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1、工業有限公司產品存貨管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 存貨管理制度第一章 總則第一條 為規范公司存貨進出管理、堆放管理,確保存貨賬實相符,以及加快存貨盤活管理等，特定本制度。第二條 存貨包括原材料 、輔助材料、包裝物、外購商品、修理用備品備件、產成品、在產品、自制半成品等。第三條 存貨應當制定各品種最高庫存量，明確責任人；同時，凡是庫存已達到最高庫存量的存貨，倉管員應當拒絕收貨。第四條 未經財務部門同意，不得私自設置倉庫，車間尚未使用或剩余的物資在月終盤點時必須全面盤點，不得以任何理由私藏存貨；同時，也不得私2、自增加倉庫有關人員。第五條 倉庫劃分待檢區、退貨區、合格區、次品區、暫存區和寄放區。1、待檢區：以黃色標識牌表示，是指已收到采購通知入庫但質檢部門待查質量而將物資存放的區域。2、退貨區： 以灰色標識牌表示，是指物資在使用過程中經確認屬于供應商產品的質量問題，采購部正在或擬向供應商要求退貨的物資而將其存放的區域。3、合格區：以綠色合格標識牌表示，是指已收到采購通知入庫并經質檢部檢驗質量確認質量合格而將物資存放的區域。4、次品區（次品）：以藍色標識牌表示，是指物資在使用過程中經確認不能再使用或不能以正品（合格品）看待而將其存放的區域。5、暫存區：以紅色標識牌表示，是指已收到采購通知入庫但經質檢部檢3、驗質量確認質量不合格而將物資暫時存放的區域。6、寄放區：以茶色標識牌表示，是指經公司領導同意讓供應商寄放或客戶采購后寄放而將物資暫時存放的區域。來料加工物資可以獨立規劃“來料加工區”，在本制度中放入“寄放區”進行規范。第六條 公司設置廢品倉庫，并由倉管員建立廢品臺賬。各倉庫不應該存在廢品物資，應當定期清理尤其是次品區域的物資應當及時處理，該轉入廢品倉庫的要及時轉入廢品倉庫，倉管員應當承擔起管理的責任。第七條 倉庫使用的有關單據（單據）的格式、聯次、報送對象和管理，嚴格按照公司單據管理制度的規定執行。第八條 倉庫進出物資都必須辦理入庫手續和出庫手續，涉及的所有單據都必須經倉管員簽字確認才是有效的4、單據；沒有經過倉庫的物資，倉管員不得給予開具單據，也不得給予簽字確認。第九條 待檢區、暫存區和寄放區的物資不能內部（主要是車間）領用和銷售，如果經質檢部門檢驗可以使用，必須先辦理入庫再辦理出庫，否則不能發貨，以確保賬實相符。寄放區的物資如果是供應商或客戶自己使用，也要辦理相關財務手續后才能發放，確保賬實相符。第十條 倉庫所有單據的內容必須填寫完整、書寫工整，不得涂改；否則，視同單據無效，會計收到倉庫傳來的單據必須認真審核，發現不符合要求的必須及時退回和糾正，確保單據書寫規范。 第二章 存貨進出管理第十一條 存貨進出倉庫，倉管員應當和當事人當面點清數量，當面開具單據（包括入庫單、出庫單和收據證明5、單據），做到單據和數量完全相符。第十二條 存貨進出倉庫時，倉管員必須嚴格按照公司經濟業務流程管理制度有關規定和本制度的要求執行，在確保財務審核審批人員和相關經辦人都有簽字確認后，才能收貨和發貨。第十三條 發貨一般要遵循先進先出、頻者就近的原則。