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1、制造公司公關(guān)接待、禮品票務(wù)處理工作管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 公關(guān)接待管理制度第一章 總則第一條 為了樹立公司良好的外部形象，促進(jìn)公共關(guān)系，擴(kuò)大宣傳效果，兼顧公司機(jī)密，特制訂本制度。第二條 本制度適用于集團(tuán)公司及所屬各分（子）公司。第二章 具體內(nèi)容第三條 來訪種類：（一）按是否約定時(shí)間分為：1預(yù)約來訪：先以公文、傳真或電話預(yù)先約定了來訪的時(shí)間、來訪人員、來訪的目的等。2臨時(shí)來訪：因業(yè)務(wù)需要臨時(shí)決定來公司參觀。（二）按來訪的層次級(jí)別分為：1特級(jí)來訪：指國(guó)家、省、部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的來訪；2一級(jí)來訪：指廳級(jí)、市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)2、與公司有重要業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶的來訪；3二級(jí)來訪：指處級(jí)、區(qū)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的來訪；4三級(jí)來訪：指科級(jí)及以下的領(lǐng)導(dǎo)的來訪。5四級(jí)來訪：一般客戶、業(yè)務(wù)人員等來公司參觀者。（三）按境內(nèi)外客人分為：1外賓2內(nèi)賓第四條 接待原則：（一）凡是到公司來訪者都是客人，我們必須熱情接待，給客人以賓至如歸的感覺；（二）所有的客人都必須及時(shí)提供茶水，并每隔十分鐘添加一次；（三）不得以任何理由拒絕善意的來訪者，若因人數(shù)太多不便一次接待的，在條件允許的情況下，應(yīng)通過分批形式接待；（四）對(duì)于臨時(shí)來訪的客人，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)身份無誤后，給予熱情安排；（五）堅(jiān)決拒絕惡意競(jìng)爭(zhēng)的同行或間諜以來訪為名竊取公司的機(jī)密；（六）因工作需要安排客人用餐、3、住宿、訂票的，必須提前一天通知辦公室；（七）因工作需要安排客人在酒店用餐的，到經(jīng)辦公室洽談可自備酒水的酒店用餐的，由負(fù)責(zé)接待人員在辦公室領(lǐng)取酒水；否則由責(zé)任人承擔(dān)超出部分費(fèi)用；（八）凡是用餐時(shí)領(lǐng)用香煙的，公司一律不給報(bào)銷，若確有必要，須提前在辦公室（企管辦）領(lǐng)用。（九）入住酒店的客人，公司只負(fù)責(zé)其住房費(fèi)用、早餐費(fèi)；其間發(fā)生的洗衣費(fèi)、小酒巴費(fèi)用、有價(jià)電視費(fèi)等其他費(fèi)用，原則上公司不予支付；負(fù)責(zé)接待的人員需事先與客人交待清楚。第五條 接待環(huán)境要求：（一） 所有廠區(qū)環(huán)境必須干凈整潔；（二） 附近社區(qū)的環(huán)境必須整齊有序；（三） 必須確保社區(qū)內(nèi)的安全；（四） 必須確保廠區(qū)內(nèi)部的安全；（五） 公司領(lǐng)導(dǎo)、員工4、行為符合規(guī)范，無不良行為；（六） 張貼歡迎標(biāo)語牌；（七） 提前檢查外部綠化、鮮花擺放是否按標(biāo)準(zhǔn)。第六條 會(huì)議室內(nèi)部布置：（一） 按人數(shù)要求安排桌椅、茶水、水果、企業(yè)介紹資料；（二） 提前控制好室內(nèi)溫度；（三） 提前準(zhǔn)備好企業(yè)錄像片，并試放，確保無誤；（四） 提前準(zhǔn)備好產(chǎn)品展示；（五） 提前準(zhǔn)備好需展示的材料幻燈片；（六） 提前在會(huì)議室準(zhǔn)備好幻燈片歡迎標(biāo)語；（七） 會(huì)議室內(nèi)部的綠化、鮮花擺放。第七條 責(zé)任劃分：（一）辦公室（企管辦）：負(fù)責(zé)掌握所有的來訪信息：包括來訪人名單、人員級(jí)別，人數(shù)的統(tǒng)計(jì)，來訪目的，水果采購安排來訪需做的準(zhǔn)備工作；負(fù)責(zé)擬定接待日程通知相關(guān)部門提前做好接待準(zhǔn)備并對(duì)接待安排進(jìn)行5、考核；禮品準(zhǔn)備，用餐安排、住宿安排、機(jī)票預(yù)訂等；（三）總務(wù)部（科）：負(fù)責(zé)廠區(qū)內(nèi)環(huán)境和安全，保證所有通道暢通無阻；負(fù)責(zé)提前準(zhǔn)備好接待室內(nèi)開水，衛(wèi)生，水果購買、擺放，室溫，錄相的試放及準(zhǔn)備；重要接待時(shí)總務(wù)部第一負(fù)責(zé)人必須在場(chǎng)，負(fù)責(zé)整個(gè)接待現(xiàn)場(chǎng)的協(xié)調(diào)安排工作；（四）策劃科（企管辦）：集團(tuán)總部公關(guān)接待由策劃科負(fù)責(zé)聯(lián)系產(chǎn)品展示，按辦公室提供的文字資料制作歡迎標(biāo)語牌，提供最新的公司宣傳片；分（子）公司公關(guān)接待中產(chǎn)品展示與歡迎標(biāo)語由該公司企管辦負(fù)責(zé)。