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1、地產(chǎn)企業(yè)集團(tuán)國(guó)內(nèi)員工借支及預(yù)付款管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): XX集團(tuán)(中國(guó))員工借支及預(yù)付款管理制度本規(guī)范由集團(tuán)財(cái)務(wù)資金部制定并負(fù)責(zé)解釋?zhuān)约瘓F(tuán)財(cái)務(wù)資金部負(fù)責(zé)人簽發(fā)起，開(kāi)始實(shí)施。一、目的 為加強(qiáng)集團(tuán)員工借支、備用金及預(yù)付款的管理，防范風(fēng)險(xiǎn)，明確員工借支、備用金及預(yù)付款業(yè)務(wù)流程及操作規(guī)范，完善集團(tuán)內(nèi)部控制制度，特制定本制度。 二、適用范圍 本制度適用于XX集團(tuán)中國(guó)境內(nèi)的所有公司，包括集團(tuán)各職能中心、房產(chǎn)區(qū)域及項(xiàng)目公司、房地產(chǎn)以外的其他子公司（下面簡(jiǎn)稱(chēng)“子公司”）。 中國(guó)境外子公司根據(jù)各國(guó)實(shí)際情況另行制定限2、額標(biāo)準(zhǔn)。 三、定義 （一）員工借支：是指應(yīng)公司業(yè)務(wù)需要，員工個(gè)人向公司申請(qǐng)現(xiàn)金借支，用于辦理現(xiàn)金支付業(yè)務(wù)。以下情況適用員工借支： 1、差旅費(fèi)。簽訂相關(guān)協(xié)議，定期結(jié)算的交通費(fèi)、住宿費(fèi)等，不得使用現(xiàn)金結(jié)算。 2、交通事故處理賠款。僅適用于必須在交通執(zhí)法部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)支付的個(gè)人賠償款項(xiàng)。 3、訴訟賠償款。僅適用于必須在執(zhí)法部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)支付的個(gè)人賠償款項(xiàng)。 4、臨時(shí)、專(zhuān)項(xiàng)接待業(yè)務(wù)。簽訂相關(guān)協(xié)議，定期結(jié)算的餐費(fèi)、交通費(fèi)、住宿費(fèi)等，不得使用現(xiàn)金結(jié)算。 5、單筆交易金額500元以下，非采購(gòu)部經(jīng)辦的緊急零星購(gòu)銷(xiāo)業(yè)務(wù)。單筆交易金額100元以下，采購(gòu)部經(jīng)辦的零星購(gòu)銷(xiāo)業(yè)務(wù)。 6、政府規(guī)定，必須使用現(xiàn)金支付的行政規(guī)費(fèi)等。 7、3、單次金額小于2,000元，且必須通過(guò)現(xiàn)金支付的其他業(yè)務(wù)。 除上述情況外，日常業(yè)務(wù)支付須通過(guò)轉(zhuǎn)賬或支票，不得使用現(xiàn)金。超范圍使用現(xiàn)金支付的，財(cái)務(wù)資金部不予報(bào)銷(xiāo)，由此造成的損失由員工個(gè)人承擔(dān)。 （二） 備用金借支：是指應(yīng)公司現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)需要，備用適當(dāng)零鈔，用于日常現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)。備用金借支僅適用于出納、收銀員等現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)人員。 （三） 預(yù)付款：是指按合同或其他約定，在未取得等價(jià)的勞務(wù)或商品前，企業(yè)預(yù)先支付款項(xiàng)給其他單位或個(gè)人的行為。如：預(yù)付工程（材料設(shè)備）款、各類(lèi)行政規(guī)費(fèi)、租賃費(fèi)等。 四、借支及預(yù)付原則 （一）員工借支應(yīng)一事一借，一借一清，各類(lèi)借支及預(yù)付款嚴(yán)格遵守前賬不清，后賬不借的原則。 （二）4、各公司應(yīng)嚴(yán)格控制員工借支，財(cái)務(wù)資金部引導(dǎo)業(yè)務(wù)部門(mén)盡可能以預(yù)付款形式支付。若特殊情況確需員工借支的，應(yīng)充分列明理由，否則財(cái)務(wù)資金部有權(quán)拒絕員工借支。 （三）員工申請(qǐng)員工借支和備用金借支的，應(yīng)在薪酬發(fā)放所在公司申請(qǐng)，嚴(yán)禁跨公司申請(qǐng)借支，便于超期扣款。 五、累計(jì)未還借支余額 （一）員工借支： 1、集團(tuán)職能中心：集團(tuán)各職能中心累計(jì)未還借支余額不超過(guò)20萬(wàn)元，中心各部門(mén)額度由中心負(fù)責(zé)人分配。 2、(地產(chǎn))區(qū)域職能部門(mén)：區(qū)域所有職能部門(mén)（區(qū)域辦公室、區(qū)域營(yíng)銷(xiāo)中心、區(qū)域財(cái)務(wù)資金部等所有區(qū)域職能部門(mén)）累計(jì)未還借支余額不超過(guò)20萬(wàn)元，區(qū)域職能部門(mén)額度由區(qū)域總裁分配。 3、(地產(chǎn))項(xiàng)目公司：項(xiàng)目所有職能部門(mén)（含項(xiàng)5、目管理部、項(xiàng)目營(yíng)銷(xiāo)中心、財(cái)務(wù)資金部等所有項(xiàng)目職能部門(mén)）累計(jì)未還借支余額不超過(guò)20萬(wàn)元，項(xiàng)目職能部門(mén)額度由項(xiàng)目總經(jīng)理分配。 4、子公司：累計(jì)未還借支余額不超過(guò)10萬(wàn)元，各部門(mén)額度由公司負(fù)責(zé)人分配。 部門(mén)全體員工累計(jì)未還借支余額不超過(guò)部門(mén)借支總額度。部門(mén)負(fù)責(zé)人以外員工借支額度:每人累計(jì)未還借支余額不超過(guò)2萬(wàn)元，部門(mén)負(fù)責(zé)人借支額度:部門(mén)借支額度減部門(mén)全體員工借支余額。 （二）備用金借支：適用備用金借支的員工，累計(jì)未還備用金余額不超過(guò)3,000元。 六、借支期限： （一）員工個(gè)人及部門(mén)借支期限：業(yè)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際需要申請(qǐng)借支期限，部門(mén)負(fù)責(zé)人嚴(yán)格審核，避免集團(tuán)資金被個(gè)人占有。 交通事故處理賠償款、訴訟賠償6、款、租房押金借支最長(zhǎng)期限不得超過(guò)360天；其他借支最長(zhǎng)期限不得超過(guò)90天。 (二)備用金借支期限：借支期限為1年，每年年末辦理延期手續(xù)。員工離、調(diào)職的，需在備用金交還財(cái)務(wù)后方可辦理離、調(diào)職手續(xù)。 （三）預(yù)付款期限：合同約定或?qū)徟募鞔_期限的，按合同約定或?qū)徟募鞔_期限；合同未約定或?qū)徟募疵鞔_期限的，由預(yù)付款經(jīng)辦人簽字確認(rèn)票據(jù)返納時(shí)間，最長(zhǎng)期限30天。 七、審批授權(quán)及流程 （一）員工借支、備用金借支終審人。 1、集團(tuán)：集團(tuán)各職能中心負(fù)責(zé)人。 2、地產(chǎn)區(qū)域：區(qū)域總裁。 3、子公司：終審人參照各子公司審批授權(quán)。 （二）預(yù)付款終審人 預(yù)付款終審人參照各類(lèi)業(yè)務(wù)審批授權(quán)。 （三）員工借支、備用金審7、批流程 借支人填制“員工、備用金借支申請(qǐng)單”（詳見(jiàn)附表1-1） 部門(mén)負(fù)責(zé)人 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人 終審人。 （四）預(yù)付款審批流程 預(yù)付款審批流程參照各類(lèi)業(yè)務(wù)授權(quán)進(jìn)行審批。非線上審批的填制“XX集團(tuán)付款/預(yù)付申請(qǐng)單”（詳見(jiàn)附表1-2）,線上審批的，以線上審批文件為準(zhǔn)。 