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1、外貿(mào)進出口公司鑰匙、名片、電話等行政事務(wù)管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 行政事務(wù)管理制度第一章鑰匙管理制度第一條 行政管理部門負責(zé)管理公司各部門辦公室鑰匙。第二條新員工領(lǐng)鑰匙時，應(yīng)填寫鑰匙配用申請表（見附件），由行政管 理部門統(tǒng)一進行復(fù)制。第三條如需使用行政管理部門管理的備用鑰匙，應(yīng)向行政管理部門說明使 用目的，用后立即歸還。第四條員工離職時，必須將辦公鑰匙交回行政管理部門后方可辦理離職手 續(xù)，若鑰匙丟失，應(yīng)按制度予以賠償。第五條除行政管理部門負責(zé)管理鑰匙人員Z外，其他人不得任意復(fù)制或允 許借予他人使用，否則負連帶責(zé)任。第六條鑰匙遺失時或損壞時，應(yīng)立即報行政管理部門備案，由2、行政管理部 門負責(zé)視情況重新配制或更換。第二章姓名牌管理制度第一條姓名牌用于：1、識別員工身份的證件；2、開啟各樓層門禁系統(tǒng)（須經(jīng)批準(zhǔn)）；3、員工上班考勤；4、員工用餐。第二條新進員工提供一張彩色1寸照片，由行政管理部門交物管中心統(tǒng)一 配備姓名牌一張。第三條持有者應(yīng)妥善保管姓名牌，上下班刷姓名牌進行登記；并于上班時 間配戴于胸前；各部門經(jīng)理應(yīng)督促所屬員工配戴姓名牌，行政管理部門負責(zé)追蹤 考核。第四條姓名牌如有遺失或損壞，應(yīng)報部門經(jīng)理核實并岀具證明，并向行政 管理部門申請出具補發(fā)證明，向物管中心聯(lián)系補發(fā)。同時提供工本費30元。如 為故意損壞，扣除工本費并處罰金50元。第五條姓名牌不得外借，若經(jīng)發(fā)3、現(xiàn)，公司將視情節(jié)輕重予以處分。第三章電話管理制度第一條 電話安裝、調(diào)配管理由行政管理部門負責(zé)，各部門經(jīng)理負責(zé)督促員 工使用電話，若岀現(xiàn)話費超高的情況，應(yīng)調(diào)查原因，適當(dāng)控制話費使用。第二條電話使用須知1、公司電話主要用于公司事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、接洽；2、注意控制談話時間，力求簡潔扼要，以免耗時占線；3、接聽電話時，應(yīng)講究禮節(jié)，友好地應(yīng)答“你好，龍?zhí)㎎4、嚴禁撥打聲訊電話，無特殊原因不打私人電話。撥打聲訊電話或長時間 撥打私人電話者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將給予批評并處以罰款。第三條公司現(xiàn)階段使用的電話分為國際直撥長途、IP電話與市內(nèi)電話。話 費由行政管理部門負責(zé)與電信公司統(tǒng)一結(jié)算，由財務(wù)管理部門將話費分攤到各部門 4、的當(dāng)?shù)顿M用中。第四條因工作需要，中請安裝電話或開通電話新功能時，需填寫電話業(yè)務(wù)中 請表（見附件），經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政管理部門負責(zé)聯(lián)系開通電話 業(yè)務(wù)。第一條工作服配發(fā)范圍與公司正式簽訂勞動合同的全部在崗人員給予配發(fā)工作服，新入職員工試用 期滿后給予配發(fā)，無崗位、待崗、外派、外借、掛靠的人員均不配發(fā)。第二條工作服配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、使用年限1、一般每人1套/款，視公司具體情況制定標(biāo)準(zhǔn)。2、工作服原則上三年統(tǒng)一更換一次（襯衫兩年），特殊情況除外。第三條工作服費用列支1、配發(fā)、更換員工工作服，員工個人需支付每套工作服實際制作成本的30% 作為自付費用。2、員工工作服不到一年中途遺失、破損，需重新配5、發(fā)的，由員工按實際制 作成本的全額予以購買；使用兩年后，遺失或破損，需重新配發(fā)的，由員工支付 實際制作成本的30%的費用作為賠償。3、員工離職后，所配發(fā)的工作服原則上不作退還處理，除原制作費的30% 的費用不作退還外，應(yīng)折價賣給使用人。其中，配發(fā)工作服不滿一年的，由核發(fā) 部門再向使用人收取制作成本的30%費用后，方可辦理相關(guān)手續(xù)；配發(fā)工作服滿 一年不到二年的，再向使用人收取制作成木的10%費用后，方能辦理相關(guān)手續(xù); 配發(fā)工作服已滿三年的，則不再追加費用。