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發(fā)電有限公司公文處理辦法及行文規(guī)則
發(fā)電有限公司公文處理辦法及行文規(guī)則.doc
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上傳人:職z****i 編號(hào):1123917 2024-09-07 6頁(yè) 44KB

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1、發(fā)電有限公司公文處理辦法及行文規(guī)則編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 公文處理辦法1目的使公司公文處理做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化、信息化。2范圍公司范圍內(nèi)的公文管理。3職責(zé)3.1公司綜合管理部是公文處理歸口管理部門,負(fù)責(zé)公司公文處理工作。3.2各部門負(fù)責(zé)管理范圍內(nèi)各種類型文件的起草,編制工作。4管理內(nèi)容與方法4.1公文種類決定 適用于對(duì)重大事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排,提出具體管理措施;規(guī)定、辦法 適用于對(duì)某項(xiàng)工作或活動(dòng)制定具體做法和要求;通知 適用于發(fā)布規(guī)章、章程、條例、規(guī)則;批轉(zhuǎn)所屬單位的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬2、單位的公文;要求辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng);任免和聘用干部;通報(bào) 適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或情況;報(bào)告 適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作,反饋情況,提出意見或建議,答復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn)。請(qǐng)示 適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求批示、批準(zhǔn);批復(fù) 適用于答復(fù)所屬單位請(qǐng)示事項(xiàng);函 適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,向其它業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等。辦理例行公事與應(yīng)急公務(wù)等,用“便函”;會(huì)議紀(jì)要 適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和一定事項(xiàng);意見 適用于對(duì)某些工作提出改進(jìn)措施和建設(shè)性意見;答復(fù)對(duì)方征求某項(xiàng)工作的意見;簽報(bào)、工作聯(lián)系單 適用于公司內(nèi)部部門之間協(xié)調(diào)聯(lián)系工作以及部門3、向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)請(qǐng)示工作。4.2公文格式4.2.1公文一般由發(fā)文單位、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、印章、附件、成文時(shí)間、主題詞、抄送單位等部分組成。發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱;聯(lián)合行文,主辦單位應(yīng)排列在前并編主辦單位發(fā)文號(hào);有保密要求的公文,應(yīng)根據(jù)保密程度,在公文首頁(yè)右上角標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”;緊急公文,應(yīng)根據(jù)緊急程度,在公文首頁(yè)右上角標(biāo)明“特急”、“急件”,緊急電報(bào)應(yīng)標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”;發(fā)文字號(hào)一般包括:代字、年號(hào)、序號(hào);聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。公文的發(fā)文字號(hào)一般標(biāo)注在發(fā)文單位之下,橫線上方居中;函件的發(fā)文字號(hào)標(biāo)注在橫線下4、方右側(cè);上報(bào)的公文,應(yīng)在橫線上方左側(cè)注字號(hào),右側(cè)注明簽發(fā)人,如有會(huì)簽單位,應(yīng)標(biāo)明會(huì)簽人姓名;公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確。簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容,并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類,標(biāo)題中一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題,除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為“通知”時(shí)可省略外,其它公文均可保留一級(jí)文種。