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1、商貿公司行政工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 公司人事及考勤管理制度第二章 公司辦公室管理制度第三章 印章管理規定第四章 辦公用品購置領用規定第五章 公司保密管理制度第六章 安全保衛制度第七章 公司車輛管理制度第八章 衛生管理制度第九章 倉庫管理制度第十章 財務管理制度為完善公司的行政管理機制，建立規范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。 第一章 公司人事及考勤管理制度一、為加強人事及考勤管理，維護工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。二、2、新進員工試用期滿后需辦理正式入職手續： 1.填寫入職登記表 2.個人身份證復印件一份 離職手續：員工離職需提前一個月上交入職報告，由部門負責人簽字批準，交財務審核后，存檔。三、 公司辦公室人員上下班必須嚴格按照作息時間執行。 1.早：7:30；晚：17:30，上班時間不得遲到、早退和不請假離開工作崗位，不得出現曠工現象及擅自離崗，超過30分鐘作曠工半天處理(無法及時通知等特殊原因除外)；且曠工罰款50元/天。 2.外出辦理業務前，須經本部門負責人同意。 3.每月28天為滿勤，有兩天休假（不扣工資），沒超過一天按天數*10元罰款；婚、喪及特殊情況需由總經理特批。 4.每月最后一天張貼考勤明細，有3、疑問的報請部門負責人審核后，報請總經理核準、批準。每月15號發放工資，如遇節假日順延。四、因工作需要加班的，由各部門負責人自行安排，若遇節日值班，由公司統一安排。五、嚴格請、銷假制度。員工因私事請假需提前一天，且1天以內的（含1天），填寫請假條后由部門負責人批準；1天以上的，由副總經理批準。副總經理和部門負責人請假，一律由總經理批準。請假員工事畢向批準人銷假。未經批準而擅離工作崗位的按曠工處理。六、上班時間特殊私事需要中途離崗, 必須向所屬單位負責人請假；待領導批準方可離開單位；七、公司員工因病、因事或其他特殊原因不能按時上下班的應請假，未經批準而不按時上下班的作曠工處理； 八、上下班途中及休4、假期間遵守交通規則、注意安全、杜絕酒后駕車；且由此造成的一切事故，均有本人負責！九、員工在單位內外發生打架斗毆事件，不論原因，經濟和法律責任自負。第二章 公司辦公室管理制度一、員工上班要自覺樹立企業形象, 時常保持辦公環境整潔, 辦公臺面文件擺放整齊。不準躺或坐在辦公臺上；二、下班后10分鐘打掃辦公區域內衛生，保持辦公場所整潔、干凈的工作環境；三、同事間要相互協作，相互支持，保持良好的工作態度和風貌； 外出辦公事時要向領導或同事打招呼，說明去向；四、員工必須服從上級管理人員領導，不得工作怠慢；工作期間遇到客戶訪問時，必須主動、親切的接待或提供咨詢；五、有來訪電話時必須做好記錄，包括：來電單位、5、內容摘要、來電時間、紀錄人等重要信息；六、不準使用公司辦公電話打私人電話，也不可以用自己與親友長時間電話聊天；七、工作期間內不得竄崗、閑聊、不得利用電腦上網玩游戲、看電影、吃食物、聽音樂等與工作無關的事情；八、不得利用網絡做自己個人的其它生意（如網店、網購等）；不得向朋友透露公司商業機密；九、下班時必須關好門窗及設備電源，防止安全事故發生；各辦公室、會議室沒有人工作時，應自覺做到人離熄燈，并關上空調（或風扇）等電源開關；關閉電腦電源、打印機、復印機等辦公設施在一小時內不使用時要關閉電源；十、愛護公物，節約物品；使用完衛生間后，要關閉水籠頭等水源設施，杜絕浪費；第三章 印章管理規定第一條 印章是6、公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理，關系到公司正常的經營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發展，為防止不必要事件的發生，維護公司的利益，特制定本辦法。第二條 公司各類印章由各崗位專人領取并保管，不得轉借他人。第三條 公司建立印章管理卡，專人領取和歸還印章情況在卡上予以記錄。