第十四條 原輔材料、包裝物、外購商品、修理用備品備件入庫1、待檢程序：倉庫憑采購人員的采購通知單或訂單（包括寄庫和來料加工都要有關部門的通知）和供應商的送貨單或發票按品種、規格型號、數量與供應商當場點清數量后進入待檢區，并當天上報質檢部門，同時掛上黃色待檢標識牌。倉管員憑實際收到的物資數量（待檢），可先開具臨時收料待檢單給供應商，并寫上“此條為臨時收貨證6、據，三天內有效，三天后視同已辦理入庫或退貨而自動作廢”。質檢部門能夠即時檢驗的，可直接進入以下“入庫程序”辦理入庫。2、入庫程序：質量檢驗報告合格后，倉管員憑質量檢驗報告確認的品種、規格型號、數量填制“貨物驗收入庫單”，并由質檢員簽字確認。同時將物資轉入合格區，掛上綠色合格標識牌。質量檢驗報告單、采購通知單（或訂單）和供應商的送貨單或發票隨同“入庫單”報送財務部門。3、退貨程序：質量檢驗報告不合格的物資應當及時退貨，暫時沒有退貨的應將物資轉入暫存區，并掛上紅色不合格標識牌。同時，倉管員要跟蹤退貨管理。已入庫物資又發生退貨的，保管員憑采購部出具的退貨通知單，開具“貨物驗收入庫單”紅字單，辦理退貨7、手續，承運人確認送貨簽回單等由采購經辦人負責跟蹤。第十五條 產成品、自制半成品入庫由質檢部現場檢查質量，經檢驗合格后，倉管員開具“入庫單”，由工人（或送貨人）、質檢員簽字確認。同時將產成品或自制半成品轉入合格區，掛上綠色合格標識牌。 第十六條 原輔材料、包裝物、外購商品、修理用備品備件、產成品和自制半成品出庫1、車間領用：生產用直接原材料：由車間統計員統一填寫“領單”，由工人（領料人）和車間班組長（審批人）簽字，倉管員憑“領料單”發貨。生產用間接原材料：主要是機物料等維修配件及低值易耗品，由車間統計員開單，維修性質的領料實行以舊換新，車間主任簽字后，保管員憑單發料，保管員對退回的舊料設帳管理；8、技改新增性質的領料設備部開具領料單，設備部負責人簽批后保管員發料，同時所屬車間統計員應對此類業務進行記錄，在按裝業務完成時，由設備部保管員共同組織對所領用機物料配件情況，進行現場驗收，車間負責人要協助確認。財務將對機物料及低值易耗品領用及退舊帳目進行檢查。2、銷售出庫和移庫：倉管員憑貨運部銷售會計開具的“發貨通知單”發貨，銷售會計根據實際發貨數量填寫“發貨單”，提貨人（承運人）憑“發貨單”辦理承運手續以及出門手續：保管員在“發貨單”出門證聯蓋“倉庫章”，貨運部辦好承運手續后在出門證聯蓋貨運專章，保管及保安據蓋章齊全的“發貨單”出門證聯放行貨物。3、免費贈送：免費贈送包括兩種情況，一種免費贈送客9、人；另一種是免費贈送客戶。贈送客人：財務臺賬會計憑總經理的審批條開具“物資流轉發貨單”(備注注明贈送)，倉管員憑單發貨，并根據實際發貨數量填寫流轉發貨，由提貨人簽字確認,提貨后,臺賬會計審核無誤后，經總經理簽字批準后,保安憑單據出門證聯放行。贈送客戶：貨運部銷售會計憑相關合同或總經理的審批條開具“發貨通知單”，倉管員憑單發貨，并根據實際發貨數量填寫，由提貨人憑“通知單”向銷售會計開取“發貨單”并按財務制度規定辦理出門手續(加蓋貨運章)，倉管員和保安憑單據放行。贈送客戶的發票應當在財務經理的指導下進行開具。免費贈送的相關合同和總經理審批條應當隨同“物資流轉發貨單”同時送交財務部門；反之，按照銷售10、的形式進行核算。