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1、商業管理企業營運部資料規范制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX市XX商業管理有限公司營運部資料管理制度第一章 總則 第一條 為了加強對營運部工作中往來的文件資料進行及時歸檔和管理，全面提高資料管理的工作效率，使營運工作得以更有效開展，特擬制定本制度。第二章 文件的管理第二條 需歸檔的文件（一）政府下發的重要文件及相關部門來函；（二）公司下發的重要文件（三）商戶資料1、商戶基本信息資料（公司背景資料、營業執照、衛生許可證等）2、商戶日常往來文件（包括傳真、聯絡函、申請書等）；3、文件：與商家洽談的會議紀要、各種問2、題的解決方案等；4、商戶公共場地租用協議、VIP折扣協議等；（四）部門文件：會議紀要、工作聯絡單、請示、報告、函件等；（五）內部管理資料（客戶投訴登記、營運日志、各類報表報告總結）；（六）場地租賃收費標準；（七）部門年度工作計劃；（八）部門制度建設及人員配置；（九）其它重要資料。第三條 文件的收、發管理營運部收發文件管理以租戶和樓層為單位進行歸檔管理，由專人負責租戶資料管理及保存工作。（一）收文：部門文件統一由資料管理員進行收取、登記，然后交由部門長簽批處理意見，再由資料管理員進行分發。1、資料管理員在接到文件時應及時進行登記，并做好電子文檔備份；2、資料管理員須跟進需要回復的文件處理情況，進3、行存檔；（二）發文：發文分為兩種情況：1、對內發文：對內發文是指發給公司內部的工作聯絡單、工作請示等，對內發文根據文件分為兩類：（1）需說明的文件：經辦人在資料管理員處取號，登記文件名稱經辦人草擬文件，并走公司內部文件簽批流程經辦人將處理文件原件進行存檔；（2）無需說明的文件：經辦人在資料管理員處取號，登記文件名稱經辦人草擬文件，并走公司內部文件簽批流程，需集團領導簽批的文件交資料管理員資料管理員統一將文件交集團總裁辦集團領導簽批意見后，由資料管理員統一領取，存檔后再分發；（二）對外發文：對外發文是指以公司名義或部門名義對外發文，包括通知、復函等。（1）公司名義：經辦人在行政人事部取號，登記文4、件名稱經辦人草擬文件，并走公司內部文件簽批流程(需集團領導簽批的參照對內發文流程二)經辦人將簽批文件復印件進行存檔；（2）部門名義：經辦人在行政人事部取號，登記文件名稱經辦人草擬文件，交部門長審批經辦人將簽批文件復印件進行存檔；第四條 文件的傳閱、借閱管理（一）傳閱、借閱程序、范圍及時限：1、文件需在部門內傳閱時，由資料管理員將文件交部門長審核，簽字認可后發放部門員工進行傳閱，文件傳閱后必須即刻歸還，一般不超過兩個小時；2、部門員工在看過文件后需簽字確認，由最后簽字的員工將文件交回資料管理員處進行歸檔；3、部門員工需借閱本部門的文件資料、專業書籍等，需在資料管理員處填寫文件借閱登記表，并由部門5、長簽字認可，方可借閱。文件借閱根據不同的保密要求，資料管理員控制借出范圍和使用范圍，借閱文件必須當日歸還；4、文件、書籍歸還時資料管理員應認真進行檢查，如無問題需簽字確認；5、文件、書籍等資料借閱后逾期未還者，資料管理員需及時進行催還；6、部門及其它部門員工借閱檔案后應妥善保管，并按時歸還；（二）建立文件網上發布制度，定期在公司內網上向部門員工發布部門性文件1、周一網上發布部門周小結及本周計劃、部門周例會紀要等；2、發布人：資料管理員；3、發布程序：所有發布文件須經部門長審核簽字后方可進行發布。第五條 文件的保管、保存1、設立獨立資料柜保存部門重要資料；資料柜應有標注，如：營運部L1層資料柜。6、文件柜鑰匙由部門長和資料管理員各執一串。2、所有資料嚴格按照類別實行分類管理，統一對文件進行規范編號，并建立文件目錄，以便日后文件的快速查找（報告、分析、總結、數據、制度、辦法、規定、會議紀要要有電子文檔備份）；3、商戶資料按租戶、業態和樓層為單位對資料進行分類歸檔保管；4、租戶撤租后資料管理員對租戶資料及時進行為整理、裝訂、保存；跟進新租戶的相關資料，并做好歸檔工作；5、資料保存時間（每年10月12月對部門所有文件進行整理，對需歸檔的文件進行歸檔，保存日期由部門長確定）；6、保管方式：要求書面文檔(原件或復印件)和電子文檔。第六條 文件的保密（一）機密文件系指：1、租戶與公司的合作條件；2、7、涉及具體數據的相關資料；3、對租戶和公司有重要影響的文件等；（二）根據文件的重要性設置不同的密級及保密時效，具體如下： 1、-絕密文件：絕密文件須由部門長批示后方可傳閱、借閱；2、-機密文件：機密文件須由副總監批示后方可傳閱、借閱；3、-秘密文件：秘密文件須由總監助理批示后方可傳閱、借閱；（三）資料管理員與借閱檔案的人員要嚴格遵守公司的保密制度，樹立高度的責任心，加強保密意識；第七條 文件的銷毀1、對于超過保存期限的檔案，由資料管理員登記造冊，經管理員和部門長共同簽字認可后，方可進行銷毀；2、銷毀文件需由專人負責銷毀，嚴禁將銷毀文件作為它用或作廢紙處理。第三章 附則第八條 本制度由XX商業管理有限公司營運部制定，并負責修改、解釋。第九條 本制度自發布之日起執行。附件一：發文登記表序號日期編號文件名稱擬稿人份數發至部門簽收備注附件二：收文登記表序號編號文件名稱份數發文部門擬稿人收文日期收文人處理情況備注附件三：文件借閱登記表借閱日期文件名借閱人擬歸還日期審批借閱人簽收正式歸還日期