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1、國家級高新技術企業董事會秘書工作制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為提高公司治理水平，充分發揮董事會秘書的作用，規范董事會秘書的選任、履職、培訓和考核工作，根據中華人民共和國公司法、中華人民共和國證券法、上海證券交易所上市規則、上市公司章程指引、上海證券交易所上市公司董事會秘書管理辦法等有關法規、法規及規范性文件的規定及公司章程，制定本制度。第二條 本制度適用于董事會秘書工作崗位，是董事會審查、評價董事會秘書工作成績的主要依據。第三條 董事會秘書是公司高級管理人員，承擔法律、法規及公司章程對董2、事會秘書所要求的義務，享有相應的工作職權。董事會秘書對公司和董事會負責，應忠實、勤勉地履行職責。第四條 董事會秘書是公司與證券交易所之間的指定聯絡人。證券交易所僅接受董事會秘書或代行董事會秘書職責的人員以上市公司名義辦理信息披露、公司治理、股權管理等其相關職責范圍內的事務。第二章 董事會秘書選任第五條 董事會秘書由董事長提名，經董事會聘任或解聘。董事兼任董事會秘書的，如某一行為需由董事、董事會秘書分別做出時，則該兼任董事及董事會秘書的人員不得以雙重身份做出。公司董事會應當在公司首次公開發行股票上市后三個月內，或原任董事會秘書離職后三個月內聘任董事會秘書。第六條 擔任公司董事會秘書，應當具備以下3、條件：(一 具有良好的職業道德和個人品質；(二 具備履行職責所必需的財務、管理、法律等專業知識；(三 具備履行職責所必需的工作經驗；(四 取得證券交易所認可的董事會秘書資格證書。第七條 具有下列情形之一的人士不得擔任公司董事會秘書：(一 公司法第一百四十七條規定的任何一種情形；(二 最近三年曾受中國證監會行政處罰；(三 曾被證券交易所公開認定為不適合擔任上市公司董事會秘書；(四 最近三年曾受證券交易所公開譴責或者三次以上通報批評；(五 最近三年擔任上市公司董事會秘書期間，證券交易所對其年度考核結果為“不合格”的次數累計達到二次以上；(六 本公司現任監事；(七 證券交易所認定不適合擔任董事會秘書4、的其他情形。第八條 公司擬召開董事會會議聘任董事會秘書的，應當提前五個交易日向證券交易所備案，并報送以下材料：(一 董事會推薦書，包括被推薦人(候選人 符合本辦法規定的董事會秘書任職資格的說明、現任職務和工作履歷；(二 候選人的學歷證明、董事會秘書資格證書等。證券交易所自收到報送的材料之日起五個交易日后，未對董事會秘書候選人任職資格提出異議的，公司可以召開董事會會議，聘任董事會秘書。對于證券交易所提出異議的董事會秘書候選人，公司董事會不得聘任其為董事會秘書。第九條 公司解聘董事會秘書應當具備充足的理由，不得無故將其解聘。第十條 公司董事會秘書具有下列情形之一的，公司應當自相關事實發生之日起一個5、月內將其解聘：(一 本辦法第七條規定的任何一種情形；(二 連續三年未參加董事會秘書后續培訓；(三 連續三個月以上不能履行職責；(四 在履行職責時出現重大錯誤或疏漏，后果嚴重的；(五 違反法律法規或其他規范性文件，后果嚴重的。董事會秘書被解聘時，公司應當及時向證券交易所報告，說明原因并公告。董事會秘書有權就被公司不當解聘，向證券交易所提交個人陳述報告。第十一條 公司董事會秘書被解聘或辭職離任的，應當接受公司董事會和監事會的離任審查，并辦理有關檔案文件、具體工作的移交手續。董事會秘書辭職后未完成上述報告和公告義務的，或者未完成離任審查、文件和工作移交手續的，仍應承擔董事會秘書職責。第十二條 公司董6、事會秘書空缺期間，公司董事會應當及時指定一名董事或高級管理人員代行董事會秘書的職責，并報證券交易所備案。公司董事會未指定代行董事會秘書職責的人員或董事會秘書空缺時間超過三個月的，由公司法定代表人代行董事會秘書職責，直至公司聘任新的董事會秘書。第三章 董事會秘書履職第十三條 公司董事會秘書負責公司信息披露管理事務，包括：(一 負責公司信息對外發布；(二 制定并完善公司信息披露事務管理制度；(三 督促公司相關信息披露義務人遵守信息披露相關規定，協助相關各方及有關人員履行信息披露義務；(四 負責公司未公開重大信息的保密工作；(五 負責公司內幕知情人登記報備工作；(六 關注媒體報道，主動向公司及相關信7、息披露義務人求證，督促董事會及時披露或澄清。第十四條 公司董事會秘書應協助公司董事會加強公司治理機制建設，包括：(一 組織籌備并列席公司董事會會議及其專門委員會會議、監事會會議和股東大會會議；(二 建立健全公司內部控制制度；(三 積極推動公司避免同業競爭，減少并規范關聯交易事項；(四 積極推動公司建立健全激勵約束機制；(五 積極推動公司承擔社會責任。第十五條 公司董事會秘書負責公司投資者關系管理事務，完善公司投資者的溝通、接待和服務工作機制。