（五）生產(chǎn)部（科）：負(fù)責(zé)所參觀通道的安全、衛(wèi)生、干燥，通道暢通；車間內(nèi)部秩序井然有序（如有需要）；負(fù)責(zé)接待室內(nèi)部衛(wèi)生、空氣新鮮，無異味，茶水供應(yīng)，監(jiān)控鏡頭播放；6、（六）人資部（企管辦）：負(fù)責(zé)來訪事宜的文化宣傳；包括拍照、攝像；與前來參與的新聞媒體認(rèn)識(shí)，并索要音像資料保存。（七）各聯(lián)系接洽部門：來訪預(yù)約負(fù)責(zé)接待部門必須安排專人負(fù)責(zé)與對(duì)方接洽，確定來訪人數(shù)、具體到訪時(shí)間及相關(guān)事宜并及時(shí)通知協(xié)助接待各相關(guān)部門，應(yīng)提前擬定接待具體日程交辦公室存檔（含人員名單、職務(wù)、聯(lián)系電話、具體日程、禮品安排等）；第八條 接待相關(guān)事項(xiàng)：（一）提前了解天氣情況，如有雨必須準(zhǔn)備好雨傘；（二）提前將車輛安排好；（三）安排好來訪的隨同人員，如司機(jī)、保衛(wèi)、秘書等；（四）其他突發(fā)事項(xiàng)。（五）接待人員應(yīng)注意個(gè)人的衣著及整體形象。第九條 按不同的分類確定接待級(jí)別：（一）特級(jí)來訪：由集團(tuán)公司總7、裁辦公會(huì)成員負(fù)責(zé)接待，并提前在門口迎接，且全程陪同；（二）一級(jí)來訪：指廳級(jí)、市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、與公司有重要業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶的來訪；由集團(tuán)公司總裁辦公會(huì)成員（或分、子公司總經(jīng)理級(jí)成員）負(fù)責(zé)接待，并提前在門口迎接，且全程陪同；（三）二級(jí)來訪：指處級(jí)、區(qū)級(jí)、銀行領(lǐng)導(dǎo)的來訪；由對(duì)口部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)接待，提前在門口迎接；（四）三級(jí)來訪：指科級(jí)以下的領(lǐng)導(dǎo)的來訪；由對(duì)口部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)接待，提前在門口迎接；（五）四級(jí)來訪：一般客戶、業(yè)務(wù)人員等來公司參觀者。由對(duì)口責(zé)任人負(fù)責(zé)接待。（六）臨時(shí)來訪：因業(yè)務(wù)需要臨時(shí)決定來公司參觀。對(duì)于臨時(shí)來訪的客人，必須做好應(yīng)對(duì)措施，由辦公室（企管辦）在第一時(shí)間安排好接待室、了解來訪目的、安排好8、接待人員、茶水等。第十條 接待工作流程（一）辦公室（企管辦）首先了解來訪的基本情況：人數(shù)、姓名、性別、身份、級(jí)別、來訪目的、乘坐的交通工具（車次或航班）、到達(dá)準(zhǔn)確時(shí)間、是否需要接送、是否用餐等；（二）各公司若有需要集團(tuán)公司接待的客人，須提前一天以書面形式（接待日程）通知集團(tuán)辦公室；（三）特級(jí)和一級(jí)的來訪，辦公室（企管辦）根據(jù)來訪客人的要求，請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，確定接待領(lǐng)導(dǎo)和整個(gè)參觀的路線，并及時(shí)將相關(guān)接待信息（如來訪目的、來訪人員等）通報(bào)接待領(lǐng)導(dǎo)，提前做好接待準(zhǔn)備工作，如需要準(zhǔn)備材料，還需提前準(zhǔn)備書面材料，如有需要，由辦公室（企管辦）或具體負(fù)責(zé)部門組織召開關(guān)于接待的工作會(huì)議；（四）確定是否需要安排車9、輛送客、是否需安排住宿、用餐（外部用餐、公司客餐）等，如有需要，必須提前做好預(yù)訂工作，由機(jī)場(chǎng)或車站接到客人后，先安排客人入住酒店；如接待完后需請(qǐng)客人用餐，必須提前準(zhǔn)備好車輛；（五）根據(jù)具體情況，由辦公室（企管辦）提前安排適合的小禮品、公司食品等，以備贈(zèng)送給來訪客人；（六）辦公室（企管辦）將客人來訪的相關(guān)要求，需要相關(guān)部門配合做的工作，以郵件形式發(fā)送到相關(guān)部門，各相關(guān)部門按要求執(zhí)行，總經(jīng)辦在客人到達(dá)前兩小時(shí)負(fù)責(zé)總體檢查，查漏補(bǔ)缺；（七）辦公室（企管辦）負(fù)責(zé)通知總務(wù)部（科），由總務(wù)部（科）負(fù)責(zé)接待室的布置和相關(guān)工作準(zhǔn)備；（八）迎接客人方式1、自行安排車輛到達(dá)公司的客人，由辦公室（企管辦）負(fù)責(zé)告知公10、司的具體地址和線路；特級(jí)和一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，如有需要，辦公室（企管辦）安排車輛到指定地點(