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1、公司銷售交貨、檢查及配送管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 編 號XX共 4 頁第 1 頁銷 售 管 理 制 度（）一、訂貨整理第一條 當(dāng)接受的訂貨已確定，必須將客戶的訂單及公司內(nèi)的生產(chǎn)委托做成四份，一份當(dāng)做副本備用，其他三份各自交給工務(wù)科、常務(wù)董事、經(jīng)管（財務(wù)）部。內(nèi)容包括品名、數(shù)量、單價、所需日程、交貨日期、交貨地點、包裝及運送方法等等。第二條 營業(yè)部已確定所有的訂貨時，應(yīng)將接受訂貨的要項記入訂貨單里，記錄項目包括生產(chǎn)委托、進(jìn)行、檢查、交貨及其他經(jīng)過等等。第三條 營業(yè)部將生產(chǎn)委托單交給工廠部門時，應(yīng)要求工廠2、也做好生產(chǎn)工程的工作準(zhǔn)備表，并提交一份給營業(yè)部。第四條 采購科應(yīng)隨時調(diào)查原料及材料的進(jìn)廠情況，并與采購的廠商進(jìn)行交涉，做好材料進(jìn)廠的預(yù)定表，交給工務(wù)科及銷售部門。第五條 采購科應(yīng)針對生產(chǎn)委托單及庫存表進(jìn)行檢查，并與采購的廠商進(jìn)行交涉，做好材料進(jìn)廠的預(yù)定表，交給工務(wù)科及銷售部門。二、通知書信第一條 對于交易上的通知，應(yīng)在一日內(nèi)迅速發(fā)文回復(fù)。第二條 交易上的回復(fù)書信等，原則上應(yīng)以印刷或謄寫為主，內(nèi)記各項要項，寄送給交易客戶。第三條 已決定接受訂貨的交易資料，應(yīng)依照客戶分類記入編號，整理為已交貨及未交貨之類。三、交貨、檢查、配送第一條 對于已接受訂單的工程，工務(wù)科應(yīng)做好相關(guān)的生產(chǎn)日報，使工程的進(jìn)行程3、序得以明確，并應(yīng)于適當(dāng)?shù)臋C會，通知給發(fā)出訂單的客戶知道。第二條 當(dāng)生產(chǎn)接近完成時，應(yīng)與工務(wù)科協(xié)議，選擇指定交貨日前的適當(dāng)日，通知交貨對象。如交貨有遲延之慮時，也應(yīng)事先通知對方，求得其諒解。第三條 在進(jìn)行產(chǎn)品的檢查時，應(yīng)將結(jié)果做成測試成績表等等的相關(guān)資料。第四條 產(chǎn)品的發(fā)送是依倨出貨傳票來進(jìn)行的，另外，每次發(fā)送貨品時，應(yīng)將其要項記入發(fā)送登記簿中。四、銷售額的計算及收款編 號XX共 4 頁第 2 頁銷 售 管 理 制 度（）第一條 在繳交預(yù)先產(chǎn)品時，應(yīng)將交貨單的副本交給會計科。會計科再將這些資料記入銷售帳中。第二條 如已經(jīng)從客戶處收取訂金或預(yù)付金時，應(yīng)將此內(nèi)容也記入銷售帳中。第三條 財會部門于每月4、的日，依據(jù)銷售帳的資料算出每位客戶的未付款項明細(xì)表（包括前月余額、本月銷售額、應(yīng)收帳款），送交營業(yè)經(jīng)理。第四條 營業(yè)經(jīng)理可命令各負(fù)責(zé)人員在應(yīng)付款項明細(xì)表的收款欄中記入預(yù)付金，經(jīng)過調(diào)查后，再決定營業(yè)部的收款預(yù)定額，然后呈報常務(wù)董事簽核。第五條 常務(wù)董事應(yīng)先查閱營業(yè)部所呈的收款預(yù)定表，如有必要征求經(jīng)管經(jīng)理的意見，則由營業(yè)經(jīng)理做說明后，裁定收款的預(yù)定計劃。第六條 收款業(yè)務(wù)原則是是由營業(yè)部門負(fù)責(zé),但有時也可委托經(jīng)營(財會)部門的人員去進(jìn)行。第七條 有關(guān)款項的催收是由銷售科負(fù)責(zé)督促，銷售科必須把相關(guān)資料記入收款預(yù)定表中。五、客戶管理第一條 對于客戶管理,則應(yīng)依其分類，決定例行月份的拜訪及預(yù)定次數(shù)。另外，5、在開拓新客戶方面，應(yīng)設(shè)定每月的開拓預(yù)定數(shù)，進(jìn)行有計劃的業(yè)務(wù)拓展活動。第二條 在接獲定單時，要特別留意這些方面的首要、次要等工作，盡快設(shè)法交涉聯(lián)系，使業(yè)務(wù)能迅速進(jìn)行。第三條 對于舊客戶及新客戶的訂貨及估價，須迅速、秘密地探聽清楚，盡早做好交涉工作。第四條 對于同行業(yè)者的預(yù)估內(nèi)容及出貨實績須經(jīng)常探究、調(diào)查，借此總結(jié)自己在接受訂貨方面難易。另外，也可依此發(fā)覺自己在預(yù)估上的疏漏原因，借此修正生產(chǎn)技術(shù)及營業(yè)方面的缺陷。第五條 營業(yè)部門應(yīng)就各方面的下列情況，進(jìn)行廣泛的調(diào)查，使各項銷售活動的資料完備，并將資料交給相關(guān)人員閱覽。