貨物增送要按視同銷售業務進行財務處理。4、車間退貨：由車間統計員統一填寫“領料單”，填寫時使用紅字，由工人（送貨人）、車間主任（審批人）和質檢員（確認能否再次使用）簽字，倉管員憑“領料單”（紅字）收貨，并將物資存放在相適應的區域（合格區、次品區、退貨區）。第十七條 銷售退貨按照公司銷售退貨管理制度有關規定執行，由質檢員檢驗質量，按照質檢員確認的的品種、規格型號、數量和產品等級（合格品、次品等），由倉管員開具“退貨驗收入庫單”，由質檢員、送貨人簽字確認，并將物資存放在相適應的區域（合格區、廢品區、退貨區）。不符合銷售退貨管理制度有關規定的，倉管員有權拒絕收貨，并及時向相關負責人（11、主要是倉管部經理及財務經理）反饋情況。第十八條 寄放出庫1、如果供應商要出庫寄放物資，由材料會計憑“供應商書面通知”開具“提貨單”，倉管員憑“提貨單”發貨，并根據實際發貨數量填寫“流轉發貨單”，“流轉發貨單”由提貨人簽字確認，倉庫蓋章，提貨人將“流轉發貨單”交財務審核無誤后，在出門證聯加蓋財務章，倉管員和保安憑單據放行。2、如果公司要出庫寄放物資，按照以上相關入庫和出庫條款要求，先辦理入庫手續再辦理出庫手續，不得只辦理出庫手續。第十九條 內部調撥1、同等級物資內部調撥的，由出貨倉倉管員開具“內部調撥單”，由倉庫主管審批簽字確認后執行，由送貨人和進出倉倉管員簽字確認，收貨倉憑“內部調撥單”入賬。12、2、不同等級物資內部調撥的，由質檢員檢驗質量，按照質檢員確認的品種、規格型號、數量和產品等級（合格品、次品等），由出貨倉倉管員開具“內部調撥單”，由質檢員、送貨人、進出倉倉管員、倉庫主管和相應的部門經理簽字確認，并將物資存放在相適應的區域（合格區、廢品區、退貨區），收貨倉憑“內部調撥單”入賬。3、公司之外異地倉庫間調撥的，由貨運部會計開具物資流轉發貨單，調出倉庫保管員憑單發貨出庫，承運人簽字確認后，保管員在出門聯蓋倉庫章，承運人到貨運部辦理出門手續，辦好后，在出門證聯加蓋貨運章，保管員及保安憑以放行。收貨庫保管員憑本單收貨，簽字確認后，將回單聯交貨運部憑以結算運費。貨損由承運人承擔。第二十條 13、存貨報廢1、公司：由倉庫主管作報廢申請報告，經總經理審批后由倉管員開具“出庫單”，由質檢員檢驗質量，由質檢員、相關參與人員簽字確認，并將廢品轉入廢品倉庫。2、辦事處：由倉管員作報廢申請報告，經辦事處經理確認后，上報總經理審批后由倉管員開具“出庫單”，由質檢員檢驗質量，由質檢員、相關參與人員簽字確認，并將廢品轉入廢品倉庫或直接處理。第二十一條 委托加工物資：從倉庫出庫倉管員憑貨運部銷售會計開具的“發貨通知單”發貨，銷售會計根據實際發貨數量填寫“發貨單”，提貨人（承運人）憑“發貨單”辦理承運手續以及出門手續：保管員在“發貨單”出門證聯蓋“倉庫章”，貨運部辦好承運手續后在出門證聯蓋貨運專章，保管及保14、安據蓋章齊全的“發貨單”出門證聯放行貨物。委外加工產品完工后，屬于產成品的直接入庫成品倉庫，通過“產成品入庫單”辦理入庫；屬于半成品的由生產部安排車間收貨，通過“外發加工產品車間單”辦理入庫。第二十二條 委托加工半成品：從車間出庫生產部統計員憑委外加工合同開具半成品“提貨單”，車間統計員憑“提貨單”發貨，并根據實際發貨數量填寫“出庫單”，“出庫單”由提貨人簽字確認、提貨人憑“出庫單”向生產部統計員開取“車輛放行單”，車間統計員和保安憑單據放行。