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1、建工集團分公司行政部門管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX建工XX分公司行政管理制度一 、禮儀紀律1、行政管理部負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監督；2、行政部負責人發現不當現象，可簽發“提示單”以提示警告，并報備有關部門主管；3、 行政部確認獎懲事實，可提請有關主管研究提出獎懲申請；4、 對公司禮儀紀律現象，行政部與各部門經理均可直接向總經理提出。二 、工作計劃與報告沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調對公司、部門、員工行為的計劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工2、作效率與工作效益。因此，通過對計劃體系的規定，并通過相關計劃流程和計劃表格的制作，實現工作計劃的確立、執行和評估。（一）公司、部門年度發展計劃1、 公司董事長、總經理、部門經理于每一會計年度底應該制定下一會計年度的發展計劃。2、 公司年度發展計劃經公司主要高層領導人討論制作，公司高管核準同意后確定執行。3、 部門年度發展計劃經部門主要領導人員討論制作，公司總經理核準同意后確定執行。4、 公司、部門年度發展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎和依據。5、 公司、部門年度發展計劃是對公司、部門經營發展的評價基礎。6、 年度計劃流程總經理公司計劃草案報告高管核準報告各部主管稽核部門計劃草案總經理核準執3、 行（二）部門、員工月度工作計劃1、 部門經理、公司員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。2、月度工作計劃通過對月度工作計劃表的制作來完成，在該表格中應該相應地填寫部門、員工下月工作內容安排和時間控制。3、 員工月度工作計劃交部門經理核準同意后確定執行。4、 部門月度工作計劃交總經理核準同意后確定執行。5、 月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據之一。6、 年度月度工作計劃公司年度計劃部門經理計劃草案報告部內員工總經理核準報告稽核計劃草案經理核準執 行（三）員工日工作時間控制計劃1、公司員工通過日工作時間控制表進行日工作時間計劃與安排控制。2、公司員工應該按照“4、日工作時間控制表填寫規定”在規定的時間按照規定的項目如實填寫并上交公司行政管理部。3、在日工作時間控制表中體現出員工對每日工作安排的合理性與計劃性，反映員工每日工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對員工考核的主要依據之一，同時也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估的依據。4、日工作時間控制表是公司對外服務的重要計費依據。5、日工作計劃流程部門月度計劃部門主管報 告稽 核員工日計劃執 行三 、會議管理 1、會議是公司決議產生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區分為定期例會與非定期會議，規定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。2、5、 定期例會會議名稱時間安排參加人員會議內容召集/主持人員早會8:30-8:45各部門人員對接一天相互協調工作，掌握工作進度部門經理部門周例會每周五15:00各部門人員總結本周工作及下周計劃部門經理經理周例會每周六上午9:00-11:00總經理、副總經理、各部門經理匯報各部門一周工作情況及下周工作計劃，討論工作中存在問題行政管理部/總經理月度總結、規劃會議每月度最后一天下午總經理、副總經理、各部門經理上月度工作總結月度工作規劃報告、各部門月度工作協調行政管理部/總經理質量管理會每月初第一天上午總經理、副總經理、工程部經理、質量管理部經理總結上月工程質量及問題，安排本月質量目標工程部總經理安全管理6、會每月度第一天下午總經理、副總經理、工程部經理、安全管理部經理總結上月安全問題，安排本月安全目標工程部總經理月度生產調度會每月度中旬總經理、工程部經理、施工中各口負責人工程方面內容工程部總經理員工大會每季度最后一個月月底總經理及全體員工經營總結、工作安排、其他相關內容行政管理部/總經理董事會會議每年度一次董事長、董事、總經理公司重大事項決議總經理/董事長3、非定期會議會議名稱時間安排參加人員會議內容召集/主持人員公司發展研討會不定時董事長、總經理、副總經理、部門經理、主要經營業務人員就市場拓展、業務推廣、公司經營等相關事項的討論行政部/總經理臨時會議不定時總經理、副總、部門經理、其他有關人員特7、殊事宜行政部/總經理新業務拓展跟蹤會不定時總經理、相關業務人員新業務進展及問題行政部/總經理董事會臨時會議不定時董事長、董事、總經理公司經營特殊重大事宜總經理/董事長（三）會議安排A、公司內會議由行政部安排，部門內會議由各部自行安排B、主會人會前一天需向秘書（行政部）告知會議安排、會議內容C、秘書（行政部）須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內容D、秘書（行政部）負責會場安排與整理E、開會期中，秘書（行政部）負責記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉發給有關人員及總經理備案3、會議流程會議計劃會議計劃單秘 