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1、 商場合同評審制度管理辦法（紀律、時限）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 商場合同評審制度暫行管理辦法為提高經營效益，降低經營風險，同時加強工作計劃性，順應公司經營發展的需要，經研究，公司決定成立合同評審小組。為提高合同評審的效率、公開度、透明度，結合實際工作需要，對合同評審作如下規范要求：一、 合同評審小組成員1、百貨類組長： 執行組長：常設組員：百貨事業部總經理、百貨事業部采購總監、百貨事業部營運總監、財務總監、相關門店店長、百貨事業部采購高經、集團辦公室主任秘書：合同組主管/物價主管/分管合同管理員2、綜超類12、） 綜超自營類組長： 執行組長：常設組員：綜超事業部總經理、綜超事業部采購總監、財務總監、相關門店店長、集團辦公室主任秘書：合同組主管/物價主管/分管合同管理員2） 綜超專柜類組長： 執行組長：常設組員：綜超事業部總經理、綜超事業部采購總監、財務總監、相關門店店長、集團辦公室主任（其中涉及百貨類的百貨事業部總經理、百貨事業部總監須參加）秘書：合同組主管/物價主管/分管合同管理員合同評審時，涉及相關品類的采購經理、采購主任須參加會議，具體人員由合同組通知，使用表格合同評審會議通知；二、合同評審時間采用半月度評審，每月10日上午9：00及25日上午9：00固定為合同評審時間，請相關人員根據此時間合3、理安排自己的工作日程；三、合同評審決策機制及時限要求1、為保證會議效率和效果，避免會而不議，議而不決的現象，每次合同評審會議后必須做出明確的決定，當組員意見不一致時，以超半數人員的意見為準，會議結論由合同評審小組成員進行聯簽，聯簽表見 方案評審會議紀要暨方案審批表；2、合同簽批時限1）一般簽批時限：合同評審會議對方案一致通過的，合同組于會后1個工作日內出具會議紀要，使用表格： 方案評審會議紀要暨方案審批表；評審小組成員對評審會議紀要須在1個工作日內簽批（采購臨時報批合同除外）；2）特殊簽批時限：合同評審會議有爭議的合同，合同組于會后1個工作日內出具待跟蹤問題一覽表，采購需按評審小組成員的意見重4、新與供應商洽談后2個工作日內報反饋，逾期未報反饋的視為同意評審小組會議決議或只能參加下一次的評審會議。合同組收到反饋后于1個工作日內出具會議紀要，匯同采購部提報的方案一起交評審小組當日內完成簽批，形成可執行的方案；其中：、 方案評審會議紀要暨方案審批表只能由合同組出具，其他任何部門、任何人無權出具，格式見附件，該審批表須進行編號，編號規則為：年+月+流水號，如060401，表示06年4月份第1份；、待跟蹤問題一覽表只能由合同組出具，其他任何部門、任何人無權出具，格式見附件，編號和 方案評審會議紀要暨方案審批表保持一致；、整套方案由合同組加蓋騎縫章，原件存集團檔案室；四、合同評審紀律要求參加合同5、評審會議的成員不得缺席，確因有事請假，須由本人親自向合同評審小組執行組長請假，經同意方可缺席，并報合同組備案；如合同評審成員缺席合同評審會議超過5次，則視為自動放棄評審資格；五、合同上報時限及合同預處理要求1、 采購部必須加強工作計劃性，減少和避免不必要的急單，例如：4月10日合同評審會議討論通過的應是5月份以后需要實施的，而非4月份當月需要實施的；確屬急件合同方可報合同組特殊處理；2、 采購部應批次上報，盡可能每個方案中涉及的品牌數量為5個以上；3、 為保證合同評審的效果，采購部應在合同評審前8天將，即每月2日9：00前或17日9：00前將需要評審的方案按要求將資料（電子檔及書面檔各一套）提6、報至合同組相應合同管理員，要求資料提交及時、準確。提交不及時的，合同組有權拒收；提交不準確的，合同組有權退回；4、 合同組對收到的數據、圖紙做預處理，對數據、圖紙做抽查性復核（抽查率不低于20）后提前3天將數據、圖紙以郵件形式發送至評審成員審閱；5、 參加評審的組員承擔公司經營合同合理性審核的重任，必須盡職審核，會前提前對方案進行審閱，對有疑義或異議的地方需和方案提報部門負責人做會前溝通，爭取達成共識，如不能達成共識的，應在評審會議上明確提出，集體評議；6、 合同組須加強以經營為先的服務精神，對采購上報的確屬急件的合同應積極以應急流程處理；六、合同評審主題及內容1、 新店開業方案評審，采購部需7、提交如下資料：1） 一文：即文字說明，必須包括但不限于以下內容： 方案概述序號項目具體內容1新店開業的整體定位概述2整體經營思路概述3目標顧客群體詳細分析4品牌組合的原則說明5品牌組合的整體銷售說明6品牌組合的整體利潤說明7引進的新品牌的簡介8可供備選的品牌列舉9需要公司支持或提請特別注意的事項10本方案可能存在的問題說明11其他提交部門： 