、檢查。(1)圖書商品到庫后，首先要認清包件上所注明的收貨單位是否明確，然后按貨運單逐一清點應收包件總件數。(2)檢查圖書包裝有無殘損，發現有破包、散包、破損、受潮等情況，應當時向運輸部門進行交涉，并按實際收貨情況進行簽收，發現有包件數量短缺和質量不符合要求的，應及時向采購業務部門反映，并做好差錯記錄，以備查處。(3) 認真填寫好收貨入庫記錄，對收貨時間、總件數、收貨人、發貨單位，貨運部門等均要按登記表進行詳細登記。3、開包驗貨。此項工作由主管負責實施，或由主管分派的人員實施。(1)總件數收清后，即可開包驗貨，驗貨時，要按發貨單逐個品種進行驗收3、，要認真核對書名、版別、定價、冊數。驗收完畢后應由驗貨人在發貨單位上簽上姓名和收貨日期。(2)收貨中發現差錯，一是在原始發貨單上做好記錄，二是及時向采購部門反映，由采購部門及時向發貨單位或運輸部門查詢、傳真查詢、信件查詢等形式，查詢時間不能超過2天。差錯查詢要做到件件有交待，事事有結果。(3)開包驗貨時，按易清點、不損書的原則進行擺放，不得破壞圖書的封面、書腰、 書簽、光盤、磁帶等，不許在圖書上做任何記錄，不許將圖書直接放在地面上，防止圖書污、損、殘等現象發生。(4)一般情況下，從收貨、驗貨到歸類擺放，大宗收貨在100件以上的，要在1個工作日內完成，1000件以下的要在2個工作日內完成。4、電4、腦錄入。該項工作由倉庫文員或業務部的采購員完成。(1)電腦錄入要認真核對樣書，堵住差錯源頭。(2)錄入數據的實物，要與發貨清單上的實際書號、書名、數量、折扣、定價、版本等相一致。(3)沒有把握的數據和信息資料，必須向有關責任人或領導詢問清楚后方可錄入，不得擅自做主。(4)當日的收貨錄入工作，必須在當日內完成。(5)錄入工作完成后，要認真核對、復查，以免出現差錯。5、分類管理存放。此項工作由倉庫主管組織、安排倉庫管理人員協同完成。(1)圖書要按照“合理、分版、美觀、易取”的原則進行擺放，整包整箱的書，成課擺放;數量較大，不帶包裝的書，要打包擺放;數量較少，零散書全部上架、柜擺放，不準混擺混放。(5、2)分版擺放的要做到分版清楚、品種醒目，擺放整齊。(3)倉庫圖書存放要使配書人員能迅速、準確地找到存書位置。二、發貨管理。發貨是指倉庫根據營銷部門的發貨憑證，按發貨單所列的要求進行配書、復核、包裝、發運等一系列作業的總稱。發貨作業的一般程序是:1、制單。此項工作主要由業務部門的客服和門市部指定人員完成。1)倉庫發貨必須要有正式的發貨單為憑，沒有發貨憑單，任何人不得擅自進行發貨。倉庫人員在領取發貨單時，應具備簽字手續。2)倉管人員在拿到業務部門或門市部的發貨單后，要對所開單據進行認真的審核。對未經審核的發貨單，一律不得出單。對所發圖書的書名、數量、定價、收貨單位、收貨人、貨運單位等是否清楚、正確6、，如發現問題，應及時與有關部門聯系更正。2、配書。此項工作由主管指派業務熟悉，有經驗的倉管人員完成 。一般情況下，當日的單應當日配書發運。1)倉庫拿到發貨單后，應進行登記備注，配書人員應先簽字后才能領取發貨單。2)配書人員在配書時，應做到準確、熟練、及時，對每一個品種，都要認真、仔細的逐一劃鉤確認。防止錯配、漏配、多配、少配。配書完成后，配書人應在發貨單上簽上配書的日期和姓名，待復核。3、復核。此項工作由主管安排責任心強，工作仔細的人員完成 。圖書配發完畢后，應實行嚴格的復核制度，以防止錯誤。復核人員要按照發貨單上的內容逐個品種、逐項的進行復核，并做劃鉤確認。發現有錯配現象，要及時檢查校對糾正7、。經確認無誤后，復核人在配書單上簽字、以示負責。4、包裝。此項工作由復核人連續作業完成。1)復核完畢后，由復核人完成裝箱、打包工作，包裝時，按照“保護圖書、方便運輸”的原則;根據不同的圖書的特點，采用不同的包裝方式，以保證圖書的碼放，運輸、打包過程中不致損壞。2)長途發運的包件，必須用防水紙，包裝后圖書一律不得外露，短途和自提的包件，要捆扎牢固，便于客戶攜帶，需加編織帶的，在編織帶上要注明內裝小件數。3)包裝完畢后，應在包件外表醒目處，寫上收貨單位名稱，總件數和包件序號，并注明清單件，黃色貨單應隨貨同行，兩件以上的必須注明發單件，整個包裝完成后，要在黃、紅兩單上注明發貨總件數。4)待運。待運的8、圖書應分區碼放，對自提包件，送貨包件、發貨包件要區別碼放。1)待運的包件要做到重不壓輕，大不壓小，成捆的包件不許倒放、重壓。2)裝車運輸前，對待運圖書必須進行出倉登記，對總件數(包括編織帶件和小件件數收貨單位、地址、電話號碼、貨運單位等逐項進行登記，并由運輸司機、跟車發貨人員簽字驗收。最后由出倉管理員確認無誤后方可出庫。5 圖書運送。由專職司機和指派的跟車發貨員完成。1)送貨員不能發生遺忘、損壞、私拿、送錯等現象發生.