第十六條 董事會秘書負責公司股權管理事務，包括：(一 保管公司股東持股資料；(二 辦理公司限售股相關事項；(三 督促公司董事、監事、高級管理人員及其他相關8、人員遵守公司股份買賣相關規定;(四 其他公司股權管理事項。第十七條 公司董事會秘書應協助公司董事會制定公司資本市場發展戰略，協助籌劃或者實施公司資本市場再融資或者并購重組事務。第十八條 公司董事會秘書負責公司規范運作培訓事務，組織公司董事、監事、高級管理人員及其他相關人員接受相關法律法規和其他規范性文件的培訓。第十九條 公司董事會秘書應提示公司董事、監事、高級管理人員履行忠實、勤勉義務。如知悉前述人員違反相關法律法規、其他規范性文件或公司章程，做出或可能做出相關決策時，應當予以警示，并立即向證券交易所報告。第二十條 公司董事會秘書應履行公司法、中國證監會和證券交易所要求履行的其他職責。第二十一9、條 公司應當為董事會秘書履行職責提供便利條件，公司董事、監事、高級管理人員和相關工作人員應當配合董事會秘書的履職行為。第二十二條 公司董事會秘書為履行職責，有權了解公司的財務和經營情況，查閱其職責范圍內的所有文件，并要求公司有關部門和人員及時提供相關資料和信息。第二十三條 公司召開總經理辦公會以及其他涉及公司重大事項的會議，應及時告知董事會秘書列席，并提供會議資料。第二十四條 公司董事會秘書在履行職責的過程中受到不當妨礙或者嚴重阻撓時，可以直接向證券交易所報告。第二十五條 公司董事會秘書應當與公司簽訂保密協議，承諾在任期期間及離任后，持續履行保密義務直至有關信息對外披露為止，但涉及公司違法違規10、行為的信息不屬于前述應當履行保密的范圍。第二十六條 公司董事會應當聘請證券事務代表，協助公司董事會秘書履行職責。董事會秘書不能履行職責或董事會秘書授權時，證券事務代表應當代為履行職責。在此期間，并不當然免除董事會秘書對其職責所負有的責任。證券事務代表應當取得證券交易所認可的董事會秘書資格證書。第四章 董事會秘書培訓第二十七條 公司董事會秘書候選人或證券事務代表候選人應參加證券交易所認可的資格培訓，培訓時間原則上不少于36個課時，并取得董事會秘書資格培訓合格證書。第二十八條 公司董事會秘書原則上每兩年至少參加一次由證券交易所舉辦的董事會秘書后續培訓。被證券交易所通報批評以及年度考核不合格的公司董11、事會秘書，應參加證券交易所舉辦的最近一期董事會秘書后續培訓。第二十九條 公司董事會秘書的培訓內容包括公司信息披露、公司治理、投資者關系管理、股權管理、董事會秘書權利和義務等主題。 證券交易所可根據實際需要,適時調整培訓課程和培訓材料。 第三十條 證券交易所通過其網站公告公司董事會秘書培訓的報名時間、報 名方式、考試范圍、考試紀律、考試成績等相關事項。 第五章 董事會秘書考核 第三十一條 證券交易所對公司董事會秘書實施年度考核和離任考核。 董事會秘書的年度考核期間為每年的 5 月 1 日至次年的 4 月 30 日，離任考核 期間為其任職之日至離任之日。 第三十二條 公司董事會秘書應在每年 5 月12、 15 日或離任前， 主動向證券交易 所提交年度履職報告或離任履職報告書。 董事會秘書未在上述期間內向證券交易所提交年度履職報告書或離任履職報 告書的，公司董事會和監事會應督促該董事會秘書提交。 第三十三條 董事會秘書年度履職報告書和離任履職報告書應遵循客觀公正 的原則，如實反映本年度或任職期間內個人履職情況。 第三十四條 證券交易所根據董事會秘書年度履職報告書或離任履職報告 書，結合日常監管工作情況，決定董事會秘書的年度考核或離任考核結果。 證券交易所將董事會秘書考核結果通知公司董事會及董事會秘書，并抄送有 關主管部門。 第六章 董事會秘書懲戒 第三十五條 董事會秘書違反本制度，情節嚴重的，13、證券交易所根據上市規 則的規定給予以下懲戒： (一通報批評； (二公開譴責； (三公開認定不適合擔任上市公司董事會秘書。 5以上第(二項、第(三項懲戒可以一并實施。 第三十六條 被證券交易所公開認定為不適合擔任上市公司董事會秘書的， 證券交易所注銷其 “董事會秘書資格證書” ， 自注銷之日起證券交易所不接受其參 加董事會秘書資格培訓。 因本制度第七條第一款第(二、(四、(五項和第十條第一款第(二項規定 的事項被公司解聘的，證券交易所注銷其“董事會秘書資格證書” ，自注銷之日起 證券交易所三年內不接受其參加董事會秘書資格培訓。 第七章 其他 第三十七條 公司應當為董事會秘書履行職責提供便利條件，董事、監事、 其他高級管理人員和相關工作人員應當支持、配合董事會秘書的工作。 第三十八條 有下列情形之一的，董事會應當修改本規則： (一有關法律、法規、規范性文件及公司章程修改后，本規則與其相抵觸； (二公司的情況發生變化，本規則與其不相適應； (三董事會決定修改。 出現前款規定的情形需要修改本規則的，由董事會秘書擬定修改意見稿，提 交董事會審議。 第三十九條 第四十條 第四十一條 本規則未盡事宜，按照國家有關法律、法規和公司章程執行。 本規則由董事會負責解釋。 本規則自董事會審議通過之日起實施。XXXXXX集團股份有限公司董事會 二XX年四月十八日