diǎn)迎接；2、來訪的客人，如對(duì)方需要，由具體聯(lián)系部門提前預(yù)約車輛，在相關(guān)負(fù)責(zé)人的陪同下，到指定地點(diǎn)（如車站、機(jī)場(chǎng)、酒店或指定的其他地點(diǎn)）迎接；3、特別重要的客戶（如關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的業(yè)務(wù)客戶等），需由接待部門（科室）預(yù)約，到指定地點(diǎn)迎接；4、辦公室（企管辦）或具體負(fù)責(zé)部門應(yīng)隨時(shí)掌握來訪客人到達(dá)公司的時(shí)間，并及時(shí)通知接待領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)接待的領(lǐng)導(dǎo)在客人到達(dá)公司之前，提前在公司門口迎接；5、由負(fù)責(zé)接待的領(lǐng)導(dǎo)將來訪客人迎接到接待室，安排客人入座；（九）總務(wù)部門禮儀小姐負(fù)責(zé)給客人泡茶，并確保10分鐘添加一次開水；（十）人資部（企管辦）11、工作人員負(fù)責(zé)拍照、攝像，將歷史的瞬間載入公司發(fā)展的史冊(cè)；（十一）由領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)客人來訪的目的，帶領(lǐng)客人參觀我公司產(chǎn)品展示，介紹公司發(fā)展的相關(guān)情況，如有需要，放映公司的錄像片；（十二）如有安排，由接待領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)客人參觀公司車間；（十三）陪同客人到預(yù)訂好的酒店用餐；（十四）客人如果完成此次來訪，需要預(yù)訂返程車票、機(jī)票的，由辦公室（企管辦）與具體負(fù)責(zé)接待部門溝通，由辦公室（企管辦）負(fù)責(zé)按客人要求安排；如需要送至車站、機(jī)場(chǎng)的，具體負(fù)責(zé)接待部門應(yīng)按公司規(guī)定提前預(yù)約，辦公室（企管辦）給予認(rèn)真安排配合；（十五）對(duì)接待工作進(jìn)行總結(jié)；將來訪人員名單、來訪具體事項(xiàng)、此次來訪入住酒店、用餐、準(zhǔn)備禮品等具體情況詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，作12、為檔案資料保存。第十一條 用餐和住宿標(biāo)準(zhǔn)（一）特級(jí)客人（國(guó)家、省、部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），原則上住五星級(jí)酒店套間以上標(biāo)準(zhǔn)的房間，用餐每人標(biāo)準(zhǔn)500元以上；（二）一級(jí)客人（廳級(jí)、市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），原則上住四五級(jí)酒店標(biāo)準(zhǔn)房間，用餐每人按300左右標(biāo)準(zhǔn)；（三）二級(jí)客人（處級(jí)、區(qū)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），原則上住三四星級(jí)酒店標(biāo)準(zhǔn)房間，用餐標(biāo)準(zhǔn)每人按100200元標(biāo)準(zhǔn)；（四）三級(jí)客人（科級(jí)以下領(lǐng)導(dǎo)），原則上住三星級(jí)酒店以下標(biāo)準(zhǔn)房間，用餐標(biāo)準(zhǔn)每桌按500元標(biāo)準(zhǔn)（810人/桌）；（五）一般客戶、業(yè)務(wù)人員，原則上在公司四樓用餐，我公司不安排房間，或房間費(fèi)用由客人自行支付。第十二條 各子（分）公司應(yīng)針對(duì)每次接待必須提前擬定接待日程，具體格式見（13、附件），并提前反饋至集團(tuán)辦公室。第十三條 各子（分）公司將區(qū)級(jí)以上接待資料包括（接待日程安排、接待過程的影像資料（照片）、接待過程的匯報(bào)材料）在每月20日前反饋至集團(tuán)辦公室郵箱，若當(dāng)月無重要接待，請(qǐng)發(fā)郵件注明。第三章 附則第十四條 本制度解釋權(quán)及監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸集團(tuán)公司辦公室。第十三條 本制度自頒布之日起正式執(zhí)行。 禮（贈(zèng)）品管理工作第一章 總則第一條 為規(guī)范公司禮（贈(zèng)）品的管理，特制訂本制度。第二條 本制度適用于集團(tuán)公司及所屬各分（子）公司、部門禮（贈(zèng)）品的管理，各子（分）公司也可參照本制度精神自行制訂相關(guān)規(guī)定。第二章 管理?xiàng)l例第三條 禮品請(qǐng)購（一）禮品保管員根據(jù)禮品的日常用量，制訂出禮品的最高14、最低庫存量。（二）保管員要關(guān)注庫存量，當(dāng)禮品庫存量達(dá)到的最低庫存量時(shí)，要及時(shí)做好禮品采購計(jì)劃，將計(jì)劃報(bào)辦公室（企管辦）。（三）節(jié)日期間的禮品用量要提前做禮品計(jì)劃，由辦公室確定采購數(shù)量。