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1、地產公司合同管理部動態監管制度及工作職責編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄一、合同管理部組織架構圖2/27二、合同管理部在崗人員編制表3/27三、合同管理工作流程指引4/27四、自營項目合同管理流程圖5/27五、聯營項目合同管理及工程款審批流程圖6/27六、合同資料調閱流程圖7/27七、合同管理部工作職責8/27八、合同管理部崗位職責10/27九、合同管理部日常工作規范13/27十、關于合同管理部工作的規定15/27十一、合同管理部工作表單 18/27有限公司合同管理部組織架構圖部門經理資金管理員（1N人）主要2、職責：1、處理撥付工程款的報批流程，并將數據錄入工程合同動態監管表中。2、部門內部其他工作。合同管理員（1N人）主要職責：1、對合同及合同相關資料的收集、跟蹤、歸檔及辦理相關報批流程，按時制作收款月報表等資料。2、部門內部其它工作安排合同管理部在崗人員編制表職務姓名直屬上司職責部門經理商務副總全面負責合同管理部工作合同管理員部門經理對合同及合同相關資料的收集、跟蹤、歸檔及辦理相關報批流程，按時制作收款月報表等資料。資金管理員部門經理處理撥付工程款的報批流程，并將數據錄入工程合同動態監管表中。合同管理工作流程指引中標通知書簽訂合同書回收合同、設計圖紙、中標通知書及招投標的相關信函文件。合同未返回3、的，采取扣留工程款措施。合同執行項目竣工期項目結束后所有合同資料（包含中標通知書、合同、竣工驗收、收函發信、簽證文件、竣工圖紙、工程照片、結算資料）收集封存合同結算注：對于未發中標通知書或未簽訂合同直接進場的特殊項目，則按實際情況參照本流程圖操作，以收回合同相關資料為最終目的。自營項目合同管理流程圖自營合同管理辦理自營合作項目合同的蓋章審批流程合同蓋章完畢即可發出（寄往甲方或項目部），如果全部責任方都蓋章的合同須至少留存一份合同原件編號歸檔辦理項目部進度款催收及工程結算資料的蓋章審批流程對已發出合同及合同相關資料歸檔進行后期跟蹤（竣工驗收資料、結算資料、圖紙、工程照片）對返回的合同及合同相關資4、料進行編號歸檔，并掃描發郵件給公司內部指定人員后續合同管理動態監管工作對工程管理中心總經辦反饋的售后維修，轉發給相關項目負責人聯營項目合同管理及工程款審批流程圖工程款審批流程合同管理流程資金管理員收到財務部發來已由會計簽字的工程款進帳單（設計費除外）后，開始制作工程款撥付單并簽名經營部在合同審批手續辦理完成后將合同及審批表交由合同部統一編合同號（印章管理員見到有合同編號和審批表才蓋章）合同管理部經理對工程款撥付單進行復核并確認簽名合同部按合同編號的唯一性將對應的合同基本信息錄入合同動態管理系統會計復核確認工程款進帳及應收、應付金額的準確無誤后并簽名對已蓋章發出合同歸檔并進行動態跟蹤，按月制定合5、同管理情況報告表及自營項目回款月報表質安部經理對該工程款所屬項目的質量、安全、進度、人工費及材料款支付等相關方面進行核定把控并確認簽名合同相關資料的歸檔管理（向質安部、經營部索要竣工驗收資料、結算資料、圖紙，也可以直接向項目經理索要）財務總監對工程款項的撥付確認并簽名對返回合同及相關資料按項目分類編號歸檔，匯總成合同動態項目歸檔清單將工程項目結算金額錄入工程動態監管表的對應項目監事對工程款項的撥付確認并簽名后續合同動態監管工作市場營銷中心總經理對工程款項的撥付確認并簽名 合同資料調閱流程圖合同資料調閱自營合同資料（外部調閱，須辦理借條）聯營合同資料（外部調閱）合同調閱人提出申請（合同借閱審批單6、）合同調閱人提出申請(借閱審批單并交押金)合同部經理簽字(公司內部借閱，合同部經理批準即可)合同部經理簽字(公司內部人員借閱，合同部經理批準即可)商務副總批準或者市場營銷中心總經理批準商務副總批準同意借閱流程完畢（合同資料可調閱）流程完畢（合同資料可調閱）借閱合同文件收回后，及時核銷借條借閱合同文件收回后，及時核銷借條如借閱文件丟失每份賠償1000元，由借閱人承擔。