如“轉(zhuǎn)發(fā)的通知”;公文如有附件,應(yīng)在正文之后、成文日期之前注明附件的名稱;公文除以會(huì)議紀(jì)要文頭紙印刷的會(huì)議紀(jì)要外,一律加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文時(shí),各單位都應(yīng)加蓋印章,蓋印順序應(yīng)與文頭單位排列相同;成文日期,以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文,以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出為準(zhǔn)。會(huì)議通過(guò)的文件,以通過(guò)日期為準(zhǔn),并在標(biāo)題之下、正文之前注明會(huì)5、議名稱和通過(guò)日期;公司發(fā)文應(yīng)標(biāo)注主題詞;上報(bào)的公文,應(yīng)在上級(jí)單位頒發(fā)的主題詞表中選擇合適的主題詞;標(biāo)注主題詞應(yīng)在規(guī)范的主題詞表中進(jìn)行選擇,不允許生造和隨意標(biāo)注;主題詞一般不超過(guò)五個(gè)詞組。4.2.2公文文字從左到右橫寫、橫排,用紙應(yīng)按國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型,左側(cè)裝訂,公文版頭格式統(tǒng)一由發(fā)文單位全程加“文件”二字(如“xxxx發(fā)電有限公司文件”、“中共xxxx發(fā)電有限公司委員會(huì)文件”),文件印制應(yīng)采用公司統(tǒng)一編制的公文模塊。4.3行文規(guī)則4.3.1行文關(guān)系,應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定:公司在職權(quán)范圍內(nèi),可以對(duì)所屬單位行文,可以向中國(guó)xx集團(tuán)公司、xx集團(tuán)華東分公司、省、市政府及所屬部門行文,并根據(jù)6、業(yè)務(wù)需要向無(wú)隸屬關(guān)系的單位行文;公司各部門之間一般不行文,也不得以部門名義對(duì)外行文,公司內(nèi)部有關(guān)工作可采用工作聯(lián)系單或簽報(bào);公司領(lǐng)導(dǎo)講話一般印發(fā)內(nèi)部情況通報(bào),不再行文。4.3.2一般不得越級(jí)行文。因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí),應(yīng)在寄發(fā)該文件時(shí)同時(shí)抄報(bào)被越級(jí)的單位。向下級(jí)單位的重要行文,應(yīng)同時(shí)抄送其直接上級(jí)單位。4.3.3同級(jí)單位、合作伙伴可以聯(lián)合行文。公司和分公司不得聯(lián)合行文。4.3.4請(qǐng)示的公文應(yīng)一文一事;一般只寫一個(gè)主送單位,如需同時(shí)送其它單位,應(yīng)采用抄送形式,但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位;業(yè)務(wù)性、時(shí)效性較強(qiáng)的公文,在報(bào)請(qǐng)上級(jí)或業(yè)務(wù)部門審批的同時(shí),可抄送有關(guān)單位。4.3.5報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。除7、領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)外,請(qǐng)示類公文不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。4.4公文辦理4.4.1收文辦理收文一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。.1擬辦凡需辦理的收文,按行政和黨務(wù)類別,分別由綜合管理部提出擬辦意見,根據(jù)輕重緩急和專業(yè)分工,送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批,或直接送有關(guān)部門辦理;涉及幾個(gè)部門共同辦理的文件,擬辦時(shí)確定主辦部門,由主辦部門商有關(guān)部門會(huì)辦;對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍、不適宜由本部門辦理的,應(yīng)迅速退回綜合管理部重新擬辦并說(shuō)明理由;各部門通過(guò)會(huì)議或其它渠道收到的主送公司的各類公文,都應(yīng)按黨政類別先交綜合管理部收文,由綜合管理部按公文辦理程序進(jìn)行流轉(zhuǎn);凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)和8、各部門傳閱的文件,行政文件由綜合管理部組織傳閱,黨委文件由黨委有關(guān)部門組織傳閱,部門之間不得橫傳。.2辦理承辦部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間(14天)內(nèi)抓緊辦理文件,急件隨時(shí)辦理。特殊情況下在時(shí)限內(nèi)辦理確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)向綜合管理部或黨委有關(guān)部門說(shuō)明。