發電運營公司物資管理制度附合格供方評審表24頁.doc
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上傳人:職z****i
編號:1122980
2024-09-07
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1、發電運營公司物資管理制度附合格供方評審表編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 1. 目的為了規范物資管理工作,按照“保障供應、規范運作、快周轉、低消耗”的原則,堅持供應和管理并重的思路,保證安全生產和經營管理等方面所需物資的供應,結合運營公司實際特制定本制度。2. 適用范圍本制度適應于發電運營有限公司的物資計劃、采購、倉庫管理、物資報帳、監督考核、供貨商的選擇、物資驗收、報廢處理等管理內容。3. 職責3.1 職責分工 經營管理部是物資管理的歸口部門,全面負責運營公司的物資計劃、采購儲備及倉庫管理的監督、檢查和指導等工作;2、負責組織對供貨方的選擇和評價工作,對確定的合格供方名冊報公司主管經理批準并備案; 綜合管理部為辦公設備、日常辦公類消耗用品標準制定和適用性審核部門,并參與對供方的評價; 人事勞動部負責制定勞保用品標準和驗收標準,對其適用性進行審核以及參加檢驗、驗收和驗證等工作,并參與對供方的評價; 安全監督與生產部負責制定電子類產品、個人及公用工器具、監視檢測裝置、生產消耗性材料等標準和驗收標準,并對其適用性進行審核以及參加檢驗、驗收和驗證等工作,參與對供方的評價; 各分公司根據所設置機構的管理職責作出具體分工,并依據本制度所授予的權限,向經營管理部上報供貨方相關資料,經組織評審后,對入選的供貨商列入合格供應3、商名單,并對所采購的物資明細清單上報經營管理部備案; 公司本部各職能部室和直轄運行部的物資采購必須統一計劃、統一管理、統一采購。各分公司每月的物資計劃報經營管理部備案,嚴禁未經公司授權的任何部室(分公司)和個人私自采購或訂貨。3.2 物資的計劃管理 用料部門根據物資材料不同種類分類類別的配置標準,在核定的費用預控指標內填寫辦公用品、零購、生產性消耗材料、低質易耗品、監測監視裝置、勞保用品等材料計劃; 公司本部各職能部室和直轄運行部,各分公司在每月的最后5個工作日內,將下月所需物資計劃報經營管理部,安全生產方面的物資計劃報安全監督與生產部審核后再報經營管理部,超過規定期限上報的計劃將延期一個月審4、批(臨時急需的安全生產物資除外); 對各部門上報的物資計劃經營管理部詢價、審核工作必須在7個工作日內完成,遇有特殊原因不能按時詢價、審核的計劃,由經營管理部向申報部門解釋原因。經營管理部審核完物資計劃后通知計劃申報部門辦理匯簽手續,并經運營公司主管經理審批后,交經營管理部物資計劃員處執行; 用料部門上報的材料計劃表內,應寫明材料的型號規格、生產廠家或代用品、數量、特殊要求、使用的地點、部位和使用時間,對于重復申報、涂改、規格型號不清的計劃經營管理部將計劃退回重新申報。運行部門計劃一式四份,職能部門計劃一式三份。各分公司上報的計劃經分公司主管領導簽字后(傳真件亦可),報經營管理部; 經營管理部根5、據各部門、各分公司報送的物資材料計劃,經審核和費用測算后,費用在預控指標內的則編制出物資采購計劃;超出費用預控指標的,計劃申報部門根據費用結余額對計劃進行調整后,由經營管理部編制出采購計劃,嚴禁超費用預控指標進行采購; 公司本部各職能部室和直轄運行部,各分公司對于超費用預控指標或計劃外新增購置的物資,用料部門要申報專項申請報告,并詳細說明理由、現狀、需要數量、結果等內容; 各分公司的物資采購計劃,經分公司領導簽字后上報經營管理部備案,一次性計劃費用不超過一萬元的,公司授權由分公司執行;一次性采購費用在一萬元及以上的物資,必須提前十個工作日內上報運營公司經營管理部,并經相關職能部室審核后報運營公6、司主管領導審批,視具體情況委托,需公司統一采購的由經營管理部負責采購配發。