要保證所發圖書貨物完好無損。2)貨運部門發貨時，要認真檢查貨運部門所填貨運單上的內容是否與我方要求相符，對收貨人、收貨單位、電話號碼、總件數等逐項 進行核對，以免錯發、漏發、誤發9、現象發生。3)送貨發運必須在經銷商和客戶指定的貨運公司發貨，不得隨意亂發。4)送貨完畢后，要及時對發貨情況回饋給倉庫主管或倉庫文員，并交回貨運單據，倉庫文員要及時和出倉登記表進行核對，確認無誤后，轉交財務人員做帳。5)要做到安全行車無事故。6、差錯處理。此項工作由發貨人員和倉庫主管完成。1)接到收貨單位的差錯查詢后，倉庫主管應立即組織人員進行查找。首先要及時和貨2/4頁運部門取得聯系，查找運輸途中的原因，然后核對庫存，查找發貨環節是否出錯，根據簽字找出配書、復核、倉庫文員等經辦人員進行檢查。2、出現的差錯要積極查找原因，認真處理，不許推諉，確屬倉庫責任的，必須及時采取補救措施，同時給予責任人相10、應的處罰。三、單據管理。此項工作主要由倉庫文員、駕駛員、跟車發貨人進行實施。1、完善單據轉移簽字手續，對業務部門或門市部轉交的發貨單，經辦人要履行簽字手續。2、對駕駛員、發貨人員轉回的貨運單據、發貨清單、收貨清單由倉庫文員負責接收，并在次日內交到財務部門，特殊情況最多不得超過三天時間。有發生費用的發貨、退貨、提貨的單據需經采購人員簽字后方能轉到財務進行報銷。3、對倉庫所有的資料、單據，經辦人要妥善保存，對未執行的單據和已完成的單據要區分存放，嚴禁亂扔、散落、遺失或撕毀。四、退貨管理。退貨管理分為出退、收退兩種形式。出退是指由倉庫退回出版社的圖書;收退是指各片區經銷商退回倉庫的圖書。此項工作由主11、管安排相應的工作人員完成。1、出退管理的具體要求:A、在通常情況下，倉庫只能在得到業務部門或公司領導簽字后的退書通知才能退書，沒有通知的除殘書外，不能隨便退貨。B、對季節性圖書或庫存較大的圖書，倉庫主管應隨時和業務部門取得聯系，業務部門應及時和出版社或供應商聯系，得到通知后組織退貨。C、對出退圖書的清理要做到認真、仔細、徹底，該退的圖書，要一次性退完，對通知退貨的圖書要及時辦理，不得拖延，以免造成不必要的損失。D、清退時，一定要按原包裝數量進行打包，拼包品種不能太多、太大，要認真書寫好包件上的“書名、年級、版本、單價、數量”，是必修、選修、上、下冊的一定要注明。清退時，最少要兩人一組，一個清點12、，一個復核2、出退管理工作的操作程序:A、清點、登記B、復核C、編號 一倉編號為A+序列號，二倉編號為B+序列號，清單件為一號包，并注明“單”字，要注明總件數。D、制單 退貨制單上一定要注明包件號，原始清單、退貨單上要簽名，并注明此單的總件數。E、發運 退貨清單和發運單一定要隨行，并在發運單上注明所退書的單號、件數。發運后，由收貨單位簽字回傳確認，經采購人員簽字、總經理簽字后方能付款報賬。3、收退圖書的具體要求:對收退圖書要隨時和業務部門保持聯系，確定各個品種的退貨時間界限。對超過退書時間而退回的圖書，要經過區域業務經理和營銷部主管和簽字確認后才能收退，缺一不可。4、收退管理工作的操作程序是:13、A、清點總件數， 做好收退登記，貼好標簽。B、營銷部門或公司領導簽字，確認收退標準和數量。C、開包驗收，逐項清理。區分本店書和非本店書、正版書和盜版書，多收書和少收書都要如實進行記錄，客戶單上沒有注明版本的、沒有區分年級的一定加以區分，并注明倉號，履行簽名手續。D、開制退貨單。應注明應返退客戶的圖書:非本店書、超退圖書、 過期退貨、無批銷史的圖書。3/4頁E、清理歸類，上架。F、對非本店和超退圖書，應進行清理剔除，并應在6天之內返回經銷商，不得在倉庫積壓。對開出的退貨黃單，要想辦法通過多種形式及時送到經銷商處，以免影響財務對帳和催款工作。G、如不能及時清點，一定要標注清楚退貨單位，總件數，并整14、齊擺放在一起，以便以后清點核對。五、現場管理。現場管理是指對倉庫設施、安全保衛、清潔衛生等的管理。此項工作由主管具體負責，其他人員共同完成。1、維護庫房設施。對庫存的所有財產和設備，要合理使用，妥善保管，注意維修保護。2、加強圖書養護。倉庫要做到防潮、通風、勤整理、勤打掃，隨時保持作業現場干凈、整潔和整齊。要做好圖書商品的養護工作，防止受潮，風黃污損，蟲蛀鼠咬和差書短少等。發現問題應用時采取措施進行處理。3、加強治安保衛工作。治安保衛的主要任務是防火、防盜、防火。要配備足夠的消防設施，加強對水患的防范;建健全圖書商品進出管理制度，防止被盜。4、勤儉節約，做好廢物利用。對大包裝紙、盒、繩、袋要回收再利用，對廢棄的應及時清理。六、 庫存盤點。圖書商品的盤點目的是查核家底，分析庫存結構，了解圖書周轉狀況，促進圖書進銷業務。根據公司的業務情況，一般分春秋兩季盤點。