部門主要負(fù)責(zé)人和文書人員因公外出,應(yīng)授權(quán)其他領(lǐng)導(dǎo)和人員辦理文件,不得由此造成文件積壓、拖延;上級(jí)部門、地方黨委和政府要求公司辦理并報(bào)告辦理結(jié)果的批示件和征求意見稿,應(yīng)作為急件辦理,由綜合管理部或黨委有關(guān)部門送公司領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)有關(guān)部門在規(guī)定時(shí)限內(nèi)提出書面意見,經(jīng)綜合管理部或黨委有關(guān)部門核稿并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后正式向外報(bào)送。.3催辦對(duì)需要辦理的重要和有時(shí)限要求的文件9、,按黨政類別分別由綜合管理部和黨委有關(guān)部門負(fù)責(zé)催辦,各部室應(yīng)積極配合。對(duì)公文的辦理情況,納入本部門考核。4.4.2發(fā)文辦理.1擬稿符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策,符合電力工業(yè)的實(shí)際情況,符合公司的有關(guān)規(guī)定;情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,文字精練,書寫工整,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅力求簡(jiǎn)短;人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。日期應(yīng)寫具體的年月日。引用公文應(yīng)引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào),并加括號(hào)。使用簡(jiǎn)稱時(shí),一般先用全稱,并注明簡(jiǎn)稱。使用英文字母縮寫時(shí),應(yīng)先用中文全稱,并注明英文縮寫;結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;必須使用國(guó)家法定的計(jì)量單位;公文中的數(shù)字,除成文時(shí)10、間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)等必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。.2會(huì)簽公司發(fā)文內(nèi)容凡涉及到其他部門業(yè)務(wù)的,主辦部門應(yīng)事先商有關(guān)部門會(huì)簽。每個(gè)部門會(huì)簽時(shí)間不得超過(guò)2天;會(huì)簽部門對(duì)會(huì)辦事項(xiàng)如有不同意見,主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決,如無(wú)法協(xié)調(diào)一致,主辦部門應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)如實(shí)反映各方面意見,必要時(shí)提請(qǐng)公司經(jīng)理會(huì)議研究決定;各職能部門擬發(fā)規(guī)章、條例、規(guī)則等法規(guī)性文件時(shí),均應(yīng)有法律依據(jù)。.3審核及核稿各部門領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)責(zé)對(duì)本部門草擬文稿進(jìn)行審核把關(guān),對(duì)不符合要求的文件稿應(yīng)及時(shí)退經(jīng)辦人修改或重新擬稿。公司發(fā)文在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前,必須按黨政類別經(jīng)綜合管理部或黨委有關(guān)部門進(jìn)行核稿。核稿的重點(diǎn)是:是否需要11、行文;有關(guān)部門是否已協(xié)商、會(huì)簽;提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實(shí)可行,并符合黨的方針政策、法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定;公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。.4簽發(fā)凡需要公司法人簽字的公文,必須由公司法人(董事長(zhǎng))簽字或由公司法人授權(quán)委托人簽字;般發(fā)文按分工原則分送黨委書記、總經(jīng)理或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);發(fā)文內(nèi)容涉及兩個(gè)以上分管領(lǐng)導(dǎo)的,簽發(fā)前應(yīng)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽;公文急需簽發(fā)而黨委書記、總經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí),應(yīng)由綜合管理部協(xié)調(diào),送授權(quán)主持工作的公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。重要的請(qǐng)示、報(bào)告應(yīng)先送主管領(lǐng)導(dǎo)審核,再送黨委書記、總經(jīng)理簽發(fā);綜合管理部主任經(jīng)總經(jīng)理授權(quán),可代簽發(fā)下列公文:公司12、便函;賀電;唁電;內(nèi)部情況通報(bào);會(huì)議通知;公司信息;總經(jīng)理會(huì)議紀(jì)要。