對突破年度費用指標的物資采購計劃,必須經公司審批后執行; 對運營公司有統一配置標準和特殊要求的物資材料或其它物品的采購,由經營管理部統一編制采購計劃,相關職能部室審核,運營公司主管領導批準后,由經營管理部負責采購配發;3.2.9 對運營公司各職能部室、直轄運行部和各分公司的緊急、特殊情況下所需的物資材料,經運營公司主管經理批準后經營管理部可不按審批程序,先立刻安排采購事宜,但事后必須按照程序補辦有關手續。3.3 供貨商的選擇 對供貨方(包括檢驗試驗單位)的選擇和評價.1 對供貨方選擇、評價原則包括1)供貨方需達到采購要求7、的質量能力;2)供貨方需具有與所供產品/服務相應的管理體系,具有保持質量穩定的能力;3) 供貨方需有足夠的生產能力,以滿足交貨周期要求;4)對于通過GB/T1900100、GB/T24001-04、GB/T28001-01管理體系認證、3C認證或其他產品認證并具有良好市場聲譽的生產廠家可簡化評價條件;5) 低值易耗品、小型工具及批量不大、價格不高的零散部件的采購可免于評價,由驗證部門嚴格按照使用要求驗收。6) 對合格的供貨方評價和選擇的準則:應在工商部門注冊、具有法人資格;有供應本公司相應產品或服務項目的實力;有從事過類似服務項目或供應相似單位物資的優良業績。.2 供貨方選擇、評價準則除3.38、.1.1外,還包括下列的一項或多項:1) 由本公司檢驗人員在供貨方的工廠進行采購前的產品檢驗;2) 由本公司檢驗人員在收到貨后進行對供貨方產品最終檢驗;3) 監督供方以符合本公司的采購要求; 供貨方的選擇和評價要求.1 除供方具有很高的質量信譽(如公認名牌)或顧客指定外,每種產品、設備、工具用具等及服務應選定兩個以上的供方,以利于競爭和適應市場變化的要求;1) 貨比三家,擇優錄用。從產品與服務質量、價格、交貨周期(從下訂單到采購交付的時間)、質量承諾(保質期限)、售后服務等對比中選擇優者;2) 動態評定。每年末應根據供方業績,重新評價其可否繼續成為合格供方;3) 對檢驗、試驗單位應進行評審,并9、將評價合格的委托單位列入合格供方名冊,必要時對其進行重新評價。 供貨方的選擇和評價方法.1 經營管理部、分公司提供供貨方的備選名單及資料,組織安全監督與生產部、財務部、人事勞動部和綜合管理部,必要時由使用部門參加,按上述“供貨方選擇和評價的原則”進行評審,各部門在合格供貨方評審表上簽署意見并簽字,經營部將評審合格的供貨方列入合格供方名冊,并將合格供貨方評審表存檔;.2 檢驗試驗單位(包括委托運輸、勞務服務方):對采購的監視測量裝置、安全工器具產品進行檢驗試驗委托以及在生產服務活動中對提供運輸和勞務服務的相關方,由經營管理部、安全監督與生產部、綜合管理部對其進行資格審查、評審,符合要求的所有合格10、的委托供貨方應列入合格供貨方名冊;.3 經營部根據合格供貨方評審表的結果將合格供貨方名冊報主管經理批準,由經營部歸檔保存一份,交財務一份,安全監督與生產部一份、分公司一份;.4 除低值易耗品、小型工具及批量不大、價格不高的零散部件的采購外的其他物資物品只允許在合格供貨方名冊中選擇供貨方采購;3.3.3.5 經營管理部、分公司建立合格供貨方(包括委托運輸方、提供勞務方、檢驗試驗單位)的供貨業績,并作為對其資格進行復評的主要證據。每年末對合格供方復評一次,對于不合格物資的供應商,須停用三個月,如再次發生不合格,取消其合格供貨方資格。3.4 物資的采購管理3.4.1 公司本部對數量少且價格比較低的零11、散物資材料的采購,由經營管理部直接安排采購人員按照采購計劃執行。 