委托加工半成品不能從倉庫出庫，車間統計員發出的半成品要建立備查賬，并負責跟蹤收回半成品和管理，車間收回半成品時要開具“車間半成品外發入庫單”，同時車間半15、成品“出庫單”和“入庫單”要及時上交財務部。第二十三條 車間在產品：1、工人完工：各車間、工序完工產品（包括半成品和成品）在交給統計員時，由統計員填制“車間完工產品收料單”，由質檢員驗收質量并簽字確認，由工人和統計員確認。2、車間、工序交接：各車間、工序將半成品轉交下一道車間、工序時，應當填制“車間半成品交接單”，由雙方統計員簽字確認。成品入庫通過“入庫單”辦理入庫。3、退貨：下道工序退回半成品，由車間統計員負責將半成品退給工人，并辦理相關的手續。第三章 存貨堆放和日常管理 第二十四條 倉庫必須設置消防設施，通道必須寬敞，門窗必須符合防盜要求，電力設施必須符合消防部門的要求，以確保存貨安全。第16、二十五條 切實做好“防火、防霉、防銹、防蛀、防爆、防潮、防爛、防盜、防鼠、防毒”等“十防工作”。倉管員必須經常巡查，如發現問題應及時上報上級主管并會同有關部門及時采取防范及補救措施。 第二十六條 物資堆放要講究科學、合理，區域要分開、清晰，擺列要整齊、有序，高低要適當、均衡；每堆物資前要統一使用公司的標識牌，并在標識牌上寫明物資的名稱、品種和數量，確保賬（倉庫賬和會計賬上物資的名稱和數量）、牌（標識牌上物資的名稱和數量，下同）和實物相符。第二十七條 標識牌是區域劃分的重要標識，標識牌設計要規范，書寫要工整，必須做到“物牌同步變化”，杜絕以任何客觀理由影響“物牌”相符。標識牌基本內容包括：物資的17、名稱、規格、數量，保質日期，生產廠家。第二十八條 經常對倉庫物資進行灰塵清理，從而減少因污染所帶來的質量問題；通過制定輪值表對物品堆放的周邊環境進行清掃和整理；并對倉庫洗地板及吸塵工的工作進行監督。第二十九條 倉管員應當定期對物資的生產日期、保質日期進行全面整理，屬于已過保質日期的物資應當轉入次品區域，并掛上藍色標識牌。第三十條 保守電腦密碼，杜絕倉管員以外人員隨意動用電腦；杜絕利用電腦做與業務或工作無關的事情；嚴格遵照操作規程操作電腦，并按電腦維護事項定期對電腦進行維護和保養。第三十一條 倉管員有權拒絕和要求閑雜人員進入倉庫，嚴禁串崗。第三十二條 倉管員應對內、外搬運工進行指導、監督，確保物18、資堆放符合倉庫要求。第三十三條 必須嚴格檢查或督導進出倉庫的人員，以及及時關好門窗，確保倉庫和物資的安全。第三十四條 不良存貨清查1、公司：由倉庫主管牽頭，會同生產、采購和銷售經理于每季度末到倉庫現場清查不良存貨（指在三個月內少銷或滯銷的產品以及保質期屆滿前兩個月的產品、材料和包裝物等，下同），并在相關的制度范圍內盤活處理；或將情況及處理意見，報送總經理審批。2、辦事處：由辦事處經理組織有關人員于每季度末到倉庫現場清查不良存貨，并在相關的制度范圍內盤活處理；或將情況及處理意見，報送總經理審批。第三十五條 倉庫是一個特殊的部門，員工用餐應在規定的時間范圍內交替輪流，以保證倉庫貨物隨時供應。第三十19、六條 保守倉庫業務秘密，杜絕向供應商等及他人透露物資庫存等有關業務信息。第三十七條 未經上級同意，不得隨意復制、摘抄公司資料；作廢文稿應及時妥善解決，以防泄密。