（四）辦公室根據(jù)禮品采購計(jì)劃，權(quán)衡時(shí)限緩急，安排采購。第四條 禮品采購（一）辦公室（企管辦）安排用車，指定人員上市場(chǎng)采購，其采購員對(duì)采購質(zhì)量、價(jià)格和全過程負(fù)責(zé)。（二）禮品的采購員須對(duì)購買的禮品貨比三家，進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)。（三）凡公司派車的市內(nèi)禮品購買，駕駛員須同行，并由駕駛員在采購禮品發(fā)票上簽字證明。（四）各公司的禮品采購由辦公室（企管辦）報(bào)計(jì)劃至該公司供應(yīng)科統(tǒng)一采購。第五條 禮（贈(zèng)）品的繳庫（一）所有因工作關(guān)系獲15、贈(zèng)的、價(jià)值超過30元（含）的禮品應(yīng)交到辦公室統(tǒng)一管理。對(duì)于獲贈(zèng)價(jià)格超過2000元（含）以上的禮品，應(yīng)按公司固定資產(chǎn)管理辦法的要求（具體參照固定資產(chǎn)管理制度），辦理繳庫和出庫手續(xù)。（二）采購的禮品與獲贈(zèng)的禮品繳庫時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格填寫繳庫單。（三）繳庫單填寫要求：對(duì)繳庫部門或個(gè)人、時(shí)間、禮品名稱及規(guī)格、單位、數(shù)量逐項(xiàng)詳細(xì)填寫，不得遺漏。驗(yàn)收人、記帳、繳庫人簽字生效。繳庫單一式四聯(lián)、一聯(lián)留存、一聯(lián)記帳（保管員登臺(tái)帳用）、一聯(lián)交繳庫部門或個(gè)人。（四）保管員必須在貨物入庫后方可辦理繳庫手續(xù)，手續(xù)的辦理必須在采購當(dāng)天辦清，不得拖延，否則責(zé)任由采購員承擔(dān)。（五）對(duì)非購禮（贈(zèng)）品的退庫，應(yīng)視為特殊繳庫，保管員當(dāng)日填16、寫繳庫單，詳細(xì)備注原因，經(jīng)過辦公室負(fù)責(zé)人審核后，對(duì)該禮品單獨(dú)存放，建立贈(zèng)品臺(tái)帳。各分（子）公司必須在贈(zèng)品繳庫單上注明贈(zèng)送禮品的單位、人員職務(wù)等，并要求在書面臺(tái)帳上登記清楚、完整。第六條 禮品庫管理（一）禮品保管人員在其任職期間，對(duì)因管理不當(dāng)造成的損失負(fù)全部責(zé)任。（二）在保管人員請(qǐng)假或其它原因不在崗時(shí)，與臨時(shí)代理人員須有書面交接，沒有交接或交接不清的，責(zé)任仍由保管員負(fù)責(zé)。（三）禮品庫保管員有權(quán)拒絕和阻止閑雜人員進(jìn)入禮品庫。（四）禮品要分類擺放整齊，嚴(yán)格將贈(zèng)品、與禮品分開存放，入柜上架防擠壓碰碎；庫房門窗關(guān)嚴(yán)、柜櫥鎖好確保安全。第七條 禮品的領(lǐng)用（一）各部門根據(jù)需求到辦公室禮品庫開出庫單，由部門負(fù)17、責(zé)人簽字，辦公室（企管辦）主任審核簽字（特殊緊急情況，可經(jīng)辦公室（企管辦）主任書面同意領(lǐng)用，但須在一天內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)）。（二）領(lǐng)料單須逐項(xiàng)填寫清楚，保管員應(yīng)嚴(yán)格查看是否有辦公室（企管辦）主任、領(lǐng)料部門負(fù)責(zé)人、領(lǐng)料經(jīng)辦人簽字，用途、品種、數(shù)量等內(nèi)容是否清楚，否則視為無效領(lǐng)料單。保管員在單據(jù)不合要求或沒有領(lǐng)料單的情況下發(fā)貨，責(zé)任由其本人承擔(dān)。（三）領(lǐng)料單一式三聯(lián)：一聯(lián)留存、一聯(lián)記帳、一聯(lián)交領(lǐng)料經(jīng)辦人。（四）禮品保管員根據(jù)已簽批的領(lǐng)料單，將禮品分門別類分級(jí)、分等，領(lǐng)料經(jīng)辦人當(dāng)面清查禮品實(shí)物與領(lǐng)料單是否相符，確認(rèn)無誤后，方可包裝。第八條 禮品的退庫（一）對(duì)沒有用完的禮品，原領(lǐng)料部門或領(lǐng)料經(jīng)辦人要立即辦理退18、庫手續(xù)。（二）退庫時(shí)，保管員認(rèn)真點(diǎn)驗(yàn)，準(zhǔn)確、完整地用紅字填制領(lǐng)料單，辦理退庫手續(xù)。紅字領(lǐng)料單一式三聯(lián)：一聯(lián)留存，一聯(lián)記帳，一聯(lián)留退庫人存查，紅字領(lǐng)料單經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。第九條 禮品臺(tái)帳處理（一）禮品臺(tái)帳由禮品保管員建立，按品名分頁建立數(shù)量金額多欄式臺(tái)帳。（二）繳庫單、領(lǐng)料單、禮品退庫時(shí)的紅字領(lǐng)料單，要妥善保管，保管員按編號(hào)逐筆記入臺(tái)帳，單據(jù)聯(lián)成冊(cè)存放，不得遺失。（三）各類單據(jù)不得隨意涂改，發(fā)生涂改的單據(jù)作廢，必須注明原因并重新開單據(jù)。