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1、商貿公司財務管理制度及部門人員崗位職責編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、財務檔案管理制度為加強會計檔案管理，特制定本管理辦法。1、本公司的會計檔案包括：會計憑證、會計帳簿、稅務申報資料、會計報告、審計報告、驗資報告、資產評估報告、財務管理制度以及與經營管理有關的其它重要文件，如合同、章程等各種會計資料。2、會計檔案的保存。財務部應有專人負責保存會計檔案，定期將財務部歸檔的會計資料，整理裝訂后按順序立卷登記。會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類。會計檔案應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案2、。會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經部門經理審查，股份公司財務部批準，并報上級有關部門批準后執行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由股份公司財務審計部有關人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。3、會計檔案的借用。財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。公司內各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經本單位領導批準證明，經財務經理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務經理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人3、的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復印時，必須經財務部經理批準，并限期歸還。4、由于會計人員的變動或會計機構的改變等，會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。5、本辦法適用于公司總部、分公司、下屬全資及控股公司。6、會計檔案保管期限會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。會計憑證類:(1)、原始憑證、記帳憑證、匯總憑證15年(2)、銀行存款余額調節表和銀行對賬單5年會計帳簿類：(1)、日記帳15年其中：現金和銀行存款日記帳25年(2)、明細帳、總帳、輔助帳15年(3)、固定資產報廢清理后固4、定資產卡片及清單保管5年會計報表類：(1)、主要財務指標報表（包括文字分析）3年(2)、月、季度會計報表（包括文字分析）5年(3)、年度會計報表（包括文字分析）永久其他類：(1)、會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久(2)、財務成本計劃3年(3)、主要財務會計文件、合同、協議永久二、資金管理制度1、現金管理(1)、現金科目設兩個子目-貨款戶和費用戶。(2)、出納應保證庫存現金的日清日結，月末應編制銀行存款余額調整表，以保證銀行日記賬賬實相符。貨款現金必須送存銀行，不準坐支。(3)、庫存現金定額核定為5000元，如有多余費用現金應該及時送存銀行，保證現金安全。(4)、會計應定期、不定期對庫存現金進行監5、盤，每月至少監盤三次，編制庫存現金盤點表；審核出納編制的銀行余額調整表，對未達事項進行落實。2、銀行存款管理(1)、銷售分公司資金實行收支兩條線的原則。各銷售分公司必須開設收支兩個銀行賬戶，即貨款戶和費用戶；賬戶資料交股份公司財務部備案。