第四條工作服日常管理1、工作服制作后的質(zhì)量驗收、核發(fā)、賠償、更換、著裝標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等一系列 日常管理工作由行政管理部門負責(zé)，并建立臺賬以備查詢，工6、作服的配發(fā)、更換、 補換等工作需報公司審核批準(zhǔn)，方可實施。2、工作服制作的款式標(biāo)準(zhǔn)、材質(zhì)和顏色的選定、品質(zhì)的管理均應(yīng)符合公司 VI管理標(biāo)準(zhǔn)，各類工作服的設(shè)計方案，應(yīng)事先廣泛征求意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核 同意后方能實施，任何人不得擅自變更。3、工作服制作單位、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、均由行政管理部門負責(zé)，核價由財務(wù)管理 部門負責(zé)。工作服制作合同應(yīng)予以妥善保管并存檔。第五條工作服著裝規(guī)范1、周一至周四，原則上員工需穿正裝上班。正裝包括工作服、職業(yè)裝等。2、業(yè)務(wù)部人員接待客戶必須身著工作服或其他標(biāo)準(zhǔn)職業(yè)裝；3、公司年度、半年度會議必須著統(tǒng)一工作服參加。4、嚴禁穿著破損的工作服上班或參加各種會議、商務(wù)活動。第五章名片管7、理制度第一條公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政管理部門依據(jù)公司VI管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī) 劃設(shè)計。第二條公司行政管理部門統(tǒng)一負責(zé)對外卬制名片的卬刷業(yè)務(wù)。第三條名片卬制程序1、各部門新進工作人員，應(yīng)及時提供個人資料交行政管理部門備檔，以備 卬制名片之需。2、員工因工作需要印制名片時，中領(lǐng)人應(yīng)填寫名片印制中請單（見附 件十九），經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)審批后由行政管理部門負責(zé)卬制。3、名片英文使用須符合國際慣例和規(guī)范要求。第四條名片使用1、名片使用須恰到好處，發(fā)放應(yīng)合理，掌握使用范圍。2、注重名片遞送禮儀和交換規(guī)則。第五條費用結(jié)算由行政管理部門負責(zé)統(tǒng)計，由財務(wù)管理部門負責(zé)分攤至各第一條木辦法所指低值易耗品為價格不足2000元的8、物品，根據(jù)使用性質(zhì) 可細分為易耗性辦公用品（簡稱易耗品）、管理性辦公用品（簡稱管理品）、計 算機耗材三種：1、易耗品指短期內(nèi)容易消耗用盡、一般價值較低的用品，如鉛筆、刀片、 膠水、漿糊、釘書針、筆記本、標(biāo)簽紙、便條紙、橡皮擦、夾子、印油等；2、管理品指使用期限相對較長，不易損耗且價值高于20元的用品，如訂 書機、計算器、文件柜、文件架、電話機等；3、計算機耗材為：墨盒、硒鼓、復(fù)印紙等。其中計算機耗材納入易耗品管理。第二條辦公用品采購1、行政管理部門選定兩至三家信譽良好、質(zhì)量上乘、價格合理、服務(wù)優(yōu) 良的商家作為辦公用品的供應(yīng)商，由行政管理部門進行統(tǒng)一采購。2、根據(jù)市場價格和質(zhì)量，行政管理部門應(yīng)及9、時做出調(diào)整，重新選擇供貨 商。3、行政管理部門根據(jù)各部門使用需求進行采購，釆購不易或耗用量大的 辦公用品應(yīng)酌量庫存。4、行政管理部門無法釆購的特殊種類的文具，經(jīng)行政管理部門經(jīng)理同意 后授權(quán)各部門自行采購，但采購的物晶要到行政管理部門辦理入庫、領(lǐng)用手續(xù), 由行政管理部門經(jīng)理在報銷單上簽字確認后方可予以報銷。第三條辦公用品領(lǐng)用1、領(lǐng)用時，各部門應(yīng)填寫辦公用品中領(lǐng)表（見附件），經(jīng)部門經(jīng)理簽 字確認后中領(lǐng)，特殊種類的辦公用品在采購成功后即時發(fā)放。2、公司新員工中領(lǐng)辦公用品時，需在中領(lǐng)表后附人力資源部岀具的員工 錄用通知書，經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認后領(lǐng)用。3、辦公用品嚴禁帶回家私用，各部門經(jīng)理應(yīng)適當(dāng)控制辦公用10、品使用，掌 握本部門人員的辦公用品的使用情況。