（四）每日的禮品收、發(fā)、退等單據(jù)必須于當(dāng)日入帳，做到日清，確保帳實(shí)相符。（五）保管員應(yīng)經(jīng)常自行帳實(shí)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，查明原因，不得私自將帳做平。（六）每月2119、日，禮品保管員必須提交月結(jié)報(bào)告至各分（子）公司財(cái)務(wù)部（科）。第三章 考核辦法第十條 采購員、保管員、領(lǐng)料經(jīng)辦人，證明人作假者，一經(jīng)查出，十倍賠償經(jīng)濟(jì)損失并開除。第十一條 請(qǐng)購單填寫不清楚，導(dǎo)致誤購的；禮品采購員未做到貨比三家，高價(jià)購買的；禮品庫管理人員因工作失誤導(dǎo)致禮品虧損的。損失由責(zé)任人承擔(dān)。第十三條 出現(xiàn)下列情形的，扣除責(zé)任人績(jī)效獎(jiǎng)金10-20元/次：1、因庫存不足影響使用的；2、禮品的繳、領(lǐng)、退等手續(xù)不清的；3、臺(tái)帳混亂不清，無月報(bào)表和庫存清單的；單據(jù)保管不善造成破損或遺失的；4、辦公室未實(shí)施監(jiān)督與定期盤存的；5、未按要求領(lǐng)、退禮品的。第十四條 禮品保管員在包裝禮品時(shí)，若領(lǐng)料經(jīng)辦人不進(jìn)行20、現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)，導(dǎo)致出現(xiàn)誤差的，責(zé)任全由領(lǐng)料經(jīng)辦人承擔(dān)。第四章 附則第十五條 本制度解釋權(quán)和監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸辦公室。第十六條 本制度自頒布之日起正式執(zhí)行，前期相關(guān)規(guī)定自行廢止。酒店預(yù)訂工作制度第一章 總則第一條 為規(guī)范公司訂房、訂餐的管理，特制訂本制度。第二條 本制度適用于集團(tuán)公司辦公室，各子（分）公司可參照制定相關(guān)的制度。第二章 訂房管理?xiàng)l例第三條 辦公室（企管辦）負(fù)責(zé)公司客人的客房預(yù)訂工作，根據(jù)所訂客房的付款方式，將訂房分為兩種：公司統(tǒng)一付款客房和客人自付款客房。第四條 公司統(tǒng)一付款。1、各部門（各分公司）若有客人，需要安排住宿的，由各部門（各分公司）按客人要求和具體情況通知辦公室，由辦公室（企管辦21、）統(tǒng)一安排訂房。2、各部門（各分公司）必須將客人姓名、入住時(shí)間、我方愿承擔(dān)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)或星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（若客人有自己的酒店喜好或要求，也必須列明）、客房間數(shù)、客房標(biāo)準(zhǔn)、入住天數(shù)、由公司統(tǒng)一付款所含事項(xiàng)，如：全付，除購物娛樂外所有費(fèi)用（一般情況下，我方不支付購物和娛樂費(fèi)用）等以書面形式通知辦公室（企管辦）； 3、辦公室（企管辦）相關(guān)責(zé)任人根據(jù)需求部門（需求分公司）的要求辦理預(yù)訂手續(xù)，并以傳真形式發(fā)送至各酒店客房預(yù)訂處，傳真上必須加蓋辦公室（企管辦）公章；4、辦公室接到預(yù)訂回執(zhí)確認(rèn)無誤后，將回執(zhí)與原傳真裝訂歸類相應(yīng)文件夾（辦公室按不同的酒店進(jìn)行歸類）；5、對(duì)于所預(yù)訂的房間，必須根據(jù)要求在辦公室住房登記表完22、整登記，便于查找和統(tǒng)計(jì)月末費(fèi)用劃分；第五條 客人自付款訂房。1、辦公室（企管辦）根據(jù)需求部門要求，為客人預(yù)訂相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)住房（預(yù)訂程序同上，可以口頭形式通知）；2、辦公室相關(guān)責(zé)任人以傳真形式將所需預(yù)訂客房要求發(fā)送至相關(guān)酒店，無需加蓋辦公室公章，同時(shí)注明費(fèi)用由客人自付，收到酒店回執(zhí)后，與原傳真一起留存，便于核查。第六條 更改訂房 1、各部門（各分公司）若因客觀需要或其他任何原因需要更改訂房的，必須提前通知辦公室（企管辦）；2、辦公室（企管辦）責(zé)任人必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)通知酒店更改訂房；3、有關(guān)更改訂房的書面文件必須留存?zhèn)洳椤５谄邨l 例外情況1、由于國(guó)際上的訂房（除了中國(guó)大陸）必須于兩至三天前確認(rèn)，一旦23、確認(rèn)后即無法取消，所以在聯(lián)系香港和國(guó)際訂房時(shí)，必須考慮到這個(gè)因素，必須提前三天將行程與當(dāng)事人確認(rèn)并由當(dāng)事人簽字后，方可與酒店或中介機(jī)構(gòu)確認(rèn)訂房；2、國(guó)內(nèi)的酒店有一項(xiàng)規(guī)定，即早上6：00之前入住和下午12：00之后退房必須加收半天房費(fèi)；有關(guān)這一點(diǎn)，我們?cè)谟喎炕蛞虿豢煽卦蜓舆t退房時(shí)必須事先或及時(shí)與酒店的銷售人員聯(lián)系，要求減免半天的房費(fèi)；第三章 