第三十八條 叉車司機必須服從倉庫主管的安排和調度；同時要按以下要求做好車輛保養、維護和管理工作，保證叉車的工作需求和工作質量：1、杜絕駕駛員以外的人隨意動用叉車。2、駕駛員應嚴格按照駕駛規程駕駛叉車。3、嚴格遵守“電瓶叉車在室內作業；柴油車在室外作業”的規定。4、維護叉車的清潔和完整，經常對其質量和性能進行檢查，并按規定進行維修和保養。第四章 存貨賬表管理第三十九條 開好單、做好賬、編好表、對好賬，是倉庫賬表管理的總要求，是倉管員應當具20、備的基本素質和基本職責。倉管員必須做到以賬管物，必須重視賬表在倉庫管理的重要性。第四十條 倉庫賬表分為自有物資賬表、寄存物資賬表、來料加工物資賬表和外協物資賬表。1、自有物資賬表：指反映公司自購并存放在自有倉庫的進出存物資信息（含廠區內各類有料、無料包裝桶），包括賬簿信息和表格信息。2、寄存物資賬表：指反映經公司有關領導同意外部單位暫時存放在公司自有倉庫的進出存物資信息，包括賬簿信息和表格信息。3、來料加工物資賬表：指反映外部單位來料加工存放在公司自有倉庫的進出存物資信息，包括賬簿信息和表格信息。4、外協物資賬表：指反映公司委托外協單位生產暫時存放在外協單位的進出存物資信息，包括賬簿信息和表格21、信息。第四十一條 入庫單和出庫單杜絕涂改，要求使用復寫紙書寫，書寫要工整，字跡要清晰、易認；如果書寫出現錯誤，要求作廢并完整保留每一聯次。入庫單和出庫單每日要報送給相關人員。第四十二條 倉庫的賬簿和各種報表要按各區域的物資類別進行編制，要求書寫要工整，字跡要清晰、易認，以供有關人員及時了解倉庫存貨的庫存結構。同時，賬簿每天要登記入帳，各種報表要按時保質保量報送給相關人員。第四十三條 采購部和銷售部有關人員要認真閱讀存貨報表，通過存貨報表信息及時了解存貨結構和存貨庫存量，并及時合理地調整存貨庫存結構和庫存量，以及及時處理不良存貨。第四十四條 認真有效地做好倉庫電話記錄、交接班記錄、磅碼單以及進口22、物資獨立登記等工作。第四十五條 加強賬、牌的核對管理，定期核對賬、牌是否相符，如果出現不符，必須及時查明原因，確保賬、牌時刻相符，以充分發揮牌在日常管理中的作用。第四十六條 倉管員每旬與會計核對存貨借貸余額（數），次月2日核對并簽字確認上月存貨借貸余額（數），必須確保倉庫賬和會計賬的借貸余額（數）完全相符。在對賬確認時，必須將自有物資、寄存物資、來料加工物資等分開核對確認。第四十七條 倉庫賬務和各種報表編制由財務部專職會計人員負責管理和指導，倉管員必須服從，不得自作主張的設置賬簿或設計報表。第五章 存貨盤點管理第四十八條 存貨盤點包括在產品盤點和倉庫物資盤點。1、在產品每月最后一天由生產部門組23、織盤點，并于次月第一日下班前由統計員上報財務部門；財務部門根據實際情況主動到車間指導、監督在產品盤點。具體要求按成本控制管理制度的規定執行。2、倉庫物資盤點按照以下相關條款執行。第四十九條 倉庫物資盤點分為月份盤點、季度盤點、半年盤點、年終盤點和特殊盤點。月份盤點總量應當占存貨總量的60%以上；季度盤點總量應當占存貨總量的80%以上；半年盤點總量和年度盤點總量應當對存貨全部盤點；特殊盤點（包括外部審計和內部審計需要的盤點）則根據實際需要確定盤點量。第五十條 倉庫物資盤點方法一般采用日常盤點法。