八、借支返還和延期 （一）員工借支票據(jù)返納 填制員工費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單或差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單（已啟用BPM報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的公司，直接發(fā)起B(yǎng)PM報(bào)銷(xiāo)流程），按費(fèi)用審批流程終審后，移交所屬公司財(cái)務(wù)資金部，并注明員工借支申請(qǐng)表單號(hào)、金額等相關(guān)信息，便于財(cái)務(wù)資金部核對(duì)。發(fā)票抬頭開(kāi)具的公司為費(fèi)用承擔(dān)公司。 （二）員工借支和備用金借支現(xiàn)金返還 將現(xiàn)金存入各公司財(cái)務(wù)資金部指定8、銀行賬戶(hù)，并注明員工借支申請(qǐng)表單號(hào)、金額等相關(guān)信息，便于財(cái)務(wù)資金部核對(duì)。 財(cái)務(wù)資金部應(yīng)開(kāi)具收款收據(jù)給還款人，還款人應(yīng)主動(dòng)向財(cái)務(wù)資金部索取現(xiàn)金返納收據(jù)，作為借支返還憑據(jù)。 （三）預(yù)付款票據(jù)返納 填制“XX集團(tuán)票據(jù)返納審批單”（詳見(jiàn)附表1-3），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后移交各公司財(cái)務(wù)資金部。 （四）借支延期 借支人員預(yù)計(jì)無(wú)法按期返還借支的，應(yīng)在借支到期日之前，填寫(xiě)“借支/ 預(yù)付延期申請(qǐng)單”（詳見(jiàn)附表1-4），經(jīng)終審人審核簽字后移交各公司財(cái)務(wù)資金部。 延期只能申請(qǐng)一次，且延期期限不超過(guò)借支最長(zhǎng)期限。 九、責(zé)任與義務(wù) (一) 借支填寫(xiě)要求 借支人填寫(xiě)員工借支申請(qǐng)單時(shí)，申請(qǐng)人員、所在部門(mén)、職務(wù)、聯(lián)系電話(huà)、申請(qǐng)9、日期、申請(qǐng)金額、借款原因、還款日期等事項(xiàng)填全。填寫(xiě)不全的，財(cái)務(wù)有權(quán)拒付。 （二）借支及預(yù)付款審核 財(cái)務(wù)資金部負(fù)責(zé)對(duì)借支和預(yù)付款金額、期限等進(jìn)行審核，對(duì)借支期限、金額等不合理的，應(yīng)要求借支人員提供相關(guān)證明材料和說(shuō)明，借支人員拒絕提供證明材料和解釋?zhuān)蜃C明材料或解釋不充分的，財(cái)務(wù)有權(quán)不予借支。 （三）借支使用監(jiān)督 各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)部門(mén)員工借支、備用金借支的使用和安全負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)監(jiān)督員工借支使用范圍是否與借支申請(qǐng)理由一致，是否挪作他用等違規(guī)行為。 一旦發(fā)現(xiàn)員工違規(guī)使用借支款的，應(yīng)及時(shí)上報(bào)給財(cái)務(wù)資金部，并要求員工3天內(nèi)返還借支。財(cái)務(wù)資金部定期通報(bào)違規(guī)使用借支員工情況，并建立違規(guī)使用借支員工黑名單，黑名單內(nèi)10、員工不得再申請(qǐng)借支。 （四）備用金不定期盤(pán)點(diǎn) 有備用金借支的部門(mén)，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)安排人員不定期盤(pán)點(diǎn)備用金（詳見(jiàn)附表1-5），每季度一次，并將部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名的盤(pán)點(diǎn)記錄表移交所屬公司財(cái)務(wù)資金部。 （五）離、調(diào)職員工借支及預(yù)付款歸還 員工辦理離、調(diào)職手續(xù)時(shí)，人力資源部應(yīng)要求員工提供部門(mén)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)資金部簽字確認(rèn)不存在應(yīng)還未還借支（包括該員工在集團(tuán)內(nèi)其他公司的借款）、不存在預(yù)付款未取得票據(jù)行為。