如（）經(jīng)濟雜志及其調(diào)查。（）經(jīng)濟日報的剪貼整理。（）工程新聞的記錄等。第六條 對于6、舊客戶及預(yù)定客戶方面的資料，則應(yīng)建立客戶資料卡，記錄下列所規(guī)定事項，并隨時注意修正其內(nèi)容： （）資產(chǎn)、負(fù)債及損益。（）產(chǎn)品的種類項目、人員、設(shè)備、能力。（）銷售情況、需求者的情況。（）付款實績、信用狀況。（）過去的客戶編 號XX共 4 頁第 3 頁銷 售 管 理 制 度（）與交易情況。（）電話、往來銀行、代表者、負(fù)責(zé)人員。（）公司內(nèi)部下單手續(xù)的過程。（）付款的手續(xù)過程。（）行業(yè)的景氣狀況。（0）組織薪資、人員。第七條 經(jīng)常與舊客戶保持密切的聯(lián)系，探尋訂貨情況及其公司的需求，并設(shè)法延攬交易。關(guān)于以上各項，可于必要時召開研究會或聯(lián)誼會，以促進(jìn)其成。第八條 舊客戶的經(jīng)營者或主要負(fù)責(zé)干部有慶吊之時，應(yīng)7、以適當(dāng)?shù)馁浂Y表達(dá)敬意。第九條 在與對方進(jìn)行交易磋商時，如需一起用餐，提供茶點、香煙時，應(yīng)適時提供，尤其是外出餐廳的用餐預(yù)算，應(yīng)取得常務(wù)董事的認(rèn)可。第十條 交易成立時，如需提供謝禮或禮金給斡旋者或相關(guān)人員時，應(yīng)事先取得常務(wù)董事的認(rèn)可。第十一條 在拓展重要工種交易時，應(yīng)與相關(guān)人員相互協(xié)議對策，制定方針計劃，同時需邀請與此有關(guān)的對象,設(shè)法開拓以前尚未成交的新交易。第十二條 在拓展交易時可經(jīng)由舊客戶之手來進(jìn)行。即委托舊客戶從中斡旋及根據(jù)過去彼此之間的交易，設(shè)法開拓目前尚未成立的新交易。第十三條 在進(jìn)行估價時，應(yīng)盡快調(diào)查情況與事前交涉，有恒心且周密地研究出估價方法，以利進(jìn)行雙向磋商。六、廣告、宣傳第一條8、 在做廣告時可利用下列各種方法： （）營業(yè)介紹；（）目錄；（）報紙與雜志的報告；（）產(chǎn)品照片；（）廣告卡；（）問候卡（包括賀年卡）；（）在報紙、雜志上刊登的要聞。第二條 在實施前項所列廣告時，應(yīng)于各年度終了前，制定明年的計劃來執(zhí)行。但營業(yè)介紹、目錄及產(chǎn)品照片則隨時視情況必要時制作。第三條 營業(yè)的內(nèi)容包括公司的機構(gòu)、設(shè)備、能力、技術(shù)、信用、生產(chǎn)額、營業(yè)產(chǎn)品的種類等等。第四條 較詳細(xì)的目錄寄發(fā)給大公司、批發(fā)商、代理店、較簡單的目錄則寄發(fā)給交易較多的客戶或潛在的客戶。如果有交易意愿者希望能夠得到目錄時，除了目錄之外，應(yīng)另附公司的計劃介紹寄送給對方。第五條 如利用新聞、雜志媒體者，可將廣告刊登于各大報9、或相關(guān)業(yè)界的雜志。第六條 廣告信函或問候卡要事先以標(biāo)準(zhǔn)文體印刷好，隨時或有計劃性地送寄給潛在客戶或以往的客戶。編 號XX共 4 頁第 4 頁銷 售 管 理 制 度（）第七條 對于有必要對外廣泛宣傳的特殊產(chǎn)品或工程，應(yīng)與經(jīng)濟新聞、業(yè)界雜志等的記者聯(lián)絡(luò)，將之刊登于世。至于其謝禮則另做考慮。七、書信的制作及資料整理第一條 營業(yè)書信資料通常包括下列六項： （） 書信、電報（發(fā)文、訂單），（）估價單、訂購單、請購單、規(guī)格明細(xì)單，（）交貨單，（）請款單，（）收據(jù)，（）備忘記錄。第二條 交易上的發(fā)文資料，原則上都須復(fù)印并制成副本保存。另外，發(fā)文資料上蓋契印或負(fù)責(zé)人的印章。第三條 所有的書信資料，都應(yīng)編列收受10、號碼，并記入受信簿中，蓋上收受日期印章。第四條 處理中的文件，應(yīng)依照下列方式加以分類、歸檔：（） 估價文件資料將交易客戶與自己公司方面的估價資料，依照發(fā)生的順序，歸類或存檔。（） 訂購資料依照順序?qū)⑵跫s書、請購單歸檔。（） 有檔資料。第五條 參考方面的資料，可按下列分類方式加以整理： （）市場資料，（）成本計算，（）同業(yè)的目錄，（）交易資料。八、報告及會議第一條 營業(yè)部必須將每日的活動及業(yè)務(wù)處理狀況記入日報表，經(jīng)由科長、經(jīng)理向總經(jīng)理提出。第二條 銷售科應(yīng)根據(jù)每月及上個月訂單量、轉(zhuǎn)撥余額、本月接受訂貨的總額、本月的交貨額、生產(chǎn)額、未收款項余額、各項接受訂貨的產(chǎn)品內(nèi)容等等制作成月報表，并經(jīng)由經(jīng)理審核后轉(zhuǎn)呈報告給總經(jīng)理。第三條 每月或每月月初，營業(yè)部與工廠方面，應(yīng)召集經(jīng)理、廠長、科長及其他負(fù)責(zé)人員舉行生產(chǎn)、銷售聯(lián)絡(luò)會議。