貨款賬戶只收不支，所有貨款回籠到該賬戶；費用賬戶用于銷售分公司的各項費用、稅金等支出結算。(2)、新開賬戶。銷售分公司不得隨意開設銀行賬戶，若因業務需要而必須開設新的銀行賬戶，需報告股份公司財務部同意。銀行賬戶要及時進行清理，對于用途不大的銀行賬戶要及時消戶，并報股份公司財務部備案。(3)、回款。對于銷售回款要及時匯入總部銀行賬戶，銷售分公司的貨款賬戶余額達到6、2萬元時，或貨款停留達一周以上，必須即時匯入股份公司總部指定賬戶，每月25號前必須把所有貨款賬戶的余額匯入總部賬戶。(4)、費用賬戶。銷售分公司的費用開支等所需資金由股份公司財務部根據月度預算下撥至各分公司的支出賬戶，具體辦法詳見費用管理制度。(5)、支票管理。凡不能用現金收付款的各項業務，一律應通過銀行轉帳進行結算。公司支票的購買由出納員負責，并填寫支票備查簿，支票備查簿由銷售公司財務經理保管?？瞻字庇沙黾{員負責保管，簽發支票所需的財務章由財務經理保管，人名章由出納保管?，F金支票只能由出納員從銀行提取現金時使用，公司與其他單位之間金額在結算起點以上的經濟業務往來，一律使用轉帳支票。各部門或7、個人因工作需要領用支票時，應填制規定的借款單，由部門經理和財務部門經理審核簽字，并報分公司總經理批準后，由出納人員簽發。借款人應在支票領用之日起，十日內到財務部辦理報銷手續，其程序與現金支出報銷程序一樣。支票領用人應妥善保管已簽發的支票，如有丟失應立即通知財務部門并對造成的后果承擔責任。出納員不得簽發不確定的日期的支票，不得簽發任何種類的空白支票，當付款金額無法確定時，可簽發限額轉帳支票，并寫明用途和收款單位。財務人員不得在支票簽發前預先加蓋簽發支票的印章，簽發支票時必須按編號序順使用，對簽錯的支票或退票必須加蓋作廢戳記并與存根一起保管。應及時登記支票登記簿，與銀行及時核對存款余額。3、銀行承8、兌匯票的管理規定(1)分公司收取銀行承兌匯票必須經股份公司財務部（書面報告）才能收取，嚴禁收取省轄的銀行承兌匯票及注有不得轉讓字樣的銀行承兌匯票。(2)銀行承兌匯票的票面要素必須齊全：日期大寫；金額大、小寫要一至；并必須有銀行的匯票專用章的鋼印或紅?。壳爸挥修r行為鋼印，其他銀行均為紅印）。銀行承兌匯票下面左邊承兌申請人蓋章處必須由承兌匯票申請單位（即出票單位）蓋上預留銀行印簽，出票人的全稱與出票人簽章的財務專用章必須完全一致，一字不漏，收款人的全稱、賬號、開戶行必須核對無誤。(3)銀行承匯票的出票人必須具備下列條件：A、在承兌銀行開立存款賬戶的法人以及其他組織；B、與承兌銀行具有真實的委托付9、款關系；C、資信狀況良好，具有支付匯票金額的可靠資金來源。(4)銀行承兌匯票期限最長不得超過六個月，即其出票日期與到期日不得超過六個月（含六個月，但不能多出一天）。轉賬背書回股份公司的銀行承兌匯票，必須取得連續背書，第一背書人必須同票面收款人全稱完全一致，一字不漏；第二背書人同第一背書人相同，依次前后銜接，最后一次背書轉讓的被背書人是票據的最后持票人。(5)信用社無開具銀行承兌匯票的資格，因此信用社出具的銀行承兌匯票為無效銀行承兌匯票。各分公司收取的銀行承兌匯票必須在當地向開票銀行查詢確認其為有效的銀行承兌匯票，并確信開票銀行到期有能力付款（支行級的銀行），才能發貨。(6)分公司收取的銀行承兌10、匯票除了通過分公司開戶行向開票銀行查詢外，還必須帶銀行承兌匯票到分公司開戶行找銀行票據的專業人士辨別銀行承兌匯票的真實性及有效性。如收到的銀行承兌匯票是同城銀行開出的，要求財務經理親自到出票行落實該票據的真實性和有效性。(7)分公司收取的銀行承兌匯票以分公司為收款人（或被背書人），且必須在收取銀行承兌匯票的二個工作日內將所收取的銀行承兌匯票背書寄回股份公司財務審計部。在背書欄蓋分公司銀行印鑒章的同時，必須注明被背書人的全稱，以免銀行承兌匯票遺失給總公司造成損失，如在背書欄內蓋章，而沒有注明被背書人的全稱，如果該銀行承兌匯票遺失，任何單位或個人即可將該銀行承兌匯票送往銀行解付或貼現。