價值高的并且有特殊要求、特殊用途的零星采購和數量大、價格高的批量物資采購,必須進行合同采購。根據對所采購的物資的分類類別,合同款項由經營管理部牽頭,由安全監督與生產部、人事勞動部、物資使用部門(包括分公司)、財務和審計等共同商談。對于勞保用品中有特殊要求的物品或產品的采購,人事勞動部參加合同條款的商談并提出技術及質量要求以及驗收方法;對于涉及安全生產的安全帽、電絕緣鞋、工器具、專用儀器儀表、清掃工具、零購、電子類產品等技術要求高的物資采購,由安全監督與生產部負責組織使用部門提供產品的規格、型號、技術參數、生產廠家或品牌,參加合同12、商談并負責提出技術及質量要求以及驗收方法。合同擬定后由經營管理部組織有關部門會審后簽訂; 對于一次性采購的物資材料(特殊或專用設備)總價格超過三十萬元及以上的采購項目,必須經過招投標并簽訂合同后,方可購置; 經營管理部根據批準后的采購計劃和簽訂的采購合同,在30個工作日內物資采購到位,保證物資的及時供應,如遇特殊原因、特殊材料不能按時采購到位的,經營管理部向用料部門解釋原因; 在采購過程中如用料部門需要變更采購計劃的內容,必須征得經營管理部負責人的同意并附書面材料方可執行; 物資采購之前,物資計劃員、采購員必須對三家及以上的銷售商進行價格、質量等調查和磋商,并由經營管理部負責人匯報運營公司主管13、經理同意后實施采購。采用招投標采購的參照上游水電開發有限責任公司有關招投標管理辦法執行。3.5 物資的驗收 所采購物資材料到貨后,由經營管理部組織相關部門驗收,驗收時根據簽定的合同或物資采購計劃中物資材料的具體規格、型號以及適用性的質量品質要求驗收,驗收包括以下內容:.1 物品外觀檢驗、包裝及數量驗收;.2 檢查物品生產廠家、產品合格證、使用說明書、生產廠家檢測報告或檢測證書;.3 實際使用效果驗收;.4 對必須進行檢測試驗的產品,委托有資質的檢驗單位進行檢測試驗驗收; 對采購的物資產品,經營管理部按物資驗收程序組織相關部門進行檢驗,并填寫設備及材料驗收記錄,庫房按照檢驗合格的情況進行入庫、出14、庫、庫存登記; 對采購的物資在供貨方現場實施驗證時,應在采購合同中注明驗證的安排和產品放行的方法,經營管理部負責與供方聯系,安全監督與生產部組織技術人員進行驗證活動。但顧客的驗證不能代替進貨驗證,也不能因此放松進貨檢驗; 對檢驗不合格的產品,填寫不合格品通知單并由經營管理部通知供貨商更換或退貨; 對檢驗試驗驗證的產品,由檢驗試驗單位進行檢測驗證,出具檢驗試驗報告,標識檢測結果證,并由有資質人員簽字認可,對于不合格的,并按照監測和測量裝置控制程序執行。3.6 庫房管理 庫房保管員對庫存物資應及時登記入庫、出庫和結存情況,入庫的物資分類、分區存放; 要貫徹“安全第一、預防為主、消防結合”的方針,加15、強治安和消防措施,消除火災隱患,杜絕失盜事件; 庫房應保持整潔、通風和通道暢通,庫房管理人員離開庫房時對庫房門窗、水源進行檢查,切斷庫房總電源后方可離開,做好安全防護工作; 庫房內禁止吸煙,應嚴禁明火,并明示警示牌; 非工作人員未經許可不得進入庫房; 嚴格執行防火檢查制度,庫房及其設備(含消防設備)應能確保正常使用。對消防器材定期進行檢查更換,庫房保管員要熟悉掌握撲救初期火災的消防知識,能夠正確使用滅火器材; 庫存的易燃、易爆、易腐蝕等等物資,應根據不同的保管要求單獨存放,做好經常性的檢查工作,做到及時配發及時清庫。 庫存物資所附的圖紙、質保書、化驗單等有關資料應登記建冊,妥善保管; 化學試劑16、絕緣材料、塑料制品、油漆等保存期限較短的物資,入庫時應將出廠日期、入庫日期、保存期等情況做好記錄,在保存期滿前一個月通知倉庫管理部門,以便采取相應的處理措施; 容易受潮、霉變、蟲蛀的物資應進行檢查,及時做好翻曬等工作; 對于有毒物品的保管存放,應遵守國家的有關規定,接受有關部門的檢查、監督。