訂餐管理?xiàng)l例第八條 各部門（分子公司）根據(jù)業(yè)務(wù)辦理情況和其他情況，如需請(qǐng)客人在酒店用餐，必須事先口頭通知辦公室（企管辦），由辦公室（企管辦）按需求部門的要求，負(fù)責(zé)預(yù)訂包間或桌位，辦公室（企管辦）相關(guān)責(zé)任人必須問清需求部門或責(zé)任人需預(yù)訂的酒店標(biāo)準(zhǔn)（如有具體酒24、店要求的，根據(jù)要求辦理；如有標(biāo)準(zhǔn)的，辦公室（企管辦）責(zé)任人根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)自行確定）、用餐人數(shù)、就餐時(shí)間、桌位標(biāo)準(zhǔn)、就餐標(biāo)準(zhǔn)（如每人的用餐標(biāo)準(zhǔn)）等。第九條 辦公室（企管辦）負(fù)責(zé)預(yù)訂人員在確認(rèn)需求部門的具體要求后，根據(jù)要求進(jìn)行預(yù)訂，如因客觀原因（如預(yù)訂較遲等）導(dǎo)致需求部門要求的桌位緊張或缺少的，必須征求需求部門責(zé)任人的意見后方可更改預(yù)訂；第十條 辦公室（企管辦）負(fù)責(zé)預(yù)訂人員在預(yù)訂時(shí)必須確認(rèn)酒店負(fù)責(zé)人的姓名、預(yù)訂地點(diǎn)（包間號(hào)或桌牌號(hào)）；第十一條 一般情況下，為了避免出現(xiàn)有私人用餐的情況，所有的用餐費(fèi)用由公司或分公司接待人員直接以現(xiàn)金形式支付，不允許簽單，辦公室（企管辦）人員必須在當(dāng)事人預(yù)訂時(shí)交待清楚，特殊25、情況可經(jīng)確認(rèn)后定；第十二條 每次由辦公室（企管辦）預(yù)訂的宴會(huì)，辦公室（企管辦）負(fù)責(zé)安排的人員必須根據(jù)要求進(jìn)行書面登記，以備查；第四章 費(fèi)用結(jié)算（訂房和訂餐）第十三條 公司與酒店簽有住房協(xié)議的，原則上每個(gè)月結(jié)算一次；第十四條 酒店的帳務(wù)結(jié)算包括用餐和住房；第十五條 每月固定日期，由酒店負(fù)責(zé)聯(lián)系我公司的銷售工作人員將帳單和發(fā)票送（寄）至公司責(zé)任人；第十六條 由責(zé)任人在一周內(nèi)與公司的訂房和訂餐記錄進(jìn)行核對(duì)（包括簽單、住房的天數(shù)、住房的價(jià)格、電話、洗衣等），若有不相符的，除了與當(dāng)時(shí)的當(dāng)事人核對(duì)外，還必須與酒店核對(duì)，若酒店計(jì)算有誤，必須進(jìn)行索賠，直至與記錄相符為止；第十七條 核對(duì)無誤后，向酒店索要同等金26、額的發(fā)票，由責(zé)任人按要求填寫資金計(jì)劃單，交部門負(fù)責(zé)人審批后，交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)開具支票或同城匯票，結(jié)清該月的帳務(wù)，同時(shí)做好資金往來臺(tái)帳的登記工作；第十八條 責(zé)任人必須根據(jù)訂房和訂餐時(shí)的記錄，將所發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行分類，并在財(cái)務(wù)上進(jìn)行劃分；第十九條 責(zé)任人根據(jù)公司規(guī)定手續(xù)，將發(fā)票和帳單整理好到財(cái)務(wù)報(bào)銷；第二十條 責(zé)任人將報(bào)銷完畢的發(fā)票交給財(cái)務(wù)開具支票或匯票，由會(huì)計(jì)在辦公室往來帳務(wù)登記表上簽字，同時(shí)在資金往來臺(tái)帳上做好注銷登記。第五章 附則第二十一條 本制度解釋權(quán)和監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸辦公室。第二十二條 本制度自頒布之日起正式執(zhí)行，前期相關(guān)規(guī)定自行廢止。票務(wù)處理工作制度第一章 總則第一條 為規(guī)范公司票務(wù)處理，明確票27、務(wù)處理的工作內(nèi)容，特制訂本制度。第二條 本制度適用于集團(tuán)公司辦公室，各子（分）公司可參照制定相關(guān)的制度。第二章 購買機(jī)票流程第三條 機(jī)票預(yù)訂需乘座飛機(jī)的公司規(guī)定級(jí)別人員或經(jīng)批準(zhǔn)的人員向辦公室提出訂購機(jī)票的要求，同時(shí)提供所出差的時(shí)間、航空公司等。辦公室人員進(jìn)行以下操作：1、辦公室工作人員按需求人的要求進(jìn)行航班、票價(jià)、機(jī)型等情況的查詢，并及時(shí)將情況反饋至需求人員，得到確認(rèn)后，請(qǐng)需求人提供乘機(jī)人準(zhǔn)確姓名和證件號(hào)碼；2、辦公室工作人員根據(jù)具體要求向航空售票處預(yù)訂機(jī)票，并要求申請(qǐng)最低折扣。