書會議通知通 知安 排記 錄摘要備案四、辦公設備管理1、電腦1.1行政部根據公8、司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統；1.2根據保密原則需要，由行政部對行政、業務文件目錄設定統一管理的電腦密碼1.3員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄1.4員工不得私設電腦密碼2傳真機、復印機：2.1由公司行政部統一管理與使用2.2建立嚴格的使用登記制度2.3未經許可，個人不得自行操作使用3可運用狀態維護3.1行政部負責電腦、傳真機復印機的檢查、保養和維修,保證設備的可運用狀態五、文書作業1、復印1.1公司復印作業由行政部秘書統一執行1.2一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書13客戶資料、服務文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復印委托單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經上級主管批準9、后執行復印1.4秘書于復印、裝訂作業后，須填寫復印裝訂登記表（日期、內容、頁數、復印機碼、批準人、保密標識等）1.5復印流程各部門復印委托單復印委托核準復印裝訂登記復印裝訂保密標識各部門六 收發文1、文件是經營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。XX建工公司的XX分公司定的每一位員工都負有文件管理的責任或義務。2、本公司對外文件之收發的責任者為指定專人-行政部統一辦理，她是各級文件管理的直接承擔者。附收、發文登記表3、行政部文員在收文后必須先根據文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文員對有回復要求的文件10、須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結果，并對文本進行復印和留檔。4、公司的各類文件均屬內部機密文件,文員不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業務便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關人員閱辦。5、 本公司對外之發送文函按性質訂立參見文檔管理制度。6、文件傳真的發文工作亦由文員人員負責，需發文者將文稿經主管人員簽字后交文員處登記發文摘要、分類編號、發送后歸還原稿人。凡對外報送的業務資料、協議等重要文件皆須復印備份存檔。7、對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。8、每月未，文員應將收、發文整理裝訂成冊。每半年將經各部門主管確認的確無使用價值11、之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附檔案資本銷毀情況記錄表9、文件管理應參見文檔管理制度規定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交文員按分類歸檔，文員必須做好登記造冊工作。每月未，文員應將收、發文整理裝訂成冊。10、每半年將經各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進行修補、復制或作其它技術處理。保密標識發函發文收函登記表發函打印傳真用印流程發文登記表責任人：文員、總臺監督人：業務、行政經理總臺電話文員送郵快遞信件分理復印存檔用公司印主管簽字責任人：文員、GM秘書監督人：行政經理總經理登記歸檔秘書篩選主管歸檔總經理業務12、部門公函歸檔私函自理部門信函個人信函行政部簽收信函收文11、 收發文流程 七 、 用印1、公司所有印鑒歸行政部統一管理，財務章除外。2、公司所有印鑒總經理簽批后方可蓋印，總經理不在，電話請示，行政部備案，于總經理回公司后補簽批流程。3、本公司以公司名義對外之行文由行政部負責蓋印。4、公司各部申請簽章及總經理、董事長職章，應提出申請(匯簽)經上級核準后交行政部，由行政部登記于登記表，負責蓋印。公司章合同章法人章財務章用印申請單申請單歸類申請人行政文員用印部門經理用印申請5、用公司印流程 總經理簽批責任人：行政文員監督人：行政副總八、文檔1、圖書雜志1.1公司所屬圖書是專供相關公司內人士參閱，由行13、政部統一保管，于每年6月、12月下旬詳實盤點。