如借閱文件丟失每份賠償1000元，由借閱人承擔。合同管理部工作職責一、負責公司所有工程項目合同的管理工作1、負責辦理合同蓋章的報批流程；2、負責對自營及聯營已蓋章發出工程合同的回收工作；3、對返回合同及相關資料進行編號、歸檔；4、負7、責對合同及相關資料的信息化管理；5、每月呈報合同管理情況匯總報告表；二、負責聯營項目工程款撥付的報批流程（與合同管理工作相結合）1、負責工程款撥付單的制作；2、負責對工程款與對應合同歸檔情況的信息檢索并作出相關措施；3、負責辦理工程款撥付單的報批流程；4、將對應工程款信息錄入工程合同動態監管表；三、負責對合同相關資料的維護及安全保管工作1、對已歸檔合同及相關資料做好防盜、防塵、防火、防水工作；2、對文件儲存柜實行日常檢查及維護；3、負責對合同等相關資料的保密工作；四、負責對合同相關資料的歸檔管理1、負責合同相關資料進行對應合同的關聯整理。2、負責對合同相關資料進行分類、編號、歸檔。3、對合同相8、關資料的歸檔信息實現用電腦信息化管理的過程。五、處理返回資料的內部通知傳閱工作1、中標通知書歸檔后及時掃描發送郵件給公司內部指定人員；2、合同原件歸檔后及時掃描發送郵件給公司內部指定人員；3、結算資料歸檔后及時掃描發送郵件給公司內部指定人員；六、負責對合同及相關資料的調閱管理1、負責辦理調閱審批流程；2、負責追返調閱的合同及相關資料；3、負責辦理收取及退還調閱資料的押金手續；七、處理合同項目結算資料的報批流程，對結算資料上的結算金額對應關聯合同并錄入相關信息八、依托對工程款的監管來監督合同履行情況：1、發現問題第一時間報告上級領導，以維護公司的權益與信譽；2、對3個月內合同未返回、3個月內未到9、工程款的項目，以文件形式告知相關職能部門（經營部、質安部）以提出警示，由職能部門負責后續跟進，如發生法律糾紛的合同項目由法務部處理。九、協助其他部門對本部門管理的合同及相關資料復印、掃描工作；崗位職責部 門合同管理部崗位名稱部門經理編 號HT001直接上級工程管理中心商務副總編制日期2013-6直接下級合同管理員、資金管理員工作概要負責監督、跟進公司合同管理及工程款支付報批工作，主持本部門的全面工作，編制合同管理部管理規范，調動部門人員的工作積極性，做好與公司各中心、各部門的溝通協調工作。崗位職責/工作清單1、 對合同管理部進行全面組織建設管理；2、 對合同管理歸檔進行統籌規劃與安排；3、 檢10、查監督工程款撥付工作；4、 對工程合同動態監管表進行實時監管；5、 對調閱合同相關資料進行必要把控；6、 對合同歸檔進度進行周期檢查并安排落實；7、 與客戶作必要的溝通協調；8、 促進部門人員工作的積極性；9、 與其它部門工作上的協調與溝通；10、 編制部門工作規范；11、 完善部門的管理制度；12、 負責對公司領導作周期性工作報告；13、 貫徹落實國家、地方的政策、法律、法規及公司管理制度；14、 落實公司領導交代的其它工作任務；崗位職責部 門合同管理部崗位名稱合同管理員編 號HT002直接上級合同管理部經理編制日期2013-6直接下級無工作概要協助部門經理做好部門內部工作。崗位職責/工作清11、單1、負責自營合同的蓋章審批流程工作；2、負責把蓋完章的合同發出給到項目部或甲方；3、負責對已蓋章合同及相關資料信息錄入工程合同動態監管表；4、負責對合同及合同相關資料的收集、追返工作；5、對返回合同及相關資料進行編號、歸檔、保管；6、對未返回合同及資料的項目進行電話跟進并做好跟蹤記錄；7、辦理項目進度款申請的蓋章審批流程工作；8、辦理結算資料的蓋章審批流程工作；9、辦理合同及相關資料的調閱管理；10、對歸檔前的自營合同進行掃描并發郵件給相關部門及領導；11、辦理竣工驗收與結算資料的蓋章審批流程；12、；每周五對簽訂合同（包含自營及聯營）量進行13、做好本部門工作周總結及下周工作計劃報給部門經12、理14、做好合同管理情況月報表給到部門經理做風險評估15、做好合同及相關資料的后期維護工作；16、落實部門經理安排的其它工作任務；崗位職責部 門合同管理部崗位名稱資金管理員編 號HT003直接上級合同管理部經理編制日期2013-6直接下級無工作概要協助部門經理做好部門內部管理工作。