4、行政管理部門對各部門辦公用品的領(lǐng)用情況每月進行統(tǒng)計，每月結(jié)算 一次，費用由財務(wù)管理部門負責(zé)分攤至各部門。第四條辦公用品管理1、各部門人員應(yīng)對領(lǐng)用的辦公用品進行妥善保管，其中管理甜應(yīng)列入移 交，行政管理部門應(yīng)建立管理品登記臺賬。2、齊部門申領(lǐng)的管理品如出現(xiàn)故障或被損壞，應(yīng)及時報行政管理部門備 案；如物品被人為損壞或遺失，申領(lǐng)者應(yīng)自購物品賠償或按價賠償公司損失。3、員工離職前應(yīng)到行政管理部門辦理辦公用品交還手續(xù)，行政管理部門 對照該員工全部辦公用品領(lǐng)用清單進行逐一核對，確認齊全無課后方予以簽字 通過。第五條辦公設(shè)備管理1、本制度辦公設(shè)備指公用的打印11、機、復(fù)印機、傳真機等設(shè)備；辦公設(shè)備 由行政管理部門負責(zé)購置，進行日常管理。2、員工通過電腦聯(lián)網(wǎng)使用公用打印機，打印后應(yīng)及時從打印機上取回打 印文件。3、傳真機只供發(fā)傳真使用，不得撥打電話。傳真機所在的部門應(yīng)承擔(dān)監(jiān) 督責(zé)任。4、員工使用公用復(fù)印機時，自帶復(fù)印紙前往復(fù)印。第六條印刷品（如信封、信紙等）除各部門特殊要求外，其印刷、保管、 發(fā)放均由行政管理部門負責(zé)。第七章 公關(guān)禮品管理制度第一條公關(guān)禮品釆購及管理由行政管理部門負責(zé)。第二條公關(guān)禮品采購1、行政管理部門或其他部門欲采購公關(guān)禮品時，向公司領(lǐng)導(dǎo)遞交中請報 告。2、禮品的款式、價格等應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核同意、并由審計管理部門審計 后，方能采購或聯(lián)系12、廠家制作，禮品涉及VI設(shè)計的，必須參照集團公司VI 的標(biāo)準(zhǔn)格式。3、行政管理部門必須與制作單位簽定禮品制作合同。第三條公關(guān)禮品入庫1、行政管理部門應(yīng)會同財務(wù)管理部門對禮品數(shù)量、質(zhì)量嚴格把關(guān)，確認 無誤后再辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。2、行政管理部門與財務(wù)管理部門均應(yīng)建立相關(guān)賬目，對禮品進行管理； 禮品入庫、出庫時應(yīng)辦理登記手續(xù)，每季度核對賬目，并做到賬實相符。第四條公關(guān)禮品領(lǐng)用1、領(lǐng)用公關(guān)禮品時，領(lǐng)用人應(yīng)填寫禮晶領(lǐng)用中請單（見附件），經(jīng)公 司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方能領(lǐng)用。2、行政管理部門每月統(tǒng)計各部門禮品領(lǐng)用數(shù)量及金額，送財務(wù)管理部門 結(jié)算費用。第八章會議室、辦公室管理制度第一條 公司會議室、辦公室由行政管13、理部門統(tǒng)一負責(zé)管理。第二條 會議室一般用于召開公司會議、接待來訪客人，不允許占用會議 室用作其它安排或作為休息室之用。第三條會議室使用由行政管理部門統(tǒng)一安排、管理。各部門需在會議室 召開會議或接待重要客戶時，請會議召集人或接待負責(zé)人提前告知行政管理部 門，以便做好安排工作；如有特殊要求的（如購買茶點、水果、配置投影儀或 其他特殊要求），請?zhí)顚憰h室使用聯(lián)系表（見附件）交行政管理部門，由 行政管理部門負責(zé)安排。第四條各部門員工應(yīng)愛護會議室、辦公室的公共設(shè)施，保持室內(nèi)環(huán)境清 潔。使用會議室的，在用完會議室后應(yīng)及時通知行政管理部門，以便行政管理 部及時安排人員清理，做好會議室衛(wèi)生工作。第五條任何部門和個人不得隨意將會議室、辦公室的桌、椅等設(shè)施拿岀 并挪作他用。如因工作原因需要借用會議室茶具、熱水壺的，應(yīng)事先向行政管 理部門說明。行政管理部門有權(quán)向各部門取回會議室公共物品。第六條會議室、辦公室應(yīng)保持整潔、清爽，辦公室人員應(yīng)定期對辦公室 進行清潔、整理。不允許在會議室、辦公室里出現(xiàn)墻上亂貼亂掛、閑置物品長 期堆壓、灰塵積累的情況。不允許在會議室、辦公室里吸煙。行政管理部門定 期對辦公室的整潔情況進行檢查，對有不符合要求，將記錄在案，作為部門季 度考核的依據(jù)。