4、借支制度11、。公司人員借支應該根據需要核定額度，填寫借支單，由財務經理和銷售分公司經理審批。上一筆借支未清賬，不得再次借支。公司員工出差借時需附經審批后的出差申報單。5、關于嚴禁非授權人員向經銷商（客戶）收（借）取錢、物的規定為防范風險，防止經濟糾紛，現就關于禁止分公司員工到經銷商（客戶）處借款、借貨事宜規定如下：(1)股份公司嚴厲禁止銷售分公司任何人員到公司的任何經銷商（客戶）處借款、借貨；禁止業務人員為任何經銷商（客戶）帶款、帶貨。(2)銷售分公司財務經理要負責給與分公司有往來關系的每一個經銷商法人發一份書面函件（一式二份并蓋公司財務章，由分公司總經理簽發，經銷商法人簽章確認后，分公司財務部回收一份存12、檔備查，經銷商自留一份），明確股份公司嚴禁業務員到經銷商（客戶）處借款、借貨及其他任何經手錢、物的事情。三、崗位職責分公司財務崗位責任制是一種管理制度，現關于分公司每個財務工作人員的職責、任務、權限、完成任務的標準作出明確的規定，根據分公司財務人員履行崗位職責的優劣作為對財務人員的晉升、獎懲依據。1、分公司財務經理的崗位職責(1)在股份公司財務部的領導下,嚴格遵守財經紀律與股份公司的各項規章制度,要隨時檢查各項制度在分公司的執行情況,發現違反財經紀律的行為給予制止,并及時書面報告股份公司財務部.(2)審核分公司的會計原始憑證是否符合會計工作規范的要求,是否符合國家的稅務、會計法規及股份公司的有13、關規定，對不合理、不合法、不合規的原始憑證拒絕受理，并且退回經辦人，堅持收支兩條線的原則。(3)審核上報股份公司的財務資料,確保上報資料的真實性、規范性和準確性。編制分公司經營費用的預算，并就經營費用預算的執行差異進行分析，然后報分公司總經理及股份公司財務部。(4)復核記賬憑證、登記總賬、核對明細賬、編制會計報表、編寫財務分析報告，按股份公司的要求審核分公司的會計報表，并在限期內寄回股份公司財務部。(5)嚴格審核分公司物料收發憑證，堅持現款現貨、款到發貨的原則，對分公司的實物（包括庫存商品、物料、固定資產等）與貨幣資金進行定期或不定期的盤點，并核對賬實是否相符。(6)在堅持股份公司的各項規章制14、度的前提下，積極地配合銷售分公司總理推動分公司銷售業務的提升，做好分公司總經理的參謀。(7)做好分公司的物流、資金流的安全保障措施，確保分布在分公司內、外的財產安全與完整。(8)妥善保管、歸檔會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，協調好與當地稅務部門的關系。(9)按股份公司的規定管好、用好分公司的印章，并做好分公司簽訂的所有合同的審核、備案工作。(10)協調好分公司的財務崗位工作，并組織好分公司財務每月的工作小結會,總結分公司財務工作中存在的問題和不足，并書面上報股份公司財務部。根據財務內控制度，安排好分公司節假、雙休日財務人員的值班，堅持服務與監督并重的原則。(11)按時完成股份公司財15、務部交付的其他臨時性工作，同時以身作則組織與帶好分公司財務隊伍，將分公司財務工作做好。2、分公司會計的崗位職責(1)按照國家會計法規制度和股份公司的有關規章制度，編制記賬憑證、登記會計明細賬（不包括現金日記賬與銀行日記賬）和結賬、對賬，做到賬務處理手續完備、數字準確、賬目清楚，對不合法的原始憑證應拒絕編制記賬憑證并及時報告分公司財務經理。(2)登記好有關備查賬簿；定期和不定期對賬，使賬賬、賬實相符。(3)與庫管員共同驗收分公司物料入庫，并填制入庫憑證。(4)根據有關資料編制會計報表的附表。(5)月初裝訂分公司上月的記賬憑證、物料收發憑證并歸檔（財務資料歸檔管理）。(6)負責稅務申報及稅控系統的16、維護。(7)按時完成分公司財務經理交付的其他臨時性工作。3、分公司出納的崗位職責(1)嚴格、認真執行國務院關于現金管理的制度。