一般情況下，提前一天出票，若當(dāng)天出票，必須確保乘機(jī)人能乘上飛機(jī)；出票前再次征得需求人的確認(rèn)；3、國(guó)際機(jī)票的預(yù)訂原則上28、必須提前一個(gè)月至半個(gè)月，特殊情況可適當(dāng)調(diào)整；（1）由于國(guó)際機(jī)票不同的線路和航班有不同的價(jià)格，為了節(jié)約成本，同時(shí)也為了乘機(jī)人能安全舒適地乘機(jī)，必須在行程初步定好之前一個(gè)月至半個(gè)月內(nèi)預(yù)訂機(jī)票艙位；（2）必須在不同的售票處進(jìn)行詢價(jià)，挑選最低價(jià)格購票，如有特殊需要訂頭等艙或公務(wù)艙的，也需在不同的售票處詢價(jià)；在最低價(jià)格的售票點(diǎn)先預(yù)訂艙位，并報(bào)上乘機(jī)人姓名，并與對(duì)方談價(jià)，在最大可能的條件下獲得最合理的價(jià)格；第四條 機(jī)票確認(rèn)1、客人機(jī)票的處理方法（1）征得需求人（客人或本公司負(fù)責(zé)接待的人員）的確認(rèn)后，通知航空售票處出票，并根據(jù)需要，將票送至公司或客人手中，同時(shí)確定好付款的方式；（2）一般較為重要的客人，機(jī)票29、都由我公司付費(fèi)；商務(wù)方面的客人，費(fèi)用由客人自付；咨詢接待人員后確定；（3）時(shí)間寬裕的情況下，機(jī)票送至公司，由辦公室工作人員負(fù)責(zé)現(xiàn)金結(jié)算，辦公室工作人員按財(cái)務(wù)制度借款；（4）辦公室工作人員請(qǐng)對(duì)方人員在現(xiàn)金（支票）簽收表上簽收；（5）如機(jī)票不能收回，辦公室人員必須將報(bào)銷聯(lián)事先復(fù)印好，以備報(bào)銷，同時(shí)必須在訂票登記表上注明該張機(jī)票以復(fù)印件報(bào)銷，原件不得再作為報(bào)銷憑證字樣；（6）機(jī)票的報(bào)銷由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，辦公室工作人員負(fù)責(zé)將該筆費(fèi)用劃歸接待人所在部門，同時(shí)經(jīng)當(dāng)事人簽字確認(rèn)；（7）如因時(shí)間較緊，需將機(jī)票直接送到客人手中或必須直接在機(jī)場(chǎng)取票，而費(fèi)用又必須由我方支付，由接待人員支付，并憑機(jī)票或機(jī)票復(fù)印件報(bào)銷30、，同時(shí)辦公室工作人員必須在訂票登記表上注明詳細(xì)情況；2、本公司人員機(jī)票的處理方法（1）對(duì)于本公司總經(jīng)理助理及以上人員，如需訂購機(jī)票，一般情況下，機(jī)票送到公司，由辦公室工作人員從財(cái)務(wù)上支取現(xiàn)金購票，并在訂票登記表上注明票款支付情況，事后與當(dāng)事人要回現(xiàn)金抽條，或收回機(jī)票由辦公室報(bào)銷后抽條，或由當(dāng)事人事先付款，或直接將票送至當(dāng)事人手中；（2）如遇緊急情況，需在機(jī)場(chǎng)直接取票的，由乘機(jī)人直接在機(jī)場(chǎng)付款后取票，辦公室只負(fù)責(zé)前期的訂票工作；（3）對(duì)于其他非總經(jīng)理助理級(jí)以上人員，如需訂機(jī)票，可先預(yù)訂，但必須與所指明的授權(quán)委托人聯(lián)系，并得到證實(shí)后方可出票；（4）此類票款由當(dāng)事人自行在財(cái)務(wù)上借款后交至辦公室，辦公31、室人員不得給其墊付機(jī)票款；如遇緊急情況需直接在機(jī)場(chǎng)出票的，由當(dāng)事人直接支付；（5）此類人員的機(jī)票報(bào)銷，必須有授權(quán)人的簽字，財(cái)務(wù)部方可報(bào)銷。（6）無論何種情況下，訂票人必須做好訂票記錄，以備查；對(duì)于打折機(jī)票，訂票人必須做好記錄，月底進(jìn)行匯總后，計(jì)入辦公室真實(shí)效益中。3、國(guó)際機(jī)票的確認(rèn)（1）國(guó)際機(jī)票一般情況下為往返機(jī)票，在出行的行程確定之后，通知售票處出票；（2）國(guó)際票除了機(jī)票外，售票處還必須出具與我方所付金額相同的發(fā)票，由辦公室支付票款，并報(bào)銷發(fā)票，費(fèi)用劃分至各相關(guān)人員所在部門，所有的國(guó)際機(jī)票票根不得在財(cái)務(wù)上報(bào)銷；第五條 機(jī)票的改簽和退票1、改簽（1）機(jī)票已經(jīng)出票，但因客觀原因，乘機(jī)人不能乘機(jī)，32、當(dāng)事人必須事先通知辦公室，辦公室在同一時(shí)間通知售票處，講明情況，通知不乘座此次航班；（2）如果此乘機(jī)人經(jīng)常往返于該票所示的兩個(gè)城市，或定于最近幾天或幾個(gè)月內(nèi)肯定會(huì)再用此行程票，可將票留好，在下一次確認(rèn)行程后，在售票處改簽（改簽票必須是同一航空公司、同一人乘座）；（3）如不能確定何時(shí)能再去該城市，必須在飛機(jī)起飛前兩小時(shí)內(nèi)通知售票處退票；2、退票（1）如因客觀原因，乘機(jī)人不能乘坐所定航班，乘機(jī)人必須在飛機(jī)起飛前兩小時(shí)或更長(zhǎng)的時(shí)間通知辦公室，辦公室工作人員應(yīng)在同一時(shí)間通知售票處；（2）如該乘機(jī)人員不能確定乘坐此航班，辦公室工作人員應(yīng)及時(shí)通知售票處將此票作退票處理；（3）如有退票，公司應(yīng)承擔(dān)部分退票費(fèi)33、，按不同的時(shí)間分別為5%30%，所以如必須退票，必須在第一時(shí)間內(nèi)通知辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)與航空公司聯(lián)系退票；（4）退票的費(fèi)用，如因乘機(jī)人主觀原因造成的，由乘機(jī)人負(fù)責(zé)賠償；如因不可抗的客觀因素造成，退票費(fèi)可在財(cái)務(wù)上報(bào)銷。