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1、土特產集團采購部門產品管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 編號XX0101集團采購部管理制度部門采購部版本10日期XX-01 -01制作復核核準一、 采購計劃與預算制定目的：為制定集團采購計劃，配合集團預算制度的推行，特制定本規章。適用范圍：本集團月度采購計劃與資金預算，悉依本規章處理。1、 采購計劃l 月度常規物品采購計劃，集團集中采購計劃。l 預估常規用品階段用量、交期、防止斷貨。l 避免庫存過多、資金積壓、存儲空間浪費。l 配合營運、銷售計劃之達成。l 配合集團資金運用、周轉。l 匯總各種物料、物品之需求2、計劃。2、采購預算l 采購部負責匯總次月部門總部、區域的辦公用品、差旅、交通、運輸等費用預算編制。l 采購預算應以月度付款為編制依據。l 預算應考慮除申請部門外的安全庫存儲備，符合月度消耗周轉率為目標。l 預算應考慮集中采購、區域采購的優劣和市場單價趨勢。l 預算應考慮采購前置期、付款方式、庫存狀況，并依據集團財務預算作業制度。二、 采購方式制定目的：規范采購方式，優化采購流程，使之有章可循。適用范圍：凡本集團的物品采購方式，除另有規定外，悉依本規章辦理。1、采購部根據下列因素確定最有利的采購方式：l 物品使用狀況l 物品需求數量l 物品需求頻率l 市場供需狀況l 采購經驗及價格l 集團財務制3、度2、采購方式l 集中、合約計劃采購常規通用性物品，以集中采購較為有利，選定供應商后，議定價格及相應條件，辦理合約或協議采購，以確保物品供應來源，簡化區域采購工作，降低集團采購成本。l 招標、采購經常使用或大宗物品，采購部事先擬定采購的條件及要求，有意向性的邀請廠商參與投標。由集團采購部組成招標小組，按照規定的程序和標準一次性的從中擇優選擇交易對象，并提出最有利條件的投標方簽訂協議等過程。整個過程力求公開、公正和擇優。l 一般采購除以上兩種采購方式，區域采購員依據集團相應申請程序辦理詢價、議價，參照月度預算進行區域采購。3、請購、采購l 具體流程參照采購流程圖進行操作。三、 訂購流程制定目的：4、為落實物品采購管理，確保采購工作順暢，特制定本規則。適用范圍：本集團物品的訂購、采購管理業務。 具體流程參照附件采購工作程序四、 采購品質管理制定目的：規范采購過程的品質管理規定，使之有章可循。適用范圍：本集團物品采購、驗收等過程的品質管理，悉依本規章執行。品質管理規定l 文件資料要求請購部門予以明確填寫請購物品的有效名稱、單價、數量、規格、技術要求。l 合格供應商的選擇合格供應商一般要求符合下列條件：A 經本集團供應商調查、考核，列入合格供應商名列。B 提供的商品經本集團使用，確認合格。C 類似物品以往采購記錄良好。D行業內有一定知名度。l 進貨驗收的規定跟進并確定供應商是交貨日期，確認物料5、規格、數量，進行抽樣檢驗，確認交貨品質是否符合品質、使用要求，開具驗收單。發生短缺，予以更正數量，并及時聯系供應商索要或索賠。對檢驗不合格的物品退回供應商處理。五、 采購價格管理制定目的：確保高品質低價格，從而達成降低成本的宗旨，規范采購價格審核管理，特制定本規章。適用范圍：各種物品采購時，價格的審核、確認，參照本規章處理。價格審核規定l 報價依據由請購部門提供物品的規格參數，作為采購部成本分析的基礎，也可作為供應商報價的依據。非常規物品，可由采購部提供樣品，確認可用后，予以報價。l 價格審核非常用物品區域采購員應挑選三家以上供應商作詢價、比價、議價依據。OA申請物品審核價格后按流程填報參考價6、格，呈集團分管領導審核批準。l 價格調查區域采購員應定期分析物品使用情況、價格，作為降低成本依據。同品質、同價格條件下，采購優先于原合格供應商合作。采購數量或頻率明顯增加時，應提示集團采購部并盡可能要求供應商適當降價。六、 采購交期管理制定目的：為確保采購物品的交貨期限，使交期管理更為順暢，特制定本規章。適用范圍：本集團采購物品的交期管理，悉參照本規則執行。交期管理規定l 確保交期的重要性交期管理是采購員的重點工作之一，其目的是必要的時間，為會所提供運營所必需的物料，以保障會所達成合理運營的目標。l 交期延遲與提前太多的影響延遲交期將導致部門斷貨，影響效率；因斷貨而采用替代品可能導致成本增加或7、品質降低；影響部門之間工作互相配合；應提前同會所溝通，以免提前太多導致庫存成本增加、囤積、空間不足； l 交期延遲的原因供應商自身能力與管理原因，采購員未及時跟進，其他部門提供前置時間不足，資料不全，訂貨數量少，訂貨次數頻繁等。