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1、房地產(chǎn)企業(yè)建筑項目圖紙資料控制程序編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 圖紙資料控制程序1.目的規(guī)范圖紙資料收發(fā)、借閱、保管制度，保證作廢圖紙資料不被誤用。2.適用范圍本程序適用于公司工程項目開發(fā)施工期間的圖紙資料管理。3.引用文件無。4.定義本程序所述“圖紙資料”是指工程項目開發(fā)施工期間的各類設(shè)計圖紙（含電子文件、效果圖等）、設(shè)計變更通知及其它有關(guān)工程項目方面的文件資料。5.職責5.1主管副總經(jīng)理負責審批機密圖紙資料的借閱；5.2工程部經(jīng)理負責簽發(fā)施工圖及變更通知，并對常規(guī)文件擬定發(fā)放清單。5.3工程部資料員負責圖紙資2、料的收發(fā)、編號、登記、復印、蓋章、歸檔保存和借閱管理，并負責定期清理工程檔案，按要求及時移交公司總部檔案室存檔。6.資格或培訓資料員須經(jīng)過檔案管理基礎(chǔ)知識培訓。7.程序7.1圖紙資料的發(fā)送、登記、歸檔工程部資料員調(diào)查地產(chǎn)口各部門所需圖紙資料的數(shù)量，填寫圖紙資料發(fā)放清單（見GFP5-3-F5），交工程部經(jīng)理審核簽字。工程部資料員將圖紙資料按審核后的圖紙資料發(fā)放清單及規(guī)定的工程設(shè)計變更圖紙編號表（由工程部資料員制定）編號、蓋出圖章、復印后發(fā)放，同時填好發(fā)文記錄表（見GFP5-3-F2）。凡是工程部資料員發(fā)送的圖紙資料，必須留一份連同圖紙資料發(fā)放清單原件存檔。工程部資料員至少每六個月清理一次工程檔案3、，對已竣工項目的工程檔案，填寫文件移交單（見GFP5-3-F3）移交公司總部檔案室檔案員歸檔。7.1.5 工程部資料員在進行圖紙資料管理時，應按工程所在區(qū)域分類，如“XX海景花園A區(qū)”,再于同一地域的圖紙資料中按建筑、結(jié)構(gòu)、電氣等專業(yè)分類集中保存。7.1.6 工程部資料員對庫存的有關(guān)資料進行編目，填寫工程資料一覽表(見GFP5-3-F6)，以便進行統(tǒng)一的歸檔管理。7.1.7 工程部所存資料以簡單、易查為原則進行有關(guān)資料的標識登錄，以方便查詢資料達到快捷目的。7.2圖紙資料密級的確定圖紙資料密級由工程部經(jīng)理確定，并在圖紙資料發(fā)放清單中注明。密級分機密和非機密兩類。7.3圖紙資料的借閱相關(guān)部門借閱4、非機密圖紙資料時，由工程部資料員填寫圖紙資料借閱登記表（見GFP5-3-F4），并須由借閱人簽名。到期歸還時，資料員須簽名確認。借閱時間超過三十天者，須由部門負責人在圖紙資料借閱登記表上簽署意見，方可辦理借閱手續(xù)。機密資料通常不予借閱，如確因工作需要，須由借閱人填寫工作傳簽單（見GFP11-1-F3）報主管副總經(jīng)理審批同意，再按辦理借閱手續(xù)。8.記錄圖紙發(fā)送登記表、發(fā)文記錄表、文件移交單、圖紙資料發(fā)放清單、工程資料一覽表和圖紙資料借閱登記表由工程部資料員保存三年。9.附件9.1 GFP5-3-F1圖紙發(fā)送登記表9.2 GFP5-3-F2發(fā)文記錄表9.3 GFP5-3-F3文件移交單9.4 GF5、P5-3-F4圖紙資料借閱登記表9.5 GFP5-3-F5圖紙資料發(fā)放清單9.6 GFP5-3-F6工程資料一覽表GFP5-3-F1.1圖 紙 發(fā) 送 登 記 表序號項目名稱接收份數(shù)專業(yè)頁數(shù)出圖日期圖紙版別密級項目負責人部門負責人發(fā)送人發(fā)送份數(shù)發(fā)圖日期接收人GFP5-3-F2.1發(fā) 文 記 錄 表序號 文 件 名編 號發(fā)文日期 發(fā)送人 接收人備注GFP5-3-F3.1文件移交單移交人接收人移交時間移交資料清單： GFP5-3-F4.1圖紙資料借閱登記表姓 名部 門資料名稱密級借閱時間借閱人簽名歸還時間資料員簽名備注備注:GFP5-3-F5.2圖紙資料發(fā)放清單序號圖 紙 資 料 名 稱發(fā)放部門發(fā)放數(shù)量版別密級工程部經(jīng)理審核簽字日 期備 注GFP5-3-F6.2工程資料一覽表序號內(nèi) 容庫存份量屬類備注制表： 日期：