1.2、文員應將圖書書名、出版社名稱、數冊、金額按類型編號，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點期限或公務上需參考將隨時通知收閱,借書人不得拒絕。附圖書登記冊1.3、一般情況下，圖書只得在公司內閱讀，借書冊數以三冊為限，借書期限不得超出過二周，若要續借者，重新到行政部處登記。1.4、對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。責任人：文員監督人：行政經理按時回庫圖書借閱登記表圖書清點報告借書人每月清點一次文員登記借閱圖書登記表入庫文員登記圖書購進1.5、圖書管理流程2、專業資料2.1資料分類：公司搜集的各種公司業務文本、流程14、企劃案、制度、顧問業理論等文件正本及復印件；公司由政府主管部門購買的政策法規；公司各類剪報;公司搜集的各類行業（如建材、裝飾等）材料；公司施工前期、中期、后期所有與項目有關的憑據、圖紙、合同、協議、文本等。2.2公司資料只可于公司內借閱當天歸還，不得攜出司外，特殊情況需復印者，須填報復印申請批準2.3資料管理流程資料整理登記表復印申請借閱登記定時清點保密標識借閱人復印人申請登記復印借閱入 庫登記注冊當天回庫清點報告3、辦公文檔3.1、行政管理部負責對公司全體員工的辦公文檔進行系統管理3.2、行政人員辦公文檔設：工作計劃與報告；會議紀要；司內行政；3.3、業務人員辦公文檔設：工作計劃與報告；司15、內行政；談項目A、B、C；執行項目A、B、C八、 訪客接待 1、來本公司之賓客由行政部負責接待。2、接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關主管部門聯系接洽。3、電話接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有關主管匯報。責任人：總臺、秘書、文員監督人：各級主管秘書上茶文員上茶出迎進辦公室出迎進接待室出迎進專案室電話秘書電話受訪人電話業務員總臺應對董事長/GM朋友朋友客戶推銷商行政部訪客4、訪客接待流程十 、辦公用品1、文具1.1、行政部負責辦公文具的采購與領用登記1.2行政部須特別注意隨時檢查復印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業務程16、序的正常進行1.3、辦公用品及低值易耗品要求以舊換新1.4、行政部負責茶、水等日用品的采購與使用登記1.5、定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序1.6、公司舉辦培訓、講座等大型活動時，行政部應及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行十一 、 采購1、公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節約總成本和控制辦公費用總額度的基礎上統一購置。2、辦公設備維修、郵件投遞等業務委托中行政部統一處理。3、行政部須對固定供應商建立完整的檔案系統，以節約成本之原則，選擇、跟換供應商。4、公司各業務部門將需要購置的固定資產以申請單形式上報行政管理部，經批準后，由行17、政管理部對采購物資的數量、質量、規格、供應商、價格進行統計、分析、比較，作出清單，遞交總經理批示，經批準后由行政管理部下達采購指令，予以履行同供應商進行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進行其它后續工作。合同文本交行政管理部門備案。驗收付款流程定貨合同采購申請單大宗采購一般采購詢價/比價單通報會計GM復議詢價/比價行政專員固定供應商/商店行政專員GM批示采購申請責任人：行政專員監督人：行政經理2、 采購作業流程責任人：行政經理、財務監督人：總經理資產登記表行政資產管理財務付款入帳請款單GM批示請款接收退貨驗收報告到貨詢價/比價單采購申請單會計支付定金采18、購合同3、 驗收付款流程財務及相關部門驗收十二 、 固定資產管理1、 行政管理部對公司所有固定資產進行登記注冊2、固定資產因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者,由使用部門或管理部填制“固定資產處理申請單”一式二聯,注明申請單位、日期、財產編號、名稱、數量、購入日期、處理原因、處理方式及其他有關資料分別轉送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后,依核決權限送呈簽核。3、“固定資產處理申請單”一式二聯,經核準后,由使用部門分送如下：第一聯送財務部；第二聯送行政管理部。4、財務部收到“固定資產處分單”后如處分方式為報廢或遺失時，應備有報廢或損失清單及有關機關之核準或證明文件，在據以轉帳及更改財產目錄。如為出售則暫時存檔。5、行政管理部收到“固定資產處分單”后，應依核準之方式處理資產，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產管理卡”后抽出并“固定資產處分申請單”存檔。6、固定資產如遭竊盜或破壞者，管理部應提出損失清單及向警察單位報案辦理。