第三章 附則第六條 本制度解釋權(quán)和監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸辦公室。第七條 本制度自頒布之日起正式執(zhí)行，前期相關(guān)規(guī)定自行廢止。相關(guān)公關(guān)工作要求為了加強(qiáng)公司內(nèi)、外部的溝通和聯(lián)系，集團(tuán)公司在相關(guān)節(jié)日期間將安排一定的公關(guān)活動(dòng)，以達(dá)到溝通的目的，包括發(fā)送節(jié)日短信、發(fā)送新年賀卡等。具體要求如下：一、節(jié)日短信發(fā)送要求為了加強(qiáng)與重要領(lǐng)導(dǎo)及公司內(nèi)部管理人員的溝通，集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)在重大節(jié)日期間以發(fā)送手機(jī)短信形式34、致以節(jié)日問候。1、 發(fā)送時(shí)間：中秋、國(guó)慶、元旦、春節(jié)（除夕？）四大節(jié)日。2、 集團(tuán)辦公室在節(jié)日前做好名單的收集和統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)號(hào)碼有變動(dòng)者及時(shí)予以更新。3、 公司的外部客戶要求以集團(tuán)公司名義發(fā)送短信問候。4、 公司內(nèi)部管理人員要求分別以董事長(zhǎng)和總裁的名義發(fā)送短信問候。5、 各子、分公司所在地的區(qū)（縣）級(jí)以上重要領(lǐng)導(dǎo)要求以各子、分公司名義發(fā)送短信，其中市級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)還需要以集團(tuán)公司的名義發(fā)送短信問候。6、 辦公室人員必須做好名單的保密工作，此名單在電腦中必須加密保存。7、 集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)做好發(fā)送短信人員名單的存檔工作，各子公司所在地領(lǐng)導(dǎo)人員或聯(lián)系方式有變動(dòng)的，必須于節(jié)日前與辦公室聯(lián)系，及時(shí)更新。二、35、新年賀卡發(fā)送要求1、 為了確保新年賀卡發(fā)送工作的順利進(jìn)行，辦公室必須于每年11月中旬將總部各部門需要發(fā)送新年賀卡的人員名單、聯(lián)系地址等信息統(tǒng)計(jì)好，并根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)字做發(fā)賀卡請(qǐng)購工作。各子公司的新年賀卡由各子公司自行統(tǒng)計(jì)及采購，但涉及部門重要領(lǐng)導(dǎo)需要以集團(tuán)公司名義發(fā)送賀卡的必須于11月中旬將名單及聯(lián)系地址等基本信息反饋至集團(tuán)辦公室。2、 辦公室根據(jù)統(tǒng)計(jì)的數(shù)字請(qǐng)購賀卡，由于國(guó)內(nèi)外客戶的差別，統(tǒng)計(jì)及請(qǐng)購時(shí)需注意區(qū)別圣誕卡和新年賀卡，國(guó)外客戶寄送圣誕卡，國(guó)內(nèi)客戶寄送新年賀卡。3、 國(guó)外客戶的圣誕卡要求在12月1日前寄出，國(guó)內(nèi)客戶的新年賀卡要求在12月10日前寄出。4、 各子公司、部門負(fù)責(zé)本公司、部門客戶名單的存檔工作，集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)總體名單的統(tǒng)計(jì)和存檔工作。三、春節(jié)期間集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)到各子（分）公司拜訪所在地領(lǐng)導(dǎo)要求春節(jié)是中國(guó)人最注重的傳統(tǒng)節(jié)日之一，為了感謝集團(tuán)公司對(duì)各子（分）公司所在地領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司發(fā)展的支持，春節(jié)前夕集團(tuán)公司將安排各分管副總到子公司所在地拜訪當(dāng)?shù)刂匾I(lǐng)導(dǎo)。為了做好此工作，各子公司于春節(jié)前45天（一個(gè)半月）將需要集團(tuán)公司拜訪的人員名單反饋至集團(tuán)辦公室，以便于集團(tuán)辦公室根據(jù)名單安排小禮品及公司領(lǐng)導(dǎo)的行程。集團(tuán)辦公室提前與禮品公司聯(lián)系，訂做小禮品，以備到子公司拜訪時(shí)使用。