七、 采購付款方式制定目的：說明采購付款方式，使之有據可依。適用范圍：本集團物品采購付款方式，均參照本規章辦理。1、付款方式一般的方式有：一次付款、定期付款、分批付款。一次付款：經過市場調研后，確定合適供應商后一次性付全款采購物品，適用于區域申請的非常規無庫存或采購頻率低的物品。定期付款：根據同合作供應商約定結款日期，周期性進行結款，適用于集團與區域常規類有庫存物品采購8、，節約流動資金使用頻率，方便不合格貨物的退換，靈活性較強，但局限于物品種類與數量。分批付款：一般多適用于訂貨及外加工類商品，以合同或協議約定付款次數及日期。2、具體付款條件詳見附件采購工作程序八、 采購績效評估制定目的：為提高采購人員的工作熱情，提升各項采購績效，特制定本制度。適用范圍：本集團采購部門內部的績效評估，具體參照人資部門制度執行。1、采購績效評估方法l 評估目的A 確保采購目標的達成。B 有效控制及降低成本的依據。C 作為個人或部門的獎懲參考之一。D提高采購人員的工作積極性。l 績效評估的指標應以時間績效、品質績效、數量績效、價格績效、效率指標作為考核尺度。具體參照集團人力資源部員9、工績效考核管理權責單位l 采購部經理負責本規章的制定、修改、廢止的起草工作。l 集團行政總監負責本規章制定、修改、廢止的核準。附件：采購工作程序采購工作內容是從收到申請部門月度預算計劃開始進行，按集團采購職責及物品種類分發采購計劃。由采購員核對請購內容，開始辦理詢價、訂貨、借款、采購及入庫流程。非常規物品做市場調研后由至少三家合格供應商報價，整理報價資料后報采購經理審核后實行采購。預算內大宗物品由集團采購部考評采購數量、總額等綜合因素制定集中采購計劃；、詳細業務程序及要點如下： l 采購工作程序及要點程 序要 點接 件 分 發1、核對物品申請單采購內容是否清楚、明確2、物品請購須在規定日期內提10、報（預算下發3日內）3、按計劃分配原則分發采購物品單，指定經辦人。4、 4、 4、急件優先分派辦理，須加注“加急”字樣。 5、無法于需用日期辦妥物品須及時聯絡請購部門6、物品申請單須符合請購標準，財務預算制度。 詢 價1、充分了解請購物品的品名、規格、數量及要求。2、向供應商詳細說明品名、質量要求、數量、規定、交貨期、地點、付款辦法，并確定售后及相關服務，質保年限。3、詢價對象依照廠商、代理商、經銷商順序選擇。4、同規格物品至少向三家供應商詢價5、選擇詢價方式，有否其他較有利的代用品6、應提供同規格，不同品牌做比較7、確認各供應商報價方式、規格、采購條件一致8、新增供應商產品，是否需經檢驗試用11、9、確屬貨源緊張、獨家代理、專賣品等特殊情況，不受第5條所限比 價、議 價1、廠商的供應能力是否能按期交貨、質量確認，是否屬實力并可靠的供應商2、篩選兩家供應商進行交互議價3、其他經銷商價格是否較低，價格上漲下躍有何因素4、經成本分析后，設定議價目標5、是否必要向供應商索取資料比較6、議價時應注意品質、交期、售后服務7、是否必要開發其它廠商或其他有利替代品，如與請購規格不同屬代用品時應同請購部門確認后方可議價8、專業用品應會同使用部門共同議價9、議價的供應商應屬篩選后的合格供應商。呈 核、核 準1、預算內請購物品依集團核準權限呈核。2、預算內2000元以上物品采購核準權限，均應先經采購經理審核12、，呈總監裁核準，預算外新增物品報價應先由采購經理審核后，再報請購部門預算外申請。訂 購1、大宗物品需預付訂金不得高于30%，特殊、緊缺物品等應簽定買賣合同。2、向供應商確認價格、交期、質量、數量、地點等條件3、分批交貨須提前聯絡請購部門，確認交期及儲備空間。4、外地訂購以電話、傳真、E-mail形式向供應商訂購并確認交期，通知財務部匯款。5、外地訂購須應提前充分了解廠商資料屬合法、正規供應商。催 交1、約交日期前應定期跟進、確認交貨期2、無法于約交日期交貨時，聯絡請購部門并制定相應措施，并列入交貨期異常計劃內催辦。3、已逾約交貨日期尚未到貨者加緊催交。4、辦理退匯及法律手段解決。付 款、驗 收1、發票抬頭及內容是否相符2、發票金額與采購價格是否相符3、有否存在預付款或其他退換貨4、是否需要扣款5、是否符合結款條件、約定時間內付款6、交貨內容是否與約定相符7、交貨時是否存在損壞，損壞應第一時間同廠商溝通解決方式。發 貨、提 貨1、貴重物品須保價2、提貨前核準運費3、核準到貨日期4、校對貨單填寫5、校對貨單與物品、數量、外觀是否相符6、根據時限需求及物品體積，確定運輸方式九、本作業實施細則 本規定自XX年01月01日起執行。 本規定由集團采購部負責解釋。