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1、商貿公司庫房入出庫及產品發貨管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 庫房管理制度 1. 范圍：存貨是公司的重要資產，庫房管理的范圍包括原材料、包裝物、低值易耗品、半成品、產成品、外協單位存儲的材料及產品等。庫房是對存貨的收發、領退、儲存、周轉進行管理的重要部門。為了加強存貨管理、控制產品成本、提高工作效率，保證公司資產的安全完整，滿足公司生產經營活動和財務核算的需要，促使庫房切實履行職能，制定本制度。2. 職責：生產部是庫房的歸口管理部門，生產部對庫房的人員、物資、賬務進行直接管理。3. 管理內容和要求： 3.1庫2、房的主要職責：接收采購部門及人員采購的和外協單位送交的經驗收合格的各種材料物資；為生產車間和外協單位發放各種材料物資；接收生產車間交來的經驗收合格的各種半成品和產成品，接收銷售部門交來的 返修產品和配件；根據銷銷售助理通知，提前做好產品、備品配件的備貨工作，確保準確及時發貨；保管好庫存材料物資，確保存貨的安全完整；及時登記存貨明細賬，做到真實、準確、完整，保證帳證、帳實、帳卡相符。每周定時向公司領導和相關部門提供真實的庫存信息，使用財務軟件后實現數據的及時更新和傳遞；及時通報庫存物資的超出積壓情況，超儲存定義為超最高庫存標準100%，積壓指半年以上不發生領用的物資(也可按照產品性質規定積壓期限3、并及時上報)；配合生產部做好定額領料工作，嚴格按照材料定額控制領用，超限額領料由副總經理審批，正常領料生產部經理審批；庫存預警的提示職能，根據材料最高最高和最低存儲限量給生產部材料計劃員和采購部經理提出預警；3.2原材料庫管理制度驗收入庫 （1）采購部按經批準的采購計劃采購的材料物資，以及外協單位送來的材料物資進廠后，按照來料檢驗入庫流程辦理相關手續后存放待檢庫。（2）庫管員核對材料物資是否與采購計劃一致，不一致時必須及時向生產計劃組或生產主管反映，否則一律不得辦理入庫手續；（采購計劃批準后計劃組將紙質計劃單發庫房留存一份） （3）按公司規定應進行入庫檢驗的材料物資，必須經過質檢人員檢驗合格并4、在入庫單上簽字確認后，方可辦理入庫手續；未經檢驗合格的物資可先辦理入庫登記暫存待檢庫不準入庫，更不準投入使用，生產過程中發現不良品經質檢確認由庫管員辦理退庫手續；（4）保管員應根據發票或者貨物清單，與交貨人（采購員）當面核對清點材料物資的名稱、規格型號和數量，核對無誤后由庫管員如實填寫 “入庫單”。 “入庫單”必須規范、完整、清晰地填明供貨單位名稱、材料物資名稱（規范的名稱）、規格型號、計量單位、數量，并由保管員、交貨人和質檢員共同簽字確認。“入庫單” 一式三聯，各聯次應完全一致，第一聯為存根聯，作為庫房入庫和記賬的依據，第二聯、第三聯交給采購員，第二聯作為報銷憑證隨發票一起交財務部報銷，作為5、財務核算的依據，第三聯采購員自留，作為采購入庫的依據；（5）采購的材料物資直接送交外協單位的，采購員憑外協單位的收料憑證和購貨發票或貨物清單辦理入庫和出庫手續，庫管員和質檢員有責任不定期抽查外委加工材料的數量和品質，發現問題及時處理并向公司領導匯報；（6）因庫房庫容不足或其他特殊原因，材料物資可以直接存放到車間，但必須及時辦理入庫手續，庫外存放物資的管理責任為庫房。 3.3保管與保養 （1）根據材料物資的屬性、類別、特點、用途和庫房的客觀條件，合理規劃設置、分庫分區； （2）出入量大、體積大、笨重且不易損壞的材料物資落地堆放，出入量小、輕巧且易損壞的材料物資用貨架存放；（3）所有材料物資都應分6、類擺放整齊、井然有序、標識清楚、取用方便；（4）保管物資應做到“七不”，即不銹、不潮、不凍、不變質、不揮發、不漏、不爆、按物資的具體情況進行防護，適當進行加墊、清洗、防雨或換新包裝，發現物資受損應該及時反映，并采取補救措施，存放不當應及時改進； （5）要嚴格注意防火、防盜。保管員上、下班前后應認真檢查門窗是否鎖好，有無火災隱患，發現問題應及時向公司領導反映；（6）堅持每天清掃庫房 ，保證電腦、打印機、庫存精密儀表、電子元器件無塵，庫房內不能有積水、垃圾、廢棄包裝物，保持庫房干凈整潔。