存未還借支的，離、調(diào)職員工應(yīng)先歸還借支,再辦理離、調(diào)職手續(xù)。 預(yù)付款未取得票據(jù)的，應(yīng)列明清單和接替跟進(jìn)人員，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后移交財(cái)務(wù)資金部，以便財(cái)務(wù)資金部跟進(jìn)。 人力資源部未核實(shí)員工借支情況擅自辦理離、調(diào)職11、手續(xù)，造成員工借支及預(yù)付款無(wú)法追回造成損失的，依法人力資源部相關(guān)人員責(zé)任。 （六）超期還借支處罰 各公司財(cái)務(wù)資金部應(yīng)每月檢查是否存在超期未還員工個(gè)人借支情況，到期還款前10天，財(cái)務(wù)資金部應(yīng)簽發(fā)“個(gè)人借支催款通知書(shū)”（詳見(jiàn)附表1-6）通過(guò)BIP傳送給借支人，并抄送部門(mén)負(fù)責(zé)人。通知書(shū)中應(yīng)告知借支人自借支到期次日開(kāi)始按日0.05%罰款，按月計(jì)算，與借支本金一并在工資薪金中扣除。 超期30天借支人仍未返還借支的，財(cái)務(wù)資金部簽發(fā)“XX集團(tuán)個(gè)人借支扣款明細(xì) 表”（詳見(jiàn)附表1-7）通過(guò)BIP傳送給人力資源部，由人力資源部負(fù)責(zé)將扣款金額錄入工資系統(tǒng)，從當(dāng)月稅后工資中扣除，當(dāng)月稅后工資不足抵扣的，分月抵扣。同時(shí)12、，抄送借支員工本人及部門(mén)負(fù)責(zé)人，告知扣款事宜。 （七）借支損失責(zé)任 借支員工部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)借支催還，員工借支和備用金借支無(wú)法追回的，依法追究終審人和部門(mén)負(fù)責(zé)人責(zé)任，終審人或部門(mén)負(fù)責(zé)人離職的，移交集團(tuán)法務(wù)審計(jì)監(jiān)察中心處置。 無(wú)法追回的借支，終審人和部門(mén)負(fù)責(zé)人各承擔(dān)50%責(zé)任，財(cái)務(wù)資金部簽發(fā)“XX集團(tuán)個(gè)人借支扣款明細(xì)表”（詳見(jiàn)附表1-7）告知責(zé)任人，將從其個(gè)人工資薪金中扣除。由終審人和部門(mén)負(fù)責(zé)人自行向借支人追款。 （八）預(yù)付款損失責(zé)任 預(yù)付款經(jīng)辦人員由于不積極、疏忽等個(gè)人原因造成預(yù)付款無(wú)法取得票據(jù)或預(yù)付款損失的，給予經(jīng)辦人員預(yù)付款金額20%處罰。 經(jīng)辦人員離職的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人和終審人承擔(dān)20%的處罰。部門(mén)負(fù)責(zé)人和終審人都離職的，交由集團(tuán)法務(wù)審計(jì)監(jiān)察中心處置。（九）臺(tái)賬管理 各借支部門(mén)和財(cái)務(wù)資金部應(yīng)設(shè)立員工個(gè)人、備用金借支及預(yù)付款備查登記簿，用于登記員工個(gè)人、備用金借支及預(yù)付款信息(詳見(jiàn)附表1-8)。 十、生效時(shí)間 (一)本管理制度自發(fā)文之日起生效實(shí)施。 (二)本制度生效之日前發(fā)生的借支及預(yù)付款余額，不得延期，到期后必須清理，待全部清理后，XX集團(tuán)員工借支及預(yù)付款管理規(guī)范V2.0版自動(dòng)作廢。 (三)各區(qū)域、子公司，應(yīng)根據(jù)本制度原則和標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，結(jié)合區(qū)域、子公司實(shí)際情況，制定區(qū)域、子公司員工借支及預(yù)付款管理實(shí)施細(xì)則，報(bào)集團(tuán)備案。 十一、 附件 附表1：XX集團(tuán)員工借支及預(yù)付款管理制度樣表