崗位職責/工作清單1、負責聯營項目工程款撥付的審批流程工作；（按規定稅管費票標準）2、負責聯營項目設計費設計發票開具的審批流程辦理；（按規定稅管費票標準）3、負責對自營項目月報表完成的前期工作（與項目上溝通關于進度與款項申請情況）；4、負責與財務部會計對接每個月的出單情況；5、對聯營項目到帳及出撥付單情況按周進行統計13、報給部門主管；6、對聯營項目工程款及管理費按年度統計報給部門經理；7、辦理項目發票或收據的收寄工作并做好記錄；8、負責協助其他授權部門對項目到帳情況的查詢工作。9、按月對財務部開出收據與實際到帳工程款進行核銷；10、負責在審批款周時進行對應項目合同的返回情況進行檢查并在撥付單上做好備注。11、負責在審批款項時對當前款進行初步風險檢視，有異常情況及時向部門經理匯報。12、把售后維修信息的及時通知到項目責任人；13、負責本部門郵箱郵件的及時收發工作，特殊郵件須向部門經理匯報。14、落實部門經理安排的其它工作任務；合同管理部工作規范序號自營工作聯營工作1負責自營合同的蓋章審批流程工作并將蓋章信息即時14、錄入合同管理監管表、并把蓋完章的合同發出到相應項目部或甲方在聯營項目蓋章時進行合同編號，并做好相關記錄備查。2負責將自營合同及相關資料信息錄入工程合同動態監管表負責將已經蓋章的聯營合同信息錄入工程合同動態監管表3負責對自營合同進行后期跟進，與相關項目人員溝通合同及相關資料的返回，確保資料歸檔的完整性負責對聯營合同進行后期跟進，與相關項目人員溝通協調合同及相關資料的返回，確保資料歸檔的完整性4對返回的自營合同及相關資料按制度規定格式將資料進行編號后整理歸檔，入柜。對返回的聯營合同及相關資料按規定格式將資料進行編號并整理歸檔，入柜。5對未返回的自營合同及資料與相應項目責任人進行電話跟進并做好跟蹤記15、錄對未返回聯營合同及資料的項目進行電話跟進溝通并做好跟蹤記錄。6辦理自營項目進度款申請的蓋章審批流程工作辦理聯營項目工程款的撥付報批流程，對特殊情況及合同返回情況進行備注提示，將撥付單按月整理成冊。7辦理自營結算資料的蓋章審批流程并對結算資料進行催返存檔將聯營項目的結算金額錄入監管表，并催返結算資料及竣工資料存檔8對歸檔前的自營合同及中標通知書進行掃描并發郵件給相關部門及領導配合聯營客戶對工程款的查詢與核對工作（客戶核對人員必須為客戶本人或者客戶指定的委托人）9每天必須登陸本部門郵箱，查收郵件，并做出相應的處理工作。按月對已開出工程款收據項目進行核銷，發現開具收據長時間未進帳的，將情況向部門經16、理報告10對返回的自營合同資料做好交接記錄對返回的聯營合同資料做好交接登記資料11對合同項目資料的借調做好登記工作對合同項目資料的借調做好登記工作12做好自營項目收款月報工作并報部門經理審核按周、月度統計聯營合同報告給部門經理13跟蹤落實本部門傳真、電話、郵件的收發工作并將售后維修信息及時通知到項目責任人跟蹤落實本部門傳真、電話、郵件的收發工作并將售后維修信息及時通知到項目責任人14做好對合同及相關資料的后期維護工作做好對合同及相關資料的后期維護工作15落實部門經理安排的其它工作任務協助部門經理做好其它日常工作16做好與其它職能部門的配合工作做好與其它職能部門的配合工作注1：由于合同整理工作量17、巨大，由部門同事齊心合作整理。按先完成時效性工作再整理往年合同的原則，合理的安排自己的工作先后順序。注2：工程款的撥付工作要特別注意：來公司辦理款項者是否為簽訂合同的項目責任人。注3：在工作中有特殊情況的要即時向經理匯報；關于合同管理部工作的規定一、目的為加強公司工程合同管理的工作，實現對工程合同履行過程中資金管控的動態監管，有效地保證和維護公司的權益，增創經濟效益，特制定本規定。