3.4出庫管理 （1）按照“先進先出、后進后出、按規定供應、節約用料”的原則發料；（2）領用原材料必須辦理領用手7、續、填寫 “領料單”。 “領料單”必須規范、完整、清晰地填明領用部門、材料用途，以及材料的名稱、規格型號、計量單位和領用數量，并由領料人和部門經理簽字確認。“領料單” 一式三聯，各聯次應完全一致，第一聯為存根聯，由領料部門留存，第二聯交財務部門作賬務處理，第三聯為憑此領料，發料后由保管員保存并據此登記材料明細賬。 庫管員應認真檢查核對“領料單”，發現有內容填寫不完整、不規范、不清晰的，應拒絕發料，并請領料人予以補充、更正或者重新填制，符合規定后再發料。凡有消耗定額的都必須按定額發料，不準超定額發料；（3）對于專項購進材料，應由申購部門領用，用于特定用途，其他部門和其他用途不得領用；工程技術部、8、新產品試驗所需的材料必須注明用途和使用部門，防止其它部門錯領；（4）常規材料，凡可以分割拆零的，應本著節約的原則按實際需要拆零發料，不得一次性整件或整批發料；（5）存放在車間的大宗、專用材料，按照實地盤存制的方法，月末盤庫倒推確定每個月的實際使用數量，一次辦理領料手續（此規定為試行，具備入庫保存或其它方式管理時以當時通知為準）；（6）發料時保管員和領料人應當面交接清楚，防止差錯；（7）保管員應妥善保管所有發料憑證，不得損毀和丟失。（8）保管員應做到隨時登帳，領用入庫及時在庫存卡片上顯示庫存變化，每天下班前完成財務軟件的錄入。3.5盤點和盤盈、盤虧、報廢處理（1）實行定期盤點和不定期盤點兩種盤點9、制度。定期盤點每半年（暫定）進行一次，對所有存貨進行徹底詳細的盤查。根據工作需要，還可以對部分品種的存貨進行不定期盤點；（2）盤點由財務部組織行政部監督，生產部、財務部參加，盤點時應做好記錄，盤點后由所有參加人員在盤點表上簽字確認，財務部留存，需要的部門經副總以上領導批準后可以借閱；（3）盤點中發生的盤盈、盤虧庫管員應查明或分析原因，提出改進建議或措施，并及時報告公司領導請求處理，屬于保管失職要追究責任。 （4）保管員對存貨數量的真實性、準確性負責。3.6賬務處理（1）保管員應建立材料明細帳，根據入庫單和領料單及時地真實、準確、完整登記材料明細賬，保證帳證、帳實相符。（2）帳簿記錄應內容完整，10、字跡工整清晰，不得弄虛作假擅自涂改； （3）財務人員對材料明細賬進行監督和復核；（4）每月5號前填報上月入庫材料匯總表和出庫材料匯總表，報公司相關部門。3.7成品庫管理制度驗收入庫流程：（1）產品（或半成品）完工后，交貨人應先通知質檢人員進行檢驗；（2）檢驗合格后，交貨人應把成品送至成品庫，放置到保管員指定的區域。保管員與交貨人當面核對清點成品的名稱、規格型號和數量，核對無誤后由保管員如實填寫 “入庫單”。 “入庫單”應規范、完整、清晰地填明生產車間名稱、成品名稱、規格型號、計量單位和數量，并由保管員、交貨人和質檢員共同簽字確認。“入庫單” 一式三聯，各聯次應完全一致，第一聯為庫房留存，作為庫11、房入庫和記賬的依據，第二聯月末集中交給財務部門，作為財務核算的依據，第三聯由入庫單位留存，作考核工作量的參考。（3）售后服務部從現場換回的需要返修的零部件必須驗收入庫，維修人員辦理領用手續后領回車間進行維修，修好后重新辦理成品入庫手續，但應做好標識單獨存放。成品的保管參照原材料的保管和保養執行3.8發貨管理執行產品發貨管理辦法見附件3.9盤點和盤盈、盤虧、報廢處理 參照原材料盤點和盤盈、盤虧、報廢處理的規定執行4此制度的解釋權歸財務部，本制度與以往公司規制抵觸之處以次文件為準，此前頒布的庫房管理制度同時廢止。5文件自簽發之日起執行。附件：產品發貨管理辦法1.范圍為了理順發貨工作流程，明晰各相關12、部門及人員職責，使產品發貨管理快捷有序記錄清楚便于追溯，特制定本產品發貨管理辦法。2.引用文件：公司的規制庫房管理制度、獎懲制度、產品出廠檢驗標準崗位說明書等。3.職責：3.1公司銷售部是發貨計劃的下發管理部門。3.2公司生產部是產品生產及發貨準備的管理部門。3.3公司品質室為質量標準及入庫驗證的歸口管理部門。3.4公司財務部為債權的確認及管理部門4.