3.7 物資出庫管理 物資到貨后,經營管理部通知領用料部門及時辦理物資領用料手續,避免出現物資壓庫; 物資出庫前,倉庫保管員仔細審驗領用料手續,領料單上應注明領用物資的品名、規格、數量和用途,必須有領用料部門和物資管理部門以及庫房負責人簽字;庫房保管員嚴格按照領料單上注明的品名、規格、數量發放,及時登記出17、庫和結存情況; 對于暫時缺貨或其他原因造成無法出庫的物資,庫房保管員應及時通知計劃員。3.8 物資報賬管理 物資費用報賬時,物資采購人員應憑稅務發票、計劃、合同、領料單、物資驗收單等手續,并由經營管理部負責人審核認可后,按照財務報賬的規定程序辦理報銷手續。 各分公司采購物資材料發生的費用在預控指標內的,按財務部規定程序辦理報銷手續;對于超費用預控指標發生的物資費用依據審批和備案后的物資計劃,按報賬規定程序辦理報銷手續;對沒有按照程序進行審批的采購或無備案的物資采購發生的費用,財務部不予辦理報銷手續; 對于簽訂采購合同的費用結算,依據合同約定的結算方式進行結算。3.9 報廢處理 除固定資產外,物18、資的報廢應填寫物資報廢單(見附件一),報經營管理部進行審核后作出報廢處理意見。 對報廢的物資尚有一定殘值的,由經營管理部統一安排處理。 對沒有超過使用期限而損壞的固定資產,按照固定資產管理辦法規定程序申報報廢申請; 對超過使用年限的固定資產,按照固定資產管理辦法規定程序申報報廢申請; 物資符合下列條件之一的可作為報廢處理;.1技術落后、消耗很高、效率很低,且國家有明文規定淘汰的產品;.2化工及電子等已失去效能的產品;.3 已經確定的淘汰報廢設備的備品備件;.4使用、儲存已超過使用期限的物資。3.10 監督與考核 經營管理部的全部采購活動,必須接受紀檢、監察、審計部門以及公司職工的監督。對采購活19、動中因個人失職造成損失及影響者,按公司有關規定進行考核; 各用料部門不得以任何借口直接安排采購或訂貨事宜,特殊情況需征得經營管理部同意后,共同進行訂貨或采購事宜,否則按運營公司有關規定進行考核; 經營管理部嚴格按照用料部門所申報物資的規格、型號、品名采購,否則造成的損失由經營管理部承擔(除特殊原因、特殊材料不能按時執行的計劃外),對于用料部門所申報的計劃中沒有寫明具體要求或特殊用途的物資已經采購,造成的損失由用料部門承擔。4. 附則4.1物資報廢單(見附件一);4.2物資設備到貨驗收紀錄(見附件二);4.3合格供方名單(見附件三);4.4物資管理流程圖(見附件四);4.5不合格品通知單見附件五20、);4.6發電運營有限公司物資管理流程圖(見附件六);4.7發電運營有限公司物資管理流程圖(見附件七)。附件一: 物 資 報 廢 單編號003 序號:填報單位: 日期: 年 月 日 金額單位:元科目名稱使用期限原值報損金額損失原因說明:所附證據名稱:相關部門及人員意見及簽章:物資使用部門意見: 財務部門意見:負責人; 負責人;日期: 日期: 技術鑒定部門意見: 經營管理部門意見: 負責人: 負責人:日期: 日期:結論:附件二:物 資 設 備 到 貨 驗 收 紀 錄編號:004 序號:計劃或合同編號: 物資材料名稱: 驗貨部門: 收貨人: 供貨單位: 采購人員: 檢驗和試驗狀況: 設備及材料驗收21、結論: 參加驗收人員簽字: 使用部門簽字: 材料部門主管簽字:采購員簽字: 保管員簽字附件三: 合 格 供 方 名 冊 編號:005 序號供方名稱產品名稱聯 系 電 話聯 系 人編制: 日期:年 月 日批準人: 日期: 年 月 日保存地點:經營管理部 、 安全監督與生產部 保存期:3 年附件四:合 格 供 方 評 審 編號:06 