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1、實業公司總部接待管理制度及禮儀活動要求編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為規范接待程序，推進接待工作規范化、程序化、制度化，充分展示公司良好形象，特制定本制度。第二條 本制度適用于實業股份有限公司（以下稱集團公司）。第二章 職責分工第三條 辦公室是集團公司接待工作管理者，主要職責：1. 負責制定接待方案；2. 負責迎來送往；3. 負責安排食宿；4. 負責組織活動；5. 負責收尾工作。第四條 各部門根據需要，協助辦公室完成相關接待工作。第三章 具體規定第五條 接待原則1. 堅持熱情、誠懇、周到、節約2、的原則。2. 堅持安全第一原則。包括客人食宿安全、財物安全、交通安全等。3. 堅持辦公室歸口管理原則。機關所有來賓接待一律由辦公室歸口管理。4. 堅持請示匯報制度。凡遇到超出職權范圍，難以解決的問題，應主動向公司領導請示。第六條 接待對象和范圍接待對象主要包括到公司檢查、指導、聯系、協調工作的政府或行業主管部門、商業合作伙伴的領導和工作人員。接待范圍由辦公室視具體情況安排迎送、食宿、用車等。第七條 接待辦法實行憑單接待，登記備案，核準報銷的辦法。1. 憑單接待。接待對口部門在來賓到達前，必須提前三日（特別是重大接待），最遲不得晚于一日（僅限一般接待）填寫接待申請單（見附件1）報送辦公室。2. 3、登記備案。辦公室根據接待申請單做好接待登記薄（見附件2）填寫工作。3. 統一結算。接待費由辦公室統一結算。所有費用票據，必須由辦公室主任審核簽字，經總經理審批同意后，到財務部報銷。在接待過程中，因臨時需要購買的物品（如煙、茶及有關物品），必須經公司領導或辦公室主任同意后方可購買。第八條 對接待人員要求1. 注重儀容儀表，規范著裝，舉止大方。2. 熱情周到，以禮相待，一視同仁，遵章守紀。第九條 接待程序（一）制訂接待方案1. 接待對口部門應主動向辦公室提供有關活動的性質、目的、特點、程序，以及賓客的基本情況，如性別、年齡、職務、生活有無特殊要求等信息，辦公室圍繞活動總體目標，制定出可行性的接待方4、案。2. 制訂接待方案應注意以下事項：接待計劃內容應盡量詳細周密。日程安排要體現出高效率、快節奏。主要內容應包括：食宿地點和標準、活動日程、禮儀安排、陪同人員、交通用車、宣傳報導等。（二）接待方案實施前期準備工作1. 辦公室制訂接待方案，報總經理批準后，組織實施。2. 明確參加人員。辦公室視接待需要確定參加人員，如需其他部門相關人員參加，則通知部門負責人，由其落實本部門參加人員。3. 分配接待任務。召集參與接待工作的全體人員，將任務逐項分配，把責任落實到人。同時把接待日程表（見附件3）印發給有關人員，便于提前準備，相互協同配合。4. 辦公室要在賓客到達前，檢查落實接待各環節安排情況，發現問題，5、及時糾正。（三）接待方案的實施1. 迎接賓客。對一般來賓，由辦公室主任負責，辦公室主任安排相關人員前往迎接；對上級領導和重要來賓，則由公司領導親往迎接，相關人員陪同。2. 安排食宿。接待人員應嚴格按照辦公室主任規定的食宿地點和標準進行安排。3. 商定活動日程。住宿用餐安排妥后，接待人員應與來客中的負責人商定活動日程，如需變動，在充分尊重來客意愿基礎上，對原定日程作適當修改，并向公司領導匯報，及時通知有關部門。4. 組織活動。接待人員要按日程精心安排組織各項活動，預訂返程車（機、船）票。5. 收尾工作。有關部門要協助辦公室做好接待后的收尾工作。包括向客人征詢意見，把訂好的返程車（機、船）票交給客6、人，請客人辦理有關離開手續，確定離開住地時間，安排交通工具、送站，結算各種帳目等。（四）接待過程中應注意的事項：在接待過程中，有關各方既要必須嚴格按照接待方案行事，又要及時妥善地彌補接待方案中難免出現的疏漏，機動靈活地處理接待工作中可能出現的各種變化，保證接待工作的順利進行。第四章 禮儀活動類型及接待要求第十條 禮儀活動是接待工作的一種重要類型，從形式上分，主要有慶典儀式、開幕儀式、簽字儀式、頒獎儀式、招待會、茶話會、宴會、文藝晚會等。第十一條 對于重要的禮儀活動，辦公室要全力以赴，統一規劃，統籌安排。對一段時間內各部門、各類型的禮儀活動，歸口匯總，全面掌握，分出輕重緩急，提出計劃建議，報總經7、理批準后實施。第十二條 辦公室統一組織，有關部門按分工完成各自職責，對“結合部”和有分歧的問題，辦公室及時牽頭，組織協調。第十三條 在禮儀活動進行中，各部門必須按既定方案辦理。如遇特殊情況或出現意外問題，必須及時上報，按活動指揮者意圖處理。第十四條 對于由關系單位主辦的禮儀活動，辦公室應當圍繞公司領導需要，做好服務工作。一是了解有關活動信息（如規格、形式、內容、時間、地點、參加人數、背景材料，尤其是與公司的關系等）；二是與主辦方加強聯系，向領導及時匯報動態信息；三是陪同公司領導參加活動，及時完成臨時交辦的任務。第五章 附則第十五條 本制度自頒布之日起實施，由辦公室負責解釋和修訂。附件：附件1：接待申請單 _年_月_日接待申請部門事由活動日程來賓人數性別備注附件2：接待登記薄時間接待申請部門事由活動日程來賓人數備注附件3：接待日程安排表時間地點參加人員活動內容標準備注附件4：接待管理流程