管理內容和要求4.1發出商品：公司生產的產品及外購組裝產品。4.2發出商品的質量標準：執行公司產品出廠檢驗標準或行業標準4.3發貨期限：銷售計劃規定的發貨時間。4.4包裝要求：符合我公司產品包裝技術要求或客戶特定的包裝要求。4.5運輸：本著快捷、13、安全、低成本的原則根據與客戶約定的方式組織發貨。5作業內容5.1自制產品的發貨管理發貨準備。銷售部匯總客戶需求后，由銷售內勤直接與生產部成品庫房保管員聯系咨詢庫存情況，也可在財務軟件上查詢產品的即時庫存情況。銷售內勤將核準的庫存信息及時反饋給業務人員及銷售經理。根據合同意向，由銷售部正式以電子郵件形式給生產部下發備庫計劃，生產部收到計劃后及時回復，如有困難應提出變更計劃的申請，無回復視同默認或接受，并組織實施（備庫計劃應由銷售部于每月15日前下達至生產部）。發貨計劃對已經通過合同評審，并且簽訂的銷售合同，由銷售部經理批準由銷售內勤以書面形式向生產部下發發貨計劃，發貨計劃須注明產品及發貨相關的詳14、細信息，發貨計劃應充分考慮到產品的生產周期，急需訂單下達前銷售部應與生產經理溝通。（見附件1）生產部經理收到發貨計劃后開始組織生產保證按期交付，如果對計劃周期太短或生產條件不具備無法正常完成，須及時申請調整、變更。5.2產品入庫生產部根據發貨計劃提交材料采購計劃并組織生產，產品完成后經檢驗合格辦理入庫手續，產品按計劃入庫后，保管員須及時通知銷售內勤入庫信息和庫存產品是否具備發貨條件。6.外購商品的發貨 外購配貨商品入庫前執行公司采購流程，入庫后與自制產品發貨流程一致，外購配貨商品由銷售部提供采購計劃。7.發貨7.1發貨前準備確認發貨信息銷售內勤須在發貨前核對訂單內容包括：商品名稱、型號、規格、15、數量、配件明細、包裝要求、運費、收貨人名稱（姓名）、聯系方式及其他特殊要求。確認貨款到賬情況或付款方式具備發貨條件后，書面請示總經理了解付款方式及貨款到賬情況，得到總經理批準后方可聯系發貨。7.2發貨管理根據訂單約定，由銷售內勤聯系車輛或庫房通知采購組派車送貨，零擔發貨由面包車司機負責，貨物發出后司機第一時間告知銷售內勤，銷售內勤在4小時內通知客戶準備接收貨物，包車發運由生產部負責裝車。省外貨運3天內至少要催問貨運部一次，如超出正常運輸周期須及時追查貨物去向并向銷售部經理反映，同時將真實情況告知收貨人。7.3發貨單據管理發貨單據主要指：發貨計劃、出庫單、銷售部確認的發貨信息、總經理批準發貨的指16、令、貨運部開據的貨運憑證、保險單，以及客戶簽字的出庫單回執等。（見附件2）發貨計劃和發貨信息、總經理批準發貨的指令可以電子稿保存在移動硬盤外，其它文件單據均須是紙制文件保存。每月1-5日銷售內勤和財務部、生產部庫房核對出庫數量，收集整理原始單據，準確無誤后作上月發貨明細表報銷售經理和財務部。8.發貨備用金管理 生產部經理在財務部借款1000元作為發貨備用金，備用金實行專款專用不得用于其它用途，生產部經理每周憑發票在財務部報銷，以保證不影響下次發貨，遇到大宗發貨超出備用金數額，可以申請追加借款。9.發貨流程圖（見附件2）10.貨運價格的監督 由行政部對發貨價格不定期抽查，發現問題及時處置。11.17、此辦法自發布之日起執行，此前與此抵觸的制度同時廢止。12.此辦法解釋權歸銷售部。編制 審核 批準 附件1：發貨計劃發貨計劃 （編號）客戶名稱 合同號 交貨時間 對方采購計劃號 貨品編號 產品名稱 型號 單位 數量 配件 生產責任人 備注 1 2 3 地址 備注 批準： 審核： 申請人： 附件2：發貨回執單發 貨 回 執 單 序號發貨方式 簽收人 日期 送貨人 貨 物 清 單 備注 名 稱 型號 數量 1 2 3 備注 附件3：發貨流程圖發 貨 流 程 圖銷售內勤編制發貨計劃銷售合同評審 將信息告知銷售內勤生產部經理 庫房庫房及時將庫存情況反饋到銷售 生產部經理在確認計劃無法完成時，提出變更計劃請求貨物出廠，由銷售內勤跟蹤貨物去向，直至客戶簽收總經理批準發貨銷售內勤，確認發貨信息，確定發貨方式，聯系車輛，做好發貨準備包裝，具備發貨條件檢驗入庫組織生產 內部溝通月末銷售內勤同庫房、財務、客戶對賬做報表 反饋發貨信息注：發貨的歸口管理部門為銷售部，負責人為銷售內勤。