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1、商業管理公司營運資料保密及保管制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 內部文件嚴禁外傳深圳市xx商業管理有限公司營運資料管理制度制度名稱營運資料管理制度編號xx-xx-004目錄一、目的 1二、需歸檔的文件資料 1三、文件的收、發管理 1四、文件的傳閱、借閱管理 2五、文件的保管、保存 2六、文件的保密 3七、文件的銷毀 3八、附件： 3九、制度制訂、監督與執行 3附件：發文登記表、收文登記表修改時間修改頁碼修改狀態修改人審批人編制人：洪淑芝、王曉紅審核人：日期：批準人：日期：版本號xx-1營運資料管理制度一、目的 為2、了加強對營運部工作中往來的文件資料進行及時歸檔和管理，全面提高資料管理的工作效率，使營運工作得以更有效開展，特擬制定本制度。二、需歸檔的文件資料1. 政府下發的重要文件及相關部門來函；2. 公司下發的重要文件；3. 商戶資料：（1） 商戶基本信息資料（營業執照、衛生許可證等）；（2） 商戶日常往來文件（包括傳真、函件、申請表等）；（3） 文件：與商家洽談的會議紀要、各種問題的解決方案等；4. 部門文件：會議紀要、工作聯絡單、請示、報告、函件等；5. 內部管理資料（客戶投訴登記、營運日志、各類報表報告總結）；6. 其它重要資料。三、文件的收、發管理1. 部門員工在收到文件后應及時到資料管理員處進3、行登記，當面填寫收文登記表，與資料管理員辦理好交接手續（1） 資料管理員在接到文件時應及時進行登記，并做好電子文檔備份；（2） 部門文件需對外發放時需經部門經理審核簽字認可后，方可對外發送；（3） 資料管理員需將對外發送的文件進行詳細登記，復印備份后發送給相關單位或部門并簽收；2. 需對外發送的文件資料（1） 工作聯絡單、傳真、會議紀要；（2） 部門回函；四、文件的傳閱、借閱管理1. 傳閱程序、范圍和借閱程序、范圍：（1） 文件需在部門內傳閱時，由資料管理員將文件交部門經理閱核，簽字認可后發放部門員工進行傳閱；（2） 部門員工在看過文件后需簽字確認，由最后簽字的員工將文件交回資料管理員處進行歸4、檔；（3） 部門及其它部門員工需借閱本部門的文件資料、專業書籍等，需在資料管理員處填寫文件借閱登記表，并由部門經理（審批人）簽字認可，方可借閱；（4） 文件、書籍歸還時資料管理員應認真進行檢查，如無問題需簽字確認；（5） 文件、書籍等資料借閱后逾期未還者，資料管理員需及時進行催還；（6） 部門及其它部門員工借閱檔案后應妥善保管，并按時歸還；2. 建立文件網上發布制度，定期在公司內網上向部門員工發布部門性文件（1） 周一網上發布部門周小結及本周計劃、部門周例會紀要等（2） 發布人：部門長 （3） 發布程序：所有發布文件須經部門經理審核簽字后方可進行發布五、文件的保管、保存1. 設立獨立資料柜保存5、本部門重要資料；2. 所有資料嚴格按照類別實行分類管理，統一對文件進行規范編號，并建立文件目錄，以便日后文件的快速查找（報告、分析、總結、數據、制度、辦法、規定、會議紀要要有電子文檔備份）；3. 商戶資料按租戶、業態或樓層為單位對資料進行分類歸檔保管；4. 租戶撤租后資料管理員對租戶資料及時進行為整理、裝訂、保存；跟進新租戶的相關資料，并做好歸檔工作；5. 資料保存時間（每年10月12月對部門所有文件進行修理，對需歸檔的文件進行歸檔，保存日期以部門長界定；）6. 保管方式：要求書面文檔(原件或復印件)六、文件的保密1. 機密文件系指：（1） 租戶與公司的合作條件；（2） 涉及具體數據的相關資料6、；（3） 對租戶和公司有重要影響的文件等；2. 根據文件的重要性設置不同的密級及保密時效；3. 機密文件的調閱需經部門長審批同意后方可調閱；4. 資料管理員與借閱檔案的人員要嚴格遵守公司的保密制度，樹立高度的責任心，加強保密意識；七、文件的銷毀1. 對于超過保存期限的檔案，由資料管理員登記造冊，經管理員和部門長共同簽字認可后，方可進行銷毀；2. 銷毀文件需由專人負責銷毀，嚴禁將銷毀文件作為它用或作廢紙處理。八、附件：附件1： 發文登記表 附件2： 收文登記表 九、制度制訂、監督與執行1本制度由xx商業管理有限公司營運部制定，并負責修改、解釋；2本制度自發布之日起執行。附件1：發文登記表序號日期編號文件名稱份數發至部門簽收備注附件2：收文登記表NO編號文件名稱份數發文部門發放人收文部門收文人收文日期備注