序號:供應商或加工生產廠家企業登記注冊地址企業法人經營地址聯系人姓名電話主要供應配件名稱品牌有無產品合格證是否新客戶以往供應情況社會信譽用下列那幾種方法進行評價(好或有用表示)1、產品介紹或說明書 2、質量檢測報告3、產品在本地或外地使用效果 4、合作(服務)意識5、22、供應新產品的能力 6、價格合理 7、是否通過 ISO9001 ISO14001 GB/T28001 產品認證8、包裝防護情況 9、名牌企業或名牌產品綜合評價總結:安全監督與生產部簽名使用部門簽名日期日期經營管理部簽名簽名日期日期備注:保存地點: 經營管理部 保存期:3 年附件五: 不 合 格 品 通 知 單 編號:007 序號: 計劃或合同編號稱: 物資材料名稱: 驗收、檢驗或試驗不合格情況: 驗貨部門: 驗收人員: 處置意見和時間要求: 送貨單位意見: 通知日期: 年 月 日附件六:發電運營有限公司物資管理流程圖職能部室及分公司辦理綜合管理部是辦公用品標準制定部門;人事勞動部是勞保用品的標準23、制定部門;安全監督與生產部是生產性耗材、專用工器具和個人工器具標準制定部門。分公司費用預控指標內的物資采購須向經管部備案,對超費用預控指標和超規定金額的物資采購向公司報批,其中生產性耗材及電子產品報安全監督與生產部審核。各部職能部室及分公司計劃申報經管部通知辦理領用料手續運行部計劃申報各職能部室分公司辦理運行部辦理安全監督與生產部對電子產品、生產物資必要性審核各需求部門辦理驗收及倉庫管理建帳建卡傳達公司對分公司物資計劃審批情況及采購辦法經管部對物資數量及費用審核各需求部門經管部組織采購經管部辦理財務部歸類、落實資金各物資需求部門經管部物資計劃員各物資需求部門公司主管領導批準附件七:填寫材料計劃24、表說明一、材料計劃表封面中的項目名稱請按不同材料的分類的類別名稱進行填寫。二、領用料計劃編制說明中填寫的要求:1、計劃編制依據欄內的填寫要求:根據有關文件、會議的決定和精神以及分公司制定的配置標準等進行填寫。2、計劃材料的用途、地點、部位欄內的填寫要求:用料部門對材料、設施、設備以及配件、備品等填寫清楚使用部位、地點和用途。3、計劃材料具體要求(時間、品質等)欄內的填寫要求:用料部門根據對材料的實際需要情況,寫明材料到位的具體時間和質量及特殊要求。三、材料類別名稱中未列舉的材料名稱請參照分類提示。四、材料類別名稱及材料分類簡明列舉如下:1、低值易耗品:指價值在00元以下,容易損壞的物品。如:文25、件柜、保險柜、床、辦公桌、椅子、碎紙機、電話(包括錄音電話)、傳真機、錄音筆、攝相帶、錄音磁帶、水壺、電暖壺、電暖器、電風扇、移動硬盤、飲水機等。2、專用工器具:為生產管理而配置的各種專用工具。如:接地線、電工工具、管鉗、扳手、橇杠、大錘、望遠鏡、絕緣操作桿、測繪工具等。3、零購:指價值在00元以上,能具有獨立使用功能,使用年限在一年以上的資產。如:電腦、復印機、傳真機、掃描儀、打印機、吸塵器、電視機(指價格在00元以上的)、手機(指價格在00元以上的)、攝像機、數碼照相機等。4、勞動保護用具:指為安全生產而配置的勞動保護用品。如:安全帽、絕緣手套、絕緣鞋、雨衣、雨鞋、護目鏡、工作服、手套、口罩等。5、生產性消耗材料:在生產過程中發生或備用的配置材料。如:保險、電爐絲、電爐盤、電爐子、絕緣膠布、塑料絕緣膠帶、生料帶、棉紗、拖布、絕緣帶線、燈泡、電池、刀閘、小截面電纜等。6、辦公用品:如:墨水、膠水、透明膠帶、稿紙、復印紙、文件夾、各種臺帳、回形針、大頭針、訂書針、訂書機、鉛筆、鋼筆、簽字筆、橡皮擦、文件盒、計算器等。7、辦公耗材:打印機硒鼓、打印機墨盒、復印機墨盒、速印機墨盒、文頭稿紙、發文紙等。8、監視檢測裝置:驗電器、絕緣搖表、萬用表、鉗型電流表、電流表、電壓表等。發電運營有限公司制度執行情況反饋意見表制度名稱發電運營有限公司物資管理制度制度編號執行中發現的問題