第四條 印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有公司印章，須辦理歸還印章手續后方可辦理離職手續。第五條 公司各級人員需使用印章須按要求填寫印章使用單，將其與所需蓋章的文件一并逐級上報，經公司主管經理審批。經批準后方可交印章保管人蓋章。第七條 印章保管人應對文件內容和印章使用單上載明的簽署7、情況予以核對，經核對無誤的方可蓋章。第八條 在審核過程中被否決的，該文件予以退回。第九條 涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關規定經公司法律顧問和總經理審核簽字。第十條 業務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用“發票專用章”無須經上述程序，使用前由財務人員、業務主管批準即可使用。第十一條 用印后該印章使用單作為用印憑據由印章保管人留存，定期整理后歸檔。第十二條 業務人員因工作需要攜帶空白合同的，合同專用章保管人可預先在公司統一印刷的空白合同上蓋章后交商務人員使用，但必須辦理合同領用手續，并要求在合同簽署后立即將合同返回，存檔備查。第十三條 印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使8、用的，應事先填寫印章使用單，載明事項，經公司總經理批準后由兩人以上共同攜帶使用。第十四條 印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時向公司領導報告。第十五條 任何人員必須嚴格依照本辦法規定程序使用印章，未經本辦法規定的程序，不得擅自使用。第十六條 印章保管人員應遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。第十七條 違反本辦法的規定，給公司造成損失的，對違紀者予以經濟處罰，造成嚴重損失或情節嚴重的，移送有關機關處理。第四章 辦公用品購置領用規定一、公司各部門所需的辦公用品，在每月20日前由各部門對本部門整理匯總后填寫*月*部辦公用品需求計劃，經主管經理審批后交辦公室負責人，報總經理9、審批后購置。二、各部門上報的所需購置辦公用品，統一到辦公室領用，并辦理領用手續。三、需購置的大額辦公器材的使用，由副總經理審核并報董事長批準后辦理。 四、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規定報主管經理審批后，自行打印，如需數量較多由辦公室聯系印刷。 五、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。 六、個人領用的辦公用品、用具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作調動時，必須辦理移交手續，如有遺失，照價賠償。七、所有員工要勤儉節約，杜絕浪費，努力降低辦公費用。第五章 公司保密管理制度為保守公司秘密，維護公司利益，制訂本制度。 一、全體員工都有保守公司秘密的義務。在對外交往和合作10、中，須特別注意不泄露公司秘密，更不準出賣公司秘密。 二、公司秘密是關系公司發展和利益，在一定時間內只限一定范圍的員工知悉的事項。公司秘密包括下列秘密事項： 1、公司經營發展決策中的秘密事項； 2、人事決策中的秘密事項； 3、銷售政策； 4、銷售協議； 5、重要的合同、客戶和合作渠道； 6、公司非向公眾公開的財務情況、銀行賬戶賬號； 7、董事會或總經理確定應當保守的公司其他秘密事項。 三、屬于公司秘密的文件、資料，應標明“秘密”字樣，由專人負責印制、收發、傳遞、保管，非經批準，不準復印、摘抄秘密文件、資料。 四、公司秘密應根據需要，限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工，未經批準不準向他人泄11、露。非接觸公司秘密的員工，不準打聽公司秘密。 五、記載有公司秘密事項的工作筆記，持有人必須妥善保管。如有遺失，必須立即報告并采取補救措施。 六、對保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表揚、獎勵。違反本規定故意或過失泄露公司秘密的，視情節及危害后果予以行政處分或經濟處罰，直至予以除名。 七、辦公室應定期檢查各部門的保密情況。 