4.4.3翻印上級(jí)單位標(biāo)有密級(jí)的公文,除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的以外,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人或公文管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以翻印,翻印件同正式文件一樣管理。翻印時(shí),要注明翻印機(jī)關(guān)、時(shí)間、份數(shù)和印發(fā)范圍。4.4.4電報(bào)收發(fā)和處理明碼、密碼電報(bào)由綜合管理部簽收,集中分辦、管理,注明“親收”和“絕密”指人譯電報(bào),必須由收電人或收電人指定的人親自啟封;發(fā)電由公司領(lǐng)導(dǎo)(或部門領(lǐng)導(dǎo))簽發(fā)后,統(tǒng)一登記發(fā)出;屬于需要辦復(fù)的電報(bào),應(yīng)及時(shí)送公司領(lǐng)導(dǎo)或主辦部門閱辦,急電隨到隨辦,不得積壓;草擬發(fā)電稿,堅(jiān)持一事一電、密來(lái)密復(fù)、明來(lái)明復(fù)、不得明密混用的原則,電文應(yīng)簡(jiǎn)13、明扼要,文字清楚,說(shuō)明問(wèn)題;密碼電報(bào)是經(jīng)密碼隱蔽過(guò)的公文。凡屬秘密、緊急和重要的事項(xiàng),應(yīng)按規(guī)定采用密碼加密譯發(fā);密碼電報(bào)要嚴(yán)格管理,不準(zhǔn)擅自抄錄、翻印、復(fù)制,不得在不利保密的場(chǎng)合存放、交接密碼電報(bào)。不得攜帶密碼電報(bào)到公文場(chǎng)所或作為出差、辦事的證明。4.5公文歸檔4.5.1公文辦理完畢,應(yīng)由各部門專業(yè)人員根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、國(guó)家電力公司機(jī)關(guān)檔案立卷歸檔制度和有關(guān)規(guī)定,及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料(包括音像)整理好,在本部門立卷后送檔案部門歸檔。公文歸檔要根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷,保證歸檔文件的齊全、完整,能準(zhǔn)確反映本部門主要工作情況,以便于保管和利用;聯(lián)合辦理的公文,定14、稿由主辦單位立卷;具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的電子文件,在目前情況下,如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件的,必須制成紙質(zhì)文件。進(jìn)行歸檔時(shí),必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔;整理好的案卷,應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)歸定定期向檔案部門移交。個(gè)人不得保管應(yīng)歸檔公文;沒(méi)有歸檔和查存價(jià)值的公文,經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按有關(guān)規(guī)定銷毀。銷毀秘密公文,要進(jìn)行登記,由兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。4.6簽報(bào)、工作聯(lián)系單4.6.1簽報(bào)公司本部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示報(bào)告事項(xiàng)用簽報(bào)。但應(yīng)由公司黨委會(huì)議、總經(jīng)理會(huì)議以及其他專業(yè)會(huì)議研究決定的重要事項(xiàng),不得通過(guò)簽報(bào)辦理;綜合管理部為簽報(bào)管理部門;對(duì)涉及兩個(gè)及以上部門的事項(xiàng),應(yīng)由主辦部門主動(dòng)會(huì)同有關(guān)部門會(huì)15、簽。部門之間意見有分歧應(yīng)在簽報(bào)中注明;簽報(bào)請(qǐng)示事項(xiàng)辦理完畢后,由承辦部門留存,并在下一年度由檔案部門統(tǒng)一組織歸檔。4.6.2工作聯(lián)系單公司內(nèi)部部門之間溝通情況、聯(lián)系協(xié)調(diào)工作用工作聯(lián)系單;公司機(jī)密事項(xiàng)及不宜公開的情況不得使用工作聯(lián)系單傳遞辦理。4.7附則4.7.1外事等有特殊要求的公文處理,可按照有關(guān)部門的規(guī)定辦理。4.7.2公文的發(fā)文代字和字樣規(guī)定見附錄A和附錄B。4.7.3本辦法由公司綜合管理部負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起執(zhí)行。5相關(guān)文件文件控制程序檔案管理規(guī)定附錄A(規(guī)范性附錄)公司及各職能部門規(guī)范簡(jiǎn)稱及發(fā)文代字單位及部門名稱簡(jiǎn)稱代字附錄B(規(guī)范性附錄)普通公文字樣規(guī)定主標(biāo)題:二號(hào)宋體(加粗)分標(biāo)題:三號(hào)黑體正 文:三號(hào)仿宋GB2312
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