日常盤點法是指在不影響存貨進出管理的前提下，每月組織有關人員隨時對存貨進行盤點的一種方法。第五十一條 24、每次倉庫物資盤點結果，應當確認存貨盤盈或盤虧，應當提出處理意見和明確責任人，并按相關流程處理或審批，于月終由財務部門進行賬務處理。第五十二條 倉庫物資盤點盤盈或盤虧，根據截止存貨盤點日期的財務賬面結余數和實際盤點數的差數進行確認。第五十三條 倉庫物資盤點時，倉管員、財務人員、及參與盤點的人員應當同時在現場。第五十四條 倉庫物資盤點結束后，參與盤點的人員應當在盤點表上簽字確認，并由責任保管員及屬地行政負責人簽字確認。第五十五條 倉庫物資盤點表及相關資料的數據和文字應當書寫工整，同時應當歸檔管理。第五十六條 倉庫物資盤點工作由存貨管理部門負責組織，由財務人員進行監盤和業務指導。第五十七條 倉庫物資25、盤點前，倉庫物資管理部門（倉庫主管）應當提前一天（以上）知會有關部門或人員，有關部門或人員應當積極配合或參與。第五十八條 月份盤點、季度盤點、半年盤點和年度盤點由存貨管理部門按照以上盤點方法組織盤點；特殊盤點則由存貨管理部門按照特定事項（指特定時間、特定地點和特定人員等）的要求組織盤點，特定事項一般由財務部門提出或確定。第五十九條 盤點一般流程：一、倉庫物資管理部門（倉庫主管）下發倉庫物資盤點通知或知會，并做好各項盤點準備工作。二、財務人員和倉管員對需盤點的存貨進行賬面確認，必須在賬賬相符的前提下才能盤點。三、盤點時，倉管員和財務人員應當獨立記錄，經核對雙方記錄數一致后，才能確認為盤點數。四、26、盤點結束后，應當整理盤點資料（即盤點表），并由參與盤點的人員在盤點表上簽字確認，同時上報屬地行政負責人簽字確認。五、倉庫物資管理部門根據有關懲處制度對盤點結果出現的盤盈或盤虧提出處理意見，并按經濟業務流程及單據使用管理規定規定的流程上報審批。六、財務人員和倉管人員對盤點結果出現的盤盈或盤虧進行賬務處理（調整），倉管人員的賬務處理應當在財務人員的指導下進行。第六十條 內外審計有關部門要求的盤點屬于特殊盤點范疇，除內部審計部外，特殊盤點一般由財務部統一接受盤點，再決定是否統一安排盤點。內部審計部可直接通知盤點，但應當知會財務部。辦事處接到外部審計等有關部門要來盤點時，必須在第一時間內向財務部報告，27、由財務部統一安排處理。第六十一條 倉庫物資盤點是一項重要的內控管理工作，各屬地行政負責人是第一管理責任人，應當高度重視，親自督導。第六十二條 倉庫物資盤點當天發生的物資進出日期應當填寫為次日日期（即盤點日的出入庫數量不計在內），并將盤點當天入庫的物資獨立堆放；截止倉庫物資盤點日期的賬務應當登記完畢。實際盤點日如果為非盤點截止標準日，則實際盤點日的盤點數量應還原為物資盤點標準截止日數量，以保證帳實口徑一致性。第六十三條 倉庫物資盤點表使用統一的格式（附后），由財務部門提供。第六十四條 特殊盤點期間，除緊急用料外，暫停開展存貨進出工作。第六十五條 特殊盤點期間，如遇假日一律停止休假，否則以曠工論處。第六十六條 盤點應盡量采用精確的計量器，避免用主觀的目測、估計、甚至偽造數據的方式，每項存貨數量，應于確定后，再繼續進行下一項盤點，盤點確認后不得更改。本制度由財務部負責修訂，總經理核準后執行本制度由財務部負責解釋。 XX*有限公司 2009年5月20日