第六章 安全保衛制度為維護正常的工作秩序，確保財產安全，特制訂本制度。 一、安全保衛工作，要認真落實責任制。總經理是公司安全保衛的第一責任人，應把安全保衛工作切實提上議事日程，進行研究、部署，對本公司的安全保衛工作負全責。 二、成立以總經理任組長、副總經理任副組長、各部門負責12、人為成員的安全保衛工作領導小組，定期檢查安全保衛工作，發現問題，及時采取措施解決。 三、根據實際需要，辦公室主任兼職安全保衛干事，負責安全保衛工作，切實負起安全保衛責任。 四、落實防火措施，設置的消防栓，不得用作他用，專人應定期檢查消防栓是否完好無損；配備的各種滅火器，要按規定期限更換滅火藥物；防火通道必須保持暢通，嚴禁堆放任何物品堵塞防火通道。 五、抓好安全用電： 1、電線、電器殘舊不符合規范的，應及時更換； 2、嚴禁擅自私接電源和使用額外電器，不準在辦公場所使用電爐； 3、倉庫內嚴禁吸煙和使用明火。由此造成火災的（倉庫、寢室、辦公室），經濟損失、法律責任全部由當事人負責。 六、落實防盜措施13、： 1、財務室下班時要注意檢查關好鎖好門窗； 2、重要部門的辦公房間無人時要關好門窗和電燈； 3、公司財物不得隨便放置，重要文件及貴重物品必須鎖好； 4、車輛停放時應采取必要的防盜措施。 七、安全保衛人員要有高度的責任感，經常檢查、督促安全保衛措施的落實情況，發現問題，及時消除隱患。因對工作不負責任而造成事故的，一律追究責任； 八、全體員工都有遵守本制度及有關安全規范的義務。凡違章造成事故的，一律追究責任； 第七章 公司車輛管理制度一、公司車輛由辦公室統一管理，根據業務需要統籌安排。 二、車輛使用按先上級、后下級；先急事、后一般事；先滿足工作任務、接待任務，后其他事的原則安排。三、外單位借車，14、需經總經理批準后方可安排。 四、車輛駕駛實行專人專車，專車專管。五、車輛在下班后或節假日必須停放公司指定的倉庫，并采取必要的防盜措施。 六、車輛用油及維修、管理和維護，需報請部門負責人批準。銷售人員所用車輛，由于長時間不檢修保養或損壞不及時修理等原因致使車輛無法運行影響正常工作的，按所誤銷售事件計算，經濟損失有當事人負責。 十、車輛在外加油須經公司領導審批，否則不予報銷。 十一、駕駛員不得私自出賣油料和將油料贈送他人，如有發現，按貪污論處。 十二、車輛有關證件及資料由駕駛員妥善保管。十三、車輛外出所有違章記錄及罰款以及由此造成的交通事故均由車輛駕駛員負責。 第八章 衛生管理制度為創造一個舒適、15、優美、整潔的工作環境，樹立公司的良好形象，制定本制度。 一、衛生管理的范圍為公司各部門的辦公室、會議室、廁所、走廊、門窗等辦公場所及其設施的衛生。 二、衛生清理的標準是：門窗（玻璃、窗臺、窗欞）上無浮塵；地面無污物、污水、浮土；四周墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網、浮塵；照明燈、電風扇無浮塵；書櫥、鏡子上無浮塵、污跡，書櫥、檔案櫥內各類書籍資料排列整齊，無灰塵，櫥頂無亂堆亂放現象；辦公桌上無浮塵，物品擺放整齊，水具無茶銹、水垢；桌椅擺放端正，各類座套干凈整潔；微機、打印機等設備保養良好，無灰塵、浮土；衛生間洗手盆臺面、墻面、地面、便池清潔干凈，無雜物、無異味。 三、衛生清理實行部門責任制，部門負16、責人為責任人。各部門辦公室的衛生，由各部門負責日常保潔。公共衛生清理實行區域負責。四、責任區衛生清理每周集中進行一次，各部門要認真對待衛生清理和衛生檢查評比工作，積極主動地搞好衛生清理。第九章 倉庫管理制度倉庫物資倉儲管理制度一總則1目的：為規范倉管員行為，加強會所倉庫管理，降低倉儲成本，提高會所經濟效益，特制定本制度。2.本制度中的物資主要是指會所在日常經營過程中消耗的餐飲原材料，具體包括：經營性餐飲原材料，主要是指廚房使用的食品及各種制作的基礎性原料，包括倉儲物的調味品、干品、煙、酒、凍品等；直撥原材料的蔬菜、水果、豬牛肉、家禽、野味、海鮮等如魚、肉、蔬菜以及干貨、調料等。二物資驗收入庫管17、理1.無論是采購員自提貨還是供應商送貨，貨到會所后，必須首先與倉庫收貨人員聯系，不允許采購員或供應廠商直接將物資交付所需部門。2.凡經批準的各類請購計劃，請購單、訂貨單、合同復印件等由采購部有關人員根據不同時間交收貨員作收貨憑證，無任何收貨憑證的物資，倉管員有權拒收。3.