二、合同與資金管理的工作范圍 （一）合同管理工作范圍：指公司自營項目簽訂的工程合同及相關資料、市場營銷中心（包含經營部門與區域部門）簽訂的工程合同及相關資料。 （二）資金管理工作范圍：指工程合同簽訂后發生的與合同相關18、的資金往來。 二、合同及相關資料的收集（一）合同及相關資料的解釋本規定所稱的合同及相關資料包括但不限于：報價資料、合同、圖紙、竣工驗收資料、結算資料等與項目相關的有保存價格的文件。（二）合同及相關資料的收集1、由經營部在簽訂合同時告知合同項目的責任人，合同及相關資料須交回公司存檔，提醒項目責任人按期交回，并且資料的及時交回與工程款的撥付會產生關聯。2、由質安部在項目管控過程中收集合同相關資料再交合同管理部進行匯總整理、編號、歸檔、保存。3、自營項目工程合同及相關資料的返回由合同管理部與各項目負責人溝通追返。4、合同管理部在后期對合同進行管理時對未返回合同及相關資料作后期的跟進，與經營部、質安部19、協調催返或與項目責任人聯系落實具體工作。（三）合同及相關資料的整理與保管1、合同及相關資料的整理原則：保持合同資料的有機聯系，并區分不同價值文件，不同的保管方式和利用率，以便后期管理。2、合同及相關資料的分類：圍繞以主體合同為中心，按以下表格大類包括但不限于表格內容為分類標準：分類合同類圖紙類工程關鍵資料類電子信息類文件名稱中標通知書、合同、合同附件、補充協議等施工圖、竣工圖報價、竣工驗收資料、結算資料工程圖片、報價等保存年限5年3年5年3年3、合同及相關資料的編號示例說明合同類編號說明編號示例卷宗編號說明卷宗號示例合同按工程管控“GCGK”+年份+合同排序號GCGK20130001合并卷宗，20、卷宗號按按工程管控“GCGK”+編號GCGK0001中標通知書GCGK20130001-1合同附件GCGK20130001-2補充協議GCGK20130001-3報價GCGK20130001-4竣工驗收資料GCGK20130001-5結算資料GCGK20130001-6。圖紙類編號說明編號示例卷宗編號說明卷宗號示例施工圖按工程管控“GCGK”+年份+合同排序號+圖紙編號GCGK20130001T1合并卷宗，卷宗號按按工程管控“GCGK”+T+編號GCGKT001竣工圖GCGK20130001T2效果圖GCGK20130001T3。電子信息類編號說明編號示例卷宗編號說明卷宗號示例工程圖片（電子信21、息）按工程管控“GCGK”+年份+合同排序號+圖片或者報價GCGK20130001圖片光盤文件貼標簽保存、電子傳輸信息在電腦上按照合同編號建立文件夾特殊物品保存需要用到消磁柜報價（電子信息）GCGK20130001報價4、合同及相關資料的保管1、卷宗存放卷宗（文件盒）文件上柜（架）采用豎放的形式，按照卷宗（文件盒）順序號排列，并從上到下，從左到右的的順序保持卷宗文件的聯系。2、大型圖紙的存放施工圖和竣工圖紙的保存可采用平鋪或者卷放。平鋪，即平鋪在文件柜儲存。卷放，即將圖紙文字面向內卷，圖紙圖簽在右下角或右上角，由右邊往左邊按套或按卷卷起來存放在檔案柜或檔案架上。3、電子信息的保管對于收到電子信22、息類文件的保管，在電腦上建立存儲信息文件夾，存儲電子信息時需要同時做好備份工作。三、合同動態管理1、根據合同項目工程款的收取情況，結合工程合同動態監管表，在制作工程款撥付單時對合同履行過程進行風險防控提醒。2、工程款撥付時須結合合同及相關資料的返回情況，對返回資料嚴重缺乏的項目款項審批采取必要的措拖。3、在合同動態監管過程中遇到特殊情況或者存在嚴重問題的以報告形式上報公司領導。4、自營項目在每周四須出具“完工及在建工程項目回款情況表”給到商務副總、工程管理中心總經理及董事長。5、聯營項目半年度上報一次“工程合同動態監管表”給到商務副總、營銷中心總經理、監事、董事長。四、附則1、本規定解釋權歸有23、限公司；2、以前文件若與本規定內容相抵觸的，以本規定為準。