(2)嚴格執行庫存現金的限額，超過部分必須及時送存銀行，不坐支貨款，不能白條抵押現金，堅持貨款現金與費用現金分管的原則。必須是堅持收支兩條線的原則。(3)嚴格執行支票管理制度，使用支票必須經分公司總經理、財務經理兩人簽同意后方可開出。出納員辦理每一筆收付款業務的依據，必須根據會計（財務經理）編制的，并經審核無誤的憑證。(4)建立、建全現金、銀行存款的各種賬目，出納員每辦理一筆收付款業務前，必須堅持復核每一筆收付款憑證所反映的經濟內容和金額，對不完整、不合法的憑證應拒絕付17、款，并及時向分公司財務經理或股份公司財務審計部反映。(5)月末分公司銀行存款余額與銀行對賬單核對，要及時編制銀行存款余額調節表，使賬面余額與銀行對賬單上的余額相符。對未達賬款要及時查詢，并督促有關人員及時處理。(6)為了確保安全，分公司向銀行提取或存入現金時，應由分公司財務經理配備人員同行，采取相應的安全措施，同時保險柜密碼嚴格保密，鑰匙要妥善保管不得丟失，不得交給他人。(7)不得將出納工作隨意交代他人代管，如確有原因離崗時，必須由分公司財務經理指派他人代管，而且交接手續雙方必須清楚。(8)出納員使用的各種印章，如支票印鑒、現金收訖、現金付訖、銀行收訖、銀行付訖等都要妥善保管。為了分清責任，支18、票印鑒必須堅持分管的原則。任何時侯都不能一個人保管和使用支票的所有印鑒。(9)加強有價證券的管理，有價證券必須存放在保險柜中并設立備查賬，保護有價證券安全、完整不受損（要轉回股份公司的必須及時辦理手續轉回）。(10)出納人員不能兼任會計稽核、會計檔案保管、收入費用、債權債務的賬簿登記工作。(11)按時完成分公司財務經理交付的其他臨時性工作。注：銷售分公司未設會計崗位的，由財務經理兼任會計工作崗位。四、往來賬管理制度1、應收賬款的管理為了進一步規范銷售，減少經營風險，保證公司的財產安全，最大限度在減少呆賬、壞賬，對銷售分公司應收賬款的管理作出如下的規定：(1)公司的產品銷售規定是：現款現貨、款到19、發貨的原則，所以原則上銷售分公司月末不允許有應收貨款余額。(2)各銷售分公司原則上不允許賒銷，對確需賒銷的，應先向股份公司財務部提出書面報告，報告中必須要說明出現應收賬款單位的資信狀況（包括其經營資格、資信狀況及經營能力等）并有分公司總經理、財務經理簽署意見，報告經股份公司財務部、銷售總監、總經理審批，且該應收賬款的期限不能超過一個月。對應收賬款超過一個月的單位，分公司必須及時書面報告股份公司財務部并采取措施，并指定專人負責解決。(3)有應收賬款的分公司財務經理每月應編報應收賬款賬齡分析明細表對分公司的對外應收賬款作詳細的分析，不得只報余額不作賬齡分析。每月末都必須與經銷商對賬，并獲得經銷商簽20、字、蓋章的確認書。(4)銷售分公司不得以應收賬款來調節銷售額，任何虛增虛減應收賬款發生額、人為提高或降低銷售業績的做法，均屬做假賬的違規行為，一經查出將按違反財經紀律從嚴處理分公司總經理和財務經理，分公司必須要加強對應收賬款的管理，堅決杜絕呆、壞賬的發生，特別是分公司財務經理，絕不能做假賬，否則，股份公司將追究當事人的經濟責任，直至免職。2、內部往來管理內部往來科目核算分公司與股份公司貨款、費用等經濟業務往來的結算，各銷售分公司之間不能有任何往來掛賬。(1)、本科目按單位設置明細科目:當收到大連分公司開具的稅票時,按稅票上的價款借記庫存商品，按稅票上的稅額借記應交稅金-應交增值稅（進項稅額），按稅票總額貸記內部往來。當分公司把貨款劃回股份公司總部時，借記內部往來，貸記銀行存款-貨款戶。股份公司撥付給各銷售分公司費用時，分公司借記銀行存款-費用戶，貸記本科目。(2)、為了保證股份公司與各分公司、各銷售分公司的往來賬項清楚準確，有據可查，所有往來賬項均需使用有編號的一式三聯的轉賬通知單，轉賬通知單由經濟業務發生的單位填寫，并送交雙方同時入賬。內部往來業務必須每月核對，根據總公司的對賬單編制一式兩份的內部往來調節表，雙方各執一份存檔備查，調節項目只允許是時間差的調節，并要及時查明原因給予調整。