各項進貨均由收貨組按收貨憑證進行驗收，每次到貨需有2人同時驗收，根據收貨憑證、發票核對貨物的品名、規格、質量、數量、金額是否一致，物資驗收合格后，倉管員即按物資品名、數量、單價（采購管理小組核定單價）輸入電腦，打印成入庫進倉單并簽字。4.進倉物資如有合同或小樣，應根據合同標準和庫存小樣進行驗收。5.簽收單據。（1）開好的驗收單18、，由倉管員送交部門負責人簽字。入庫的貨物，由倉管員簽收，倉管領班或部門負責人簽復核且供應商送貨員簽確認。（2）簽收后的收貨單一式三聯，一聯交倉管員，一聯交供應商，一聯財務部存。7.所有的進貨如發現與品名、規格、質量、數量不符時，倉管員有權拒收，并及時向部門負責人報告。三物資出庫管理1.倉管員應掌握庫存物資的儲存期限，按先進先出的原則組織發貨、防止呆滯變質。2.物資出庫須憑出庫單。出庫單須經部門經理及經辦人簽署，手續齊全，倉管員才能發貨。（1）倉管員發貨時，應嚴格按照出庫單填寫的品名、規格、數量發貨，貨物出門前，部門負責人復核后簽字。（2）出庫單單一式四聯。一聯客戶簽字確認后帶回收款處，一聯收款19、處留存，一聯倉庫留存，一聯由財務部進行賬務處理。3.保證倉庫物資的安全，倉庫發貨前必須在倉庫辦公地方進行（門口）核準驗貨。4.倉庫物資在發貨地點由領貨人點驗后離開后發生的短缺，由領貨人自負，倉庫不負補償責任。5.要求退貨的，應填退貨單，并說明原因，經部門經理、倉管領班及財務經理會簽后，準予退貨入庫。6.倉庫對任何部門均應按正式手續方可發貨，嚴禁先出貨后補辦手續的做法，嚴禁用白條作為出庫憑證抵作庫存，如發現白條抵庫一律由倉管員負責，特殊情況須經部門經理及財務經理會簽批準。7.退庫的物資應加強管理，減少不必要的損失。凡列明保質期的等應優先發出，確保物資核算工作的真實性。8.除按規定辦理貨物出倉手續20、外，任何人不得私拿倉庫物資離開倉庫，違者除按物資價值的十倍罰款外，按偷竊處罰。四倉庫物資保管1.倉管員應熟悉垃圾各類物資的保管要求，做到“一定位、二有、三化、三相符合、五防”。（1）一定位：統一編號定位，即按統一編號分架、分層依次對號入座地擺放物資。（2）二有:有崗位責任、有庫存定額。（3）三化：倉庫環境整潔化、物資堆放系統化、物資收發制度化。（4）三相符：賬卡、賬物、賬賬相等。（5）五防：防火、防潮、防霉、防盜、防過期變質。2.倉庫應每半月自行盤點一次，冷庫定期沖洗，退貨倉庫應定期盤點。3.財務部每月對庫存物資進行一次倉庫全面盤點。4.盤點中發現的呆滯積壓物資應及時上報，并積極組織處理。5.21、庫存物資因盤盈、盤虧、毀損、變質或自然災害等造成損失，應及時查明原因，分清責任，區分不同情況，按下列規定處理。（1）屬于定額內的正常損耗，列入本期管理費用。（2）屬于責任事故造成的損失，應視責任大小，由過失人賠償損失的部分或全部。需要核銷的部分，按規定的審批權限報經批準后，在管理費用中列支。（3）屬自然災害等原因造成的非常損失，按規定的審批權限報經批準后，以其凈損失列作營業外支出。6.倉庫要做到“三無”（無鼠、無蚊、無蟑螂），地面要干凈、無積水、無垃圾，貨架上的物資要擺放整齊，無浮土、無灰塵。7.各項材料、物資均應制訂最低庫存量和最高庫存量的定額，由倉管員根據庫存情況及時作補倉請購計劃，經使用22、部門核實后報批，采購部根據請購數量進行訂貨，以控制庫存數量。8倉管員因未能及時提出請購而造成供應短缺，責任則由倉管員及部門負責人承擔。如倉庫按最低存量提出請購，而采購部不能按時到貨，責任則由相關采購員承擔。第十章 財務管理制度第一條 為加強公司的財務工作，發揮財務在公司經營管理和提高經濟效益中的作用，特制定本規定。 第二條 公司財務部門的職能是： (一)認真貫徹執行國家有關的財務管理制度。 (二)積極為經營管理服務，促進公司取得較好的經濟效益。 (三)厲行節約，合理使用資金。 (四)合理分配公司收入，及時完成需要上交的稅收及管理費用。 (五)對有關機構及財政、稅務、銀行部門了解，檢查財務工作，23、主動提供有關資料，如實反映情況。 第三條 會計的主要工作職責是： (一)按照國家會計制度的規定、記帳、復帳、報帳做到手續完備，數字準確，帳目清楚，按期報帳。 (二)按照經濟核算原則，定期檢查，分析公司財務、成本和利潤的執行情況，挖掘增收節支潛力，考核資金使用效果，及時向董事長提出合理化建議，當好公司參謀。 (三)妥善保管會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計資料。 (四)完成公司交于的其他工作。 第四條 出納的主要工作職責是： (一)認真執行現金管理制度。 (二)嚴格執行庫存現金限額，超過部分必須及時送存銀行，不坐支現金，不認白條抵壓現金。因特殊情況確需坐支的，應事先報經董事長批準。 (三)應24、當建立健全現金帳目，逐筆記載現金支付。帳目應當日清月結，每日結算，帳款相符。 (四)嚴格支票管理制度，編制支票使用手續，使用支票須經董事長簽字后，方可生效。(五)積極 配合銀行做好對帳、報帳工作。 (六)配合會計做好各種帳務處理。 (七)完成公司交于的其他工作。第五條 支票管理：（一）由公司出納或董事長指定專人保管。支票使用時須有支票領用單，經董事長批準簽字，然后將支票按批準金額封頭，加蓋印章、填寫日期、用途、登記號碼，領用人在支票領用簿上簽字備查.（二）支票付款后憑支票存根，發票由經手人簽字、會計核對(購置物品由保管員簽字)、董事長審批。填寫金額要無誤，完成后交出納人員。出納員統一編制憑證號25、，按規定登記銀行帳號，原支票領用人在支票領用單及登記簿上注銷。第六條 現金管理：（一） 公司財務人員支付(包括公私借用)每一筆款項，不論金額大小均須董事長簽字。董事長外出應由財務人員設法通知，同意后可先付款后補簽。（二） 財務人員從銀行提取現金，應當填寫現金領用單，并寫明用途和金額，由董事長批準后提取。 （三） 財務人員支付現金，可以從公司庫存現金限額中支付或從銀行存款中提取，不得從現金收入中直接支付(即坐支)。 （四） 日常零星開支所需庫存現金限額為XXXXXX元。超額部分應存入銀行。（五） 對于報銷時短缺的金額，財務人員要及時催辦。（六） 公司職員因工作需要借用現金，需填寫借款單，經會計審26、核；交董事長批準簽字后方可借用。超過還款日期的，在當月工資中扣還。第七條：報銷制度及流程：（一）出差借款1.借款人按規定填寫借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現金。 2.審批流程：主管部門經理審核簽字會計復核總經理審批。 3.財務付款：借款憑審批后的借款單到財務部辦理領款手續。4. 還借款：出差人員應在返回5個工作日內按實際辦理報銷還款手續。5. 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。（二）日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、業務招待費、培訓費等。1.報銷人必須取得相應的合法票據(相關規定見發票管理制 度),且發票背27、面有經辦人簽名。 2.填寫報銷單應注意:根據費用性質填寫對應單據；嚴格按單據要求項目認真寫，注明附件張數；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡述費用內容或事由。3.報銷流程：報銷人先填寫費用報銷單(附原始票據) 會計復核總經理審批出納支付現金審批后的報銷單及原始單據（包括結賬小票）交財務部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。第八條：會計的檔案管理：（一） 凡是本公司的會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其他有保存價值的資料，均應歸檔，由董事長指定專人保管。 （二） 會計檔案不得攜帶外出，凡查閱、復制、摘錄會計檔案，須經董事長批準。 第九條：會計交接工作管理：（一） 財務工作人員調動工作或者28、離職，必須與接管人員辦清交接手續，確定準確無誤后簽訂一式三份的移交清單，移交人，接交人，監交人各持一 份。 （二） 財務工作人員辦理交接手續，由公司負責人進行監交。第十條 處罰辦法 ：出現下列情況之一的，財務人員應予解聘。 (一)違反財務制度，造成財務工作嚴重混亂的； (二)拒絕提供或提供虛假的會計憑證、帳表、文件資料的； (三)偽造、變造、謊報、毀滅、隱匿會計憑證、會計帳簿的； (四)利用職務便利，非法占有或虛報冒領、騙取公司財物的； (五)弄虛作假、營私舞弊，非法謀私，泄露秘密及貪污挪用公司款項的； (六)在工作范圍內發生嚴重失誤或者由于玩忽職守致使公司利益遭受損失的； (七)有其他瀆職行為和嚴重錯誤，應當予以辭退的。