提交人：日期：2） 一圖：即品牌組合圖（用AUTOCAD軟件制作的標準圖紙），必須包括： 明確的動線； 品牌的具體位置； 品牌所占用的建筑面積；3） 一表：即按品類提交新店開業收益分析表，包括每個品牌的合同條件、預計銷售、預計利潤分析等，使用表格新店開業收8、益分析表，注每個柜位號須同時提供3-5個備選品牌；4） 新品牌介紹：對新引進的品牌的詳細介紹，使用表格品牌資源登記表；2、 老店大型調整方案評審（涉及一個樓層5個以上品牌的調整視為大型調整），采購部需提交如下資料：1） 一文：即文字說明，必須包括但不限于以下內容： 方案概述序號項目具體內容1調整的原因分析2調整的指導思路3調整后預期達到的目標4調整前后的銷售對比概述5調整前后的利潤對比概述6引進的新品牌的簡介7撤換老品牌的原因介紹9需要公司支持或提請特別注意的事項10本方案可能存在的問題說明11其他提交部門： 提交人：日期：2） 一圖：即品牌組合圖（用AUTOCAD軟件制作的標準圖紙），必須包9、括： 明確的動線； 品牌的具體位置； 品牌所占用的建筑面積；3） 一表：即按品類提交調整前后收益對比分析，使用表格老店調整前后收益分析表，注每個柜位號須同時提供3-5個備選品牌；4） 新品牌介紹：對新引進的品牌的詳細介紹，使用表格品牌資源登記表；3、 合同續簽方案評審：包含新簽、續簽、變更、撤柜等業務，若涉及調整則按老店調整方案評審方式進行，采購部需提交如下資料：1） 一文：即文字說明，包括續簽的整體思路，續簽前后的收益整體對比； 方案概述序號項目具體內容1續簽的整體思路2續簽前后的收益整體對比3需要公司支持或提請特別注意的事項4本方案可能存在的問題說明5其他6提交部門： 提交人：日期：2） 10、一圖：即品牌組合圖（用AUTOCAD軟件制作的標準圖紙），必須包括： 明確的動線； 品牌的具體位置； 品牌所占用的建筑面積；3） 一表：即按品類提交續簽前后收益對比分析，使用表格續簽前后收益分析表，注每個柜位號須同時提供3-5個備選品牌；4） “合同即將到期”專柜明細及分析表：對“合同即將到期”專柜的處理做出說明，使用表格合同即將到期專柜經營分析表；5） “銷售末位”專柜明細及分析表，對各品類銷售末位處于后5名的專柜的處理做出說明，使用表格銷售末位專柜經營分析表，由營運提報資料與采購溝通后作出此表；6） “已試銷三月的新進品牌”品牌明細及分析表，對“已試銷三月的新進品牌”的處理做出說明，使用表11、格已試銷三月的新進品牌經營分析表，由營運提報資料與采購溝通后作出此表；4、 裝修方案評審，需提交資料：1） 一文：即文字說明，必須包括但不限于： 裝修方案概述序號項目具體內容1本次裝修的思路2天花裝修要求3地面裝修要求4門楣裝修要求5背柜裝修要求6貨架裝修要求7燈具裝修要求89需要公司支持或提請特別注意的事項本方案可能存在的問題說明其他提交部門： 提交人：日期：2） 一圖：即裝修圖紙，要求以不同顏色來標識；七、合同評審制度下的意向、文本及相關單據的處理流程及時限要求1、方案簽批完畢后，合同組應在1個工作日內使用OA郵件進行發文（收文部門為：評審小組成員、上報采購部門、相關事業部總經理、相關店長12、相關總監、相關高經、合同組分管員、集團秘書組印蓋管理人員）2、 符合合同評審方案的意向，簽批流程進行簡化，具體見附件：成商集團合同業務審批權限表3、 不符合合同評審方案的意向，由合同組視情況再次召集合同評審小組集體評審或做應急處理，但該類情況將被視為上報部門缺乏工作規劃性而被納入上報部門的工作質量指標月度績效考核中。4、 購部應在收到簽批后的方案后，于5個工作日內上報意向，合同組于1個工作日內完成審核；5、 購部應在收到批復的意向后，對本地供應商于5個工作日內上報合同文本，異地供應商于10個工作日上報合同文本；合同組于2個工作日內完成審核；6、 合同組應在方案審批結束后1個月內對方案的執行情13、況做抽查，出具合同評審執行情況匯報表，格式見附件。八、 合同評審決議的執行與督辦1、 合同評審會議決議為權威性的終級決議，任何部門、任何人必須遵照執行；2、 百貨事業部總經理/綜超事業部總經理為合同評審決議執行的第一責任人，百貨事業部總監/綜超事業部總監為第二責任人；3、 合同評審執行組長為合同評審決議督辦的第一責任人，集團辦公室主任為第二責任人，負責組織合同評審會議的召開、會議內容的記錄；本制度由合同組負責解釋，自下發之日起試行三個月，在實踐中再不斷完善與修訂！備注：合同評審會議組織流程說明采購部在方案評審開始8天前提交完整的調整方案合同組每月10日/25日組織評審會議合同組在方案評審前3天提交預處理好的方案給評審成員合同組出具執行情況匯報表采購部執行評審會議決議合同組1個工作日內出具會議紀要交評審小組簽批