制衣有限公司訂單合同評審管理制度.doc
下載文檔
上傳人:職z****i
編號:1122691
2024-09-07
9頁
56.75KB
1、制衣有限公司訂單合同評審管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: XX市XX制衣有限公司規范化文件文件編號:XX年XX(政)字A001號修訂次數:A/0生效日期: 年 月 日頁 數: 第 1頁 共 10頁文件名稱:訂單合同評審管理制度 審批: 日期: 審核: 日期: 編制: 日期: 分發日期: 受控狀態: XX市XX制衣有限公司規范化管理委員會會簽:1.目的 為了滿足公司發展需要,提高生產效率,保證生產訂單及時交貨,加強訂單流程管理,特制訂本管理制度,以保證向客戶按期提供滿意的合格產品。2. 適用范圍本制度適用于公司2、對顧客訂單合同的受理、評審、變更及管理。3. 權責3.1業務部負責受理訂單,與顧客接洽。組織訂單評審及變更評審,對品名、規格、價格、付款方式進行評審。簽訂服裝訂貨、服裝加工合同及合同(訂單)資料整理、歸檔、移交工作。3.2 生產部負責數量、交貨期、工藝、質量要求的評審,合同及訂單變更通知單中的相關要求的執行。 3.3財務部負責訂單合同的合法性、利潤、單價進行審核,并負責訂單合同的整理、歸檔,協助催收款項工作。 3.4行政部負責制度流程執行、修改、獎懲、監督工作。 3.5總經辦負責訂單合同的最終評審確認工作。4. 內容 4.1訂單受理 業務部針對顧客的服裝訂購或加工信息,依據公司的接單條件來衡量3、能否滿足對方的要求,如滿足即可同顧客接洽。 服裝加工類訂單,由業務部相關業務員將顧客要求,如品名、規格、數量、價格、交貨期,并要求顧客提供明確的工藝要求。 自主設計的訂單,由紙樣板房部門依據目標顧客預期要求進行設計,繪制款式圖樣,確定布、輔料及工藝技術要求,交顧客確認。4.2 訂單評審訂單評審方式:一般有會議評審、傳遞評審及授權評審三種方式。4.2.2會議評審:新產品的首次訂單,應采用會議評審方式。重大之訂單或客戶要求特殊訂單應采用會議評審方式。會議評審由業務部負責召集各評審部門負責人,一起討論評審,各部門之評審權限不變,但可以互相檢討,提出合理化建議。由總經理(或授權人)作出評審結論。會議評4、審仍需填寫訂單合同評審表,可于會上當場填寫。傳遞評審:一般訂單均采用傳遞評審方式。業務部接獲客戶訂單或訂單意向后,填寫相關的訂單信息于訂單合同評審表上。業務部簽署本部門評審意見后,將評審表依次轉入相關部門。授權評審:一般由總經理或部門負責人授權評審。價格、付款方式評審:業務部相關人員依據服裝的款式及工藝要求,制作報價單,由業務部負責人審核確定后,報價給客戶。品名、規格評審:業務部依據生產能力、生產產能審核。工藝、質量要求評審:生產部、紙樣、板房車間審核。數量、交貨期評審:生產部依據設備生產能力及生產計劃情況審核。4.2.9如有不能滿足顧客要求的項目,由業務部與顧客協商,達成協議。 評審通過或協5、議達成后,業務部與顧客簽訂訂貨合同。4.3訂單變更若顧客對已簽訂的合同內容提出變更,業務部應組織相關部門對其進行評審,評審通過后,業務部確定“變更內容”,填寫“訂單變更通知單”通知相關部門執行變更。合同確定后,各部門應按合同要求執行,如遇難以克服的困難,應告知業務部,由業務部與顧客協商解決。 4.4訂單款項的收繳 訂單款項由業務部門催收,原則上訂單合同約定首付30%-50%訂金,訂單完成交貨后,三個工作日內完成本訂單所有款項的收繳。 訂單款項由客戶打入公司指定帳號或由財務部現金收繳,財務部備案并辦理相關收款手續。 訂單款項到帳后,業務部與財務部相互告知,并確認登記備案。 若特殊情況,可以跟客戶6、約定以月結、季度結、年終結款方式。但必須經總經理或授權人許可,簽訂合同協議書。 訂單款項由財務部門收繳,其他人員收繳或接觸現金,屬違規行 為。 若的確需要接觸款項,則必須經總經理批準或授權人批準,返回公司及時上交財務部。 訂單款項的收繳由財務部監督、執行,并協助款項的催繳工作。 4.5訂單合同管理 公司所有訂單必須簽訂書面合同協議書,雙方約定的事宜必須清晰,如:單位名稱、訂單號、款式、加工工序、單價、數量、交貨日期、質量要求等等。 訂單合同協議書必須蓋公司印章,授權人簽名,且具有同等法律效力。 若客戶未有注冊公司,則由客戶負責人簽名按手摸,必須注明其本人的身份證號碼,戶籍地址,聯系電話。 訂單7、合同協議書屬于公司商業保密信息,嚴禁將信息資料外泄。 訂單合同協議書一式兩份,客戶一份,公司一份,原件由財務部存檔備案,業務部復印一份存檔,以便備查。 訂單合同需按客戶類別、合同(訂單)號排序歸檔,原件統一保存在財務資料室,訂單變更的資料視為訂單保管。 合同(訂單)為機密資料,未經過總經理同意,不得帶出財務室。 合同期滿且結案后,年底財務部將合同資料整理成冊,并密封存檔。5.獎懲規定5.1訂單合同獎勵條款 公司鼓勵非業務部門員工接訂單,包括制衣成品加工,制衣半成品加工以及自主設計的制衣產品,公司將依據訂單金額給予一定提成獎勵。 5.1.2 業務部門員工接訂單,則按公司相關獎勵制度執行。 5.18、.3 其他情況,需經總經理批準給予一定的獎勵。5.2訂單合同的處罰條款 公司所有的業務訂單必須簽訂合同協議書,且具有同等法律效力。若由于未簽訂合同協議書所產生的法律糾紛,由當事人承擔。嚴格執行訂單合同評審流程,違反規定的,處于警告、記過、記大過、開除等行政處罰,并根據造成情節嚴重給予扣除獎勵。所有訂單合同最終由總經理審核批準(或授權人批準)方可簽訂,并投產。若由于未經審核批準,所造成的差額部分或損失,由當事人承擔。訂單合同評審可根據實際情況,經總經理批準(或授權人批準),可取消走評審流程,否則給予扣除100元至 500元的獎勵。 公司的重大業務訂單必須組織相關部門進行會議評審,否則公司所產生的損失由當事人承擔。其他因違反管理規定,導致公司造成重大損失的,公司追究其法律責任。6附則6.1本制度由公司規范化管理委員會負責制訂、修訂和解釋。6.2本制度自批準之日起正式實施生效,原頒發的相關文件規定同時作廢。7附件 1 訂單合同評審流程圖 附件: 訂單合同評審流程圖 YES NONGYES START 訂單受理判斷是否評審傳遞評審會議評審 授權評審各部門簽署評審意見評審是否通過簽署合同并投產 END