合同管理部工作表單u 工程合同動態監管表u 合同資料調閱登記表u 完工及在建工程項目回款情況表u 合同返回交接登記表u 結算資料登記表u 項目資料移交清單u 合同借閱審批單u 合同借閱審批單u 工程款撥付單工程合同動態監管表 金額單位：元序號合同性質合同編號發包方工程信息監理單位信息項目負責人信息合同蓋章日期合同歸檔日期開工日期竣工日期項目報價合同 造價結算 價格工程款到賬應收 工程款合同工程歸檔日期（以移交檔案室日期為準）保修截止日期合同履約過程中重要事項記載聯營自營 單位名稱聯系電話聯系人項目名稱工程地點監理名稱負責人電話姓名身份證24、號電話住址費率%本年累計合同及附件工程函圖紙工程照片竣工文件結算書合同資料調閱登記表序號聯營自營合同編號名 稱調閱事由及用途調閱人簽名調閱時間預計歸還時間借出經手人（簽名）歸還者簽名及日期收回經手人（簽名）備注123456789制表： 歸檔部門：合同管理部 完工及在建工程項目回款情況表 單位：萬元（自營項目） 日期：201 年 月 日序號工程名稱工程地點竣工日期/工程狀態保修截止日期合同金額結算資料提交情況結算金額本周 收款累計已收款收款 比例應收款負責人合同付款方式近期跟蹤情況本周跟蹤情況1234567891011121314合同返回交接登記表序號合同編號合同項目名稱合同造價移交人接收人交接25、時間備注1234567891011結算資料登記表序號關聯合同編號合同項目名稱合同價結算定價移交人（簽名）接收人（簽名）交接時間備注1234567891011 項目資料移交清單 工程名稱：序號文件名稱數量（份）備注12345678910111213141516接收人：移交人：部門：部門：日期：日期： 合同借閱審批單 有限公司：茲借閱合同管理部關于 項目相關原件資料 繳納借閱押金￥： 人民幣（大寫）： 并對所借閱文件資料的完整性負責，做到不涂改、不劃線、不調換、不遺失等不損壞或改變資料原則，并保證及時歸還借閱資料，如未能及時歸還或者損壞所借資料嚴重，本人愿意用押金抵償。特此承諾。借閱人簽名： 借 26、閱 時 間： 年 月 日合同管理部經理：商務副總：總經理審批：自愿繳納借閱押金。合同借閱審批單 有限公司：茲借閱合同管理部關于 項目相關原件資料 本人保證對所借閱文件資料的完整性負責，做到不涂改、不劃線、不調換、不遺失等不損壞或改變資料原則，并保證及時歸還借閱資料，如未能及時歸還或者損壞所借資料嚴重，本人愿意貴司在本人負責項目工程款中扣取賠償金人民幣：1000.00元。特此承諾。借閱人簽名： 借 閱 時 間： 年 月 日合同管理部經理：商務副總：總經理審批：借閱人有項目在建的情況使用本表 編號（ ）工程款撥付單進帳日期：年 月 日本單提示: 稅費%管費%合計%項目經理姓名年 月 日付款單位合同27、價第 期工程款合同簽訂日期: 年 月 日本期工程款累計工程款本期稅管費累計稅管費本期可用工程款（大寫）人民幣整小寫0.00 制單人會 計確認人 領款人質安部 經 理保險費扣除 是 否合同部經理財 務 總 監監 事出 納特別提示: 1、質安部負責審核項目資料是否返回。簽訂合約：內承協議2、會計應確認到帳、應收、應付金額準確無誤。勞動合同3、出納應對以上所有數據作最后確認，無誤方可出帳。勞務分包協議備注： 編號（ ）工程款撥付單進帳日期：年 月 日本單提示: 稅費%管費%合計%項目經理姓名年 月 日付款單位合同價第 期工程款合同簽訂日期: 年 月 日本期工程款累計工程款本期稅管費累計稅管費本期可用工程款（大寫）人民幣整小寫0.00 制單人會 計確認人 領款人質安部 經 理保險費扣除 是 否合同部經理財 務 總 監監 事出 納特別提示: 1、質安部負責審核項目資料是否返回。簽訂合約：內承協議2、會計應確認到帳、應收、應付金額準確無誤。勞動合同3、出納應對以上所有數據作最后確認，無誤方可出帳。勞務分包協議備注： 編號（ ）付款申請書年 月 日收款單位付款金額（大寫）人民幣：小寫付款方式支票 轉帳 現金實付金額開戶銀行帳 號付款事由制單人會 計 復 核財務總監監 事出 納領款人領導審批